Poste d`Emploi Attaché d`Administration de 1ère Classe au Bureau

Poste d’Emploi
Attaché d’Administration de 1ère Classe au Bureau Secrétariat de Direction
Emploi
Attaché d’Administration de 1ère Classe
Code du Poste
COSG.03.01.XXXX
Supérieur immédiat :
Chef de Bureau Secrétariat de Direction
Raison d’être de l’emploi
Assister le Chef de Bureau dans la prise de décision; apporter son expertise en matière de Secrétariat de
Direction; utiliser les processus et procédures de manière efficace et efficiente ; appliquer la législation dans le
cadre des attributions du Bureau afin de contribuer aux objectifs définis ; rédiger, analyser le courrier et
dépouiller les signataires de la Direction.
Principales Activités
1. En tant qu’Expert
Etre la personne ressource en matière de rédaction des courriers ; appuyer techniquement le Chef de Bureau
et se perfectionner continuellement afin d’avoir les compétences les plus poussées dans le domaine de ses
attributions.
2. En tant que Conseiller interne
Soutenir la réalisation des activités en formulant des propositions adéquates.
Position dans l’organigramme
Positionnement hiérarchique :
Le Chef de Bureau Secrétariat de Direction
Assure la direction de :
-
Pré requis (Qualification Technique)
Niveau de formation et/ou diplôme Diplôme universitaire en Sciences Sociales, en Sciences de
spécifique
Communication, en Relations Publiques ou tout diplôme reconnu
équivalent.
Posséder entre 3 et 6 ans d’expérience dans les relations publiques et
Expérience requise
acquise dans les Services Publics ou dans le secteur privé.
Compétences
Savoirs (Compétences techniques)
-
connaissances dans le domaine de secrétariat de direction;
maîtrise de l’outil informatique.
Savoir-faire
-
concevoir et proposer des solutions techniques permettant de résoudre les difficultés rencontrées dans
l’exécution des tâches de secrétaire en tenant compte des moyens disponibles ;
proposer des améliorations ayant trait aux dysfonctionnements constatés dans les processus et
procédures mis en place de son secteur de travail;
fournir des renseignements utiles dans le domaine de sa compétence.
-
Savoir-être (Attitudes comportementales)
Disponibilité : se tenir disponible en tout temps pour des raisons de service.
Capacité d’adaptation : savoir faire preuve de flexibilité, de polyvalence et/ou de tolérance dans un
milieu de travail en constante évolution tout en s’acquittant de façon efficace et efficiente de ses tâches.
- Ethique : s’assurer que son propre comportement est conforme aux règles d’éthique ;
- Communication : savoir écouter et savoir s’exprimer et écrire de façon claire, réfléchie et en temps
opportun en utilisant des outils et des techniques de communication appropriés et efficaces ;
- Créativité: savoir développer une synectique nouvelle en vue d’améliorer le fonctionnement de la
structure, anticiper et faire preuve d’initiative ;
- Travail en équipe : savoir bien travailler en collaboration avec autrui en vue d’atteindre les objectifs .
Spécificités liées à l’emploi à l’organisation
Dénomination de Dénomination l’emploi spécifique : Attaché d’Administration de 1 ère Classe au Secrétariat de Direction
-
Domaine d’expertise : secrétariat de direction
Activités spécifiques :
- Analyser les courriers et rédiger les projets des correspondances ;
- assurer la saisie et la collation des documents produits ;
- suivre l’agenda du Directeur et organiser ses audiences.
Attitudes comportementales spécifiques :
- être capable de comprendre l’organisation du Ministère, Institution ou Service Public, sa structure et sa
culture ;
- rigueur, sens de la méthode et de la probité.