fiche de poste assist. de direction - Saint

FICHE DE POSTE SECRETAIRE
Votre mission
Vous assistez la responsable de communication dans :
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La définition et la mise en œuvre de la promotion et de la commercialisation des
évènements et espaces
L’organisation des campagnes de communication multicanaux.
La maitrise et L’animation des outils web, et l’animation des réseaux sociaux
référents.
La relation avec la presse en général par l’organisation matérielle des
conférences de presse.
Vous assistez la responsable marketing dans la création des supports, l’organisation de la
chaine d’impression, et la production en interne de ceux susceptibles de l’être.
Vous accompagnerez la responsable marketing et communication dans :
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La mise en œuvre des campagnes de communication
La gestion de la communication externe.
Vous êtes en charge de l’accueil dans sa globalité : Téléphonique, sur le site, et vous veillez à
ce que la qualité de cet accueil soit une marque d’efficacité pour l’association aux yeux des
tiers (clients, partenaires, prestataires, etc…).
Vous assurerez :
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Le secretariat de la vie sociale
Le secretariat de la direction
La gestion des équipements téléphoniques
Le secrétariat du service comptable.
Vous serez attentive aux besoins en secrétariat des services, et vous impliquerez
personnellement dans l’organisation des réunions de la vie sociale.
Vous serez responsable de la mise à jour des fichiers protocolaires et administratifs
nécessaires au bon fonctionnement de l’association.
Vous exercerez votre activité dans le respect de la confidentialité des informations
auxquelles vous aurez accès de manière privilégiée.
Vous serez responsable de la bonne organisation des opérations qui vous seront confiées.
Vos activités
Prise en charge de l’accueil sur site.
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En dehors des opérations réalisées avec les clients, vous vous assurez que les
modalités d’accueil des visiteurs sont dans le respect de la démarche qualité de
l’association.
Vous êtes garante du bon fonctionnement de l’accueil physique et téléphonique
aux plages horaires convenues par la direction.
Réalisation des supports de communication
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Vous assistez la responsable dans la gestion de la relation avec les prestataires
extérieurs pour ceux d’entre eux qui nécessitent une externalisation de la
création et de l’impression.
Vous participez à la production de ceux qui ne nécessitent pas des moyens
externes.
Réalisation des actions de communication sous l’autorité de la responsable
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Vous assistez la responsable marketing et communication dans la mise en œuvre
des actions et dans l’information des collaborateurs sur les actions en cours.
Le secrétariat de la vie sociale.
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Vous serez garante de la mise à jour du calendrier des réunions initiées par la
gouvernance (Président, responsables de commissions, membres du bureau,
directeur, etc…)
Vous serez responsable de l’organisation logistique de ces réunions : réservation
de salle, équipement des salles, réservation des repas, etc…
Lorsque votre présence sera souhaitée, vous aurez en charge l’établissement du
compte rendu en vue de son approbation par le président, le directeur ou toute
autre personne en responsabilité de la réunion.
Votre démarche proactive vous permettra d’anticiper les besoins des
organisateurs de réunion, et de prendre en charge les actions à mener après
accord du directeur ou du président.
Vous contribuerez à une bonne transmission de l’information tant avec les
collaborateurs qu’avec la gouvernance.
Le secrétariat de direction.
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Vous assurerez l’ouverture de l’accueil physique et téléphonique selon les
horaires indiqués par la direction.
Vous prendrez en charge le suivi et la gestion du courrier tant en réception qu’en
expédition.
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Vous assisterez le directeur dans le respect des obligations règlementaires de
l’association.
Le suivi des équipements téléphoniques.
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Vous serez responsable du bon fonctionnement de l’installation téléphonique
(maintenance technique, gestion du répondeur, vérification des factures, relation
avec les prestataires, etc…..)
Sous l’autorité du directeur vous négocierez les conditions optimales de service
des prestataires.
Vous serez garante de la bonne gestion du téléphone et prendrez les dispositions
pour que l’accueil téléphonique soit assuré selon les horaires communiqués par
la direction.
Vous veillerez à ce que les appels entrant soient traités dans le respect de la
charte qualité et garantirez la mise en relation avec les personnes concernées
dans les délais les plus courts. A défaut vous mettrez à jour les outils
informatiques dédiés.
La contribution aux opérations
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Vous serez en charge de la bonne organisation des opérations spécifiques
confiées : Brésillet Aventure, etc…
Vous prendrez en charge la gestion de la relation avec les établissements
scolaires et la relation avec les prestataires intégrés aux opérations.
Vos conditions d’exercice
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Vous contribuerez au respect, des procédures et participerez à leur clarification
si nécessaire.
Votre poste suppose de l’autonomie, mais s’inscrit dans un travail d’équipe dans
vos relations internes qu’externes.
Vous serez garante de la bonne conservation des informations auxquelles vous
aurez accès.
Vos liaisons hiérarchiques
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Vous dépendrez au plan opérationnel du directeur de l’association à qui vous
référerez.
Vous assumerez la responsabilité des tâches que vous serez susceptibles de
confier à d’autres personnes, dans le cadre de la responsabilité qui est la vôtre.