Procédure de demande de subvention

Procédure de demande de subvention - Commission d’Aides aux Projets Etudiants
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La procédure CAPE
I. Présentation de la CAPE
Inaugurée le 26 janvier 2004, la Commission d’Aides aux Projets Etudiants a pour
objet de promouvoir les initiatives des étudiants en leur permettant de trouver
facilement les financements nécessaires à la réalisation de leurs projets culturels,
sportifs, éducatifs, d’animation du campus, etc. …
Elle se compose actuellement de cinq co-financeurs majeurs, l’Université de Haute
Alsace à travers le FSDIE (Fonds de Solidarité et de Développement des Initiatives
Etudiantes), le CLOUS (Centre Local des Œuvres Universitaires) de Mulhouse, le
Service d’Animation Culturelle de l’UHA, la CAMSA (Communauté d’Agglomération
de Mulhouse Sud Alsace) ainsi que la Ville de Colmar. Elle est co-présidée par le
Vice-président du CEVU, la Directrice Départementale du CLOUS et le Viceprésident Étudiant de l’Université de Haute Alsace.
Les aides financières sont accordées sur des critères propres à chaque financeur.
II. Critères généraux de la CAPE
Les projets présentés doivent tourner autour des thèmes suivants : culture, sport,
information et accueil, citoyenneté étudiante, … et proposer des actions visant à :
-
l’animation du campus ou l’amélioration du cadre de vie des étudiants,
la prévention médicale ou la sensibilisation des étudiants aux grands
problèmes de société,
l’intégration des étudiants dans le campus ou la ville, etc.
Les projets interuniversitaires sont fortement encouragés.
Les projets proposés ne doivent pas être des travaux de fin d’études, ou des
exercices d’application pédagogique (thèses ou mémoires, congrès, colloques, ….).
Il est fortement souhaité qu’ils intègrent des partenaires (hors CAPE) dans leur plan
de financement.
Dans tous les cas, ils doivent avoir des retombées en terme d’image pour l’Université
de Haute Alsace ainsi que pour les co-financeurs sollicités (campagne publicitaire,
articles de presse, expositions, conférences …).
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III. Critères particuliers
1) au titre du FSDIE
Les projets doivent être présentés sur proposition d’une association étudiante, du
Vice-Président du CEVU ou du Vice-Président Étudiant. Ils doivent concerner
l’ensemble des campus et ne peuvent donc être spécifiques à une filière ou un
département.
2) au titre du CLOUS
Les projets, individuels ou portés par des associations étudiantes, devront faire
l’objet d’un cofinancement et relever des catégories suivantes :
- théâtre, danse (création, atelier, tournée, match d’improvisation,
festival…)
- cinéma, audiovisuel, multimédia (création, festival, vidéo, diaporama…)
- écrit (lancement de journal, BD, rencontres littéraires….)
- musique (concerts, ateliers, enregistrements…)
- expositions (arts plastiques, sculptures, photos…)
- action humanitaire (locale ou internationale)
- culture scientifique et technique
Les projets limités à une communauté (ethnique ou autre), relevant d’activités
exclusivement sportives, d’une opération ayant déjà eu lieu ou reconduite à
l’identique, de dépenses de fonctionnement d’une association, les galas d’Ecole et
les voyages d’études ou de vacances ne sont pas éligibles.
3) au titre du Service d’Animation Culturelle
Le Service d’Animation Culturelle encourage les projets qui relèvent de sa
compétence et qui sont co-financés.
4) au titre de la CAMSA et de la Ville de Colmar
La CAMSA et la Ville de Colmar sont particulièrement attachées à tous les projets
qui visent à l’intégration dans leur ville et leur agglomération de leurs communautés
étudiantes respectives, ainsi qu’à la promotion de leur image aussi bien aux niveaux
local, régional, national qu’international.
Elles ne désirent pas prendre en compte les voyages d’études ou les projets
pédagogiques de fin d’études.
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IV. Dépôt des dossiers de demandes
Le dossier doit être transmis au Vice-président Étudiant au moins 15 jours avant la
date de réunion de la CAPE. Ce dossier contient tous les renseignements et
descriptifs de l’action envisagée (coordonnées des porteurs de projet, budget
prévisionnel etc.).
Un dossier type est mis à disposition des étudiants par le Vice Président Étudiant.
Une version informatique de ce dossier sera disponible sur le site Intranet de l’UHA.
Le dossier de demande doit être accompagné des pièces justificatives suivantes :
• RIB (sur lequel figure les numéros IBAN et BIC)
• Statuts de l’association,
• Copie de la carte d’étudiant du responsable de projet,
• Copies des autorisations nécessaires (Mairie, préfecture, directeur d’UFR…)
• Justificatifs d’assurance et/ou responsabilité civile
• Les devis relatifs aux dépenses (au minimum deux par dépense justifiée)
• Tout document complémentaire permettant de mettre en valeur le projet
(lettres de soutien, partenaires privés ou publics, subventions d’ores et déjà
obtenues, plan de communication, articles de presse, …).
Le dépôt des dossiers doit se faire impérativement par courriel,
au moins 15 jours avant la réunion de la CAPE
à l’attention du Vice-président Étudiant de l’UHA
à l’adresse suivante : [email protected] et en copie à [email protected]
Tout dossier remis hors délais ou non transmis par courriel
ne sera pas étudié par la commission.
V. Procédure et suivi des dossiers
L’instruction des demandes est effectuée en premier lieu par le Vice-président
Étudiant qui présente les dossiers aux membres de la CAPE.
Après avoir auditionné les promoteurs du projet, un avis sanctionné par un vote est
transmis au Conseil des Etudes et de la Vie Universitaire (CEVU) pour approbation
des décisions de financement.
Le CEVU transmet à son tour les décisions prises au Conseil d’Administration de
l’Université, ce dernier prend la décision finale.
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