FORMATIONS MACRO obligatoires Enseignement fondamental
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FORMATIONS MACRO obligatoires Enseignement fondamental
FORMATIONS MACRO obligatoires Enseignement fondamental ordinaire Année scolaire 2011- 2012 IFC Institut de la Formation en cours de Carrière _______ Direction _____________________________ Formations Macro obligatoires 2011-2012 page 1 de 4 Aux Directions des établissements invités aux formations MACRO assurées par l’Inspection Afin de préparer les formations Macro obligatoires, ou au terme de celles-ci, vous allez échanger avec l'IFC quelques documents administratifs. 1. Les listes de présences Il appartient aux directions d’école d’inscrire via notre site internet (www.ifc.cfwb.be) les enseignants participant aux formations (voir la procédure ci-annexée si besoin). C’est à partir de cet encodage que nous constituons les listes de présence. Nous devons récupérer ces listes très rapidement après la formation. En effet, sans les listes de présences, nous ne pouvons rembourser ni les frais de déplacement des enseignants, ni les frais d'accueil et de repas, ni les frais de copie du support pédagogique. Il nous appartient de : - - rembourser les frais de déplacements des participants (s'ils les ont demandés et si la formation s’est tenue en dehors de leur établissement) dans les trois mois qui suivent la formation ; rembourser les créances et les factures dans les 50 jours qui suivent la réception de la totalité des documents nécessaires à l’encodage et au contrôle des documents comptables. 2. Les déclarations de créance Afin de traiter les factures de repas et de copies des supports pédagogiques dans les meilleures conditions, nous vous rappelons que : • les montants maxima s'élèvent à : o 8,6 € par jour et par participant inscrit sur les listes de présences, pour l'accueil et le repas ; o 2 € par jour et par participant inscrit sur les listes de présences, si vous organisez l'accueil seul, dans le cas donc où vous demander à l’IFC de prendre en charge la livraison des repas ; o 1 € par participant inscrit sur les listes de présences, pour le support pédagogique. • les factures sont payées sur la base du nombre d’inscrits sur la liste de présences. Formations Macro obligatoires 2011-2012 page 2 de 4 Les factures de repas et d'accueil peuvent nous être transmises directement par vos soins. Il conviendra toutefois que le lien entre le montant réclamé et le numéro de la session puisse être clairement effectué (afin de contrôler si les factures ne dépassent pas le montant maximum autorisé en fonction du nombre de participants inscrits). Dès lors, toute personne pour qui un repas aurait été commandé doit figurer en bonne et due forme sur la liste des présences, et donc initialement encodée sur le site de l’IFC. Bien entendu, nous savons qu’en dernière minute, un changement d’affectation, un remplacement lors d’un intérim, ou l’arrivée d’un stagiaire auraient pu ne pas avoir été encodés. Il conviendra alors que les nom, prénom, matricule et établissement de chaque participant présent, mais non encore inscrit sur la liste, soient ajoutés au bas desdites listes. De même, les membres du personnel initialement encodés, mais absents le jour de la formation, sont notés par la direction : « Absent, Malade, ou Excusé » sur la liste, à la place de la signature. Pour les stagiaires participant à la journée de formation, et ne possédant pas de numéro matricule de la Communauté française, vous noterez le mot « stagiaire » dans les cases du numéro de matricule. L'IFC peut prendre en charge leurs frais de repas de la journée, mais les stagiaires ne peuvent prétendre au remboursement des frais de déplacements. S’ils ne sont pas inscrits et s’ils n’ont pas signé la liste, ils ne pourront être pris en compte dans le total réclamé à l’IFC. Le directeur ou la directrice qui assiste à la journée s'inscrit également sur la liste de présences, de même que l’inspectrice ou l’inspecteur. Nous vous invitons à informer par courriel votre inspecteur ou votre inspectrice de l'envoi de factures ou de déclarations de créance vers l'IFC, afin que ce dernier ou cette dernière soit également informé(e) du suivi administratif des sessions assurées. RÉCAPITULATIF CHRONOLOGIQUE DE L'ORGANISATION DES FORMATIONS MACRO OBLIGATOIRES AVANT LES FORMATIONS 1. Contacts avec l’inspection et inscription • Chaque inspecteur(trice) prend contact avec les directions d'école pour l'organisation concrète de ses journées de formations, pour déterminer le lieu d'accueil de chaque formation, et le nombre de participants potentiels pour chaque formation. • Avec ces données, l'inspecteur-trice nous aura demandé et aura reçu un numéro spécifique pour chaque session organisée. Il/elle vous le communiquera. Formations Macro obligatoires 2011-2012 page 3 de 4 • Vous devrez alors récupérer ou encoder la liste des participants sur le site de l'IFC (voir procédure ci-jointe). Sur le site de l'IFC, vous avez accès à ces listes. Vous pouvez, les consulter, les modifier, les compléter, et ce jusqu'à douze jours avant la journée de formation. Après ce délai, nous éditons et imprimons les listes définitives que nous envoyons à l'inspection. 2. Demande éventuelle de livraison des repas par le traiteur de l’IFC • 3. L'établissement qui désire déléguer la livraison des repas de cette journée de formation au traiteur de l'IFC doit nous en faire part au plus tard 4 semaines avant la date de la formation à l’aide de l'annexe 8 (téléchargeable sur notre site internet). A défaut de réception de l'annexe 8 dans les délais, dûment complétée et signée, l'IFC ne pourra pas prendre en charge la livraison des repas. Confirmation du nombre de participants • Le nombre exact de participants prévus doit être précisé : o si la formation a lieu dans un établissement scolaire, la direction de cet établissement doit prendre contact avec ses collègues pour se faire préciser le nombre exact de participants prévus afin qu'elle commande le nombre exact de repas (ou les faire commander par l'IFC, dans ce cas, il faut prendre contact avec Madame Sophie Filée, [email protected] ou 081/ 83 03 24,) o si la formation se déroule dans un centre de formation ou dans un autre lieu qu'un établissement scolaire, vous confirmez auprès de votre inspecteur(trice), ou auprès de votre collègue qui vous reçoit, le nombre exact de participants afin que la commande de repas puisse être exacte. • Nous envoyons à l'inspecteur/trice les listes de présences éditées sur la base des encodages réalisés par vos soins. PENDANT LES FORMATIONS • Chaque inspecteur fait signer par les participants la liste de présences (signature pour la présence et éventuellement signature pour le remboursement des frais de déplacements). Tout membre du personnel absent, malade ou excusé est mentionné comme tel. APRÈS LES FORMATIONS • Si nécessaire, vous transmettez à l’IFC votre déclaration de créance pour les repas assurés. Vous confirmez cet envoi à votre inspecteur ou votre inspectrice par courriel. Vous pouvez joindre ma collaboratrice, Sophie Filée, pour toutes questions, remarques ou commentaires: [email protected] ou 081/ 83 03 24 Vous remerciant de votre collaboration, l’équipe de l’IFC et moi-même vous souhaitons d’excellentes formations. Anne HICTER Fonctionnaire dirigeante Formations Macro obligatoires 2011-2012 page 4 de 4