Normes à suivre pour la conception de moyens de communication

Normes à suivre
pour la conception
de moyens de communication
dans le cadre d’activités
en lien avec le
Collégial du Séminaire de
Sherbrooke, ses programmes et
ses équipes sportives
195, rue Marquette, Sherbrooke (Québec) J1H 1L6

Tél.: (819) 563-2050 Téléc.: (819) 562-8261
courriel: [email protected]
www.collegial.ca
Table des matières
À qui s’adresse ce document ? ........................................................................... 3
Comment utiliser la signature du Collégial du Séminaire de Sherbrooke ? ........ 4
Comment utiliser la signature des programmes du Collégial du Séminaire de
Sherbrooke ? ..................................................................................................... 7
Que dois-je savoir sur la conception d’une affiche et de son affichage ? ............. 9
Que dois-je savoir sur la conception d’un site web et de sa publication ? ........ 10
Que dois-je savoir sur l’utilisation des réseaux sociaux ? ................................ 11
Que dois-je savoir sur la conception et la diffusion d’un message radio ? ........ 12
Que dois-je savoir sur la conception et la publication d’une publicité dans un
média écrit ? ................................................................................................... 13
Que dois-je savoir sur production d’objets promotionnels ? ............................. 14
Que dois-je savoir sur la manière de communiquer avec les médias ? ............. 15
Que dois-je savoir sur la manière de réaliser une vidéo ? ................................ 16
Annexe 1 – Exemples de documents non-conformes ........................................ 17
Annexe 2 – Réaliser un communiqué de presse ............................................... 22
Annexe 3 - Formulaire de renonciation de droits ............................................. 25
Annexe 4 – Modèle de lettre ............................................................................. 26
2|Page
À qui s’adresse ce document ?
Ce document s’adresse aux enseignants, aux chargés de cours, au personnel des
services, aux entraineurs sportifs, responsables d’activités (sociales, sportives,
culturelles), de même qu’aux étudiants qui ont à faire des communications, tant à
l’interne qu’à l’externe, dans le cadre de leurs fonctions (cours, organisation
d’évènements, etc.).
Pourquoi ce document ?
Ce document veut faire en sorte que le nom et l’image du Collégial du Séminaire de
Sherbrooke soient correctement véhiculés afin que tous puissent en tirer avantage
(les producteurs de la communication, les publics visés et l’institution).
Prendre note, que les normes à suivre s’appliquent pour la signature du
Collégial, la signature de ses programmes et la signature (logo) de ses équipes
sportives.
Quelques rappels de base

Il faut utiliser le nom Collégial du Séminaire de Sherbrooke et non pas
seulement « Séminaire de Sherbrooke » ou « Séminaire de Sherbrooke, ordre
collégial ».

La couleur à prioriser pour produire un document1 ou un objet2 de
communication de tout ordre, est le jaune. Il s’agit de la couleur représentative
du Collégial du Séminaire de Sherbrooke.

La signature du Collégial du Séminaire de Sherbrooke doit obligatoirement se
retrouver sur chaque document ou objet produit dans le cadre d’une activité,
d’un projet, d’un travail, d’un cours, d’une campagne de financement, etc. qui
est réalisé en lien avec le Collégial du Séminaire de Sherbrooke.

Avant de faire produire un document, de le publier ou de le diffuser, vous devez
toujours avoir reçu l’autorisation de la direction ou de la personne responsable
des communications. Prévoir quelques jours pour l’étude de votre moyen de
communication.
Le terme document utilisé tout au long de ce texte fait référence tant à un document papier
qu’à un document électronique.
2 Il s’agit de tout objet promotionnel ou représentatif (ex : manteau, chandail, sac, etc.)
1
3|Page
Comment utiliser la signature du Collégial du Séminaire de
Sherbrooke ?

Il existe pour le Collégial du Séminaire de Sherbrooke, quatre signatures
officielles. Notez que vous pourrez retrouver ces signatures en différents formats
(jpg, png, ai et eps) sur le site du Collégial dans la section étudiants actuels).

L’utilisation de cette signature est obligatoire lorsque votre communication fait
référence à l’ensemble du Collégial. Exemple – Conception d’une affiche pour
l’évènement I-DEC, les vêtements pour les équipes représentatives, les activités
de la Vie étudiante, etc.
Version horizontale sans le 1875
Version horizontale avec le 1875
Version verticale sans le 1875
Version verticale avec le 1875

Il n’existe pas de règle particulière pour l’utilisation de la signature avec la date
de fondation ou sans la date de fondation. Toutefois, lors d’impressions à petite
échelle, il est préférable d’utiliser la signature sans la date, car celle-ci devient
illisible.

Dans un premier temps, la signature horizontale doit être priorisée. Cependant,
lorsque celle-ci ne convient pas, il est de mise d’utiliser la signature verticale.

Sur les différents documents, vous ne devez en aucun temps modifier la
signature du Collégial. Les proportions doivent demeurer toujours selon l’échelle
4|Page
d’origine. On ne pourrait pas, par exemple, étirer la signature juste en hauteur
ou en largeur. De plus, il n’est pas possible d’utiliser seulement un élément de la
signature sans autorisation de la direction ou de la personne responsable des
communications.
5|Page
Exemples d’utilisations non-autorisées :
Exemple de signature modifiée en
largeur seulement. Cette manière de
faire est non appropriée et se verra
refusée.
Exemple de signature modifiée en
hauteur seulement. Cette manière
de faire est non appropriée et se
verra refusée.
Exemple de signature sans le logo
du Séminaire de Sherbrooke. La
signature forme un tout. On ne peut
lui soustraire un de ses éléments.
Cette façon de faire est inappropriée
et se verra refusée.
Exemple d’utilisation non permise
du logo du Séminaire de Sherbrooke
sans l’inscription « Séminaire de
Sherbrooke – Collégial ». La
signature forme un tout. On ne peut
lui soustraire un de ses éléments.
Cette façon de faire est inappropriée
et se verra refusée.
Exemple de signature sans le logo et
sans le nom Séminaire de
Sherbrooke. La signature forme un
tout. On ne peut lui soustraire un de
ses éléments. Cette façon de faire
est inappropriée et se verra refusée.
Exemple de signature sans le logo et
sans le nom Collégial. La signature
forme un tout. On ne peut lui
soustraire un de ses éléments. Cette
façon de faire est inappropriée et se
verra refusée.

Il est également interdit de modifier les couleurs des signatures saus en avoir eu
l’autorisation du responsable des communications ou de la direction à
l’exception d’une impression en noir et blanc.
6|Page
Comment utiliser la signature des programmes du Collégial
du Séminaire de Sherbrooke ?

Chaque programme a une signature qui lui est propre et il pourra l’utiliser sur
des documents ou des objets qui le concerne uniquement. Ex : Organisation de
défilés de mode par le programme de Commercialisation de la mode, organisation
d’un évènement bénéfice par les étudiants de Techniques de gestion hôtelière,
etc.

L’utilisation de la signature des programmes doit se faire avec les mêmes règles
que pour la signature du Collégial du Séminaire de Sherbrooke.

Prendre note des terminologies suivantes :
o Sciences de la nature : profil Sciences pures et appliquées et profil Sciences de
la santé : Mettre un « S » majuscule au mot « Sciences » et un « s » minuscule à
la fin lorsque l’on parle du programme des « Sciences de la nature ». Pour les
profils, mettre une lettre majuscule pour le nom du profil.
o Sciences humaines : profil Sport et Affaires + : Mettre un « S » majuscule et un
« s » minuscule à la fin lorsque l’on parle du programme des « Sciences
humaines». Pour les profils, mettre une lettre majuscule pour le nom du profil.
Notez que « Sport » ne prend pas de « s » à la fin mais que « Affaires » en prend
un.
o Arts et Lettres, profil Théâtre : Mettre un « A » et un « L » majuscule lorsque
l’on parle du programme des « Arts et Lettres». Mettre au pluriel. Pour le profil,
mettre une lettre majuscule pour le nom du profil.
o Techniques juridiques : Mettre un « T » majuscule et un « s » au mot
« Techniques ». Ne pas mettre de « j » majuscule à « juridiques » et ne pas
oublier le « s » à la fin.
o Techniques en commercialisation de la mode : Mettre un « T » majuscule et un
« s » au mot « Techniques ». Ne pas mettre de « c » majuscule à
« « commercialisation »
o Techniques de gestion hôtelière : Mettre un « T » majuscule et un « s » au mot
« Techniques ». Ne pas mettre de « g » majuscule à « « gestion ».
o Technologie de l’architecture : Mettre un T majuscule à « Technologie ». Ne pas
mettre de « a » majuscule à « architecture ».
7|Page
o Technologie de l’estimation et de l’évaluation en bâtiment : Mettre un « T »
majuscule à « Technologie ». Ne pas mettre de « e » majuscule à « estimation »
ou « évaluation ».
8|Page
Que dois-je savoir sur la conception d’une affiche et de son
affichage ?
Conception

Tout d’abord, toute affiche qui est en lien avec le Collégial du Séminaire de
Sherbrooke doit avoir la signature de l’école (voir les sections précédentes à ce
sujet). Son apparition sur l’affiche doit être proportionnelle à l’importance de
l’implication de l’école dans l’évènement annoncé. Ainsi, si un évènement est
principalement organisé par le collège, la signature du Collégial devrait être plus
grosse que celle des autres commanditaires.

Si possible, prioriser la couleur jaune comme couleur de base du matériel de
communication.

Si vous parlez de vous ou si vous vous adressez à une clientèle étudiante de
niveau collégial ou universitaire, il est préférable d’utiliser « étudiant » plutôt
qu’ « élève ».

Pensez à faire des redirections si nécessaires (site internet, page facebook,
numéro de téléphone (poste), etc.).
Affichage

Avant de faire imprimer vos affiches, vous devez obtenir l’approbation de la
direction du Collégial ou de la personne responsable des communications. Évitez
donc d’avoir des délais d’impression trop serrés afin d’avoir le temps de faire faire
vos modifications.

Pour un affichage à l’interne, si votre affiche concerne un évènement qui n’est
pas associé au Collégial du Séminaire de Sherbrooke, assurez-vous d’avoir
l’autorisation de la personne responsable de la Vie étudiante.

Pour un affichage à l’interne, utilisez de la gommette. Il est interdit d’utiliser les
différentes sortes de papier collant sur les murs, les planchers et les plafonds.

N’oubliez pas de ramasser vos affiches une fois votre évènement terminé.
9|Page
Que dois-je savoir sur la conception d’un site web et de sa
publication ?

Si cela peut vous convenir, avant de faire un site internet complet de votre
évènement, vérifiez avec la personne responsable des communications, s’il ne
serait pas possible d’intégrer une page de votre projet, événement sur le site web
du collège.

Si vous allez de l’avant avec un site web indépendant, vous devrez avant tout
avoir l’aval de la direction. De plus, votre contenu devra faire l’objet d’une
approbation. Vous ne devrez pas mettre votre site « public » tant que la
direction du Collégial du Séminaire de Sherbrooke ne l’aura pas autorisé.

N’oubliez pas d’insérer la signature de l’école ou celle de votre programme sur
votre site.

La couleur jaune devrait être prédominante.

Si vous parlez de vous ou si vous vous adressez à une clientèle étudiante de
niveau collégial ou universitaire, il est préférable d’utiliser « étudiant » plutôt
qu’ « élève ».

Il est essentiel de faire une correction adéquate de vos textes. Pensez au Centre
d’aide à la réussite.
10 | P a g e
Que dois-je savoir sur l’utilisation des réseaux sociaux ?

Si vous envisagez faire une page sur des réseaux sociaux (Facebook, Twitter,
Pinterest, Instagram, etc.) utilisez les règles qui sont mentionnées dans la
section sur les sites web.
Où est le Collégial sur les réseaux sociaux ?





Site internet – Pour le Collégial : www.collegial.ca
Page facebook - Pour le Collégial : www.facebook.com/collegial.sdes
Twitter - Pour le Collégial : @Collegial_SdeS
Foursquare – Pour le Collégial : https://fr.foursquare.com/v/coll%C3%A9gialdu-s%C3%A9minaire-de-sherbrooke/5128c3a745b0678dc63654c5
Pinterest – Pour le Collégial : http://pinterest.com/collegial/
11 | P a g e
Que dois-je savoir sur la conception et la diffusion d’un
message radio ?

Veuillez vous entretenir avec la personne responsable des communications si
vous envisagez utiliser la radio comme média.

Si vous avez l’autorisation de procéder, vous devrez soumettre votre texte pour
approbation à la personne responsable des communications ou à la direction.
N’oubliez pas qu’un texte pour une pub de 30 secondes devrait avoir au
maximum entre 90 et 100 mots. N’oubliez pas d’utiliser le nom Collégial du
Séminaire de Sherbrooke.
12 | P a g e
Que dois-je savoir sur la conception et la publication d’une
publicité dans un média écrit ?

Veuillez vous entretenir avec la personne responsable des communications au
Collégial si vous envisagez utiliser des médias écrits.

Si vous avez l’autorisation, veuillez vous référer aux sections traitant de
l’utilisation des signatures du Collégial et à celle traitant des affiches.

Le Collégial fait partie de l’Association des écoles privées de l’Estrie ce qui lui
donne différents rabais auprès de La Tribune. Veuillez en discuter avec la
personne responsable des communications pour plus de détails.

N’oubliez pas de faire la correction de vos textes. Pensez au Centre d’aide à la
réussite.

Utilisez les bonnes redirections (voir les différentes adresses : postale, web,
facebook, etc.) dans la section à cet effet pour le Collégial.

La couleur jaune devrait être prédominante.

Avant de faire publier assurez-vous d’avoir obtenu l’autorisation de la personne
responsable des communications ou de la direction du Collégial.
13 | P a g e
Que dois-je savoir sur production d’objets promotionnels ?


Les objets promotionnels pour les programmes et les évènements doivent être
autorisés par la direction ou la personne responsable des communications.
Ils sont soumis aux règles concernant l’utilisation de la signature.

Le jaune est la couleur à utiliser. Elle doit être prédominante sur l’objet
choisi. Il est possible d’avoir des variantes mais le jaune doit toujours être
présent. Ex : Vous avez un T-shirt noir et la signature est à l’intérieur d’une
forme (bande, rectangle, ovale, etc.) jaune.

Si vous désirez vendre du matériel promotionnel à l’effigie de votre programme
cela est réalisable via le Café/boutique Le monde à l’en-vert. Notez que celui-ci
ne charge aucun frais et ne prend aucun profit sur les ventes de ces articles.
Renseignez-vous auprès de la personne responsable des communications.
14 | P a g e
Que dois-je savoir sur la manière de communiquer avec les
médias ?

Lorsqu’il s’agit de communiquer une nouvelle aux médias, il est primordial de
rédiger un texte de manière professionnelle. À cette fin, vous trouverez dans
l’annexe 2, joint à ce document, un exemple de communiqué de presse qui
pourra vous inspirer.

En ce qui concerne la mise en page d’un communiqué de presse, vous devrez
utiliser la signature du Collégial afin que les différents médias puissent savoir de
qui provient ce communiqué (ce qui lui donnera de la notoriété).

Vous pouvez y ajouter un petit encadré de couleur jaune qui donne une petite
touche Collégial.

Il est essentiel de faire une correction adéquate (fautes de français entre autres)
de vos textes. Pensez au Centre d’aide à la réussite.

Votre communiqué doit-être relu par la direction ou le responsable des
communications avant diffusion.

Voici une adresse web qui vous donne toutes les adresses des différents médias
en Estrie et au Québec pour diffuser des Communiqués de presse :
Pour l’Estrie :
http://www.estrie.gouv.qc.ca/medias/RepertoireMedia.asp?region=Estrie
Et
Pour le Québec :
http://www.gouv.qc.ca/portail/quebec/pgs/commun/portailsregionaux?lang=fr
15 | P a g e
Que dois-je savoir sur la manière de réaliser une vidéo ?

Avant d’entreprendre un tel projet, veuillez discuter avec la direction ou la
personne responsable des communications de la faisabilité d’un tel projet.

Le concept et le script (texte) qui serviront pour la vidéo devront être présentés à
la direction ou à la personne responsable des communications avant la
réalisation de la vidéo.

La signature du Collégial doit se retrouver au début et/ou à la fin de la vidéo.

La vidéo doit être présentée à la direction ou à la personne responsable des
communications avant la diffusion publique pour approbation.

Si vous travaillez avec des figurants ou des acteurs, vous devriez leur faire signer
le formulaire de désistement de droits sur cette production. Vous devrez remettre
ces documents dument signés à la direction ou à la personne responsable des
communications. (Voir l’annexe 3)
16 | P a g e
Annexe 1 – Exemples de documents non-conformes3
Il s’agit d’une ancienne
signature qui est maintenant
non-conforme.
Collégial du Séminaire de Sherbrooke
doit s’écrire avec un grand « C »
(majuscule).
Prenez-notes que les documents présentés ici sont à titre indicatif, ils ne visent en rien à
discréditer les auteurs.
3
17 | P a g e
Il n’y a pas la signature du Collégial. Au premier coup d’œil,
rien ne met en valeur l’institution même s’il chapeaute
l’évènement. De plus, les organisateurs ne bénéficient pas de
la notoriété de l’institution.
Indiquer 40e
ANNIVERSAIRE
Indiquer du
Collégial du
Séminaire
de
Sherbrooke
Carrefour s’écrit avec un C
majuscule
Quelle est la
pertinence
d’écrire
2013 ?
Manque un
«s»à
techniques
Pourquoi un
M
majuscule ?
Ce n’est pas la CAFÉTÉRIA
des secondaires 1-2 mais la
SALLE DU 1er cycle
Aurait-il dû y avoir
le # de poste ? Une
adresse courriel ?
Un site web ou page
facebook ?
18 | P a g e
Il s’agit d’une ancienne signature qui est maintenant nonconforme. De plus, ici le Collégial apparaît comme un
commanditaire comme les autres alors que c’est
l’organisateur de l’évènement. Il devrait être plus gros que
les autres (commanditaire majeur).
19 | P a g e
Couleur
non
appropriée
(rouge-vin
sur noir
cela ne
paraît pas).
Le jaune
aurait pu
être
intéressant
ici.
Courriel
«électronique»
????
Indiquer du
Collégial du
Séminaire de
Sherbrooke
20 | P a g e
Il n’y a pas la signature du Collégial. Au premier coup d’œil,
rien ne met en valeur l’institution même s’il chapeaute
l’évènement. De plus, les organisateurs ne bénéficient pas de
la notoriété de l’institution.
Le jaune
aurait pu
être
intéressant
ici.
Erreur –
Finissants
cohorte 2013
alors qu’il s’agit
des finissants cohorte 2010
Il y a de la couleur ici
alors que le reste est
rouge et blanc ?
21 | P a g e
Annexe 2 – Réaliser un communiqué de presse
22 | P a g e
23 | P a g e
Voici un exemple de communiqué de presse
24 | P a g e
Annexe 3 – Formulaire de renonciation
de droits
FORMULE D'AUTORISATION
ET DE LIBÉRATION DE DROITS
Description de la production
Programme :
Enseignant responsable:
Cours :
Session :
Titre de la production :
Déclaration
Je, soussigné(e), accepte de participer à la production audiovisuelle ci-haut mentionnée produite par
le Collégial du Séminaire de Sherbrooke et d'y être identifié(e) par mes noms et prénoms si le
producteur le désire.
J'autorise, de manière irrévocable, le Collégial du Séminaire de Sherbrooke et tous ses
cessionnaires et diffuseurs à utiliser, diffuser ou autrement exploiter, sans limites de territoire ou
de durée, les images ou enregistrements réalisés avec moi (ou par moi) à l'occasion de la production
audiovisuelle qui réfère à ma participation. Cette autorisation comprend notamment mais non
limitativement le droit de reproduire, représenter et communiquer ce matériel au public, en tout ou
en partie, sur tout support et par tout mode de transmission connu ou à inventer y compris par
télécommunication interactive sur site Web, médias sociaux ou autrement. Je comprends également
que cette production audiovisuelle ci-haut mentionnée ou des extraits de celle-ci pourraient être
utilisés, selon le cas, à des fins promotionnelles, de publication ou de diffusion dans les bulletins
d’information, journaux internes, médias écrits ou électroniques (journaux, radio, télévision, médias
sociaux, etc.)
Il est entendu que cette autorisation n’entraînera aucun frais au producteur lors de toute diffusion
publique. Rien dans la présente ne saurait constituer une obligation pour le Collégial du Séminaire
de Sherbrooke de retenir au montage final les images ou enregistrements réalisés avec moi dans le
cadre de cette production.
Signé à _________________________________________________ le _______________________________________________.
[Ville]
[Jour, mois, année]
NOM ET ADRESSE DU PARTICIPANT:
____________________________________________________________________________________________________________
[Nom et prénom du participant]
[Téléphone]
____________________________________________________________________________________________________________
[Adresse, rue, no appartement]
[Ville, province, code postal]
_______________________________________________________________________________________________________
[Signature]
[Nom et prénom en lettres moulées]
[Courriel]
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------DANS LE CAS D’UN(E) PARTICIPANT(E) MINEUR(E) :
Signature du parent ou du tuteur :
________________________________________________________________
Nom et prénom en lettres moulées:
________________________________________________________________
Signé à _________________________________________________ le ________________________________________________.
25 | P a g e
Annexe 4 – Modèle de lettre
Ce modèle est disponible pour les enseignants dans la section étudiants actuels
logos et signatures.
26 | P a g e
195, rue Marquette, Sherbrooke (Québec) J1H 1L6  Tél.: (819) 563-2050 Téléc.: (819) 562-8261
courriel: [email protected]
www.collegial.ca