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À l'heure où les directions
financières sont soumises à des
contraintes réglementaires toujours
plus nombreuses, elles sont à la
recherche d'outils et de procédures
pour faciliter leur travail au
quotidien. La collaboration avec les
directions achats et la
compréhension de la valeur ajoutée
de ces dernières par les DAF, font
partie de ces points clés qui demain
rendront leur travail plus aisé.
Le lien étroit qui rapproche les CPO
(Chief Procurement Officer) et les
CFO (Chief Finance Officer) est
d'ailleurs beaucoup plus évident
qu'il n'y paraît. Dans nombre
d'entreprises, le directeur achats
dépend hiérarchiquement du DAF,
qui n'a pour l'heure qu'une vision
très comptable du métier exercé
par le département achats.
achats et se résumant trop souvent
à une simple ligne de budget.
Il n'est pas rare que les économies
réalisées par les acheteurs grâce à
de bonnes relations fournisseurs et
un travail quotidien d'optimisation
de leurs contrats fournisseurs,
soient rapidement effacées et
oubliées par les directions
financières car ces sommes auront
été réaffectées à une autre
business unit dans l'entreprise. Par
exemple, si un département achat
parvient à faire économiser 3 ou 4
millions d'euros sur le budget
informatique annuel, mais que la
DSI décide d'utiliser cette manne
pour d'autres investissements, le
DAF n'aura pas -la plupart du
temps- de visibilité sur les
économies achats réalisées,
puisque dans son P&L (Profit and
Loss) celles-ci n'apparaissent tout
simplement pas.
La valorisation de la performance
achats est au cœur des
préoccupations des CPO, qui ne
demandent qu'à être mieux
reconnus par les directions
financières, souvent peu au fait des
actions menées par les équipes
Il y a là un véritable axe de travail
collaboratif à mettre en place pour
d'un côté, souligner la performance
achats et de l'autre, améliorer la
compréhension de leur valeur
ajoutée dans une fonction qui en a
trop souvent une vision
uniquement chiffrée.
L'erreur est souvent de mise dans
les murs de nos entreprises : le
métier d'un acheteur n'est pas
d'acheter, mais de négocier, de
trouver les meilleurs fournisseurs,
d'obtenir les meilleures conditions
possibles pour son entreprise. Les
approvisionneurs ont besoin d'un
accès permanent aux informations
de l'entreprise ne serait-ce que
pour pouvoir passer une
commande. Le processus de
passage et de gestion des
commandes est en effet
généralement intégré au niveau des
départements supply chain et
finance au sein de l'entreprise. Le
département achats a beau mettre
en place des contrats cadre, si ceuxci ne sont pas répercutés au niveau
du processus de commande géré
par la finance, ils sont tout
simplement inutiles.
Imaginons un instant que les achats
parviennent à négocier des
conditions plus avantageuses (de
prix, de délai de livraison ou de
paiement...) lors d'un nouveau
contrat passé avec l'un de ses
fournisseurs. Si l'ERP ou autre
système de gestion en place au
niveau de la finance (qui passe
effectivement la commande) n'a
pas intégré ces nouvelles
informations (cela peut prendre
jusqu'à 8 mois dans certains grands
groupes à cause d'un processus
défaillant ou l'existence de contrats
groupe), alors les prochaines
commandes seront toujours
passées aux anciennes conditions.
Il y a là un manque à gagner
évident dû au processus de
traitement de l'acte d'achat : un
enjeu important pour une meilleure
collaboration achats-finance,
permettant de gagner en efficacité,
en performance et en compliance.
Il existe d'ailleurs un indicateur
permettant de mesurer l'étendue
de ces dysfonctionnements : le taux
de couverture d'achats sous
contrat, soit le pourcentage des
commandes faisant référence à un
contrat à jour. Plus ce pourcentage
est élevé, plus la fonction achats se
retrouve valorisé au niveau du P&L
et du DAF. C'est un indicateur fiable
de la qualité de la collaboration,
négligée mais pourtant
indispensable, entre SI achats et SI
finance.
En effet, la loi impose que les
grands groupes réalisent 30% de
leurs achats avec des PME
françaises, sous peine de se voir
infliger des amendes pouvant
facilement atteindre plusieurs
millions d'euros. Si le sujet est
piloté en interne par le
département achats, le besoin d'un
échange régulier avec la finance est
ici évident. Pourtant trop souvent
dans les entreprises, aucune alerte
au niveau finance n'existe pour
signaler que l'on approche de ce
seuil et le DAF n'a pas non plus
accès aux informations
fournisseurs.
La deuxième est la règle de
dépendance financière qui stipule
que si un fournisseur possède plus
de 22% de chiffre d'affaires réalisé
auprès d'un seul client, le
fournisseur peut légalement
demander à son client de le
racheter. Un risque majeur dans les
grands groupes, si SI Achats et SI
Finance ne sont pas assez intégrés
pour obtenir une vue globale et
centralisée des relations et du
statut de la relation avec chaque
fournisseur.
Ces trois aspects soulignent le
besoin d'un SI Achats qui intègre le
fournisseur à 360°, permettant de
partager plus facilement et
rapidement les informations
nécessaires au DAF pour piloter
efficacement son P&L. Cela passe
par la mise en place d'outils
d’analyse des dépenses, des
systèmes intégrés de pilotage des
contrats et de leurs conditions, du
traitement des demandes d'achat
et des commandes. Avec un
processus de paiement mieux
maîtrisé et des fournisseurs
pouvant être payés plus vite,
l'entreprise peut même espérer
profiter d' "early payment
discounts" (remises sur le prix pour
paiement anticipé). Visibilité et
performances améliorées pour les
achats, gain en efficacité et en
productivité pour la finance, et
économies conséquentes pour
toute l'entreprise sont à la clé.
Franck Le Tendre, Vice Président Exécutif pour l’Europe de
l’Ouest et Directeur Général France de SynerTrade
Evoluant depuis de nombreuses années dans le monde des
logiciels mais également des achats, Franck est aujourd’hui
responsable des activités en France, Italie, Espagne, au
Royaume-Uni et Benelux de l’éditeur franco-allemand de
solutions d’eProcurement SynerTrade. Il assure, via son
management d’équipes, l’implémentation de projets SI achats
complexes et la mise en œuvre de programmes à forte valeur
ajoutée pour l’optimisation des processus achat-finance des
entreprises.
Les CFO doivent évoluer en
permanence dans une jungle
épaisse de réglementations leur
rendant la tâche toujours plus
compliquée. Parmi les règles moins
médiatisées, on en trouve deux qui
peuvent avoir des conséquences
dramatiques si le lien avec le SI
achats n'est pas suffisamment fort.
Franck détient un MBA de l’INSEEC Bordeaux, avec une
spécialisation en Finance, et plus récemment un Master en
Management à l’ESCP.
SynerTrade est un éditeur international leader en
solutions e-achat en mode SaaS, pour
l’automatisation et l’optimisation des processus
achat dans l’entreprise.
synertrade.com