MODULE « GESTION DES DOSSIERS » Introduction Raisons à l

MODULE « GESTION DES DOSSIERS »
Introduction
Raisons à l’appui de la mise au point d’habiletés en matière de gestion de dossiers
o Établissement de relations solides avec la clientèle
o Gestion des risques, négligence professionnelle et conduite indigne
o Hausse et maintien de la rentabilité
Le contrôle des activités du cabinet se traduit par une réduction globale du
stress
Composantes et objectifs essentiels des systèmes de gestion des dossiers
o Ouverture de dossiers et identification du client / du dossier
o Organisation des dossiers individuels : Récupération rapide de chaque
dossier et localisation de son contenu
o Systèmes de stockage et de classification : Récupération sûre et rapide
des dossiers
o Procédure de clôture des dossiers : Remise des documents au
propriétaire ou conservation par l’avocate ou l’avocat des documents
requis par un organisme de réglementation ou par des dispositions
législatives, ou pour étayer sa défense
o Système de rappels : Pour se conformer aux échéanciers et gérer la
charge de travail
o Système de vérification des conflits d’intérêts : Pour gérer les conflits
d’intérêts, composante essentielle de la gestion des risques
Ouverture des dossiers et systèmes d’identification des clients et des dossiers
Ouverture des dossiers
o Politique interne au cabinet relative à l’ouverture d’un
dossier; lorsqu’un client consulte le cabinet ou une avocate ou un
avocat à son emploi, peu importe la question et en dépit du fait que le
client retient ou non les services de l’avocate, de l’avocat ou du
cabinet :
nouvelle question, client actuel;
nouveau client qui fait appel aux services du cabinet;
consultation unique;
communication sans retenir les services du cabinet;
système d’identification des dossiers;
codification numérique ou alphabétique de chaque dossier;
consignation de chaque dossier dans un fichier central;
autant que possible, archivage des dossiers par code
(numérique ou alphabétique) ainsi qu’à l’aide du nom du client.
Organisation des dossiers individuels
o Organisation des dossiers à l’interne dans des sous-fichiers, par classe
de document ou en fonction de sa nature
o Exemples de sous-fichiers courants :
correspondance;
originaux des clients;
engagements;
données relatives aux comptes et à la facturation;
o Utilisation d’agrafes ou, si le dossier est de taille, utilisation de
chemises de classement à codes couleur pour en faciliter sa
consultation
o Concordance entre sous-fichiers sur papier et documents électroniques
stockés notamment sur le disque dur d’un système informatique du
cabinet, sur disquette ou sur disque compact.
Système de stockage et d’archivage
o Conservation en lieux séparés des dossiers en activité et des dossiers
clos
o Stockage des dossiers en lieu sûr et classification par numéro de
dossier ou par nom
o Directives à l’intention des avocates et des avocats pour qu’elles ou ils
replacent les dossiers à l’endroit prévu suite à leur utilisation
Système de clôture des dossiers
Transfert de dossiers du classeur de dossiers en activité à l’aire de stockage
• Remise au client des documents et des biens qui lui appartiennent. Consulter
le paragraphe 2.08(9) du Code de déontologie sur les obligations des avocats
et avocates en cas de renvoi ou d’interruption des services.
• Conservation obligatoire d’exemplaires de documents par l’avocat :
o conformément au Code de déontologie, aux règlements administratifs
du Barreau du Haut-Canada ainsi qu’à tout autre texte législatif
pertinent (tel que la Loi de l’impôt sur le revenu et la Loi sur le
recyclage des produits de la criminalité);
o pour étayer sa défense en cas d’allégation de négligence ou
d’inconduite professionnelles.
• Assignation d’un code aux dossiers clos.
Systèmes de rappel
• Objectif des systèmes de rappel
• Éléments essentiels des systèmes de rappel
• Systèmes « officiels » : manuels et électroniques
• Système de rappel d’appoint mettant en jeu une autre personne, p. ex.
une secrétaire
• Systèmes « informels » : p. ex. l’examen physique régulier des
dossiers
Systèmes de vérification des conflits d’intérêts
• Importance reliée à l’utilisation d’un système de vérification des conflits
d’intérêts
•
•
Objectifs d’un système efficace de vérification des conflits
Paramètres essentiels du système :
• moment de la vérification – à quelle étape du mandat de
représentation;
• liste de vérification des personnes physiques ou morales;
• marche à suivre en présence d’un conflit.