Guide d`organisation pour les conférences de presse

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GUIDE D’ORGANISATION POUR LES CONFÉRENCES DE PRESSE
OU AUTRES ÉVÈNEMENTS DEVANT SE TENIR DANS LES ÉTABLISSEMENTS
OU À LA COMMISSION SCOLAIRE
CHRONOLOGIE DES ÉVÈNEMENTS
1.0 DÉTERMINATION DE
L’ÉVÈNEMENT
1.1
1.2
1.3
LA DATE DE LA CONFÉRENCE DE PRESSE OU DE
Déterminer la date de la conférence de presse ou autres évènements en tenant compte de
la disponibilité des intervenants et de celle des médias;
Valider la disponibilité des membres de la présidence et de la Direction générale de la
commission scolaire;
Communiquer avec un journaliste pour connaître sa disponibilité.
2.0 PRÉPARATION DE LA LISTE DES INVITÉS
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
2.7
2.8
Direction de l’établissement;
Présidence du conseil d’établissement;
Commissaire délégué ou commissaires délégués;
Commanditaires et partenaires, s’il y a lieu (privés ou du ministère);
Présidence de la commission scolaire et Direction générale de la commission scolaire, à
titre d’invités d’honneur;
Pour tout autre invité, la nature de l’évènement déterminera qui sera invité : l’impact sur la
clientèle, les sommes d’argent en cause, l’originalité du projet et la contribution de
partenaires ou de la commission scolaire sont des éléments à prendre en compte.
Dans l’invitation des orateurs, leur titre sera indiqué. Il faut aussi préciser la date de retour
de la confirmation de leur présence ainsi que leurs coordonnées.
Expédier l’invitation par courriel (format .pdf) une semaine et demie à l’avance ET
l’expédier en copie conforme à [email protected]
Communiquer, s’il y a lieu, avec le conseiller en communication, au 418 228-5541, poste 2694,
qui vous guidera pour la préparation de l’évènement.
3.0 ORDRE DE PRÉSÉANCE DES AUTORITÉS INVITÉES
3.1 Ministre de l’Éducation, du Loisir et du Sport ou ministre concerné par l’évènement;
3.2 Présidence de la commission scolaire ou commissaire désigné par la présidence;
3.3 Autres ministres;
3.4 Commissaire délégué à l’établissement;
3.5 Autres commissaires;
3.6 Maire ou son représentant (vérifier selon le cas);
3.7 Député provincial ou son représentant;
3.8 Député fédéral ou son représentant;
3.9 Direction de l’établissement où se tient l’évènement (hôte);
3.10 Préfet;
Le 19 octobre 2011
Secrétariat général et services corporatifs
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3.11 Conseillers municipaux de la municipalité où se déroule l’évènement;
3.12 Présidents d’organismes extérieurs (caisse, banque…);
3.13 Direction générale de la commission scolaire;
3.14 Gestionnaires de la commission scolaire;
3.15 Présidence du conseil d’établissement;
3.16 Membres du conseil d’établissement;
3.17 Membres de la direction de l’établissement;
3.18 Membres de la Direction régionale de Québec;
3.19 Directions générales d’organismes extérieurs (caisse, banque);
3.20 Personnel responsable du dossier;
3.21 Membres du personnel de l’établissement;
3.22 Parents;
3.23 Élèves;
3.24 Bénévoles.
4.0 DÉTERMINATION DES ORATEURS
Lorsque le président et le directeur général assistent à un évènement, la parole leur est offerte
ainsi qu’au commissaire délégué (s’il y a plus d’un commissaire délégué présent, ils
détermineront lequel interviendra).
La direction de l’établissement prendra aussi la parole pour souhaiter la bienvenue aux
personnes présentes.
On peut aussi compter parmi les orateurs, les partenaires dont la contribution est importante.
5.0 DÉTERMINATION DE L’ORDRE DES INTERVENTIONS
5.1 La direction de l’établissement prendra la parole pour souhaiter la bienvenue aux invités;
5.2 La personne qui transmet l’information principale parlera au début pour que les autres
orateurs puissent réagir;
5.3 Les orateurs les plus importants prendront la parole à la fin de la conférence. Cette règle
peut cependant être adaptée à chaque situation.
6.0 DÉROULEMENT DE LA CONFÉRENCE
6.1 Préparer le déroulement de la conférence et en écrire le scénario;
6.2 Préparer les discours, au besoin;
6.3 Préparer le communiqué, dans un style clair et direct, et le faire vérifier par les personnes
concernées;
6.4 Préparer la pochette de presse qui contiendra le déroulement de la conférence de presse,
un ou des communiqués de presse et d’autres informations pertinentes;
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OU À LA COMMISSION SCOLAIRE
6.5 Préparer les cartes marque-place des orateurs présents à la conférence de presse;
6.6 S’assurer de bien nommer et de bien identifier les invités;
6.7 L’animatrice ou l’animateur salue les invités d’honneur (ex : président, commissaires,
directeur général, politiciens et partenaires importants). Les autres orateurs pourront par la
suite utiliser les termes suivants pour désigner les autres participants comme, par exemple,
gestionnaires de la commission scolaire, chers partenaires, personnel de l’école.
7.0 ORGANISATION DE LA SALLE
7.1 Prévoir une table ainsi que des chaises pour les orateurs et les journalistes et utiliser une
carte marque-place pour les orateurs;
7.2 S’assurer d’avoir tout le matériel nécessaire (tables, chaises, nappes, eau et verres, ruban
et ciseaux, système de son, caméra, etc.);
7.3 Prévoir des chaises pour les invités d’honneur et les inviter à s’asseoir dans la première
rangée.
8.0 ANIMATION DE LA CONFÉRENCE
8.1
8.2
La direction de l’établissement assumera le rôle d’animatrice ou d’animateur;
Le conseiller en communication pourra aussi assumer cette tâche.
9.0 PHOTOS
9.1
9.2
9.3
Prévoir les services d’un photographe;
Prévoir un endroit pour les photos;
La prise de photos est de mise lors de la conférence de presse ou de l’évènement.
10.0 DIFFUSION
Après la conférence, expédier le communiqué (format .doc et format .pdf) et une photo (ne pas
insérer dans un document Word) par courriel aux médias pour diffusion et en copie conforme à
[email protected] pour publication sur le site de la commission scolaire.
Au bas du communiqué, indiquer une personne à rejoindre pour des renseignements
supplémentaires.
Si l’évènement est local, expédier seulement aux médias locaux.
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Secrétariat général et services corporatifs