le serveur de fax

Serveurs de Fax
Un outil indispensable
pour l’entreprise :
le serveur de fax !
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SERVEURS DE FAX
Sommaire
L'avenir de la technologie fax .................................................................... 2
Aperçu historique....................................................................................... 3
Notification immédiate ............................................................................... 3
Fiabilité de diffusion ................................................................................... 3
Simplicité d'utilisation et universalité ........................................................ 3
Neutralité du contenu................................................................................. 4
Sécurité...................................................................................................... 4
Synthèse .................................................................................................... 4
Paytrust — étude de cas ........................................................................... 5
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L’avenir de la technologie fax
À l’ère des moteurs de recherche, de l’e-mail, de la facilité d’accès à Internet et des systèmes de messagerie
électronique, pourquoi utiliser encore le fax pour envoyer des documents ? Face à la concurrence des
systèmes de messagerie électronique actuels, le fax devrait très bientôt arriver à la fin de son cycle de vie.
Mais est-ce si sûr ? Malgré l’avènement d’Internet, de la messagerie électronique et de la technologie sans fil,
le fax demeure l’un des moyens de communication professionnels les plus utilisés.
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Aperçu historique
C’est un euphémisme d’affirmer que le fax n’est pas une nouvelle technologie. Le physicien français Edmond
Becquerel découvrit en 1839 les principes de l’envoi d’images en tant que successions de charges électriques,
mais ne put alors trouver d’application pratique à ce concept. En 1843, l’horloger et inventeur écossais Alexander
Bain déposa un brevet de télécopieur, avec 33 ans d’avance sur le célèbre brevet de téléphone d’Alexander
Graham Bell! En 1865, un système de télécopie fut mis au point en France et, dans les années 1920, cette technologie
devint suffisamment fiable pour assurer la transmission des photographies imprimées dans les journaux. Étant donné
cette longue histoire, il peut être surprenant de constater que le premier télécopieur multi-usages n’est apparu sur le
marché qu’en 1966. Il fallait alors quatre à six minutes au premier télécopieur commercialisé par Xerox pour transmettre
une page. Dès lors, cette technologie s’est rapidement diffusée. Au début des années 1980, le télécopieur est devenu
un équipement de bureau courant.
La diffusion de documents par fax possède des qualités spécifiques qui confèrent à cette technologie de messagerie
un caractère durable et indispensable.
Notification immédiate
Alors qu’il est possible d’utiliser les réseaux IP pour la transmission des documents par fax, la grande majorité
des transmissions s’effectue via le Réseau Téléphonique Commuté (RTC). Ce mode de fonctionnement permet
de diffuser en temps réel les documents urgents qui doivent être transmis immédiatement. Contrairement
aux e-mails, qui sont stockés puis redirigés, les fax sont acheminés depuis leur origine jusqu’à leur destination,
sans stockage temporaire dans un noeud intermédiaire du réseau. Le courrier postal, quant à lui, met plusieurs jours
avant d’arriver à destination. La transmission point à point d’un fax permet à son expéditeur de connaître le statut
de son envoi, et d’obtenir un accusé de réception. L’e-mail et de manière générale l’Internet n’offrent pas ce niveau
de fiabilité dans la diffusion des messages. Les services postaux traditionnels quant à eux ne garantissent leurs résultats
qu’à condition de recourir à l’envoi en recommandé, qui s’avère onéreux. La notification immédiate suite à l’envoi
d’un fax fait de cette technologie un moyen idéal pour transmettre certains types de documents (documents
financiers, documents à valider par des signatures...)
Fiabilité de diffusion
Le fonctionnement du fax est régi depuis des années par un standard unique et internationalement reconnu.
Il est très largement adopté par les fournisseurs de télécopieurs, de cartes fax intelligentes et de logiciels de serveur
de fax, ce qui assure une compatibilité quasi-totale entre les appareils émetteurs et récepteurs de fax. Ce standard,
largement reconnu, ne possède que peu de défauts ou d’insuffisances qui affecteraient ses performances.
Les fax sont transmis via le RTC qui offre un haut niveau de fiabilité dans la plupart des pays, ce qui en fait un moyen
sûr de diffusion de documents. Une personne peut faxer un document à n’importe quel télécopieur dans le monde
entier et être pratiquement assurée du bon déroulement de cette transmission.
Simplicité d’utilisation et universalité
Le fax est une technologie facile à utiliser. Toute personne en mesure d’utiliser un photocopieur et de composer
un numéro de téléphone est capable d’envoyer un fax. Il est aussi simple de faxer un document que de l’imprimer.
Cette technologie est par conséquent le moyen de communication le plus accessible après le téléphone.
C’est également l’un des plus répandus. Les entreprises et les organisations, quelle que soit leur taille, possèdent
au moins un fax, de même que de nombreux foyers. Le fax constitue réellement une technologie à la portée
du plus grand nombre.
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Neutralité du contenu
Le fax ne fait pas de différence entre les différents types de contenus d’un document. Les formulaires
de saisie, l’écriture manuscrite, les graphiques et les différents systèmes d’écriture sont tous fidèlement retransmis,
sans subir de transformations (codage multiple, compression, etc.) qui empêchent parfois de reproduire
à l’identique les messages envoyés par e-mail. Comme le contenu d’un document à faxer n’affecte pas
sa capacité à être transmis, le fax peut gérer toutes sortes de contenus avec la même qualité de résultat.
Le fax constitue un moyen sécurisé de transmission de documents. Il est pratiquement impossible de pirater les
transmissions par fax, car celles-ci s’effectuent de point à point via le RTC. En comparaison, l’e-mail ne peut être
considéré comme un moyen sûr de diffusion de messages, car ceux-ci transitent par un réseau public et sont stockés
dans plusieurs noeuds intermédiaires au cours de leur acheminement. La transmission par fax offre également
des avantages en matière de protection contre les virus informatiques.
Sécurité
En effet, les fax ne peuvent véhiculer de virus car le message transmis est une image, et non un fichier exécutable,
ce qui ne permet pas d’en faire des vecteurs de transmission de virus. Le fax peut donc être mis en oeuvre et utilisé
en toute confiance, sans crainte de divulgation de données confidentielles au cours de la transmission ou d’infection
par des virus véhiculés par d’autres technologies de messagerie.
Comme toutes les technologies de messagerie, le fax va continuer à évoluer. Même si les télécopieurs, équipements
associés de manière emblématique à cette technologie, sont voués tôt ou tard à disparaître, les normes
en vigueur continueront à s’appliquer. Dans les entreprises, les serveurs de fax ont supplanté les télécopieurs
et traitent quotidiennement des milliers de documents en toute fiabilité. Ils intègrent la distribution électronique
des documents aux applications de gestion stratégiques et permettent aux utilisateurs de disposer de fonctions
de fax depuis leur poste de travail.
Synthèse
Ces solutions " zéro papier " s’intègrent sans problème aux autres technologies de messagerie, en particulier l’e-mail.
Elles constituent un élément essentiel des stratégies de messagerie unifiée. À l’évidence, le fax a toute sa place
dans le dispositif de messagerie des entreprises. Lorsque les spécifications d’un système de diffusion de documents
comportent des exigences en termes de sécurité, d’envoi immédiat et de confirmation de la transmission ou bien
de reproduction exacte du document source, le fax s’avère indispensable. Tant que de tels besoins existeront,
le fax continuera de jouer un rôle fondamental en matière de diffusion des documents.
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Paytrust — Étude de cas
Paytrust est le leader des services de facturation en ligne et comptent aujourd’hui 30 000 clients. Ces clients
envoient leurs factures électroniques et leurs factures papier numérisées à Paytrust. Ces factures sont mises en ligne
pour vérification, puis sont réglées et centralisées via un site Web sécurisé.
Les clients remplissent au préalable un formulaire autorisant Paytrust à gérer en leur nom leurs factures, formulaire
qu’ils envoient par fax à Paytrust. Cette dernière étape est la plus importante, car un prospect devient à cette
occasion un véritable client. Pourquoi Paytrust, qui a mis en oeuvre une puissante infrastructure électronique
pour gérer les factures et communiquer avec ses clients, emploie-t-il le fax ?
"Par commodité", répond Alex Sauickie, directeur du Département assistance et service clients de Paytrust
"Nous demandons à tous nos clients de nous envoyer un chèque annulé et une autorisation de paiement signée
préalablement à l'activation de leur compte. Nos clients souhaitent bénéficier rapidement de la simplicité
d’utilisation de la facturation électronique et veulent que leur demande soit traitée sans attendre le délai
d'acheminement postal. Nous leur offrons la possibilité d'utiliser le fax, et je dois dire que cette option est très appréciée
car elle raccourcit nos délais de traitement de plusieurs jours." Paytrust reçoit plusieurs milliers d’autorisations
par fax chaque semaine.
Le fax offre plusieurs avantages par rapport aux autres méthodes de diffusion de documents, même dans
le secteur du commerce en ligne. Il fournit à l'émetteur un accusé de réception et lui apporte ainsi la certitude
que les documents émis sont bien arrivés à destination. Pour l’émetteur comme pour le destinataire, une transmission
par fax est plus sûre qu'un envoi par e-mail de documents en pièces jointes. Les transmissions par fax point à point
sont pratiquement impossibles à pirater, et elles ne véhiculent pas de virus. Cette spécificité est importante pour
les sites de vente en ligne qui s'engagent à protéger la confidentialité des données de leurs clients ainsi que leur
propre infrastructure. De plus, le fax permet d'optimiser les flux de documents clés, lorsqu'il est nécessaire de disposer
de l'original ou d’un fac-similé pour engager une relation commerciale, comme c’est le cas pour Paytrust.
Enfin, le fax demeure l'un des moyens de communication professionnels le plus répandu et le plus largement
accessible. Paytrust a choisi la solution Esker Fax™ d’ Esker, pour gérer un processus clé, à savoir la réception
des formulaires d’autorisation adressés par ses clients. "J’avais entendu de nombreux avis positifs au sujet d’Esker
Fax", ajoute M. Sauickie. "Mais notre choix s'explique également par la qualité de service qui nous a été fourni,
en matière d’analyse des besoins, comme en matière de chiffrage de la solution et de rapidité de mise en
oeuvre." Un serveur Esker Fax a été installé et mis en service par Esker moins de deux semaines après la demande
d'information initiale de M. Sauickie. "Les possibilités de dimensionnement de la solution ont également constitué
un argument commercial important", conclut-il. "Le serveur Esker Fax installé actuellement peut évoluer afin
de répondre à la croissance de notre volume d'activité." Esker Fax peut parfaitement intégrer la diffusion sécurisée
de gros volumes de documents aux processus de gestion de tout type d’entreprise pratiquant la vente en ligne.
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