comment négocier au téléphone ou par courriel

COMMENT NÉGOCIER AU
TÉLÉPHONE OU PAR COURRIEL
PARTIE 4 dE 4
FrANçOIS GUAy, pgca
Spécialiste en approvisionnement
Lorsque vous envoyez un courriel, utilisez toujours l’onglet « SUJET » pour introduire votre message, cela aide votre vis-à-vis à d’avoir un indice sur la teneur du
message reçu. Par surcroit, cela aide à réduire les mauvaises interprétations. Ça
permet également à votre interlocuteur un classement plus efficace de ses messages.
N’oubliez pas de commencer avec un message d’introduction personnel, qui vous
aide en fin de compte à construire un capital de sympathie et de confiance, tout en
améliorant les impressions mutuelles et en favorisant les résultats à venir.
Le fait de prendre quelques secondes lors de l’envoi d’un courriel pour ajouter
un « Bonjour » et un « Merci » vous aidera à établir un contact plus étroit avec le
correspondant et pourrait faire la petite différence, qui deviendra importante le
jour où vous aurez besoin de faire une demande plus délicate. Chaque communication doit être vue comme une opportunité de construire et de solidifier
la relation.
Limitez le nombre de sujets traités et séparez, par des espacements les différents
thèmes abordés. Le piège le plus fréquent est la tendance à grouper plusieurs
problèmes ensemble dans un même courriel ou pire encore dans un même paragraphe. Plus longue sera votre formulation, plus vous avez de chances qu’elle soit
mal interprétée.
Soyez prudents, avec les courriels, vous ne savez jamais qui fait partie de
la négociation avec vous. Est-ce que votre interlocuteur fait lire vos courriels à son patron, ses collègues ou même à vos compétiteurs? Une fois que
le message est envoyé, vous en perdez le contrôle puisque quelqu’un pourrait le
modifier avant de l’envoyer à quelqu’un d’autre.
L’inévitable attente entre les messages peut causer un climat préoccupant, favorable aux mauvaises perceptions. Vous devez gérer ces délais dans les deux sens;
essayez de répondre le plus rapidement possible aux courriels reçus, mais ne vous
attendez pas de recevoir une réponse trop rapide à vos messages. Autant que
possible, essayez de créer l’illusion d’une conversation ininterrompue en
commençant le message suivant par « comme je t’ai mentionné dans le
dernier courriel » et en copiant votre citation.
Soyez conscient des limites d’efficacité du courriel C’est un mode de communication
aller/retour fragmenté et désynchronisé. À cause des délais, les participants sont
souvent distraits par d’autres négociations, discussions et activités commerciales
en cours. Sachez donc reconnaître les situations où vous devez prendre le
téléphone pour parler en personne à votre correspondant.
ATTENTION : Faites très attention aux fautes de français (ou d’anglais selon le
cas), n’utilisez pas d’abréviations (du genre lol, mdr, pcq, etc.), n’écrivez pas en
majuscules - ce qui équivaut à crier dans une conversation - et surtout, ne
rendez pas le message trop complexe, en limitant le nombre de sujets traités dans
un même message.
L’utilisation de procédés typographiques tels que le soulignement, les caractères
gras, l’italique, les majuscules ou la couleur marquent une insistance (et attirent
l’attention) du lecteur sur certains mots, qui nuancent le texte lorsqu’ils sont utilisés
judicieusement.
Faites un suivi de vos messages. Les courriels disparaissent parfois ou se retrouvent
dans la boite des pourriels. Si vous n’avez pas de réponse après un certain temps,
il peut être judicieux de faire une
relance.
CONCLUSION
219G10-14
Quand les négociateurs prennent le
temps de faire de la négociation une
priorité, ils démontrent un engagement à trouver une solution favorable aux deux parties.
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Chronique no 21
42 • OCTOBRE 2014 • INFORME AFFAIRES, Le MENSUEL économique d’ici
Avant de rédiger un courriel, vous devriez d’ailleurs essayer d’entrer dans le monde
de l’autre personne et vous poser la question suivante : « Est-ce le meilleur moyen
pour communiquer ou est-ce qu’une conversation téléphonique ou même un faceà-face ou serait un moyen plus efficace pour atteindre mon objectif? »
François Guay est diplômé en administration de l’UQAC, il détient
un titre professionnel en gestion de la chaîne d’approvisionnement, plusieurs années d’expérience sur le terrain ainsi que de la
formation dans des domaines connexes tels : la gestion de projet,
les opérations manufacturières (MrP), la logistique, la qualité et la
gestion lean (modèle Toyota).