cahier des charges elaboration et realisation d`une strategie

Communauté de communes de la haute vallée du Thoré
Rue de la mairie
81240 Saint-Amans-Valtoret
05 63 97 98 08
CAHIER DES CHARGES
ELABORATION ET REALISATION D’UNE STRATEGIE COMMUNICATION
GLOBALE
2015
SOMMAIRE
1. PRESENTATION
2. CIBLES
3. ENJEUX ET OBJECTIFS
4. CONTENU DES MISSIONS DE L’AGENCE DE COMMUNICATION
5. DELAIS DE REALISATION
6. ELEMENTS A PRODUIRE PAR LES AGENCES DE COMMUNICATION
7. CRITERES D’ATTRIBUTION
8. PROPRIETE INTELLECTUELLE
9. CONFIDENTIALITE
10.MODALITES DE CONTRAT
11.MODALITES DE FACTURATION
12.DELAIS DE PAIEMENT
13.MODALITES PRATIQUES
1. PRESENTATION
La communauté de communes de la haute vallée du Thoré (CCHVT) regroupe environ 5000
habitants. Elle est composée de sept communes rurales : Bout-du-Pont-de-l’Arn, Albine,
Saint-Amans-Valtoret, Sauveterre, Rouairoux, Lacabarède et Labastide-Rouairoux. Elle gère
de nombreux domaines de compétences comme le développement économique, la
promotion touristique ou encore le maintien de services de santé. Dans le cadre de ses
missions, la communication a une place essentielle. En effet, le territoire a besoin de
bénéficier d’une image attractive afin d’attirer de nouvelles populations ou entreprises.
Elle utilise aujourd’hui divers moyens de médiation :
- livret, plaquette de communication, cartes postales…
- sites internet : site de la communauté de communes et site de l’office de tourisme
- blogs
- page facebook
- gazette intercommunale (une par an en moyenne)
- encart publicitaire dans les journaux locaux
- articles presse.
- réunions d’information
- animations
Toutefois ces moyens de médiation ne sont pas utilisés de manière régulière et ne sont pas
novateurs. De plus, aucune réelle stratégie de communication n’a été formalisée.
2. CIBLES
La CCHVT souhaite communiquer envers plusieurs publics :
Local :
Informer les habitants et les associations des actions de la CCHVT
Régional et National:
Elaborer une communication qui doit permettre au public de voir le territoire touristique et
économique comme attractif dans la région, avec des équipements de qualité.
Elaborer une communication qui doit permettre d’identifier la communauté de communes
comme un lieu de référence, innovant, au niveau national, dont on suit avec attention
l’évolution et l’actualité (via les documents de communication, le site web, les réseaux
sociaux, la presse).
Attirer un public ponctuel pour des programmes ou événements spécifiques.
Développer un positionnement touristique sur les activités de pleine nature.
Promouvoir les équipements de la CCHVT et les possibilités d’investir sur son territoire pour
garantir la pérennité du territoire
Sur le plan professionnel :
• Valoriser la structure auprès du public professionnel :
- artistes, architectes, professionnels du tourisme, entrepreneurs, professionnel de la santé…
- Institutionnels, partenaires publics et privés
- Journalistes
3. ENJEUX ET OBJECTIFS
La communauté de communes de la haute vallée du Thoré souffre aujourd’hui d’une image
négative, d’un territoire détérioré par la crise industrielle. L’enjeu est donc de modifier cette
image pour mettre en valeur les atouts de la haute vallée du Thoré. Il est essentiel de
montrer le dynamisme de ce territoire. Bénéficiant d’une nature préservée, d’un tissu
économique actif et d’une envie d’avancer vers un meilleur avenir, la haute vallée du Thoré
souhaite communiquer pour montrer ses qualités, son potentiel et son activité.
Plusieurs objectifs sont donc identifiés :
Objectifs de positionnement :
- Rayonnement régional voire national : un lieu de référence, cité en exemple pour son
dynamisme.
- Un pôle de services facilement identifiable par les habitants
- Un pôle touristique innovant en phase avec le développement des activités de pleine
nature notamment pour le public familial.
- Un pôle économique où il est possible d’investir
- Aller vers un élargissement des publics de fréquentation,
- Susciter l’intérêt pour des partenariats, ouvrir de nouvelles collaborations.
Objectifs de communication :
• Notoriété
Faire connaître la CCHVT et ses compétences
Faire parler du territoire
• Image
Donner l’image d’un lieu novateur, ouvert, convivial qui favorise la découverte, la curiosité,
les rencontres, le partage.
• Evénement
Créer l’événement.
4. CONTENU DES MISSIONS
La communauté de communes souhaite externaliser une mission de chargé de
communication car le volume horaire dédié à ce travail ne lui permet pas d’ouvrir un poste.
La prestation de l’entreprise portera sur du conseil et de la création, sur une période de deux
ans. Elle ne tient pas compte des postes d’achat d’espace ainsi que d’exécution et
d’impression.
Le prestataire devra fournir :
- une stratégie de communication visant à promouvoir la communauté de communes de la
haute vallée du Thoré de manière cohérente et dynamique et à communiquer auprès des
cibles citées ci-dessus.
La charte graphique institutionnelle de la CCHVT existe déjà et le logo ne devra pas être
modifié.
Le prestataire devra fournir :
- un plan de communication détaillé online et offline incluant au minimum :
 Mise à jour des sites internet de la communauté de communes et de l’office de
tourisme (amélioration de la conception, structuration de l’information, contenu
éditorial)
 Web marketing (référencement, partenariats, bannières, e-mailing, news-letters,
réseaux sociaux, etc.)
 une stratégie de relations presse
 des moyens de communiquer avec les habitants
Elle devra également prévoir l’organisation ou la participation à deux événements par an :
 Création et organisation d'évènements spécifiques (salons, congrès, expositions,
concours, festivals, jeux, animations, etc.)
 Relations publiques avec les partenaires économiques, institutionnels, prescripteurs,
relais d’information, médias
Elle devra présenter un budget correspondant (chiffrage détaillé poste par poste) ainsi qu’un
planning.
La CCHVT souhaite la construction d’un partenariat solide et opérationnel avec le prestataire
retenue. Elle proposera donc un mode de collaboration.
5. DELAIS DE REALISATION
Le plan de communication est un plan d’une durée de deux ans.
6. ELEMENTS A PRODUIRE PAR LES PRESTATAIRES
- une note de synthèse, présentant le prestataire, ses références, son expérience dans le
domaine de la communication institutionnelle, économique, territoriale et touristique, et sa
compréhension de notre problématique
- 2 ou 3 plans de communication réalisés au cours des deux années précédentes,
- des exemples de création.
Le prestataire présentera également son équipe dont celle qui sera dédiée à la mission
confiée par la communauté de communes de la haute vallée du Thoré. Enfin elle fournira
également une estimation budgétaire la plus précise possible (HT et TTC).
La date limite de dépôt des propositions est le jeudi 26 février 2015 à midi (le cachet de la
poste faisant foi).
7. CRITERES D’ATTRIBUTION
60 % : Proposition technique : Pertinence de la proposition, innovation, originalité, clarté,
professionnalisme et connaissance des collectivités territoriales, précision du planning.
40 % : Budget
8. PROPRIETE INTELLECTUELLE
Tous les droits de propriété intellectuelle attachés à la stratégie, au plan de
communication (aux outils qui s’y rapportent) objet du présent appel d’offre ainsi que ceux
attachés à toutes les esquisses, croquis, maquettes, brouillon, ainsi que ceux attachés à tous
les éléments créatifs les composants, notamment, les images, photographies, textes,
légendes, mise en pages, illustrations, tableaux, cartes, typons, charte graphique, plaques,
transferts, empreintes, fichiers numériques, polices, logos, schémas, etc.… sont cédés à titre
exclusif à la communauté de communes de la haute vallée du Thoré.
9. CONFIDENTIALITE
Le prestataire s’engage à ne pas communiquer à des tiers autres que la CCHVT les
documents qui pourraient lui être confiés dans l’exécution de sa mission.
10. MODALITE DE CONTRAT
Le contrat a une durée d’un an avec possibilité de renouvellement 2 fois.
11. MODALITES DE FACTURATION
Le prestataire devra expliquer les modalités de facturation et la durée de validité de l'offre.
12. DELAIS DE PAIEMENT
30 jours fin de mois par mandat administratif
13. MODALITES PRATIQUES
La candidature doit être adressée avant le jeudi 26 février 2015 à midi (le cachet de la
poste faisant foi) :
M. Le Président
Communauté de communes de la haute vallée du Thoré
Rue de la mairie
81240 Saint-Amans-Valtoret
[email protected]