Mise en route de la facturation électronique Tracker

GESTIONNAIRE DE FACTURATION POUR LES CABINETS D'AVOCATS GUIDE DE MISE EN ROUTE RAPIDE
Mise en route de la facturation électronique Tracker
Avant de soumettre une facture dans le Tracker, vous devez tout d'abord créer et enregistrer la facture dans un
format électronique admis. Les formats les plus courants sont les LEDES (Échange électronique de données
juridiques), les formats privilégiés par la plupart des cabinets, Microsoft Word, texte ou Adobe PDF, mais vous
pouvez soumettre vos factures dans n’importe quel format à condition qu’il soit accepté par vos clients.
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Boutons de navigation
Ces boutons représentent les zones principales du Tracker.
Utilisez toujours le bouton Billing [Facturation] pour
comptabiliser les factures.
2.
4.
9.
10.
11.
6.
Quick Search [Recherche rapide]
7.
12.
Votre nom d’utilisateur :
Cliquez sur votre nom pour consulter votre profil et afficher
l’option permettant de modifier vos préférences.
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Icône de facture
Cliquez sur l’icône pour ouvrir la page Invoice [Facture],
dans laquelle vous pouvez vérifier le montant, les
ajustements, les pièces jointes et les commentaires.
Sélecteur d’affichages
Effectuez une sélection dans les listes déroulantes, puis
cliquez sur Go pour modifier l’affichage en conséquence.
Avis de Delivery On Hold [Remise en attente]
Si une affaire dispose de tâches inachevées, toutes les
factures comptabilisées seront téléchargées sur le Tracker,
mais les factures ne seront pas remises au client tant que
toutes les tâches ne sont pas terminées. L'état de la facture
indique Delivery on Hold. Pour vérifier les tâches à terminer
et qui en est responsable, cliquez sur view incomplete tasks
[consulter les tâches inachevées] dans l’avis de Delivery
on Hold. IMPORTANT : l’avis de Delivery On Hold ne vous
empêche pas de télécharger la facture.
Onglets et boutons spécifiques à l’affaire
Tapez un terme, une locution ou un numéro de facture puis
cliquez sur GO. Si, à l’affichage des résultats, vous ne voyez
pas ce que vous recherchez, cliquez sur [advanced search]
[recherche avancée] à l’extrême droite de l’écran pour
afficher davantage de critères.
What You Can Do [Actions à réaliser]
Affiche les actions disponibles au niveau de la page
actuelle.
Ces onglets sont disponibles une fois que vous avez cliqué
sur un bouton ou sélectionné une affaire.
5.
Icône d’aide sur le champ
Cliquez pour afficher une fenêtre d’aide instantanée.
Help [Aide]
Cliquez pour accéder au site d’aide en ligne qui comprend
des centaines de pages d’aide ainsi que des didacticiels, les
inscriptions aux cours de formation en direct, un formulaire
de commentaires sur le produit, et davantage encore.
Bouton d’envoi de rappel électronique
Cliquez pour instantanément envoyer un rappel aux
utilisateurs responsables des tâches inachevées.
Logout [Déconnexion]
Cliquez pour quitter votre session de Tracker.
3.
8.
13.
Icône de profil de la facture
Cliquez sur le numéro de facture pour ouvrir l’Invoice Profile
[Profil de la facture], dans lequel vous serez en mesure de
prendre connaissance de l’historique d’approbation et de
renseignements divers, ainsi que des pièces jointes telles
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que la lettre de mission.
14.
Dossier No.1], cliquez sur le bouton Browse [Parcourir]
pour télécharger la facture.
Trier par colonne
Cliquez sur un en-tête de colonne pour effectuer un
classement selon cette colonne. Par exemple, cliquez sur
Matter Name [Nom de l'affaire] pour classer les factures
alphabétiquement par nom d’affaire.
Téléchargement LEDES avec
SpeedPost™
Grâce à SpeedPost, vous pouvez comptabiliser simultanément
plusieurs factures au format LEDES. Avant de pouvoir utiliser
SpeedPost, vous devez saisir le client et le numéro de chaque
affaire. IMPORTANT : ces numéros doivent concorder exactement
avec les clients et les numéros d’affaire du système de pointage et de
facturation, sinon la facture LEDES ne sera pas comptabilisée.
Saisissez le Firm Client [Client] et les
Matter Numbers [Numéro de l’affaire], le
Matter Name [Nom de l’affaire] et la
Location of Legal Work [Emplacement du
travail juridique].
1.
Cliquez sur le bouton Billing [Facturation].
2.
Cliquez sur l’onglet Set Matter #s [Définir les nº
d’affaire]. La page Set Matter Numbers s’ouvre.
3.
Cliquez sur Edit Firm Client & Matter # [Modifier le client
et le nº d’affaire] à côté de l’affaire pour laquelle vous
souhaitez saisir des informations relatives à la société.
La fenêtre Firm Data [Données de la société] s’ouvre.
4.
Saisissez les informations relatives à la société dans les
zones de texte.
5.
Si vous devez attribuer davantage de numéros, cliquez
sur Assign additional Firm Client & Matter # [Attribuer
un client et nº d'affaire supplémentaires] et répétez les
étapes précédentes.
6.
Cliquez sur Save & Close [Enregistrer et fermer] en bas
de la page.
Comptabilisation de plusieurs factures
LEDES au moyen de Tracker SpeedPost
6.
Si vous disposez d’un reçu ou autre pièce justificative,
joignez-le à côté de « Supporting Documents » [Pièces
justificatives].
7.
Téléchargez les autres factures et pièces jointes
éventuelles dans les champs qui apparaissent.
8.
Sur la gauche, en dessous de What You Can Do[Actions
à réaliser], cliquez sur Post Invoice(s) [Comptabiliser la
ou les factures].
Téléchargement LEDES
manuel
Suivez la procédure suivante pour comptabiliser une facture
existante sous format LEDES.
1.
Cliquez sur le bouton Billing [Facturation].
2.
Cliquez sur l’onglet Post Invoices [Comptabiliser les
factures].
3.
En haut de la page, sélectionnez l’option LEDES Manual
Upload [Téléchargement LEDES manuel]. Remarque :
pour davantage de renseignements sur cette méthode,
cliquez sur l’icône Field Help
[Aide sur le champ].
4.
Cliquez sur Post Invoice [Comptabiliser la facture] à côté
de l’affaire pour laquelle vous souhaitez comptabiliser
une facture. La page New Invoice [Nouvelle facture]
s’ouvre.
5.
Remplissez le formulaire. Remarque : les champs
accompagnés d’un chevron rouge
sont obligatoires.
6.
Joignez la facture, et, si vous disposez d’un reçu
ou autre pièce justificative, joignez-le à côté de
« Supporting Documents » [Pièces justificatives].
7.
En haut à gauche, en dessous de What You Can
Do [Actions à réaliser], cliquez sur POST & CLOSE
[COMPTABILISER ET FERMER].
Générateur LEDES
Suivez la procédure suivante pour créer et comptabiliser une
facture LEDES 1998BI (format international) englobant les taxes.
1.
Cliquez sur le bouton Billing [Facturation].
1.
Cliquez sur le bouton Billing [Facturation].
2.
Cliquez sur l’onglet Post Invoices [Comptabiliser les
factures].
2.
Cliquez sur l’onglet Post Invoices [Comptabiliser les
factures].
3.
En haut de la page, sélectionnez l’option LEDES
SpeedPost Upload [Téléchargement LEDES avec
SpeedPost].
3.
4.
Sélectionnez votre bureau et la devise dans les listes
déroulantes.
En haut de la page, sélectionnez LEDES Generator
[Générateur LEDES]. Remarque : pour davantage de
renseignements sur cette méthode, cliquez sur l’icône
Field Help
[Aide sur le champ].
4.
Cliquez sur Post Invoice [Comptabiliser la facture] à côté
de l’affaire pour laquelle vous souhaitez comptabiliser
5.
À côté de « LEDES Invoice File #1 » [Facture LEDES
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une facture. La page New Invoice [Nouvelle facture]
s’ouvre.
5.
6.
Remplissez les informations de l’en-tête de la facture.
Remarque : les champs accompagnés d’un chevron rouge
sont obligatoires.
Sous Invoice Data [Données de la facture], sélectionnez la
devise.
Sous Fees [Honoraires], cliquez sur Add Line Item [Ajouter
un poste] pour saisir une description et les honoraires
correspondant au travail effectué. Ajoutez autant de postes
que nécessaire pour décrire tout le travail réalisé.
8. Sous Expenses [Dépenses], cliquez sur Add Line Item
[Ajouter un poste] pour saisir une description et les frais
correspondant à la dépense.
9. Pour réduire la somme totale des honoraires ou des
dépenses, cliquez sur Add Fee Adjustment [Ajuster
les honoraires] ou sur Add Exp Adjustment [Ajuster les
dépenses].
10. En haut de la page, en dessous de What You Can
Do [Actions à réaliser], cliquez sur POST & CLOSE
[COMPTABILISER ET FERMER].
Avis de factures rejetées ou
réduites
Si votre client réduit ou refuse une facture que vous avez comptabilisée,
vous recevrez une alerte électronique à ce sujet. Vous pouvez alors vous
connecter au Tracker pour consulter la page de profil de la facture (cf.
ce guide nº 13 page 1) pour obtenir plus d’informations.
7.
Téléchargement d’autres
fichiers
Suivez la procédure suivante pour comptabiliser une facture se trouvant
dans un format autre que LEDES, comme Microsoft Word ou PDF, par
exemple.
1. Cliquez sur le bouton Billing [Facturation].
2.
Cliquez sur l’onglet Post Invoices [Comptabiliser les
factures].
3.
En haut de la page, sélectionnez l’option Other File Upload
[Téléchargement d’autres fichiers]. Remarque : pour
davantage de renseignements sur cette méthode, cliquez sur
l’icône Field Help
[Aide sur le champ].
4.
Cliquez sur Post Invoice [Comptabiliser la facture] à côté
de l’affaire pour laquelle vous souhaitez comptabiliser une
facture. La page New Invoice [Nouvelle facture] s’ouvre.
5.
Renseignez les champs de l’Invoice Header [En-tête de
la facture]. Remarque : les champs accompagnés d’un
chevron rouge
sont obligatoires.
6.
Sous Invoice Data [Données de la facture], sélectionnez la
devise de la facture.
7.
Sous Invoice Amounts [Montants de la facture], saisissez le
montant des honoraires, des dépenses et des taxes.
8.
Joignez la facture, et, si vous disposez d’un reçu ou autre
pièce justificative, joignez-le à côté de « Supporting
Documents » [Pièces justificatives].
9.
En haut à gauche, en dessous de What You Can Do [Actions
à réaliser], cliquez sur POST & CLOSE [COMPTABILISER ET
FERMER].
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Commentaires du client
Si un approbateur rejette une facture, il/elle est tenu(e) de faire part
de ses observations. D'autre part, certains approbateurs ajoutent des
commentaires même sur des factures approuvées. Pour les factures
LEDES, les approbateurs sont en mesure d’ajouter des commentaires
au niveau des postes. Pour consulter les commentaires au niveau des
factures, dans la section d’en-tête ou dans la page de profil, cliquez
sur Show Comments [Afficher les commentaires]. Pour consulter les
commentaires au niveau des postes d’une facture LEDES, cliquez sur
l’icône permettant d’ouvrir la facture (cf. ce guide nº12 page 1), puis
défilez vers la section des postes.
Taxe
Si vous devez facturer des taxes sur vos services, utilisez le format
LEDES 1998BI. Vous pouvez soit utiliser votre système de pointage et de
facturation pour créer une facture, soit utiliser l’option de comptabilisation du générateur LEDES (cf. ci-dessus). Toutefois, les méthodes de
facturation des taxes diffèrent des autres types de facture.
Factures LEDES 1998B
Si votre facture LEDES englobe des taxes, saisissez le code E
124 dans l’Expense Code [Code Dépense] du poste, puis indiquez le type de taxe (TVA ou TPS) dans la zone « narrative » du
poste.
Factures non LEDES
Le Tracker ne permet d’inclure de taxes dans une facture
non LEDES que si votre devise de préférence, ou la devise de
préférence de votre cabinet, est autre que le dollar américain
(USD).
Paramétrage de votre devise de préférence
1.
Sur la gauche de l’écran, cliquez sur votre nom
d’utilisateur (cf. ce guide nº7 page 1).
2.
Cliquez sur Preferences [Préférences].
3.
Défilez vers la section General Preferences [Préférences
générales], puis sélectionnez votre devise de préférence.
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