CODE TRANSACTION VA01

PAS A PAS N° 1
SAISIE D’UNE COMMANDE DE VENTE PI HORS INTERFACE ET
GENERATION DE LA FACTURE DE VENTE
1) CREATION DE LA COMMANDE DE VENTE
CODE TRANSACTION VA01
Dans le champ « Type commande client » , cliquer sur le matchcode puis sélectionner « ZCI ».
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Dans « Données d’organisation », indiquer :
L’organisation commerciale : ETAB, FPUS, UNOH ou VALO
Le canal de distribution : Z1,
Le secteur d’activité : Z1 ou Z2 ou Z3,
L’agence commerciale : sélectionner l’agence souhaitée (pour les composantes :
code composante + C, pour les services centraux : code service + S)
ENTREE
L’écran ci-dessous s’affiche à l’écran.
2
Saisir le client : client_pi
ENTREE
Saisir le n° de commande SIFAC (champ obligatoire)
ENTREE
Saisir la date de la commande
ENTREE
Sélectionner l’article par le matchcode
ENTREE
Dans la colonne « Désignation » saisir une désignation explicite. Cette désignation apparaîtra sur
la facture de vente.
ENTREE
Indiquer la quantité
ENTREE
3
La division doit être renseignée (donnée obligatoire) afin de gérer la
sectorisation de la TVA, pour les PI toujours UDSZ
ENTREE
Ce message s’affiche. Ce n’est qu’un message informatif.
Il indique simplement que le montant de la commande de
vente n’a pas encore été saisi.
Cliquer sur
Pour continuer la saisie de la commande de vente, se positionner sur le champ « Article »
puis double-cliquer dans ce champ.
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ONGLET « FACTURE »
Dans l’onglet « Facture » se positionner sur le champ « Classif. Fisc. » puis cliquer
sur le matchcode et sélectionner le code 0 (pas de TVA)
ONGLET « CONDITIONS »
Se positionner à ce niveau puis cliquer sur le matchcode.
Sélectionner le type « ZPR0 ».
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Saisir le montant de la commande de vente.
Si la quantité de la commande est de « 1 » il
faut saisir le montant total de la commande.
Si la quantité est supérieure à « 1 » il faut
saisir le montant unitaire pour un article. Le
système calculera le montant total de la
commande de vente.
ENTREE
Ce sont les montants qui apparaîtront sur la facture
de vente.
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ONGLET « IMPUTATION »
Saisir le centre de profit ou l’éOTP. Ce centre de profit sera crédité du montant de
la recette, après prise en charge par l’agence comptable.
Cliquer sur
pour indiquer le « fonds » et le « domaine fonctionnel ».
Cliquer sur le matchcode pour choisir le « fonds » souhaité.
Cliquer sur le matchcode pour sélectionner le domaine fonctionnel, RZPI dans tous les cas.
Cliquer sur
7
ONGLET « TEXTES »
Il est possible de saisir un commentaire plus détaillé concernant la vente. Ce
commentaire apparaîtra sur la facture de vente.
Cliquer sur le type de texte
Dans le cas d’une commande multi-postes, il est possible d’insérer un commentaire
différent pour chaque ligne de poste. Il suffit pour cela de réitérer l’opération décrite cidessus pour chaque ligne de poste.
ATTENTION ! Les centres de profit saisis au niveau des données d’imputation de
chaque ligne de poste doivent obligatoirement appartenir à la même unité
budgétaire (contrôle UB bloquant).
A ce niveau, la saisie de la commande de vente est terminée pour la 1ère ligne de
poste. Il est possible :
- Soit de créer une nouvelle ligne de poste pour cette commande de vente,
- Soit de sauvegarder la commande de vente.
Pour créer une nouvelle ligne de poste, cliquer sur
vue précédemment.
et répéter la procédure comme
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Avant de sauvegarder la commande de vente, il faut vérifier si le document a été
correctement saisi.
Cliquer sur le menu « Traiter » puis cliquer sur « Protocole : document incomplet ».
Si le document est complet, le système affichera
Si le document est incomplet, la page ci-dessous s’affichera et indiquera les données manquantes.
La correction doit s’effectuer ligne par ligne.
Double-cliquer sur la 1ère ligne puis modifier/saisir la donnée manquante.
Cliquer sur
pour revenir à ce tableau.
Procéder ainsi pour chaque donnée manquante.
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Quand la commande de vente ne comporte plus d’anomalies, elle peut être sauvegardée.
Cliquer sur
pour sauvegarder la commande.
Un n de commande de vente est incrémenté automatiquement.
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2) GENERATION DE LA FACTURE DE VENTE
CODE TRANSACTION VF01
Indiquer le n de la commande de
vente.
ENTREE
Les données de la commande de vente s’affiche à l’écran.
Cliquer sur
pour créer la facture de vente.
Le système incrémente automatiquement
un n de facture de vente.
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En VA03, en cliquant sur
vous pouvez consulter l’historique de la recette.
La facture de vente est en statut « bloqué » tant que l’Agence comptable n’a pas pris
en charge la facture.
La commande de vente est en statut « Liquidé » car elle est rattachée à une facture de
vente.
La transaction VF03 permet de consulter une facture de vente.
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3) EDITION DE LA FACTURE DE VENTE
CODE TRANSACTION VF03
Indiquer le n de la facture de vente
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Cliquer sur
Une facture originale ainsi qu’un volet
destiné à l’Agence comptable seront édités.
Attention, cette édition n’est possible qu’une
fois, les fois suivantes généreront l’édition de
duplicata.
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4) VISA ORDONNATEUR ET EDITION DE LA LISTE DES FACTURES
CODE TRANSACTION ZREC022
Pour afficher uniquement la (ou les) facture(s) de vente à viser, il convient d’indiquer
sur cet écran des informations précises sur la facture de vente.
Indiquer :
- La société,
- L’organisation commerciale,
- La date de la facture (date de création),
- Le type de facture
- L’utilisateur qui a créé la facture de vente.
- L’unité budgétaire
- Statut de la facture
L’objectif est d’afficher uniquement les factures à viser (statut facture : 0)
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Pour la validation en masse il suffit de cliquer
La ligne de facture passe en orange puis cliquer sur
Après validation
le statut passe
de 0 à 2
Pour l’édition de la liste des factures cliquer sur
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Ce PAP fait référence à la procédure de « Facturation recette - Prestations Internes
(Hors Orion et SFC) »
Date de validité 21/09/2011