Qualiac Déplacements et Frais Professionnels
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Qualiac Déplacements et Frais Professionnels
DEPLACEMENTS ET FRAIS PROFESSIONNELS Qualiac Déplacements et Frais Professionnels Ce produit, totalement intégré à Qualiac ERP, permet de gérer et de contrôler les frais en temps réel. Il bénéficie, de fait, des données du progiciel pour une gestion optimisée des dépenses. Disponible en RIA Web 2.0 (Rich Internet Application), ce nouvel outil bénéficie de la souplesse de personnalisation du noyau Qualiac, pour une utilisation adaptée en fonction du secteur d’activité et des besoins des clients. Le pilotage des frais devient simple et aisé grâce à Qualiac Déplacements et Frais Professionnels. Vos processus de dépenses sont encadrés grâce aux critères fins et personnalisables de contrôles offerts par l'outil. Bénéficiez d’une vision centralisée et en temps réel des frais engagés et à venir, pour leur optimisation continue Décentralisez les saisies : donnez la possibilité à vos collaborateurs de déclarer eux-mêmes leurs frais, en situation de mobilité notamment Ne vous souciez plus des interfaces traditionnellement nécessaires lors de l’utilisation de logiciels de gestion des notes de frais dédiés (best of breed, c'est-à-dire hors ERP) Accédez et utilisez les données de référentiels partagés de Qualiac : imputations comptables, budgétaires et analytiques, tiers, gestionnaires et intervenants, codes projets… Personnalisez les écrans de saisie à l'aide des fonctionnalités standards de Qualiac Remboursez vos collaborateurs via la comptabilité auxiliaire Qualiac totalement intégrée Informez et validez via la messagerie Paramétrez le contrôle budgétaire Dématérialisez tous les justificatifs de dépenses dans la GED Qualiac REFERENTIELS Définition de classes de notes de frais qui permettent de regrouper les notes de frais entre elles à des fins statistiques (déplacement, formation, représentant du personnel…). Les règles de gestion peuvent être identiques ou non. Natures de dépenses pré-paramétrées et possibilité d'en créer d'autres, de façon illimitée. Utilisation du référentiel commun de Qualiac Temps et Activités : les intervenants. Définition de lieux (pays, département, ville, adresse…) afin d'y pointer des frais et de déterminer un barème de remboursement. Autorisations entre natures, intervenants et classe de frais, avec possibilité de propositions automatiques. DEMANDE DE VOYAGE Définition d'une typologie dédiée à la demande de voyage. Workflow de validation totalement personnalisable. Engagement comptable des frais correspondants. www.qualiac.com G5_02 35, rue de Rome 75008 Paris • Tél. : +33 (0)1 44 70 13 13 • Fax : +33 (0)1 45 22 63 37 1/2 SAISIE DE LA NOTE DE FRAIS Saisie pour soi-même mais aussi pour le compte d'un autre collaborateur. Ecran web 2.0 pour une saisie ergonomique et intuitive. Bibliothèque de natures de dépenses préparamétrée prêtes à l’emploi et modifiables. Saisie du nom des invités internes ou externes pour contrôles. Gestion des barèmes kilométriques en fonction de la puissance fiscale du véhicule utilisé par le collaborateur. Possibilité de saisie au jour le jour des notes de frais avec traitement mensuel. Edition de la note de frais. WORKFLOW COMPTABILISATION Définition de types de ventilation permettant : l'engagement des dépenses, le paiement des avances, la comptabilisation de la note de frais et le règlement aux collaborateurs (virement SEPA, chèques …). Comptabilisation au fil de l'eau (temps réel) ou en fin de période. Gestion de la TVA intégrée à Qualiac Finances. Multi-taux : gestion possible de plusieurs taux pour une ligne. Paramétrage du pourcentage de récupération de la TVA . Multi-devises : saisie dans toute devise possible. Association de saisie sur sections analytiques par collaborateur et par période. Différents workflows totalement personnalisables selon la nature de frais, la hiérarchie etc. Définition de droits de saisie ou de validation pour soi-même ou pour un ensemble d'intervenants. Validation électronique via la messagerie (Qualiac WIM). Saisie de montants de remboursements supérieurs au plafond. Le superviseur peut forcer le remboursement total. www.qualiac.com G5_02 35, rue de Rome 75008 Paris • Tél. : +33 (0)1 44 70 13 13 • Fax : +33 (0)1 45 22 63 37 2/2