Fiche Outil – Contrat`tech 1 État civil 2 Rôle de l`ECM

Fiche Outil – Contrat'tech
Legisway
14 juin 2010
1 État civil
Contrat'tech est un progiciel de ECM, c’est-à-dire ‘Enterprise
Contract Management’, ou gestion des activités juridiques.
Ce progiciel permet de suivre l’élaboration, la négociation,
l’application et l’archivage des contrats. Contrat'tech est une
solution basée sur des technologies intranet ; c'est un outil ‘userfriendly’ très intuitif.
L'application est une solution évolutive avec
caractéristiques suivantes :
 Organisation en modules
 Paramétrage souple et rapide
 Administration gérée à 80 % par le client lui-même
 Corollaire simplicité des montées de versions
les
Cette application est éditée par Legisway depuis 2000.
2 Rôle de l'ECM
L'ECM



est enjeu majeur pour les entreprises qui désirent :
Améliorer la qualité des relations d’affaires
Augmenter les performances financières
Maîtriser le niveau de conformité souhaité
Les entreprises choisissent Contrat'tech généralement pour avoir
une meilleure visibilité des engagements de leur groupe et
faciliter la gestion de ses engagements par les équipes
juridiques. En effet, les contrats sont souvent éparpillés et sont
difficilement exploitables et pourtant ils constituent la base de
la prospérité d'une entreprise, c'est pourquoi l'informatisation de
ces données clés a une véritable valeur ajoutée.
Les principaux atouts d'un outil d'ECM sont :
 Gestion efficace des échéances d'un contrat
 Harmonisation des contrats pour en faciliter le reporting
 Mise en place de workflows de validation des contrats
 Garantie de la confidentialité des données par une
politique de droits d'accès élaborée
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3 Positionnement dans un SI
Contrat'tech s'apparente à une application métier spécifique
facilement interfaçable en import ou en export depuis / vers
d'autres outils, notamment les référentiels clients, fournisseurs
ou encore organisationnels.
4 Fonctionnement de l’outil
Contrat'tech est structuré en modules à travers lesquels la
navigation est possible.
Les modules de base sont :
 Les contrats en projets, actifs et archivés, il s'agit d'une
bibliothèque dans laquelle chaque contrat est décrit dans
une fiche et rattaché en pièce jointe à cette fiche
 Les annuaires des parties contractantes
 Les rapports
 la bibliothèque de modèles
 L'administration avancée
Les modules à la carte sont :
 Le secrétariat juridique
 Le contentieux
 La propriété intellectuelle
 L’import/export pour gérer les interfaces avec d'autres
applications
 Le clausier
L'accès aux fiches contrats dépend des droits de chacun ; la
politique de droits d'accès peut se faire selon plusieurs
dimensions : fonction de l'utilisateur, organisation et type de
contrat ; elle garantit une confidentialité et une sécurité de
documents contractuels.
Chaque juriste saisit dans une fiche contrat les principales
caractéristiques du contrat définies lors de la phase de
paramétrage et joint son contrat. Ces informations permettent
d'harmoniser la classification des contrats et surtout d'établir des
tableaux de bord sur les contrats en projet, actifs, archivés par
type, par équipe, par date clé, …
Les contrats sont ainsi documentés et historisés, ce qui permet à
l'entreprise de conserver une trace du patrimoine contractuel de
la société.
Enfin, Contrat'tech permet de mettre en place des workflows de
validation des contrats avant signature, par exemple selon la
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hiérarchie juridique, mais également avec les autres métiers de
l'entreprise et notamment les fonctions support comme les
achats, la direction informatique, la finance …
5 Conclusion
Contrat'tech est un véritable support à la gestion des contrats au
sein des équipes juridiques et propose une ouverture aux
populations non initiées au monde juridique sans passer par
l'étape de décryptage parfois complexe du contrat lui-même.
Contrat'tech est certes un outil facile à déployer et à
paramétrer, mais il y a trois difficultés à avoir en tête pour le
déploiement de cet outil.
La mise en œuvre d'un tel outil suppose un réel travail de
structuration des contrats ; en effet, il faut répertorier
l'ensemble des contrats élaborés par la société et les qualifier au
maximum pour que la fiche contrat soit claire et simple et par
voie de conséquence exploitable.
Il faut aussi bien dimensionner le travail de reprises de données
car une base de données vide au démarrage peut constituer un
risque difficile à lever par la suite. Et de fait, les contrats sont
souvent perdus dans des armoires, sur les PC des uns et des
autres, et les juristes fonctionnent rarement en partage de leur
document de travail.
Enfin, troisième difficulté propre à un outil à destination d'une
population juridique : il s'agit d'un monde peu habitué à l’usage
des outils informatique. Par conséquent les aspects
d’accompagnement des utilisateurs et de conduite du
changement sont indispensables sur un tel projet pour assurer
une adhésion optimale.
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