GUIDE DE GESTION EXTERNALISATION COURRIER

GUIDE DE GESTION
EXTERNALISATION COURRIER
Votre contact : Jonathan Zerbit
Ligne directe : 09 72 45 87 27
Mobile : 06 14 71 17 80
Standard : 08 11 69 03 52
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5 boulevard Georges Melies 94350 Villiers sur Marne
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DESCRIPTIF DE LA SOLUTION - CONNEXION
Sur la page d’accueil de Citrix:
Cliquez sur le logo Edilink.
La solution Edilink gère l’impression, le pliage, la
mise sous pli, l’affranchissement et le dépôt en
Poste. Le coût d’affranchissement Edilink « Grand
compte » est moins cher que sur une machine à affranchir (-30à-50%).
Attention à la première connexion :
- Ne pas faire l’import
- Ne pas définir Firefox par défaut
- Cocher la case « ne pas redemander »
- Fermer avec la croix
Envoyer les documents à Edilink:
1 / Connectez vous au site :
http://a2micile.edilink.fr/streammaster/
2 / Tapez votre identifiant (code agence)
et mot de passe.
3 / Sélectionnez «Rester connecté».
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TABLEAU DE BORD - PREMIER PAS
Vous êtes maintenant sur le tableau de bord de l’interface.
Il y a deux boutons sur le bandeau supérieur :
Hybride : Envoi de courrier unitaire en Ecopli ou
en recommandé. Le courrier généré par Word est
envoyé à un seul destinataire.
BOD : Il s’agit du module d’envoi en masse de courrier. Il est paramétré pour vos documents PDF en
sortie de Easy-Life.
En fonction de votre structure et de vos besoins,
vous avez accès à plus ou moins de points d’entrée:
- Facture Client
- Lettre de relance
- Facture Financeur
- Attestation fiscale
- Fiche de paie
- etc
À NOTER - HYBRIDE :
Ne pas utiliser de fichiers scannés, uniquement
des fichiers Word.
Si un document doit être signé et tamponné :
- Scannez l’élément
- Importez-le dans le document Word
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L’ENVOI HYBRIDE - ENVOI UNITAIRE
Une fois que vous avez cliqué sur le bouton « Hybride », sur le bandeau supérieur, vous arrivez sur
cet écran.
- Utilisez le bouton « Envoyer courrier » pour créer
un nouveau courrier.
- Sélectionnez votre fichier Word
- Cliquez sur « Créer »
À NOTER - SUIVI DE COURRIER :
- Cliquez sur « Voir les courriers »
- Cliquez sur « Traités » dans la colonne de gauche
- Sélectionnez le courrier concerné
- Cliquez sur la loupe : le numéro de suivi s’affiche
juste en dessous de la barre de recherche
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L’ENVOI HYBRIDE - ENVOI UNITAIRE
À NOTER - ZONE D’ADRESSE :
Lors de la création du courrier, le logiciel va capturer la zone d’adresse. Si la capture n’est pas
correcte, il faut appuyer sur le bouton « capture »
puis sélectionner la zone d’adresse.
Mr Michel Maton
11 rue Volaire
59552 LAMBRES
Vous pouvez :
- Changer le fond de page
- Choisir Noir et Blanc ou Couleur / Recto ou Recto
Verso / Type d’affranchissement
- Insérer une annexe grâce à l’onglet « Annexes »,
qui permet de joindre un fichier PDF à votre courrier
Une fois que tout est validé, cliquez sur « Envoyer ».
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LE BOD - ENVOI EN MASSE
Une fois que vous avez cliqué sur le bouton «BOD»,
sur le bandeau supérieur, vous arrivez sur cet écran.
Il vous permet de suivre la fabrication de vos
documents et d’en déposer des nouveaux.
Pour créer un nouvel envoi, cliquez sur le type
d’envoi désiré :
- Attestation Fiscale
- Facture client
- Facture Financeur
- Fiche de paie
- etc
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LE BOD - ENVOI EN MASSE
Pour déposer votre facture :
- Générez le fichier PDF concerné sous Easy-Life
Attention à bien utiliser les vues EL-Fact EDILINK
afin de ne pas avoir de factures non concernées.
Puis enregistrez sous le dossier commun.
- Utilisez le bouton
pour télécharger votre fichier ou faîtes directement glisser votre PDF sur la
zone.
Vous pouvez ajouter une annexe en format PDF.
Votre client recevra en plus de sa facture, son annexe
-format portrait. Par défaut, l’annexe est en recto.
Vous pouvez changer cette valeur au besoin.
Le champs « Nom », vous permet de nommer votre
envoi et de le retrouver dans le suivi.
Attention : éviter les caractères spéciaux (&,%,?, ...)
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COMMENT BIEN GÉNÉRER SON FICHIER ?
POUR LES FACTURES :
Génération d’un fichier PDF depuis Easy-Life
(attention à bien utiliser les filtres en place)
- Ce tri est modifiable en agence par la création
d’une nouvelle vue
Factures prestataires EL-Fact EDILINK
- Ce filtre enlève les clients qui ont une adresse mail
Factures financeurs EL-Fact EDILINK
- Ce filtre enlève financeurs A2-xxx et Dom-xxx
- Il est déconseillé de le changer
POUR LES LETTRES DE RELANCES :
Génération d’un fichier PDF depuis Word
POUR LES ATTESTATIONS FISCALES :
Génération d’un fichier zip depuis le dossier commun
- Après avoir fait votre publipostage depuis EasyLife, effectuez sous Word :
- Dans le dossier commun, sélectionnez l’ensemble
de vos attestations (touches Ctrl+A).
- Faites un clic droit
- Puis enregistrez le fichier sous le dossier commun.
-Le système va vous générer un fichier avec l’extension .zip
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NOS TARIFS
PRESTATIONS :
La prestation EDILINK comprend :
- La mise en place du portail Edilink, comprenant le
suivi
- L’impression Noir et Blanc ou Couleur
- La fourniture du papier A4 80g/m2, «qualité double A»
TARIFS AFFRANCHISSEMENT :
TARIFS PRESTATIONS :
PRESTATIONS
- L’enveloppe qualité supérieure mécanisable
- La mise sous enveloppe des documents
- Le dépôt en poste avec optimisation tarifaire (courrier industriel)
TARIFS (H.T)
AFFRANCHISSEMENT
TARIFS (H.T)
1ère page N&B recto
0.18 €
Ecopli grand compte 0 à 35g
0.486 €
Page suivante N&B
0.18 €
Coût affranchissement
Recommandé 0 à 20g
4.92 €
Coût supplémentaire par
recommandé (par pli)
0.60 €
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