Optimisation Transport

Optimisation Transport
Les bonnes pratiques en matière
de politique achat / sourcing et de
gestion des appels d’offres
Introduction (1/5)
• La part du transport devient de plus en
plus importante dans le coût global produit
– Mondialisation des échanges
– Facteurs de hausse structurels du prix de
transport (évolution du prix du fuel, écotaxe
poids lourd,…)
– Développement de nouvelles formes de
commerce pour lesquelles le transport peut
représenter jusqu’à 50 % de la valeur du
produit (e-commerce)
Introduction (2/5)
• Le prix redevient ainsi le principal critère
de choix des chargeurs lors des appels
d’offre transport
Source: 2012 American Shipper Transportation Benchmark Study
Introduction (3/5)
• Le transport constitue également un
élément de différenciation vs concurrence
– Qualité de service
– Délais de livraison
– Capacité à proposer différentes solutions de
livraison au client final (e-commerce)
– Politique de refacturation des frais de livraison
au client final (e-commerce)
–…
Introduction (4/5)
• Pour les chargeurs, la maîtrise des
opérations de transport redevient donc un
enjeu majeur
• Pour atteindre cet objectif, les chargeurs
peuvent actionner 4 types de leviers
1. Stratégie
sourcing &
sélection des
prestataires
2. Appel
d’offre /
Négociation
Optimisation
du transport
4. Optimisation
des schémas
d’appro. /
transport
3. Management
des prestataires
et de la
performance
Introduction (5/5)
• Dans ce document, nous vous présentons
des exemples de bonnes pratiques mises
en place par les chargeurs en matière de :
– Stratégie sourcing & sélection des
prestataires
– Gestion de l’appel d’offres & négociation
1. Stratégie
sourcing &
sélection
prestataires
1. Stratégie sourcing & sélection
des prestataires
Thème
Objectifs
Bonnes pratiques
Analyse du marché
transport
• Avoir une bonne compréhension du
marché et des acteurs
• Anticiper d’éventuelles évolutions
• Identifier de nouveaux fournisseurs
potentiels
• En amont de l’appel d’offre, évaluer l’impact de
l’évolution des principaux inducteurs de coût sur le
budget transport
• Ne pas hésiter à challenger les prestataires en
place en intégrant de nouveaux prestataires dans
le panel à consulter
Choix du type de
prestataires à
consulter dans l’appel
d’offre
• Choisir le bon type de prestataires
à intégrer dans la consultation,
ainsi que les modalités de
négociation et de rémunération qui
en découlent
• Maritime : ne pas consulter dans un même appel
d’offre des transitaires et des compagnies
maritimes
• Maritime : pour les chargeurs de taille intermédiaire
(2 à 4 000 TEU’s /an), investiguer l’option d’une
négociation tri-partite (chargeur, compagnie
maritime, transitaire), sous la conduite du
transitaire, en étroite collaboration avec le chargeur
Niveau de service
attendu par les clients
internes
• En amont de l’appel d’offre,
formaliser le cahier des charges
services par type de flux / clients
internes
• Revisiter régulièrement le niveau de service et
« challenger » les clients internes afin d’éviter de
payer du sur-service (maritime vs aérien, express
vs standard,…)
• Intégrer les évolutions du sourcing produit dans la
réflexion sur le choix des prestataires
1. Stratégie
sourcing &
sélection
prestataires
1. Stratégie sourcing & sélection
des prestataires
Thème
Objectifs
Bonnes pratiques
Rationalisation du
panel transporteur
• Concentrer les volumes
d’achat sur un nombre
réduit de transporteur
• Développer un programme de concentration des achats sur un
nombre réduit de transporteurs, en s’inscrivant dans une
démarche de partenariat et de fidélisation
• A contrario, confier l’intégralité de ses volumes à un seul
transporteur peut se réveler une erreur stratégique (perte de
contrôle, reversibilité difficile)
• Intégrer quelques prestataires de niches, spécialistes d’un axe
ou capables de monter en puissance rapidement en cas de
défaillance d’un des transporteurs majeurs
Définition de la
tactique d’achat et de
négociation
• Adapter la politique prix
en fonction de l’état du
marché et de la
stratégie de l’entreprise
• Dans un environnement marché stable, privilégier des validités
de tarifs longues à la multiplication des appels d’offres
• Dans des environnements plus fluctuants, deux politiques restent
possibles, en fonction des objectifs recherchés :
• 1ère approche : privilégie la stabilité des prix dans la durée
pour sécuriser le service / planifier sa politique prix produit
• 2ème approche : opportuniste, elle consiste à multiplier les
appels d’offre / achats spot, avec des durées de validité
des tarifs très courtes (< 1 mois)
• Pour les chargeurs ayant une activité très saisonnière (ex :
jouets, textile,…), effectuer une négociation spécifique sur la
période de forte activité
Choix du type de prestataire à consulter :
les différents schémas possibles
1. Stratégie
sourcing &
sélection
prestataires
CHARGEUR
CHARGEUR
CHARGEUR
INTERMEDIAIRE 1
Les schémas de
relation possibles
INTERMEDIAIRE
(transitaire, consolidateur)
Opérateur
transport
Opérateur
transport
Description
Le chargeur négocie directement
auprès des opérateurs de transport
L’intermédiaire négocie pour le
compte du chargeur auprès de
l’opérateur de transport
Avantages pour le
chargeur
Pas de marge financière
intermédiaire
Le chargeur bénéficie de la
puissance d’achat de
l’intermédiaire
Inconvénients pour
le chargeur
Nécessite de bonnes compétences
achats de transport en interne et
des ressources pour piloter les
prestataires
Le chargeur n’a pas de visibilité
sur le prix d’achat réel, sauf en cas
de négociation tri-partite
Peut être utilisé pour tous les
types de transport
Commentaires
Schéma le plus répandu pour le
transport routier. Peut être utilisé
pour le maritime , sous réserve
d’une certaine taille critique (3 à 4
000 TEU’s). Ne s’applique pas à
l’aérien
Pour le maritime, possibilité de
négociation tri-partite impliquant le
chargeur, l’intermédiaire et
l’opérateur de transport
INTERMEDIAIRE2
(transitaire,consolidateur)
Opérateur
transport
Le 1er intermédiaire négocie l’achat
de transport pour le compte du
chargeur, soit directement auprès
des opérateurs, soit via des
transitaires
Externalisation d’une fonction non
cœur de métier, avec engagement
d’un prestataire sur des
optimisations
Risque de perte de contrôle des
opérations par le chargeur
Nécessite un engagement dans la
durée
Fonctionne pour tous les types de
transport, avec plusieurs schémas
d’organisation possibles (voir page
suivante)
Tactique d’achat possibles : illustration
1. Stratégie
sourcing &
sélection
prestataires
Thèmes
Modalités de rémunération
Sélection des transporteurs
Nature de la relation avec
les transporteurs
Contractualisation
Tactique d’achat
Option 1
Tactique d’achat
Option 2
• “Livre ouvert “ : le chargeur et le
transporteur se mettent d’accord
sur un niveau de marge
• Le chargeur n’a pas connaissance
de la marge du transporteur (forfait
par prestation)
• Concentration sur un nombre très
restreint de transporteurs
• Choix des meilleurs spécialistes par
région / service, peu importe le
nombre
• Partenariat
• Remise en cause des prestataires
via appels d’offres tous les 6 mois
• Signature d’un contrat
d’engagements réciproques
• Pas de contrat
Rationalisation du panel transporteur : exemple
1. Stratégie
sourcing &
sélection
prestataires
Catégorie de
transporteur
Définition
Nombre
Part du
volume
global
Transporteur
“majeur”
• Transporteur assurant les axes à fort
volume, avec des garanties
3
60 %
Spécialiste
• Transporteur spécialisé sur quelques axes
ou quelques régions
5
25 %
Niche
• Petit transporteur offrant des prix attractifs
sur des axes à faible volume ou nouveau
transporteur en cours de test, capable de
monter en puissance
6
15 %
2. Appel
d’offre /
Négociation
2. Appel d’offres / Négociation
Thème
Objectifs
Bonnes pratiques
Préparation des
documents d’appel d’offre
• S’assurer que les documents
d’appel d’offres sont
suffisamment complets et précis
pour que les transporteurs
puissent travailler
• Le chargeur doit fournir aux transporteurs une
cartographie aussi précise que possible de ses
flux dans le cahier des charges de l’appel d’offre
• Le niveau de service attendu par type de flux /
client interne doit être précisé dans le cahier des
charges et faire l’objet d’un tarif différencié dans
les grilles de réponses
• Imposer un format de réponse unique pour tous
les transporteurs
Approche coût complet
• Négocier l’ensemble des
éléments constitutifs du prix de
transport
• Avoir des grilles de réponses détaillées ou
apparaissent clairement le détail des différents
postes de coûts
Service vs prix
• S’assurer que la dimension
service est bien intégrée dans la
négociation
• Ne jamais dissocier service et prix dans la
négociation
• Commencer par s’assurer du respect des
engagements de service (délai,
sécurisation d’espace,…) avant de
négocier les tarifs
• Avoir une grille de réponse par type de
service
2. Appel d’offres / Négociation
2. Appel
d’offre /
Négociation
Thème
Objectifs
Bonnes pratiques
Gestion de l’appel
d’offres
• Optimiser la gestion
administrative de l’appel
d’offre
• Focaliser les ressources
internes sur les tâches à
valeur ajoutée
• Les outils TMS arrivent à maturité et intègrent pour la
majorité d’entre eux des modules de sourcing / gestion
d’appels d’offres. Ces outils, faciles à mettre en place,
permettent aux chargeurs ayant un grand nombre de
prestataires :
• de consulter un nombre très large de transporteurs
sans surcharge de travail importante
• de focaliser le temps passé sur l’analyse des
réponses plutôt que sur la consolidation des données
• de s’appuyer sur des moteurs d’allocation intelligents,
facilitant la prise de décision
Négociation
• Optimiser le process de
négociation
• Communiquer aux transporteurs leur positionnement
tarifaire, voire le niveau de prix cible par axe
• Prévoir plusieurs tours de négociation (3 max.)
Contractualisation
• Décider si un contrat est
nécessaire
• Si nécessaire, s’assurer que
le contrat reprend les
engagements réciproques
du chargeur et du
transporteur
• Mettre en place dans le contrat un mécanisme d’indexation
de la fuel surcharge, à la hausse et à la baisse, en fonction
de l’évolution des indices de référence du marché
• Intégrer des clauses de sortie en cas de non respect dans la
durée des engagements de service
Approche coût complet : illustration pour le
transport aérien
Fret export aérien : Répartition par poste de coût
•
Illustration – Paris CDG vers Hong Kong en €/kg pour un envoi d’1 Tonne
•
•
En aérien, la part du taux de fret
dans le coût global transport peut
parfois être très limitée
Dans cet exemple, le fret aérien
représente 15 % du coût global
transport
En fonction des incoterms, il faut
inclure dans la négociation :
–
–
–
Frais mise à FOB
Frais à l’arrivée
Surcharge carburant (Fuel
Surcharge)
Gestion d’appel d’offres Transport : les outils
utilisés par les chargeurs
2/3 des chargeurs continuent
à gérer leurs appels d’offres
transport manuellement
(excel)
Source: 2012 American Shipper Transportation Benchmark Study
Mais près de 40 % des
chargeurs ont des projets de
mise en place d’outils
d’automatisation d’appels
d’offres à plus ou moins long
terme
Gestion administrative de l’appel d’offre : exemple de fonctionnalités
avancées proposées par un outil TMS du marché
Moteur d’allocation des lignes
en fonction de scénario à
créer (ex : « moyen propre »
vs « affretement », « sortant »
vs « nouvel entrant »,…)
Une fois les transporteurs
sélectionnés, mesure des
gains vs budget actuel pour
chaque ligne de transport
Mécanisme d’indexation de la surcharge
carburant : illustration pour le transport aérien
Indicateur de suivi de la surcharge carburant
Mise en place /
Hausse
Niveau indicateur
de suivi
Au dessus de
Réduction /
Suspension
50,00
62,00
75,00
87,00
100,00
112,00
125,00
137,00
0,05
0,10
0,15
0,20
0,25
0,30
0,35
0,40
150,00
162,00
175,00
187,00
Niveau indicateur
de suivi
En dessous de
40,00
52,00
65,00
77,00
90,00
102,00
115,00
127,00
0,00
0,05
0,10
0,15
0,20
0,25
0,30
0,35
0,45
0,50
0,55
0,60
140,00
152,00
165,00
177,00
0,40
0,45
0,50
0,55
200,00
0,65
190,00
0,60
212,00
0,70
202,00
0,65
Fixation des règles
d’ajustement de la surcharge
carburant en fonction du
niveau de quelques indices de
référence du marché
Indicateur de suivi de la surcharge carburant - historique
Indicateur de surcharge carburant
Mois
Semaine
New York
Harbour
2009-Jan
01/02
01/09
01/16
01/23
01/30
02/06
02/13
02/20
02/27
143,9
167,8
156,0
144,7
144,4
136,8
134,0
122,3
127,7
2009-Fev
U.S. Gulf
Coast
Los
Angeles
AmsterdamRotterdam
-Antwerp (ARA)
136,1
158,0
149,9
137,9
139,3
132,9
129,2
117,0
122,9
134,5
155,6
142,6
135,7
140,8
135,8
136,0
121,2
127,4
138,5
152,4
143,6
136,1
140,3
135,0
130,4
120,1
122,8
Moyenne Fourchette
Singapore
indices
haute
131,6
153,0
141,2
133,8
137,3
133,4
128,2
120,3
119,7
136,9
157,3
146,7
137,6
140,4
134,8
131,5
120,2
124,1
125,0
125,0
125,0
137,0
137,0
137,0
137,0
137,0
137,0
Fourchette
basse
115,0
115,0
115,0
127,0
127,0
127,0
127,0
127,0
127,0
Surcharge
carburant
0,35
0,40
Suivi chaque semaine du
niveau des indices de
référence et des ajustements
éventuels de la surcharge
carburant
Conclusion
• La maîtrise du coût de transport devient de plus
complexe et stratégique pour les chargeurs
• Une gestion optimisée de la politique d’achat et
des appels d’offre est un levier clé pour atteindre
cet objectif
• Cela nécessite de posséder en interne des
compétences pointues en achat de prestation et
une connaissance fine du métier du transport
• La mise en place d’outils d’automatisation de la
gestion d’appels d’offre va probablement
s’accélérer dans les prochaines années
• Pour en savoir plus, votre contact :
Christophe Bressange
Associé chez Vinci Consulting Opérations
Vinci Consulting
25 rue d’artois, 75008 Paris
Téléphone : + (33) 1 44 54 24 00
Mail : [email protected]
Site web : www.vinci-consulting.com