Publier une information sur le Web

GEDI
Publier une information sur le Web
Introduction
L’application GEDI est une application de Gestion Electronique de Documentation destinée à publier
et à gérer des documentations sur le site de l’Université
Dans GEDI un article (courrier) comprend au minimum :
Un Objet (titre)
Une référence (catégorisation, domaine)
Un mode de publication (internet, intranet, extranet, privé)
A quoi correspondent les différents modes de publication :
Internet : votre document est visible par tout le monde.
Intranet : votre document ne sera accessible que dans l’université.
Extranet : votre document est accessible de partout avec authentification (login, mot de passe).
Privé : accessible uniquement à vous ou à des destinataires restreints que vous avez choisis.
Masqué : Non visible, archivage
Fenêtre d’accueil de GEDI
Liste des articles (courriers)
publiés, sélectionnez celui que
vous souhaitez modifier ou
archiver (masquer).
Les dossiers (types)
Facultatif : Vous
pouvez choisir la
date de validité de
votre article. A
l’expiration de la
date, il sera
invisible sur le web.
Si vous ne choisissez
pas de date de
validité, vous devrez
Masquer (archive)
vous-même votre
document quand il
sera obsolète.
Cliquez sur cette
icône pour mettre
en forme votre
texte dans l’éditeur
graphique HTML.
Obligatoire
Cliquez sur
Nouveau pour
déposer un
nouvel article
(initialisation
des champs).
Obligatoire
Choisissez une
référence en
cliquant sur :
Obligatoire
Cliquez sur
Enregistrer dès
que votre article
vous convient
pour le publier
et l’envoyer aux
destinataires si
vous en avez
sélectionné.
Obligatoire
Choisissez votre
mode de
publication.
Cliquez sur
WebGenie pour
visualiser votre
page web.
(1) Numéro du
type (répertoire
sélectionné)
Obligatoire
Donner un titre à votre
article.
Choisissez vos destinataires
en cliquant sur le +
GEDI
Université Paris 5 René Descartes – DSI – Fabienne Leroy Carat – nov 2005
Facultatif :
Vous pouvez faire
un lien sur votre
article vers soit
un fichier
attaché, soit une
adresse internet
de type :
http://www...
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1. Créez une référence
Quand vous publiez pour la première fois une info, vous devez créer une référence qui permettra par la
suite de retrouver toutes vos publications :
⇒ Allez dans le menu Paramétrage
⇒ Cliquez sur références
⇒ Ajouter une ou plusieurs références en cliquant sur le bouton
⇒ Supprimer une référence en la sélectionnant puis en cliquant sur le bouton
Note : attention si une référence est déjà utilisée vous ne pouvez pas la supprimer
⇒ Saisissez un code (votre nom par exemple) et le libellé de votre référence (un domaine
par exemple)
2. Sélectionnez le dossier
Sélectionnez le dossier (cadre à gauche) dans lequel vous souhaitez déposer votre document.
⇒ Cliquez sur les petits « + » pour ouvrir les dossiers
⇒ Cliquez sur le libellé du dossier (ou sur le dossier lui-même) pour sélectionner votre
dossier
Note : Si vous n’avez pas de dossier pour déposer vos documents, vous devez en créer un (si vous n’avez pas les
droits, contacter votre webmestre ou administrateur):
⇒ Allez dans le menu paramétrage
⇒ Cliquez sur Type
⇒ Remplissez le formulaire
o Saisissez un libellé
o Cochez un type de publication : intranet/internet/extranet/privé/Masqué
o Décocher la case « visible sur le web » si vous souhaitez rendre votre rubrique invisible (le
temps de mettre à jour votre site). Laissez la case cochée pour que votre rubrique soit visible
dès que vos informations sont publiées.
o
Validez en cliquant sur le bouton vert à droite
⇒ Votre dossier apparaît dans l’encadré de gauche
3. Créer un document
A / Choisissez une référence (obligatoire)
pour sélectionner celle que vous désirez.
⇒ Cliquez sur la loupe
Note : Vous pouvez préciser la date de validité (facultatif) de votre information, une fois la date de validité passée,
votre information ne sera plus visible sur le Web. Elle est conservée dans la liste des courriers créés, vous pouvez
la publier à nouveau plus tard en la sélectionnant en en modifiant la date de validité. Vous pouvez également
cocher la case « Masqué » pour la repérer comme info archivée parmi toutes les infos publiées.
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B / Le type de publication (obligatoire)
⇒ Cochez une case pour indiquer le type de publication de votre document
C / Indiquer l’objet (obligatoire)
C'est-à-dire le titre de votre document tel qu’il apparaîtra sur le web.
D / Mots clés
Par défaut, il reprend les mots clés des intitulés des dossiers (= types) parents, vous pouvez
compléter cette liste pour préciser le contenu de votre document en cliquant sur le bouton mots
clés.
E / Message
Vous permet de saisir une information (article) avec un éditeur html en cliquant sur l’icône
(une fois votre texte saisi dans l’éditeur, allez dans le menu fichier, cliquez sur enregistrer.
F / Vous pouvez attacher un lien vers soit :
⇒ Un Fichier : vous pouvez attacher un ou plusieurs fichiers à votre information par
glisser/déposer ou en cliquant sur sélectionner.
Note : attention au nom de votre fichier, il ne doit comporter aucun espace.
⇒ Une adresse web (Localisation) : saisissez une ou plusieurs adresses de site (URL,
type : http://...)
Note : Si vous attachez plusieurs liens ou plusieurs fichiers, vous verrez apparaître sous votre article la formule
« voir les liens » qui affiche les liens et fichiers attachés à l’article.
G / Destinataires
Cette fonctionnalité vous permet de prévenir les personnes intéressées que votre document est
consultable sur le Web. Vous pouvez choisir un groupe (ou plusieurs) ou un individu (ou
plusieurs).
pour sélectionner vos destinataires ;
⇒ Cliquez sur le bouton
⇒ Cliquez sur le bouton
(= page d’accueil de GEDI) pour envoyer votre message à
vos destinataires.
Cochez la case
« Envoyer un
Email » pour
prévenir vos
destinataires par
mail que vous avez
publié une
information. Si cette
case n’est pas
cochée, vos
destinataires
(intranet, extranet)
auront simplement
accès à votre info
sans avoir reçu de
mail.
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Note : Sous l’onglet Groupes, vous allez choisir un groupe parmi lequel se trouve vos destinataires.
⇒ Cliquez sur les « + » pour atteindre le groupe désiré
⇒ Sélectionnez votre groupe en cliquant sur son dossier ou son libellé
⇒ Cochez alors la case « voir les membres » (en haut à droite) pour visualiser les membres de ce groupe
⇒ Sélectionnez vos destinataires en cliquant sur leur nom
⇒ Ajoutez les dans votre liste en cliquant sur le bouton
(supprimer en cliquant sur le bouton
)
Choisissez la raison de votre message, cochez soit :
⇒ Pour info (la modification du fichier joint est impossible)
⇒ Pour destination
⇒ Pour suite à donner
Cochez la case « envoyer un Email » pour que lorsque vous enregistrerez votre message, il soit envoyé à vos
après avoir enregistré vos informations (= page d’accueil de GEDI)
destinataires. Vous devez cliquer sur le bouton
cela enverra un message à vos destinataires. Vous pouvez publier (enregistrer) une information et en informer plus
tard vos destinataires.
⇒ Cliquez sur
pour valider la liste de vos destinataires
H / Enregistrez votre information
⇒ Cliquez sur Enregistrer
Sélectionnez le
dossier
correspondant
pour le visualiser
dans WebGenie.
I / Visualisez votre information sur le Web
Sélectionnez le dossier correspondant pour le visualiser dans WebGenie.
⇒ Cliquez sur le bouton
Lien vers un document ou une URL (facultatif)
Le type (dossier)
L’objet (titre)
Vous ne pouvez
visualiser dans
WebGenie que
les publications
internet et
intranet.
Le message (article)
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Astuces pour la publication
Ordre d’apparition des menus et des articles
Vous souhaitez que vos menus (Type) ou vos articles apparaissent dans un ordre que vous
avez choisi et non par ordre de création ou alphabétique :
Saisissez dans le champ Libellé pour la création d’un type, Objet pour la création d’un article :
™ 0001# + le nom de votre « type » ou « article »
™ 0002# + le nom de votre « type » ou « article » pour le suivant etc …
Organiser une rubrique (type) par date de publication
Pour que dans un type vos articles apparaissent toujours classés du plus récents au plus
ancien, vous devez ajouter à la fin de l’intitulé du type le code suivant : $TRIDATE
™ Annuaire$TRIDATE
Créer des menus horizontaux
Pour créer des menus dans la barre horizontale, créez un nouveau type (répertoire)
⇒ Cliquez sur le menu Paramétrage / Type
⇒ Remplissez les champs suivants :
ƒ Libellé : menu #numéro du type (1) (répertoire parent)
ƒ Décocher la case : Accessible via Web
ƒ Cliquez sur pour valider votre création
⇒ Sélectionnez le type (répertoire) « menu » que vous venez de créer,
⇒ Cliquez à nouveau sur le menu Paramétrage / Type
⇒ Créer votre 1er menu : saisir un libellé, choisir un type de publication, attacher
un lien (URL) ou un fichier.
⇒ Validez en cliquant sur .
Visualisez votre site en cliquant
sur WebGenie. Pour voir vos
menus horizontaux ajouter le code
suivant au bout de l’url qui
s’affiche : &menuPlus=true
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Vos menus
horizontaux
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Créer des actualités qui défilent sur le coté droit de votre écran
Vous devez commencer par créer un type (répertoire) à partir du type sous lequel vous
souhaitez voir défiler vos actualités :
⇒ Nommer votre type « NEWS » (en majuscule)
Créer votre première actualité dans le type NEWS en saisissant les champs suivants :
⇒ Validité, cliquez sur
pour choisir la date de fin d’affichage de votre
actualité
⇒ Objet, saisissez le texte d’accroche de votre actualité
⇒ Localisation ou Fichiers, saisissez une adresse url (http://...) ou attachez un
fichier.
⇒ Enregistrer, validez votre actualité en l’enregistrant.
Visualiser votre actualité dans WebGenie, en ajoutant au bout de l’adresse qui s’affiche dans votre
navigateur (collé au texte existant) le code suivant : &infoframe=true
Exemple :
l’adresse s’affiche : http://intranet.univ-paris5.fr/scripts/WebObjects.dll/Webgenie.woa/wa/default?type=327
Ajouter : &infoframe=true
Cela donne au finale :
http://intranet.univ-paris5.fr/scripts/WebObjects.dll/Webgenie.woa/wa/default?type=327&infoframe=true
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Lexique
Type :
c’est un dossier qui contient des documents. Sur le web le type apparaît comme une
rubrique.
Courrier :
c’est un document numérique.
Document :
mail, image, lien, fichiers (word, pdf, power-point, …), message
Objet : c’est le titre du document.
Message :
c’est un commentaire ou un article (page HTML) qui se réfère au document (cela peut
être juste un article sans fichier ou lien web attaché)
Intranet :
espace d’information lié à votre adresse IP, si vous êtes dans le domaine P5, vous
accédez aux informations de l’espace intranet (sans authentification pour les
informations ouvertes à la communauté P5, avec authentification sur les informations
restreintes à un groupe de travail ou service)
Extranet :
vous accédez à cet espace d’information par authentification partout où vous vous
trouvez.
Internet :
Espace d’information ouvert à tout le monde.
Privé :
Espace d’information restreinte uniquement au propriétaire (+ aux destinataires choisis
par mail) de l’extérieur par authentification.
Masqué :
Document non visible (brouillon ou à diffusion différée) ou archive.
Référence :
Catégorisation de votre document, permet de classer vos informations par thème ou
domaine. Facilite la recherche de vos publications.
Code :
vous devez vous créer un code pour retrouver toutes vos références
Localisation :
permet de saisir une URL
Webgenie :
Permet de visualiser sur le Web votre information dans GEDI. Les informations publiées
en mode extranet, privé ou masquées ne sont visibles que dans l’application Actes.
Actes :
Application web permettant l’accès aux informations par authentification :
http://intranet.univ-paris5.fr/scripts/WebObjects.dll/Actes4
Spécificités web :
Permet d’offrir des fonctionnalités supplémentaires au formulaire d’accueil de
GEDI.
Les différents modes de publication : intranet, internet, extranet, privé et masqué.
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