demande de traitement arrivee le

REGISTER NUMBER: 2
NOTIFICATION FOR PRIOR CHECKING
DATE OF SUBMISSION: 16 JULY 2004
CASE NUMBER: 2004-95
NOTIFICATION OF: EUROPEAN COMMISSION
LEGAL BASIS: ARTICLE 27-5 OF THE
REGULATION CE N° 45/2001(
1
)
INFORMATION TO BE GIVEN 2
1/
NAME AND ADDRESS OF THE CONTROLLER
GAIL KENT
DG ADMIN, DIRECTORATE A/5
2/
ORGANISATIONAL PARTS OF THE INSTITUTION OR BODY ENTRUSTED WITH THE PROCESSING OF
PERSONAL DATA
PHILIPPE BIERLAIRE, OFFICIAL, DG ADMIN, DIRECTORATE I/5
3/
NAME OF THE PROCESSING
Evaluation du Personnel d'Encadrement Supérieur (EPES) de grade A1 et A2. Questionnaire à 360°
utilisé dans ce cadre
1
OJ L 8, 12.01.2001.
2
Please attach all necessary backup documents
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1
4/
PURPOSE OR PURPOSES OF THE PROCESSING
Fournir un éclairage supplémentaire sur la performance de l'évalué (A1 et A2) à l'intention de
l'évaluateur.
5/
DESCRIPTION OF THE CATEGORY OR CATEGORIES OF DATA SUBJECTS
Evalués (fonctionnaires de grade A1 et A2 occupant des emplois-types de Directeur et Directeur
Général) - Collaborateurs et partenaires internes qui donnent leur appréciation sur l'évalué parle
biais d'un questionnaire prévu dans la Décision SEC(2004)276/6 du 9 mars 2004
6/
DESCRIPTION OF THE DATA OR CATEGORIES OF DATA (including, if applicable, special categories
of data (Article 10) and/or origin of data).
Le processus consiste à interroger 10 collaborateurs et 5 partenaires internes choisis au hasard dans
une liste et à synthétiser la moyenne de leurs appréciations concernant la personne évaluée dans un
tableau destiné à l'évaluateur (avec copie à l'évalué).
Tableau de notes moyennes et (ultérieurement) représentation graphique d'un score moyen atteint
pour chaque domaine de compétences figurant dans le graphique et/ou le tableau fourni à
l'évaluateur et à l'évalué.
7/
INFORMATION TO BE GIVEN TO DATA SUBJECTS
Communication aux acteurs du processus d'appréciation prévus dans la DGE plus note descriptive,
plus deux articles parus dans les journaux internes de la Commission.
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2
8/
PROCEDURES TO GRANT RIGHTS OF DATA SUBJECTS
En raison de l'engagement de respect de l'anonymat des réponses, en cas de contestation ou
d'interrogation sur le résultat de l'enquête, les réclamations pourront être soumises au Délégué à la
Protection des données de la Commission qui pourra mener une investigation. Les plaintes peuvent
également être soumises au Contrôleur européen de la Protection des Données.
9/
AUTOMATED / MANUAL PROCESSING OPERATION
Both
Automated processing operation: (1) tirage au sort des participants (collaborateurs et internal
stakeholders) parmi ceux proposés par l'évaluateur pour un évalué. (2) Agrégation des appréciations
reçues.
Manual processing operation: Expédition des résultats synthétisés aux évaluateurs et aux évalués.
10/
LEGAL BASIS AND LAWFULNESS OF THE PROCESSING OPERATION
Décision de la Commission n° SEC(2004) 276/6 du 9 mars 2004.
Article 5.a. et considérant n° 27 du Règlement 45/2001 : gestion de l'institution
11/
THE RECIPIENTS OR CATEGORIES OF RECIPIENT TO WHOM THE DATA MIGHT BE DISCLOSED
Evalués et évaluateurs
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12/
GENERAL INDICATION OF THE TIME LIMITS
FOR BLOCKING: ----------------------------
AND/OR
FOR ERASING:
Les données informatiques et les résultats agrégés gérés par l'ADMIN A.5. sont détruits à l'issue de
la procédure d'évaluation.
OF THE DIFFERENT CATEGORIES OF DATA (Please, specify the time limits for every category, if applicable)
13/
HISTORICAL, STATISTICAL OR SCIENTIFIC PURPOSES
If you store data for longer periods than mentioned above, please specify, if applicable, why the data must be
kept under a form which permits identification.
Non applicable
14/
PROPOSED TRANSFERS OF DATA TO THIRD COUNTRIES OR INTERNATIONAL ORGANISATIONS
Non applicable
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4
15/
THE PROCESSING OPERATION PRESENTS SPECIFIC RISK WHICH JUSTIFIES PRIOR CHECKING (Please
describe):
Le processus consiste à interroger 10 collaborateurs et 5 partenaires internes choisis au hasard dans
une liste et à synthétiser la moyenne de leurs appréciations concernant la personne évaluée dans un
tableau destiné à l'évaluateur (avec copie à l'évalué).
AS FORESEEN IN:
‫ٱ‬
Article 27.2.(a)
Processing of data relating to health and to suspected offences, offences, criminal convictions or security
measures,
X
Article 27.2.(b)
Processing operations intended to evaluate personal aspects relating to the data subject,
‫ٱ‬
Article 27.2.(c)
Processing operations allowing linkages not provided for pursuant to national or Community legislation
between data processed for different purposes,
‫ٱ‬
Article 27.2.(d)
Processing operations for the purpose of excluding individuals from a right, benefit or contract,
‫ٱ‬
Other (general concept in Article 27.1)
16/
COMMENTS
L'évalué et l'évaluateur ont la possibilité de désigner d'un commun accord un certain nombre de
participants considérés comme particulièrement représentatifs et devant également être pris en
compte dans l'appréciation.
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PLACE AND DATE: LUXEMBOURG, 16 JULY 2004
DATA PROTECTION OFFICER: DIETER KONIG
Institution or body: European Commission
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