être président d`un club lions

District 103 Normandie
Guide du Président
Édition 2014-2015
Jean-Marc Mathieu / EMF
1
Table des matières
P.3
L’art d’être Président.
P.4
Droit et obligation d’un Club.
P .5
Être Président d’un Club Lions
L’administration.
L’animation.
P.6
P.8
Les réunions.
P.9
La conduite des réunions.
P.10
Les rôles du Président animateur.
P.11
La préparation de la réunion / Les techniques d’animation de groupe.
P.12 / 13 Le règlement d’un conflit.
P.14
Les Commissions d’un Club.
P.15
La Commission extension des Effectifs (CEE).
P.16
Tableau de bord de la CEE.
P.17/18 Conclusion – Le Président un homme qui ….
P.19
Rappel des tâches du secrétaire.
P.20
Adresses officielles.
2
Cher(e) Ami(e)
Tu vas cette année être le (la) Président(e) de ton Club. Tu es plein(e) de bonnes intentions. Tu as vu
à l’œuvre les Président(e)s précédent(e)s et tu pourras, à n’en pas douter, poursuivre leurs actions,
éviter leurs erreurs éventuelles et réaliser tous les projets que tu as en tête.
…Et l’année se termine – très vite – avec des satisfactions, avec quelques désillusions, et quelques
regrets d’occasions manquées.
Notre but est simplement de te suggérer quelques règles de comportement, quelques méthodes de
travail, quelques ‘’ recettes ’’ sans lesquelles il n’y a pas de réussite possible.
Rappelle toi toujours que :
Sans talent, mais avec de la technique, on fait de l’acceptable.
Avec du talent, sans technique, on fait souvent du gâchis.
Avec du talent, appuyé par une bonne technique, on produit des chefs-d’œuvre.
Tu as certainement du talent, et avec quelques conseils techniques tu feras un(e)grand(e)
Président(e).
Tout au long de ce manuel, il est bien entendu que le terme Président est un terme générique et se
rapporte aussi bien à un Lion féminin que masculin.
L’art d’être Président
Savoir être à l’écoute des Lions du Club et résoudre les conflits.
« Si tu sais m’impliquer, je vais t’écouter et te comprendre !
Si tu m’imposes tes certitudes, je vais te juger et tu auras toutes les difficultés pour
me convaincre et me faire adhérer à tes idées ! »
Isocrate 436 av J.C.
Des événements extérieurs, que nous trouvons désagréables, se produiront toujours durant
notre année de Présidence.
Nous n’avons que peu ou pas de contrôle sur les événements mais notre façon de penser et
notre comportement peuvent parfois influencer.
C’est nous qui décidons d’être contrariés ou pas.
En règle générale il vaut mieux, et pour les autres, et pour nous–mêmes, que nous décidions
de ne pas nous laisser démonter.
Nous pouvons apprendre à ne pas grossir le problème.
ÉCOUTER avec intérêt lorsque l’autre Lion révèle ses sentiments et l’encourager à exprimer tout ce
qu’il ressent.
PARTAGER en montrant que vous comprenez et que vous acceptez ses sentiments : « ça arrive à tout
le monde de se fâcher ».
CLARIFIER en posant les bonnes questions, en écoutant et en partageant, afin de vous entendre sur
la vraie nature du problème qui a entrainé ces sentiments.
SUGGÉRER une solution au problème.
3
DROITS et OBLIGATION D’UN CLUB
Le Club doit mandater ses délégués aux manifestations Lions.
 Le Club doit respecter les règles générales de l’Association, de son Ethique et des statuts.
 Le Club doit transmettre en temps tous les documents administratifs :
RME, enregistrement des bureaux, mise à jour des fiches personnelles, Livre Blanc,
déclaration à la Préfecture ..
Assurances :
Un tableau récapitulatif des différentes assurances couvrant les Clubs est disponible sur le site
France :
www.lions-france.org
SACEM :
Une déclaration est à faire pour les concerts et galas. Tous les documents sont téléchargeables sur le
site France dans la rubrique / Documents – Juridique/Règlements.
Comptes bancaires :
Le Président doit déposer au début de son mandat, sa signature et celle de son Trésorier, ils sont les
seuls à pouvoir utiliser le chéquier du Club. Le dépôt de la signature du Trésorier est indispensable
même s’il était déjà Trésorier. Le Président ayant la signature et donnant un pouvoir au Trésorier.
Les programmes – Le calendrier
Concevoir en temps utile le programme et le calendrier de l’année en concertation avec le secrétaire
et le communiquer au PZ.
Les documents
Le Président doit s’assurer que les différents documents contractuels ont bien été remplis et
transmis aux divers interlocuteurs dans les délais impartis.
Le Président contrôle le travail du Secrétaire et du Trésorier.
L’ambiance du Club
Comprendre que le bon accueil de tous et notamment des nouveaux membres et des invités est une
nécessité qui s’impose au Président comme à tous ceux qu’il charge de l’aider dans cette tâche.
Instaurer et maintenir une bonne ambiance, éviter les clans, proscrire les discours fleuves qui ne font
plaisir qu’à leur auteur, veiller à la bonne intégration des nouveaux membres et de leurs conjoints est
primordial pour le développement harmonieux d’un Club Lions.
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ÊTRE PRÉSIDENT D’UN CLUB LIONS
C’est :
- LE GÉRER :
L’administration
- L’ANIMER :
Les responsables de fonctions et de commissions
- TENIR DES RÉUNIONS : Les “techniques” de réunions
L’administration
C’est :
SIMPLE : Si toi même et tes responsables lisez attentivement les instructions que vous recevez,
vous verrez que l’administration de l’Association est logique, précise et bien organisée. Les imprimés
sont clairs et faciles à remplir.
Aussi, fais en temps voulu et avec précision ce que tu dois faire,
VITAL : trop souvent l’administration, les demandes de la hiérarchie sont considérées avec la
condescendance ironique que l’esprit accorde à la matière : mais pour faire vivre 46 000 Clubs dans
208 pays du monde ou les 69 Clubs du District, une administration est nécessaire.
Pensez-y et aide-la avant de la critiquer.
CATASTROPHIQUE : lorsque ces tâches administratives, répétitives et qui semblent banales ne
sont pas remplies.
un rapport d’effectif (RME) envoyé en retard ou incomplet,
des erreurs dans la comptabilité, (contrôle du « semi-annual per capita invoice »)
des documents bloqués,
respect des dates d’envoi du RME, Livre Blanc, etc.
Ce sont des coups de téléphone de rappel, des mails et beaucoup de soucis et de temps perdu pour nos
amis qui en assurent bénévolement le fonctionnement.
Cela doit être:
fait rigoureusement
fait rapidement
contrôlé
Cela s’appuie sur 3 piliers:
Le Secrétaire
 Les papiers
Le Trésorier
 L’argent
Le Chef du Protocole  Les règles de bienséance.
Ils ont chacun des tâches précises et clairement définies. Veille à ce qu’ils les connaissent et qu’ils les
remplissent bien (livre du Secrétaire, tableau de bord, RME, livre blanc, etc … )
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EN RESPECTANT :
Les Statuts : Assure-toi que tes statuts sont à jour, qu’ils sont connus des membres du Club
et surtout de ses dirigeants à commencer par toi même.
Le Règlement Intérieur : les mêmes consignes que pour les statuts sont à appliquer.
Procédures d’admission, élections, etc. doivent être scrupuleusement appliquées.
Ils doivent être remis aux nouveaux membres lors de leur intronisation.
L’animation
Fonctions et Commissions
Fais travailler ceux que tu as nommés
Pour :
Faire vivre le Club : si les fonctions ne sont pas effectivement remplies, ton Club mourra peu
à peu.
Former des responsables : le bon Président d’après demain c’est le Secrétaire adjoint
d’aujourd’hui.
Répondre aux désirs de beaucoup qui seraient heureux de faire quelque chose si on leur en
donnait la possibilité
Éviter les frustrations : pense à l’amertume et au désarroi du nouveau Lions qui a été nommé
pompeusement membre de telle commission et que l’on ne consulte même pas de l’année.
Pour te consacrer à ta mission : les Présidents débordés sont bien souvent des Présidents
mal organisés. Tout doit être fait par les autres, sauf l’essentiel dévolu au Président : diriger
le Club, l’animer, le représenter, préparer son avenir .
Soulager ton Secrétaire. Ne l’accable pas de ce que tu ne veux pas faire, à juste titre, mais
qui doit être fait par d’autres. Le Secrétaire a une tâche suffisamment importante et lourde
pour ne pas être en plus la « bête de somme » du Club.
En chargeant systématiquement le responsable « ad hoc »de la tâche correspondante et les occasions
ne manquent pas :
Pour le chef du Protocole : faire un plan de table, accueillir les invités …
Pour le responsable des Relations Publiques : transmettre les informations à la presse locale.
En missionnant dans les Congrès, séminaires etc. le responsable à la Commission qui lui est dévolue.
Trop de délégués vont dans ces réunions sans avoir préparé les sujets et de ce fait ne peuvent
participer utilement aux débats.
En demandant des exposés et des comptes rendus : le responsable sera heureux de faire connaître ce
qu’il a fait et le Club, informé, pourra au besoin discuter des sujets.
Pour une bonne efficacité
Ne nommer que ceux que tu feras travailler
Désigner un responsable de chaque Commission et le laisser s’entourer des amis de son choix
est une bonne méthode.
6
Ne pas oublier que le Président est membre de droit de toutes les Commissions.
Le Président est libre de nommer autant de Commissions qu’il le désire, toutefois il est important que
les Commissions Nationales puissent avoir un représentant au sein de ton Club.
Tout Lions doit s’attendre à devenir un jour Président de son Club.
L’insigne que nous portons et qui nous désigne à tout le monde comme membre du LIONS CLUBS
INTERNATIONAL, est pour nous un rappel permanent de notre engagement.
Il nous confère quelques droits, notamment et à juste titre, celui d’être accueilli en ami dans tous les
Lions Clubs du monde entier. Il nous impose des devoirs au premier rang desquels celui que nous avons
pris en entrant dans notre Club :
«Être disponible pour remplir avec dynamisme les fonctions et les missions qui nous serons
confiées ».
Ce qu’il faut à nos Clubs, ce sont des Présidents conscients des responsabilités qui les attendent, et
déterminés à bien faire car le Lionisme est beaucoup plus encore entre leurs mains qu’entre celles des
officiels du District.
L’expérience montre qu’il n’est pas de bons Clubs sans bon Président. De sa clairvoyance dépend la
possibilité pour le Club d’aller de l’avant.
Le rôle du Président est déterminant. Il faut qu’il sache « faire marcher son Club » car il n’est pas
question pour lui de tout faire tout seul. Le Président Homme Orchestre qui se veut omnipotent et
omniprésent, risque fort de voir son Club s’envelopper, bien vite, dans une douillette et béate
contemplation de son Président, ce qui est aussi commode qu’inefficace. Le Président ne doit jamais
oublier le rôle dévolu au Conseil d’Administration.
À vouloir faire le travail des autres, le Président n’a plus le temps de faire le sien.
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Les Réunions
La réunion est la vitrine du Club
Une réunion doit :
Être préparée
 Une convocation précise (date, heure, lieu, ordre du jour, nom des intervenants éventuels)
doit être envoyée à chaque Lion par le secrétaire.
 Quoi dire ? Quoi faire ? Par qui ? Quand ?
 Enrichir les participants (moralement s’entend).
 Honorer les visiteurs.
 Valoriser l’image du Club.
 Donner envie de revenir.
Être organisée





Le respect du protocole.
Le respect de l’horaire.
Le « timing » des interventions.
Le plan de table.
Le décor (sigle Lions, fanions, cloche et marteau …).
Les intervenants
- Le Président
Doit être écouté dans le silence, c’est une question de courtoisie. (Il existe des méthodes
simples pour l’obtenir).
Doit être clair, court, concis, concret, compréhensible dans ses interventions.
Doit donner la vie à une réunion et au bon moment.
Doit savoir orchestrer les interventions en sachant donner et retirer la parole quand il le
faut.
Doit, en présence d’invités, les présenter au tout début de la réunion sans oublier leurs titres
et qualités et, au besoin, en situant brièvement leur personnalité.
- Les Responsables du Club
L’intervention de l’Animateur, du Secrétaire, du Trésorier, des Présidents de Commission est
vivement recommandée pour la bonne marche du Club.
- Les conférenciers
Il est important qu’ils soient bien choisis et bien adaptés au type de réunions du Club.
Réunions mixtes ou autres.
L’horaire de l’intervenant devra être particulièrement bien ciblé.
Les dispositions matérielles souhaitées par le conférencier (PC, vidéoprojecteur..) devront
être contrôlées.
Le débat qui suit généralement la conférence doit être lancé (au besoin par une question
préparée par le Président) et maîtrisé.
Il va sans dire que le Président conclut avec les remerciements d’usage.
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La conduite des réunions
En tant que Président du Club, vous allez devoir conduire un certain nombre de réunions, que sont, un
Conseil d'Administration, une réunion statutaire du club, une réunion débat, cette dernière n'étant
pas toujours facile à gérer.
La conduite de réunions ne s'improvise pas, pour mener à bien cette tâche, elle exige au contraire une
certaine rigueur et fait appel à certaines techniques. Pour vous éviter certaines erreurs et faire que
vos réunions soient encore plus efficaces, nous vous proposons la synthèse suivante.
1.
2.
3.
4.
5.
Les réunions de discussions
Les rôles de l’animateur
La préparation des réunions
Les techniques d’animation de groupe
Les Commissions
Les réunions discussions
Les réunions ne sont pas toutes les mêmes.
Elles différent par leurs natures :
Réunions fonctionnelles (conseil d'administration du Club - réunions statutaires).
Réunions opérationnelles (réunions de commission, préparation d'une manifestation, d’une
action).
Elles diffèrent ensuite par leur objectif :
donner ou recueillir des informations.
réfléchir sur un problème.
analyser une situation.
échanger des opinions, se concerter.
rechercher des solutions.
prendre une décision.
L’organisation ne sera pas la même selon le type de réunion
LE BUT
Atteindre l'objectif et satisfaire les participants.
2 PHASES
1.
Tout le monde doit connaître les problèmes.
9
2. Tout le monde doit chercher des solutions.
Chaque participant à une réunion doit avoir à réfléchir, vérifier, lire, écrire avant d'y venir, donc
nécessite d'être informé par un ordre du jour.
DANS UNE RÉUNION DISCUSSION : 5 PHASES.
1.
2.
3.
4.
5.
L’insécurité relative.
L’apaisement.
L’implication.
La structuration.
L'auto régulation.
Les rôles du Président animateur
LÉGITIMITÉ RECONNUE DU PRÉSIDENT DANS SON RÔLE D'ANIMATEUR
Dans une réunion, le Président est l'animateur : il sait piloter une réunion, c'est un expert dans les
différents thèmes abordés, il parle juste et sait écouter, il est le responsable, il va intervenir
comme le souhaite le groupe.
L'animateur le plus efficace est celui qui asseoit sa légitimité sur sa compétence technique et
sa capacité à communiquer.
LE PRÉSIDENT ASSURE LA COHÉSION DU GROUPE
Facteurs de cohésion opérationnelle : poursuite d'objectifs clairs, précis, accessibles.
Facteurs de cohésion affective : le Président doit donner le sentiment que tous travaillent ensemble
à la cohésion du Club.
LE PRÉSIDENT FACILITE LA PRODUCTION ET LA PARTICIPATION
Le Président doit efficacement présenter son programme de l'année pour faciliter le travail du Club
qui atteindra ses objectifs en termes d'actions. Il favorisera aussi la participation active de chaque
membre du Club en redonnant confiance au groupe.
LE PRÉSIDENT DOIT RÉGULER LES ÉCHANGES
Il se doit de garantir l'égalité du droit de tous les participants. En régulant les échanges, il
recentre les relations des membres et évite ainsi les tensions et les luttes d'influence, il dynamise
la discussion en intégrant les conflits et les divergences.
Attention !!! Ne pas " se laisser embarquer " dans le formalisme et l'autoritarisme, le risque
est l'appauvrissement des échanges et des relations entre les membres du Club.
La régulation demande une attitude positive et tolérante qui est la base de l’éthique Lions.
3 maîtres mots : SOUPLESSE – DYNAMISME - ÉQUILIBRE.
LES RISQUES D'UN PRÉSIDENT TROP DIRECTIF
Les objectifs sont atteints, tout est clair, mais seules les idées du Président sont mises en avant, on
soulève des problèmes sans en chercher les solutions, les membres sont déresponsabilisés.
Les relations personnelles sont impossibles, on ne communique pas, on s'informe. Attention à ce
danger !!!
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LE PRÉSIDENT TROP COOPÉRATIF
L’ambiance du Club est très bonne, on travaille tous ensemble, mais il y a foisonnement anarchique
de propositions, une perte de temps dans la recherche de solutions, et l'émotion peut l'emporter
sur le rationnel, cette perte de temps peut déclencher l'agacement et l'appel à un leader plus fort
et l'animation de la réunion peut être reprise par des bavards et des contre-leaders. Attention !!!
La préparation de la réunion
QUAND ET OÙ ?
L'efficacité d'une réunion reposant sur l'implication maximale des participants, il faut tenir compte
de leur disponibilité, le jour de la semaine le plus propice. Choisir un endroit pratique et calme pour
les réunions. Le Président doit aussi penser que les réunions en soirée ne peuvent être que courtes.
(Maximum une heure et demie).
ORGANISATION DE LA RÉUNION
Le Président, avec l'aide de son Secrétaire, doit prévoir tout ce qui est nécessaire en termes de
documents, de paper board, de rétroprojecteur et plus particulièrement dans le cadre d'une
conférence d'un intervenant extérieur.
PRÉPARATION DE LA CONVOCATION
La convocation doit être précise : date, heure, lieu, durée, noms des intervenants éventuels, l'ordre
du jour, les décisions à prendre, éventuellement les documents qu'il faut avoir lus et étudiés pour la
réunion.
LA CONVOCATION NE DOIT ÊTRE LANCEE NI TROP TOT NI TROP TARD.
Les techniques d’animation de groupe
LE BRIEFING réunion d'information tenue avant une action.
LE BRAIN STORMING à utiliser avec un petit groupe, il sert à produire le plus grand nombre
d'idées nouvelles sur un problème, à mobiliser la créativité du groupe pour élaborer une solution. Il
se déroule en trois temps : découverte des faits, des idées, des solutions.
LA RÉSOLUTION DE PROBLÈMES : cette réunion est centrée sur un problème précis, le Président
propose et pilote : décrire et analyser le problème - imaginer les solutions - choisir une solution appliquer et évaluer la solution.
Le Président ouvre la réunion en ayant au préalable transmis son ordre du jour pour permettre
aux membres de se repérer au cours de la réunion. Il informe le groupe s'il s'agit d'une
réunion informative ou décisionnelle ou les deux, s'il y aura un débat entre membres du Club sur
un thème choisi au préalable, ou si des intervenants extérieurs prendront la parole.
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Ensuite le Président suivra son ordre du jour, en prenant bien soin à chaque point, d'avancer des
propositions pour susciter des réactions, de solliciter directement certains participants, tout cela
pour faciliter la prise de parole.
Attention !!! Le Président ne doit pas, pour combler le silence à tout prix, engager un dialogue avec le
premier qui prendra la parole, cela risque de freiner l'expression des autres.
Au cours de cette réunion, le Président va réguler les échanges.
Sans manifester son étonnement, son désaveu ou sa satisfaction pour faciliter la prise de parole,
susciter un climat d’écoute. Il doit seulement reformuler ce qui a été dit pour aboutir à une décision
consensuelle.
Le Président est le gestionnaire de l'énergie du groupe. Il doit : sécuriser les craintifs, cadrer les
envahisseurs, aiguiller les désorientés, traduire les imprécis et relier les isolés.
Il se doit d'alterner " le faire parler et le faire taire " en équilibrant les modes d'intervention.
Le dernier travail en fin de réunion consistera à programmer et conclure. Le Président vérifiera les
missions individuelles et rappellera le planning des manifestations à venir.
En fin de réunion, le Président consacre un peu de temps à discuter, saluer, renseigner, s'informer,
écouter et remercier pour maintenir la bonne ambiance de son Club.
Le règlement d’un conflit
A l’intérieur d’un Club, il y a parfois malheureusement des conflits à régler.
Toute association regroupe des personnalités différentes.
Néanmoins notre Éthique nous pousse vers un but commun. La gestion des conflits aboutit fort
heureusement très souvent à la résolution du litige.
Trois cas se présentent habituellement :
1 - Litige entre deux membres du Club :
À l’occasion du choix d’une manifestation, d’une modalité d’organisation, d’un événement du Club, un
conflit peut survenir entre deux membres.
Dans ce cas :
1.
Le Président doit suspendre immédiatement en réunion l’évocation du sujet, porté ou non à
l’ordre du jour, qui pose problème.
2. Le Président doit sortir le problème du Club et, à l’occasion d’une rencontre extérieure ou d’un
déjeuner, demander aux deux membres s’étant opposés de le rejoindre.
3. Le Président essaie d’apporter un compromis à l’opposition tranchée de chaque membre. S’il
échoue mieux vaut abandonner la manifestation qui pose problème plutôt que de faire
perdurer une situation qui ne peut que s’aggraver entre ces deux membres.
Très souvent deux Lions en litige se retrouvant en petit comité et en présence du Président arrivent
à s’accorder.
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2 – Conflit entre deux groupes dans un même Club.
Il peut survenir un problème grave dans la gestion du Club. Malheureusement cette difficulté peut
conduire différents membres du Club à former 2 groupes avec des positions tranchées sur le sujet.
1.
Le Président doit alors comme dans le premier cas sortir le problème du Club, car il s’agit dans
cette espèce d’un risque d’éclatement du Club, voire d’effondrement qui peut aller jusqu’à la
mise en statu quo.
2. Le Président doit demander à un ou deux représentants de chacun des groupes de le rejoindre
lors d’un rendez vous extérieur.
3. Le Président peut se faire aider par un « sage » du Club, soit par le PZ dont c’est le rôle.
4. Le PZ estimera la gravité du problème et en réfèrera ou non au Gouverneur.
Si le cas le permet, une situation de compromis est préférable. Si le problème est posé par un
membre qui attise la vindicte d’un groupe, le Président doit rencontrer ce membre et tenter de le
raisonner.
En cas de difficulté majeure, le PZ doit être invité à assister à une réunion exceptionnelle dont
l’ordre du jour, lui aussi exceptionnel, doit permettre à chaque groupe de s’exprimer librement devant
le PZ.
En cas de difficulté non résolue, Le Président de Club et le PZ doivent en référer au Gouverneur.
Dans ces deux cas de figures, le Président aura compris qu’un litige ne se règle pas en présence de
tout le monde. Le phénomène de groupe autour d’un sujet mal préparé, mal cadré, peut conduire au
contraire à l’aggravation de la situation.
L’expérience démontre qu’en petit comité l’Éthique partagée de notre mouvement prend fort
heureusement le dessus.
3 – Conflit entre le Club et une personnalité morale et physique
(Partenaire associatif, collectivités locales, autres Clubs Lions …)
A l’occasion d’une manifestation, peut surgir un litige entre le Club et une Mairie.
Exemples :
Suite au prêt d’une salle municipale, le Club est mécontent des prestations que la Ville avait promises
et n’a pas données.
Ou encore, Le Maire ou son Conseil Municipal sont mécontents, par exemple, de l’état dans lequel la
salle a été laissée par les Lions, après la manifestation et décident de ne plus travailler avec le Lions
Club local.
En de pareils cas :
Le Président qui est partie au litige, puisqu’il est le représentant légal de son Club, ne peut donc pas
régler ce litige seul, il doit en référer à son bureau voire à son C.A. Ce litige doit absolument être
réglé rapidement dans les meilleures conditions.
Il doit, si ce problème s’aggrave, en parler au PZ et au Gouverneur puisque la probité de l’association
peut être mise en cause.
Si un conflit éclate entre deux Clubs, une conciliation doit avoir lieu entre les deux Présidents, et si la
solution n’est pas trouvée, il est alors nécessaire de faire appel au PZ et, ou, au Gouverneur.
Ne jamais laisser s’envenimer un litige entre deux Clubs, cela ne peut être qu’au détriment de
l’ambiance dans le ou les Clubs concernés et dans la Zone.
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En conclusion, un Président ne doit jamais répondre impulsivement à un litige qui s’élève. Il doit
prendre du recul et savoir s’entourer du conseil d’un ou des sages du Clubs que sont les Past
Présidents du Club.
Les Commissions d’un Club
Il est conseillé que le Président ne nomme que les Présidents de Commissions qui nommeront à leur
tour les membres de leurs Commissions. Le Président doit toutefois en être informé afin d’éviter les
doublons éventuels ou les Lions qui ne seraient présents dans aucune Commission.
C’est aussi le moyen de donner des responsabilités aux nouveaux entrants.
Le Président est membre de droit de toutes les Commissions d’un Club, la Commission des Effectifs
(CE) seule Commission statutairement obligatoire.
Penser à instaurer une Commission des « fêtes ou loisirs », le Lions Clubs c’est aussi cela.
Enfin une Commission Importante, la Commission Communication ou Relation Publique, pour :
 Être connu et reconnu
– « Dire ce que nous sommes, pour éviter que l’on dise, ce que nous ne sommes pas ».
 Faire connaitre le Club aux médias.
 Transmettre des articles pour nos revues : Agora ou Lion en français.
Pour cette Commission il serait logique que son Président soit nommé pour 3 ans.
Penser à faire tourner les Présidences pour éviter les propriétaires de fonctions.
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COMMISSION EXTENSION EFFECTIF
Sa définition
Cette commission est composée de 3 membres, renouvelables par tiers chaque année : un Président,
un Vice Président, un Membre. Son président siège de droit au Conseil d’Administration et participe
aux Comités Consultatifs de Zone. En fin d’année Lions, son Président quitte la Commission, il est
remplacé par le Vice Président, le Membre devient Vice Président et est remplacé par un nouveau Lion
élu lors de l’Assemblée Générale de Printemps du Club.
Constitutionnellement,
Cette commission doit exister dans chaque club.
C’est la seule commission élue pour 3 ans,
IMPORTANT

Cette définition a été modifiée suite à la Convention Internationale de Hambourg en
juillet 2013. Se rapporter au Guide du Président de l’Effectif 2014/2015 qui énonce les
nouvelles régles qui devront s’appliquer pour 2015/2016.
Ses fonctions
- Elle tient le tableau de bord.
Répartition par tranche d’âge, calcul de l’âge moyen du Club.
Membres actifs, présidentiables.
Professions non représentées, arrivées, départs, motifs.
- Elle veille à la qualité d’accueil des nouveaux membres et de leurs conjoints.
- Elle rappelle à chaque réunion que le recrutement est l’affaire de tous, que le recrutement passe
par la qualité, la volonté de se rendre disponible et veille à la générosité de cœur, la tolérance et la
compréhension des membres.
- Elle s’informe auprès des parrains des motifs d’absence de leurs filleuls, les absences prolongées
sont souvent prémices d’un départ.
- Elle pose des questions :
Les cotisations sont-elles en adéquation avec le contexte économique ?
Les membres cessant leur activité professionnelle ou nommés à un nouveau poste, ont-ils
présenté un ami exerçant la même profession qu’eux ?
Le Club a-t-il des projets, mène-t-il des actions ?
Pas d’action = Pas de motivation
= Démission
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TABLEAU
de
BORD
État des Effectifs du Club
Exercice 2012 / 2013
Club de ………………………………………………………………. DISTRICT ……………………….…………
Région ……………… Zone …………. Date de Création …………………………………….
Total Effectif ………………..….. dont Actif ………….….
Autres : ………………………….
Éloignés : ………………………..
Privilégiés : ………………………
Évolution des Effectifs par rapport à l’état précédent
GAINS
PERTES
Venant des LÉOS
Recrutement
Transfert
Réintégration
Démission
Transfert
Radiation
Décès
Total +
Total -
(Total +) – (Total -) =
PYRAMIDE DES AGES
Tranches d’âge
30/40
40/50
50/60
60/70
70/80
> 80
Age moyen
Nombre de membres
par tranche d’âge
OBSERVATIONS
Dates des réunions de la Commission
Rappel : Dès le 1er juillet, le Président de la Commission Extension Effectifs du Club, doit ouvrir le Tableau de Bord.
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En CONCLUSION
Le Président – un homme qui guide
En toute chose, il faut faciliter le travail des membres de ton Club.
C’est à toi de les guider dans leurs activités Lions, de leur fixer des objectifs en plein accord avec
ton Conseil d’Administration, de mesurer le chemin parcouru et de relancer sans cesse leur énergie.
N’hésite pas à mâcher la besogne, et dans tes directives, sois net et précis afin que nul ne les ignore
et que ta pensée créatrice soit le « Fil d’Ariane » qui conduira chacun, presque machinalement au but.
Les rappels sont toujours utiles et les redites sont nécessaires.
Le Président – un homme qui délègue
La réussite de ton année passera par les appuis sérieux dont tu sauras t’entourer.
Aussi sache déléguer une partie de tes responsabilités et assure toi que tes instructions sont suivies.
Savoir se faire aider est un art nécessaire.
Le Président – un homme qui informe
L’importance de ta fonction fait que tu seras destinataire d’un certain nombre d’informations, de
communications, d’invitations, de convocations. Il t’appartient d’en faire prendre connaissance selon
les cas, au Club, au Conseil d’Administration, ou aux Membres responsables dans un domaine précis.
Il conviendra peut-être de les commenter et d’en tirer des conclusions. De toute façon, tu devras
être attentif au fait que si une réponse est sollicitée, elle doit être honorée dans les délais que la
correction impose.
Le Président – un homme de conviction
Le rappel des principes qui gouvernent notre Association et qui animent nos actions, tels que l’Amitié
fraternelle, l’Indulgence, la Liberté, le Service et le Don de Soi, risque d’être pour toi d’autant plus
difficile à prôner (avec ce que cela suppose de dogmatique et de solennel) que ton auditoire est
composé de tes amis et qu’ils sont peu portés à t’écouter « prêcher ».
Sache donc, en ces circonstances, trouver les mots simples, mais bien sentis, et les dire avec le ton
qu’impose ta conviction profonde. Ainsi tu parviendras à ce que l’on t’écoute attentivement et, en
émettant des idées qui incitent à la réflexion, tu retiendras l’attention, même celle des esprits forts,
et tu les persuaderas.
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Le Président – un homme de foi
Entretenir dans ton Club la flamme du Lionisme et si besoin, la ranimer, sera pour toi un objectif
majeur. Ne laisse pas de place à l’improvisation.
La préparation de ton année est primordiale, ne reste pas seul. Le Secrétaire et le Trésorier que tu
as choisis n’attendent que çela. Sache les impliquer dans tes objectifs et communique leur ta foi, ils
en seront fiers, et se sentiront plus responsables.
Le Président – un homme de protocole
Tu dois être attentif à toutes les règles protocolaires, qu’elles soient Lionistiques ou Civiques.
Ton Chef de Protocole, spécialement formé à sa fonction, sera pour toi un collaborateur précieux qui
saura te fournir les éléments qui feront la qualité de ton année.
Il faut savoir que toute erreur protocolaire peut poser un grave préjudice, soit au Président, soit au
Club, soit à l’Association toute entière. Le PETIT ROBERT définit le Protocole comme étant :
« L’ensemble des règles établies en matière d’étiquette, d’honneur, de préséance dans les
cérémonies officielles. »
L’Étiquette se définissant par ailleurs » comme étant :
« Le cérémonial en usage dans une réception. »
Certes, la vie moderne a simplifié les usages, mais il est souhaitable que la tradition demeure.
La politesse conserve l’urbanité des manières et du langage, l’aisance, la finesse et la délicatesse
acquise par une bonne éducation.
N’oublions pas que la politesse est la première et la plus engageante de toutes les vertus sociales.
Le LIONS CLUBS INTERNATIONAL demande que soient appliquées ces règles de savoir vivre
qui consistent à rendre à autrui ce qui lui est dû, à lui demander ce qu’il nous doit, et qui
permettent à nos différentes cérémonies, d’offrir à leurs participants la qualité qu’ils en
attendent
Il n’est pas question de considérer les règles protocolaires comme des contraintes rétrogrades
mais simplement comme des marques de savoir-vivre, de code de civilité, qui auront pour but de
rendre agréable et de faciliter les relations sociales.
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Rappel des tâches de ton secrétaire
Principales tâches du Secrétaire de Club
Référence ?
Quand ?
Pourquoi ?
À qui ?
A.G d'Automne
avant
le 30 Septembre
Pour
approuver le rapport d'activité de l'année précédente
décider de l'affection des excédents
donner le Quitus au président et au trésorier
R.M.E*
avant
le 25 du mois
Mise à jour des effectifs du mois écoulé,
modification possible durant tout le mois
(nouveaux membres, démissions, transferts)
A.G de Printemps
avant
le 15 Mars
Élection des membres du C.A
Élection du 3e membre de la C.E.E
Arrête la cotisation de l'année à venir
suivant RI du Club
Modification
BUREAU
de l'année suivante
pour
le 30 avril
Indication pour l'année suivante de la
composition du bureau
Site Normandie
INDISPENSABLE
www.lions-france.org/normandie/ -pour être reconnu entant qu'officiel
-pour avoir les accès sur le site France
Annuaire
sur Internet
tout au long de l'année
Précisions des renseignements fournis
par la fiche individuelle
Site Normandie
www.lions-france.org/normandie/
Les modifications d'adresse postale et mail, n° de tel.
Sont à mettre à jour systématiquement
Fiche Individuel
de membre
à l'arrivée dans le Club
et à
chaque modification
Exactitude des renseignements permettant:
des recherches ciblées pour le SEL
ou de manifestations grâce aux hobbies.
Site Normandie
www.lions-france.org/normandie/
Ne pas oublier la Photo sur la fiche individuelle
Et remplir compétences et Hobbies.
Livre Blanc
pour
le 30 juin
Répertorie, les actions menées par le Club
durant l'année, les sommes distribuées
et les heures de Don de Soi.
Délégué
Humanitaire
Poste ou Internet
Livre Blanc généralement tenu par le Président de la
Commission Action Sociale,
rempli par le Président et le secrétaire.
Excellence
de Club
pour
le 30 juin
Récompense accordée par le Président
International sur proposition du Gouverneur
au PZ qui
transmet au
Gouverneur
Poste ou Internet
Document à télécharger sur le site d'Oak Brook
Respecter impérativement les critères d'attribution
Déclaration à
la Préfecture
dans les 3 mois
suivant l'AG de mars
Respect de la Loi 1901 sur les Associations
précisant les coordonnées du nouveau bureau
Préfecture
ou Ss-Préfecture
Poste
Comment ?
Après convocation
des membres du Club
Site Normandie
Commentaires
Statutairement obligatoire
INDISPENSABLE pour payer cotisation correcte
www.lions-france.org/normandie/ À faire même si aucun mouvement d'effectif
Aucune modification rétroactive possible
Après convocation
des membres du Club
Permet de transmettre la modification du bureau
Déclaration à effectuer pour le bureau entrant
s'assurer du retour du récépissé.
Bonne année de Présidence.
Pour tout renseignement ou toute aide, n’hésites pas à m’appeler :
Jean-Marc MATHIEU
02.31.44.13.17 – 06.86.47.86.94
[email protected]
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ADRESSES OFFICIELLES
ASSOCIATION INTERNATIONALE DES LIONS CLUBS
300 22nd Street
OAK BROOK
ILLINOIS 60521-8842
USA
TEL : 00 1 (630) 571 54 66
FAX : 00 1 (630) 571 88 90
E-Mail : [email protected]
Internet : http://www.lionsclubs.org
LIONS CLUBS INTERNATIONAL DISTRICT MULTIPLE 103 FRANCE
295, RUE SAINT JACQUES
75005 PARIS
TEL : 01 46 34 14 10
FAX : 01 46 33 92 41
E-Mail : [email protected]
Internet : http://www.lions-france.org
GOUVERNEUR DU DISTRICT 103 NORMANDIE
Dominique MALLET
63 rue de Bizi
27200– VERNON
TEL : 02.32.71.12.74 – 06.37.69.94.06
E-Mail : [email protected]
IMMEDIAT PAST GOUVERNEUR DU DISTRICT NORMANDIE
Jean COUILLARD
20, rue des Bouleaux
76290 – FONTAINE LA MALLET
TEL : 02.35.55.93.56 – 06.87.22.72.90
E-Mail :[email protected]
er
1 VICE-GOUVERNEUR DU DISTRICT 103 NORMANDIE
Jacques MARTIN
6 rue du Clos de l’Image
37250 - MONTBAZON
TEL : 02.47.71.03.97 – 06.80.40.38.79
E-Mail : [email protected]
SECRÉTAIRE DU DISTRICT 103 NORMANDIE
Jean-Marie LECONTE
11 rue du Buisson
14760 BRETTEVILLE sur ODON
TEL : 02.31.75.01.00 – 06.08.022.00.54
E-Mail : [email protected]
TRÉSORIER DU DISTRICT 103 NORMANDIE
Josselyne THIBAULT
20 rue Sainte Venise
76420 BIHOREL
TEL: 02.35.60.39.84 – 06.11.48.68.66
E-Mail : [email protected]
PROTOCOLE DU DISTRICT 103 NORMANDIE
Georges Claude GALLAIS
13 Place Gardin
14000 CAEN
TEL : 02.31.23.91.41 – 06.80.11.12.28
E-Mail : [email protected]
SITE WEB 103 NORMANDIE
http://www.lions-france.org/normandie
J.M Mathieu/EMF 103 Normandie
Année 2014/2015
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