la notation - Centre de gestion de la fonction publique territoriale du

LA NOTATION DES FONCTIONNAIRES TERRITORIAUX
Références règlementaires :
Loi 83-634 du 13 juillet 1983 (article 17) portant droits et obligations des
fonctionnaires
Loi 84-53 du 26 janvier 1984 modifiée (articles 30, 76 et 78) portant statut de la
Fonction Publique Territoriale
Décret 86-473 du 14 mars 1986 modifié relatif aux conditions générales de
notation des fonctionnaires territoriaux
LA PROCÉDURE DE RÉCEPTION DES FICHES DE NOTATION PAR LA
COLLECTIVITÉ
La RÉCEPTION DES FICHES DE NOTATION par la Collectivité
Les fiches individuelles de notation sont pré-imprimées par le Centre de Gestion.
Elles doivent être complétées et regroupées dans un même envoi (classement par ordre
alphabétique).
CE QU’IL FAUT FAIRE
Vérifier sur chaque feuille pré-imprimée que les renseignements correspondent
bien à la situation réelle de l’agent (exemples : grade détenu, durée hebdomadaire
de travail, échelon détenu, …)
Apporter si nécessaire les corrections appropriées et joindre les arrêtés
modificatifs correspondants.
En cas d’absence de fiche
S’il s’avère que pour certains agents titulaires aucune fiche n’a été transmise, il incombe à la
collectivité de procéder à l’établissement de la fiche au moyen de l’un des exemplaires vierges
prévus à cet effet (modèles en annexe)
Il est nécessaire, pour chaque fiche de notation supplémentaire établie par la Collectivité, de
renseigner la fiche de renseignement (en annexe) qui permettra d'effectuer la mise à jour du fichier
informatique des agents.
La RÉCEPTION DE LA LISTE DES AGENTS TITULAIRES par la Collectivité
Une liste des agents titulaires de la collectivité accompagne les fiches de notation des
agents.
CE QU’IL FAUT FAIRE
Cette liste a pour objectif de permettre à chaque collectivité de vérifier les
informations concernant ses agents (grade détenu sur l’année concernée, nombre
d’heures hebdomadaires de travail, échelon, dernière note attribuée…) et de
modifier/compléter ces informations en joignant l’arrêté correspondant à la
situation modifiée
Préciser la raison pour laquelle un agent n’est pas noté avant de retourner la
liste complétée au Centre de Gestion.
Il convient de remarquer ici que seuls les agents absents de la collectivité du 1er janvier au 31
décembre de l’année concernée ne peuvent pas être notés (maladie, congé parental,
disponibilité...).
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La RÉCEPTION DES FICHES DE NOTATION ET DE LA LISTE DES TITULAIRES PAR LE
CENTRE DE GESTION
CE QUI EST FAIT
Toutes les fiches non revêtues de la signature de l’agent ou de l’Autorité
Territoriale sont systématiquement retournées par le Centre de Gestion (Art. 4 du
Décret 86-473 modifié du 14 mars 1986).
Pour prendre en considération des modifications apportées à la liste des
titulaires, le ou les arrêtés justificatifs doivent être fournis.
LES CARACTERISTIQUES DE LA NOTATION
OBLIGATOIRE
Tous les ans, l’employeur territorial doit noter les agents de la collectivité. La notation prend en
compte la manière de servir de l’agent au cours de l’année et exprime sa valeur professionnelle.
Elle est essentielle pour le système d’avancement. Elle doit être cohérente avec les propositions
d’avancement d’échelon ou d’avancement de grade.
DEUX ELEMENTS INDIVISIBLES : la note et l’appréciation
Une note chiffrée de 0 à 20 et une appréciation écrite d’ordre général expriment la valeur
professionnelle de l’agent (C.A.A. Nantes - 05.10.2000 - TA Rennes).
Il doit y avoir cohérence entre ces deux éléments.
LES AGENTS CONCERNÉS
1- La procédure de notation et de saisine de CAP ne concerne que les AGENTS
TITULAIRES.
Seuls les fonctionnaires titulaires sont notés.
Les stagiaires font quant à eux l’objet d’un suivi particulier donnant lieu à un rapport final
permettant d’évaluer leur activité. De ce fait, ils ne sont pas notés.
Les agents non titulaires (à l’exception des collaborateurs de cabinet) sont aussi notés dans la
collectivité, sans qu’il y ait de présentation en CAP.
2- LES AGENTS ABSENTS
L’absence de l’agent sur toute l’année empêche la notation car il n’y a pas de service effectif.
3- Les agents travaillant dans PLUSIEURS SERVICES au sein d’UNE SEULE COLLECTIVITE
L’agent affecté dans deux services au sein d’une même collectivité peut participer à deux
entretiens qui aboutissent à une note unique.
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4- LES AGENTS INTERCOMMUNAUX
Une fiche de notation est établie par collectivité.
L’agent intercommunal est noté par l’autorité de la collectivité où il exerce le temps de travail le
plus important après avis ou sur proposition des autres collectivités.
En cas de durée égale de travail dans plusieurs collectivités, la décision appartient à la collectivité
qui a recruté l’agent en premier.
Si l’agent à temps non complet occupe deux grades différents, il fait l’objet de deux notations
distinctes.
5 – LES AGENTS DÉTACHÉS SUR UN EMPLOI FONCTIONNEL
Pour les agents de Catégorie A qui, après intégration dans un cadre d’emplois, sont détachés
dans un emploi fonctionnel, 2 fiches sont établies : l’une pour le grade et l’autre pour l’emploi.
6- LES AGENTS DETACHES OU MIS A DISPOSITION (Décret 86-68 du 13 janvier 1986).
Dans le cas du détachement de courte durée ou de mise à disposition dans la Fonction Publique
d’Etat, hospitalière ou la Fonction Publique Territoriale, l’Autorité Territoriale attribue la note avec
le concours de l’Administration d’Accueil qui doit produire une fiche d’appréciation.
Dans le cas de détachement de longue durée, la notation est exercée par l’Administration
d’Accueil.
L’AUTORITE TERRITORIALE COMPETENTE
L’Autorité investie du pouvoir de notation est le Maire pour la Commune et le Président pour les
Etablissements Publics Communaux ou Intercommunaux (CCAS, Caisse des Ecoles, Syndicats,
Communautés de Communes et Communautés d’agglomération). Elle seule détient le pouvoir de
notation. Pour exercer cette compétence, elle dispose du concours de Directeur Général des
Services, du Secrétaire de Mairie ou du Chef de Service.
LA PROCEDURE DE NOTATION
La notation est établie chaque année au moyen d’une fiche individuelle de notation dès lors que
l’agent a effectivement été présent dans le service.
Elle se décompose en 7 étapes essentielles.
1- LES VOEUX DE L’AGENT
Une fiche de notation est transmise à l’agent afin qu’il indique ses vœux.
La notation est établie lorsque l’agent a fait connaître ses vœux relatifs aux fonctions et
affectations qu’il estime les plus conformes à ses aptitudes.
Les supérieurs hiérarchiques de l’agent (chef de service, DGS…), s’il y a lieu, émettent un avis
signé concernant les vœux de l’agent.
2- L’ENTRETIEN ANNUEL D’EVALUATION
Pour répondre à l’obligation d’échanger sur les vœux de l’agent, il est préconisé d’organiser un
entretien avec l’agent qui permettra d’aborder le bilan de l’année écoulée, les objectifs à venir et
perspectives professionnelles.
3- LA NOTE CHIFFREE
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L’Autorité Territoriale attribue ensuite aux agents en activité une note chiffrée allant de 0 à 20.
4- L’APPRECIATION LITTERALE
L’Autorité Territoriale formule par ailleurs une appréciation générale exprimant la valeur
professionnelle du fonctionnaire.
Elle résume et synthétise l’appréciation portée par rapport aux différents critères d’évaluation.
Elle peut permettre de souligner la particularité du poste ou des fonctions exercées par l’agent, les
spécificités du travail ou de la manière de servir demandés.
Elle peut aussi porter, le cas échéant, sur l’aptitude de l’intéressé à exercer d’autres fonctions, de
même niveau ou d’un niveau supérieur.
5- LES CRITERES D’APPRECIATION
Les critères d’appréciation servant à la notation sont fixés soit par chaque statut particulier, soit par
le décret n° 87-1107 du 30 décembre 1987 modifié, relatif à la carrière des agents de la Catégorie
C.
Ces critères sont les suivants selon la catégorie dans laquelle se trouve classé le grade détenu par
l’agent :
Catégories A & B :
. Aptitudes générales
. Efficacité
. Qualité d’encadrement
. Sens des relations humaines
Ces mêmes critères seront utilisés pour les emplois fonctionnels.
Cas particulier : dans le statut particulier du cadre d’emplois des contrôleurs de travaux, ne sont
cités comme critères de notation que les aptitudes générales et les qualités d’encadrement. Cette
liste n’est cependant pas limitative.
Catégorie C :
. Connaissances professionnelles
. Initiative, exécution, rapidité, finition
. Sens du travail en commun et relations avec le public
. Ponctualité et assiduité
6- LA COMMUNICATION DE LA FICHE DE NOTATION
Communication de la notation à l’agent : procédure importante qui permet de porter la notation à la
connaissance de l’agent et de dater cette étape. Parfois, un agent mécontent peut refuse de signer
sa fiche car il pense, à tort, que sa signature vaut acceptation de la note qui lui est attribuée.
La date de notification constitue le point de départ du délai de recours contentieux.
La fiche individuelle de notation doit être communiquée à l’agent au moins 3 semaines avant la
réunion de la Commission Paritaire et l’agent doit attester avoir pris connaissance de la note et
des appréciations.
La fiche doit donc être datée et signée par l’agent et par l’Autorité Territoriale.
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En cas de refus de l’agent de signer la fiche de notation, il peut être porté la mention :
« notifié à l’agent le …………………… Refus de signer ».
Le timbre de la collectivité ou de l’établissement doit également figurer sur la fiche.
7- LA SAISINE DE LA CAP
Les commissions administratives paritaires sont réunies au cours du premier trimestre de
l’année pour l’examen des fiches individuelles de notation des fonctionnaires pour l’année
précédente.
L’avis des CAP n’est pas demandé ; elles prennent seulement connaissance des éléments de
notation.
LA REVISION DE LA NOTATION
Le fonctionnaire peut demander la révision de sa note et/ou des appréciations à l’autorité
territoriale qui saisit à cet effet le Président de la Commission Administrative Paritaire 8 jours au
moins avant la réunion de la Commission prévue au cours du premier trimestre.
Il appartient à l’autorité territoriale compétente d’informer l’agent concerné de l’avis émis
par la CAP sur sa demande de révision de la notation et de sa décision définitive.
L’autorité territoriale est libre, comme pour tout avis, de suivre ou non l’avis émis par la CAP.
L’appréciation et la note sont alors dites définitives.
Cette communication à l’agent de sa notation définitive est obligatoire (Art. 5 du décret n° 86-473
modifié du 14 mars 1986).
La notification indique les voies et les délais de recours dont l’agent dispose.
LE DOSSIER INDIVIDUEL DE L’AGENT
La fiche annuelle de notation est ensuite versée au dossier individuel de l’agent, le Centre de
Gestion en conservant une copie.
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