la base de gestion - Comité du Val de Seine

Transcription

Comité du Val de Seine
La Base de Gestion
LA BASE DE GESTION
Version du 05/05/2012
www.gestion.ffbridge.asso.fr
Gestion des licences
Administration des clubs
et des tournois
GUIDE DE L’UTILISATEUR
AVERTISSEMENT :
Ce guide a été élaboré par une petite équipe de bénévoles sous l’égide du Comité du Val de
Seine. Il n’a d’autre ambition que d’être un outil pratique destiné à venir en aide aux clubs pour
leurs besoins de gestion au quotidien.
Bien qu’ayant été relu par d’autres bénévoles, il n’est certainement pas parfait. Si vous avez
des remarques, des corrections, des suggestions, n’hésitez pas à nous en faire part par un
simple message à l’adresse suivante : [email protected]
La Base_de _Gestion FFB_2012c.doc
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La Base de Gestion
TABLE DES MATIERES
INTRODUCTION
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La connexion au serveur
La gestion des licences
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4
6
Création d’une nouvelle licence
Renouvellement en liste
Renouvellement individuel
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6
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11
La gestion des membres
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Décès
Changement d’état-civil
Corrections diverses
Annulation de licences multiples
Transfert d’une licence
Création d’une fonction au sein du club (activités)
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La gestions des sympathisants
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- A- GESTION DES LICENCES,
- A-1
- A-2
- 2.1
- 2.2
- 2.3
- A-3
- 3.1
- 3.2
- 3.3
- 3.4
- 3.5
- 3.6
-A-4
- B- ENTITES, LA GESTION DE LA FICHE DU CLUB
- B-1
- 1.1
- 1.2
- 1.3
- B-2
13
13
13
13
13
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La gestion de l’entité club
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Informations modifiables
Extraire
Fiche individuelle
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20
21
Les activités (de l’entité)
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- 2.1
Cours
- 2.2
Tournois
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-C- L’ADMINISTRATION DES TOURNOIS
- C-1
- 1.1
- 1.2
- 1.3
- C-2
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Le suivi des tournois
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Résultats - Liste des tournois de régularité remontés
Résultats - Liste de l’ensemble des tournois remontés
Facturation des deux Euros
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Les résultats
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- 2.1 Suppression des tournois de régularité
-D- LES UTILITAIRES
- D-1
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Extraire des données de la base
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Sélectionner des données
Afficher des données
Création des fichiers « packages »
Exploitation avec FFBEtiqNet
Exploitation avec Excel
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- D-2
La fiche individuelle d’un licencié
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- D-3
Les statistiques sur les licenciés
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- D-4
La déconnexion
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- 1.1
- 1.2
- 1.3
- 1.4
- 1.5
ANNEXE
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31
31
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La Base de Gestion
INTRODUCTION
Les applications informatiques de la FFB se divisent en deux grands groupes :
- Celles qui se trouvent sur l’ordinateur de chaque club,
- Celles qui se trouvent sur le site central de la FFB et auxquelles les clubs ont accès à
distance via le réseau internet.
1 - Les APPLICATIONS installées sur L’ORDINATEUR du CLUB
Elles sont au nombre de deux et s’obtiennent par téléchargement à partir du site (Intranet) de la FFB.
Ø - L’application FFBClubNet destinée au calcul, à la remontée et à la gestion des tournois.
Ø - L’utilitaire autonome ETIQUetNET , qui, associé aux résultats de certaines extractions (décrites
dans ce document), permet d’éditer :
ü Très facilement des états de gestion déjà pré-formatés,
ü Des fichiers pouvant ensuite être utilisés par des tableurs classiques,
ü Des étiquettes aux noms et adresses des membres des clubs pour les besoins internes de
ceux-ci.
2 – Une APPLICATION (dite EXTRANET) se trouvant sur LE SITE de la FFB
Il s’agit de la « Base de Gestion », application non seulement vitale pour la Fédération et les Comités
mais indispensable à la gestion des clubs.
Elle permet, en particulier d’assurer:
Ø
la mise à jour de la base de données nationale des licenciés au travers des
fonctionnalités gestion des membres et des licences.
Ø
la mise à jour de la base de données nationale des clubs et de leurs animateurs au
travers des fonctionnalités Fonctions et entités
Ø
la gestion des tournois remontés au travers de la fonctionnalité Tournois/résultats.
Ø
la gestion des 2 EUROS au travers de la fonctionnalité Tournois/Administration.
L’accès à cette application est possible soit en mode consultation CONSULT58XX soit en mode
mise à jour MODIF58XX afin de pouvoir en assurer la mise à jour.
REMARQUE : Le code complet d’identification du club comporte 7 chiffres,
Ø les 2 premiers -58- identifient le Comité du Val de Seine,
Ø les 2 suivants -01, 02, 03- identifient la ligue dans le Val de Seine
Ø les 3 derniers identifient le club, par exemple 039 pour Le Pecq.
Dans la base de gestion, selon le cas il faut utiliser soit le code complet soit le code sans les zéro.
« DEVOIRS DES CLUBS » :
Il est impératif que les clubs maintiennent à jour le plus rigoureusement possible les
deux rubriques membres/licenciés et Club/Fonctions/entités, car les données qu’elles
contiennent constituent la fondation à partir de laquelle sont pilotées l’ensemble des
activités bridge, par la Fédération, les Comités et les Clubs eux-mêmes.
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A - GESTION DES LICENCES
INTRODUCTION
En début de saison, tout bridgeur doit se licencier à la FFB par l’intermédiaire du club de son choix. Le
rôle de ce club est de percevoir les droits correspondants et de :
1. créer les nouvelles licences,
2. renouveler celles des joueurs licenciés au club la saison précédente,
3. renouveler celles des joueurs qui étaient licenciés dans un autre club la saison précédente,
4. transférer dans FFBClubnet le fichier des joueurs licenciés au club à partir de la Base de gestion
de la FFB mise à jour au fur et à mesure des validations,
5. actualiser les informations relatives à ses licenciés (adresse, état-civil, adresse Internet
catégorie d’âge...).
A-1.0 Connexion au serveur :
Connectez vous sur : www.gestion.ffbridge.asso.fr.
IMPORTANT : Utilisez obligatoirement une des versions du navigateur Internet Exploreur
(6, 7, 8 ou 9) pour éviter des problèmes de compatibilité en utilisant d’autres navigateurs. Une
solution pour utiliser Firefox : installe z le module complémentaire IEtab++.
Tapez : MODIF58XX où 58 est le code du comité du Val de Seine et XX l’identifiant du club dans le
comité.
L’accès à ce service est strictement réservé à un ou deux responsables identifiés du club. Ce code
d’accès est protégé par un mot de passe que vous êtes obligé de renouveler en début de saison, en
général fin juillet. Entrez votre mot de passe.
Nota : Un autre mode CONSULT58XX avec un mot de passe différent permet uniquement de consulter
les données liées au club, mais sans pouvoir intervenir sur elles.
Entrez l’identifiant du club XX
«MODIF58XX »
Entrez votre
mot de passe
Cliquez sur
« valider »
Pour annuler l’opération en cours
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Pour modifier votre mot de passe
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En cas de faute de frappe cliquez sur Annuler et entrez les bonnes informations.
Pour changer de mot de passe cliquez sur Modifier
Entrez votre nouveau mot de passe deux fois puis cliquez sur Enregistrer .
Nota : Comme pour tout mot de passe, utilisez un moyen mnémonique pour vous assurer de bien vous
en souvenir.
Après avoir cliqué sur valider , la page d’accueil FFB apparaît :
La barre verticale gauche permet de naviguer dans les différentes fonctions : Membres, Sympathisants,
Entités, Compétitions …
Vous allez travailler à l’aide des deux fonctionnalités ci dessous :
MEMBRES / GESTION et MEMBRES / LICENCES
ASTUCE : Utilisez la touche fonction F11 de votre ordinateur pour un affichage plein écran de la
fenêtre de l’extranet. Toutes les fonctionnalités du menu seront ainsi affichées.
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A-2.0 Gestion des licences
A-2. 1 Création d’une nouvelle licence
A-2.1.1 Préambule :
o
o
Un bridgeur ne peut avoir qu’un seul numéro de licence qu’il conservera toute sa vie . Avant
de créer une nouvelle licence, Vous devez vous assurer que le joueur n’a pas déjà été licencié.
Pour mémoire, il est rappelé ici que seule la Fédération, et par délégation le Comité, est
habilitée à admettre un nouveau membre, ceci afin d’éviter le cas rarissime : la délivrance d’une
nouvelle licence à un joueur qui aurait été exclu.
A-2.1.2 Création : Utilisez la commande créer dans le menu : Membres/ Gestion :
Entrez (en majuscules) :
•
NOM
•
PRÉNOM
•
La date de naissance
•
Le genre
Puis Validez
L’application va vérifier dans la base des joueurs de la FFB si un joueur ayant la même identité existe.
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Apparaît la liste des homonymes (si il y en a) répertoriés dans la Base de gestion de la FFB.
Un message vous informe alors « cette personne semble avoir déjà eu un numéro de licence. Avant de
poursuivre la création, veuillez voir si elle ne figure pas dans le tableau ci-dessus »
A ce stade, la date de naissance vous permet, en principe, de déterminer s’il s’agit bien d’un nouveau
joueur. Elle sera utilisée lors de la création.
Si le joueur a déjà été licencié, effectuez un renouvellement individuel (cf.A.2.3).
ASTUCE : Méfiez vous des noms avec une particule ou les noms composés, il se peut qu’ils aient été
mal introduits. Recherchez-les sous leurs deux orthographes, exemple : HEREDIA (DE ) et DE
HEREDIA.
Si vous avez un doute sur l’orthographe d’un nom, vous pouvez remplacer la ou les parties incertaines
par le signe %, exemple : %HER%EDIA si vous ne savez pas où est placée la particule, ni le nombre
de R
A-2.1.3 Création : suite
Vous avez bien vérifié que ce joueur n’a jamais été licencié ? (cf.A2.1.1).
Utilisez cliquez sur continuer la création
Règles
1 - La base de gestion de la fédération utilise des formats précis concernant l’usage des
majuscules et des minuscules. Ainsi toutes les informations obligatoires NOM, PRÉNOM,
VILLE, NOM DE LA VOIE sont en MAJUSCULES et les accessoires (ex : résidence des
oiseaux) en MINUSCULES. Ne pas utiliser les caractères accentués.
2 - Attendre d’avoir rempli les onglets « Etat civil » « Adresse » et « situation »avant de cliquez
sur la case Enregistrer
A-2.1.3.1 Renseignez le 1er onglet : État civil
Rappel important : Un joueur ne pouvant avoir qu’un seul numéro de licence soyez très pointilleux sur
l’orthographe des noms, l’emploi des particules et l’exactitude des dates de naissance.
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N O M (Si particule, choisissez celle qui convient dans la liste défilante)
Prénom
Né(e) le : ( jj/mm/aaaa ) . ( Exemple : l’Armistice le 08/05/1945 ). Cette information et la suivante
sont importantes, elles conditionnent l’accès à certaines compétitions.
G e n r e : cliquez dans la bonne case M. / Mme / Mlle
Pour les rubriques : Nationalité (Pays) / Secteur d’activité / CSP
choisissez dans les listes déroulantes puis cliquez pour valider.
(Catégorie Socio-Professionnelle)
A-2.1.3.2 Renseignez ensuite le 2ème onglet Adresse (Cette phase est obligatoire pour valider la
licence)
La case CNIL n’est pas accessible aux clubs. Elle est éventuellement activée par l’adhérent à partir du
site de la FFB, voir chapitre A-3.3.
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IMPORTANT : Il est indispensable de renseigner les N° de téléphone (fixe et portable) ainsi que les
adresses internet qui sont devenus les moyens de communications privilégiés entre le Comité et les
joueurs dans certains cas, par exemple :
- N° de tel : appel en urgence en cas de changement la veille d’une compétition (qualification à
la suite d’un désistement) ; envoi de SMS lors d’intempéries (maintien ou reports de compétitions).
- Adresse internet : envoi des convocations, des résultats des compétions et des tournois…
A-2.1 3.3 Renseignez dans le 3ème onglet Situation la rubrique Licence
Le terme
« appel » n’étant plus utilisé, ne pas en tenir compte.
S’agissant d’une première licence vous avez le choix entre 5 options :
1. Cadet ou Junior
< à 26 ans
2. licence simple
> à 25 ans et < à 60 ans
3. Senior
> à 59 ans. Vérifier que la date de naissance correspond
bien au critère de licence sénior tel que défini par la FFB
4. SNL (Simultané non Licencié)*
5. Bienvenue *
* Pour ces deux catégories de licences, se conformer aux règlements spécifiques des programmes
correspondants lors de leur mise en place par la FFB.
-
Il est temps maintenant de cliquer sur Enregistrer. Un message vous indique la licence de
NOM Prénom a bien été créée sous le n° xxxxxx
IMPORTANT :
Remettez ce numéro par écrit à l’intéressé en soulignant bien qu’il le suivra toute
sa vie de bridgeur.
Mettez immédiatement à jour le fichier des joueurs sur l’ordinateur du club dans FFBClubnet (ou
prévenez le responsable des tournois si c’est lui qui en a la charge).
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Voir le « Guide d’utilisation de FFBClubnet ». Ce guide est désormais accessible à partir d’un bouton
créé sur la page d’accueil du logiciel.
Il est également téléchargeable à partir de l’intranet de la FFB
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A-2.2 Renouvellement en liste
C’est le moyen le plus simple et le plus rapide pour renouveler d’une manière groupée, les licences des
joueurs licenciés à votre votre club la saison précédente.
Cliquez sur Renouvelez en liste du menu Membres / Gestion.
La première fois, apparaît la liste de la totalité des joueurs licenciés à votre club la saison précédente
puis, au fur et à mesure des renouvellements, le reliquat des joueurs dont les licences n’ont pas encore
été renouvelées, dans votre club ou dans un autre club.
Cochez la case dans la colonne Renouveler puis validez en cliquant sur Enregistrer.
Apparaît un message : N licences ont été renouvelées.
Nota : Le renouvellement en liste ne permet pas de modifier les données individuelles. Si nécessaire
utilisez les procédures réservées aux cas particuliers voir chapitre A.3
A-2.3 Renouvellement individuel
Utilisez ce moyen pour valider la licence d’un joueur qui n’appartenait pas à votre club la saison
précédente.
A-2.3.1 Règles générales
Préalablement à tout renouvellement, il faut impérativement être en possession des
renseignements nécessaires pour remplir l’onglet Adresse.
Pour éviter les problèmes d’homonymie il est conseillé d’utiliser en priorité le n° de licence pour
rechercher le joueur.
A-2.3.2 : Recherche d’un adhérent
Cliquez sur Renouvelez individuellement du menu Membres / Licences, vous accédez à l’écran
suivant :
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Tapez le numéro de licence puis cliquez sur V a l i d e r (à défaut, utilisez N O M / Prénom avec les
précautions d’usage rappelées en A.2.0)
A-2.3.3 : Validation de la licence
Le procédé est le même que celui utilisé en 2.1 Création d’une nouvelle licence .
État civil : Vérifiez (éventuellement corrigez) les informations qui figurent sur cette page,
A d r e s s e : Remplissez complètement le questionnaire,
S i t u a t i o n : Vérifiez (éventuellement corrigez le type de licence, voir § A.2.1.3.31)
Nota : Cette correction est obligatoire lors des changements de catégorie d’âge à 26 ans ou 60 ans
Vous pouvez également consulter les onglets Historique , Activités , D i s t i n c t i o n s
Il est temps maintenant de cliquer sur E n r e g i s t r e r
Apparaît un message par lequel la licence n° xxxxxx concernant NOM Prénom a bien été
renouvelée.
A-3.0 Gestion des membres
A- 3 . 1
Décès
I l e s t d e l a r e s p o n s a b i l i t é d u c l u b o ù i l a é t é l i c e n c i é e n d e r n i e r , d e signaler le
décès d’un joueur. La p rocédure à s u i v r e :
Membres / Gestion, puis Rechercher
D é c é d é ( e ) puis Enregistrer
n° licence
Modifier
État civil
AT T ENTION : si le joueur a participé à des compétitions (autre que des tournois
d e r é g u l a r i t é ) , i l c o n v i e n t d ’ a t t e n d r e l a f i n d u m o i s de juin a f i n d ’éviter de perturber
l’homologation des compétitions de son équipe.
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A- 3 . 2 C h a n g e m e n t d ’ é t a t - civil ( m a r i a g e / d i v o r c e )
Même début de procédure jusqu’à
É t a t civil p u i s r e m p l a c e z Mlle par Mme e t c h a n g e z l e N O M puis cliquez sur
Enregistrer
A- 3 . 3 Corrections, Modifications (changement d’adresse)
Même procédure .
ATTENTION
: A p a r t i r d u s i t e d e l a F F B (mon compte/ accès à l’espace
licencié) , t o u s l e s membres peuvent modifier leurs informations personnelles (nom,
coordonnées postales ou téléphoniques, secteur d’activité… ) , leur e-mail , sans que
les responsables de la gestion du club en soient informés pour autant. Ceux-c i n e
p e u v e n t s ’ e n r e n d r e c o m p t e q u e l o r s q u ’ i l s c o n s u l t e n t l a f i c h e d u l i c e n c i é . Dans
l ’ e x e m p l e c i- dessous « Dernière modific ation le : 10/10/2012 par FFB_AMOA » .
De la même manière, les membres peuvent interdire la « communication de leurs
données personnelles » en choisissant l’option NON associée à cette rubrique.
Ainsi, adresse, N° de téléphone, adresse internet pourraient ne pas figurer sur
certaines extractions que vous pourriez faire ultérieurement.
A- 3 . 4
Annulation de licences multiples
Malgré les précautions prises lors de la création d’une nouvelle licence, il arrive
q u ’ u n j o u e u r p o s s è d e d e u x ( v o i r e p l u s i e u rs licences) ouvertes à son nom. Il e s t de
la responsabilité du club d’appartenance de ce joueur de demander l’annulation
des anciennes licences et le regroupement des points (P P e t PE ) s u r u n s e u l
numéro de licence.
P r o c é d u r e : E n v o y e z p a r e-m a i l a u C o m i té [email protected] : le
c o d e complet d u c l u b (58.xx.xx), le nom et le prénom du joueur et les différents
numéros de licences à annuler. E n d é f i n i t i v e , c ’ e s t l a F F B qui décidera du numéro
à utiliser.
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A- 3 . 5 Transfert d’une licence
I l p e u t a r r i v e r q u ’ e n c o u r s d e s a i s o n o n s o i t a m e n é à demander le transfert d’un
licencié vers un autre club d u Comité ou vers un club d’un autre C omité. Cette
o p é r a t i o n n e p e u t ê t r e r é a l i s é e q u e p a r l e C o m i t é o u l a Fé d é r a t i o n . Il convient de
l u i envoyer un email en indiquant le club destinataire. Le Comité s e c h a r g e r a d e
faire la modification.
A- 3 . 6 Création d’une fonction
A- 3 . 6 . 1 A u s e i n d u C l u b a p p e l é a u s s i « e n t i t é »
Les fonctions au sein du club doivent être c réées ou modifiées à partir
d e « Membres » puis dans « Activités » fonctions entités .
Il est possible alors de créer ou de modifier la fonction d’un membre du club, d’autoriser ou
d’interdire la publication de son adresse ou de son numéro de téléphone s’il l’a demandé.
-
Un click sur « Insérer » donne la possibilité d’affecter au membre une fonction sélectionnée (à
l’aide du menu déroulant).
Un click sur « supprimer » permet d’enlever la fonction sélectionnée du membre.
Un click sur « modifier » permet les modifications des informations sélectionnées affectées au
membre
Si vous voulez attribuer une fonction à un membre en début de saison, sa licence doit obligatoirement
avoir été renouvelée au préalable.
IMPORTANT : L’inscription d’une fonction au sein du club donne accès à l’intranet de la FFB. Ceci est
obligatoire notamment pour avoir accès aux logiciels (et les mises à jour) mis à disposition des clubs
par la FFB.
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A- 3 . 6 . 2 A u s e i n d u C o m i t é
Les fonctions au sein des structures du Comité (chambre ou commissions) doivent
ê t r e c r é é e s e t m o d i f i é e s à p a r t i r d e « Membres » p u i s d a n s « Activités » Fonction
C h b r e Comm.
-
Un click sur « Insérer » donne la possibilité d’affecter au membre une fonction sélectionnée (à
l’aide du menu déroulant) au sein d’une chambre ou une commission.
Un click sur « supprimer » permet d’enlever la fonction sélectionnée du membre.
Un click sur « modifier » permet les modifications des informations sélectionnées. affectées au
membre
A-4. Gestion des sympathisants
Définition : O n e n t e n d p a r « s y m p a t h i s a n t » u n m e m b r e q u i j o ue régulièrement
dans votre club mais qui est licencié dans un autre club du comité ou d’un
a u t r e c o m i t é ( c a s f r é q u e n t d e s r é s i d e n c es secondaires).
Utilisation : P e r m e t d e g é r e r c e s m e m b r e s c o m m e s ’ i l s é t a i e n t l i c e n c i é s d a n s
v o t r e c l u b , é v i t a n t l a c r é a t i o n d’une base de données spéciale au niveau du
club avec les risques de « d i v e r g e n c e » entre la base de données de la
fédération et la vôtre.
Avantages : Les informations liées à ce membre viennent en complément d e
c e l l e s l i é e s a u n u m é r o d e l i c e n c e . A i n s i l ’ adresse et le téléphone de la
résidence secondaire seront prises en considération.
Gestion des sympathisants :
Après avoir ouvert la fonctionnalité S Y M P A T H I S A N T S . u t i l i s e z l e s i n d e x Créer ,
Rechercher , Renouveler c o m m e s ’ i l s ’ a g i s s a i t d ’ u n l i c e n c i é d u c l u b .
Nota : L e s y s t è m e v o u s r e f u s e r a d e c r é e r o u r e n o u v e l e r u n sympathisant qui
n e p o s s è d e p a s u n e l i c e n c e r é g u l i è r e m e n t v a l i d é e p o u r l a s a i s o n e n c o u r s . Il
est possible également de les renouveler en liste.
ASTUCE
Introduire les sympathisants dans la base des joueurs permet de disposer de l’ensemble
des membres du club dans un fichier unique lors des extractions .
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B LA GESTION DE LA FICHE DU CLUB
L a f o n c t i o n « Entités » permet d’accéder à l’ensemble des données administratives
d u c l u b à l ’ a i d e d e deux commandes Gestion e t Activités . La première regroupe
les caractéristiques administratives du club, la seconde les activités développées
telles que les cours de bridge et les différents types de tournois proposés chaque
semaine.
B-1. La Gestion de l’entité
Pour recherchez l’entité que vous voulez consulter ou modifier :
Cliquez successivement sur Entités puis sur Gestion et enfin sur Rechercher. La fenêtre ci-après
s’affiche. Deux mode d’accès sont possibles : soit vous tapez le code -7 chiffres- identifiant le club, par
exemple 5802xxx, soit vous tapez son nom et celui de la ville qui l’héberge. Validez .
La fenêtre suivante s’affiche. Vous allez pouvoir soit modifier la fiche du club en cliquant
sur
soit la consulter à l’aide de
Le bouton modifier donne accès aux informations du club regroupées dans
marron) :
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six onglets (couleur
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La Base de Gestion
B-1.1 Les informations modifiables
•
•
•
•
•
•
Identification
Adresse courrier
Adresse jeu
Fonctions
Cours Tournois
Informations
Ces onglets affichent successivement les informations à modifier ou à créer comme le montrent les
copies d’écran suivantes :
Ø L’onglet « Identification » (la date de dernière modification est mentionnée en bas de l’écran).
Ø L’onglet « Adresse courrier » permet de saisir les différentes adresses possibles du club :
•
•
•
•
•
•
Domiciliée chez un membre du club (seul son N° de licence est à renseigner)
L’existence d’une boîte postale,
L’adresse de jeu,
L’adresse d’expédition des simultanés, au nombre de deux,
L’adresse de l’envoi des facturations par le Comité ou la FFB.
L’adresse évènement, récemment mise place, en cas événement exceptionnel créé par la FFB.
Lorsque la FFB écrit aux clubs par voie postale, c’est l’adresse courrier qui est retenue, avec par
ordre de priorité : Boîte postal, domiciliée chez, adresse jeu (si les zones sont renseignées).
Pour les emails de newsletters, normalement c’est l’adresse email saisie dans adresse jeu.
L’adresse de facturation sert pour la facturation mensuelle des clubs pour les tournois de régularité et
les simultanés
Les autres adresses servent pour les simultanés RDF et RSG ou autres.
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La Base de Gestion
Les sept rubriques de couleur jaune ci-dessus permettant de saisir les adresses sont pratiquement
toutes identiques à l’écran suivant (à l’exception de Boîte postale) :
IMPORTANT : N’oubliez pas de saisir l’e-mail du Club dans « adresse de jeu » afin de recevoir les
newsletters de la fédération et de le mettre à jour en cas de modification du fournisseur d’accès à
internet (FAI) notamment. En principe, tous les clubs devraient disposer d’une adresse dont la structure
a été définie par FFB il y a quelques années : [email protected]. Si besoin contacter
l’assistance de la FFB.
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La Base de Gestion
Ø L’onglet « Fonctions » affiche la liste des membres ayant une fonction dans le club. Cette liste
ne peut pas être modifiée dans « Entités ».
N° Licence et
N° téléphone
ATTENTION :
Les fonctions des membres ne peuvent être créées ou modifiées qu’à partir de la fonction « Membres »
puis dans « Activités » fonction entités (voir A.3.6)
Ø L’onglet « Cours-Tournois » affiche la programmation hebdomadaire des tournois organisés
par le club.
Les modifications sont prévues dans la commande activités .
Ø Enfin l’onglet «Informations » permet de préciser un certain nombre de caractéristiques
telles que :
Ecole de bridge, fumeur toujours « non », parking, accès handicapés, nombre de tables …
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La Base de Gestion
Vous pouvez inscrire un commentaire particulier, par exemple l’ouverture du club pendant les
vacances scolaires, l’existence d’un parking….
Après avoir fait vos modifications, cliquez sur Enregistrer pour les valider dans la base de données.
B-1.2 Extraire
Si vous désirez connaître la liste des clubs correspondant à certaines caractéristiques, cliquez
sur : Extraire qui ouvre la page qui permet de sélectionner les critères d’extraction :
N° Début
et fin
Dans l’exemple suivant, en cliquant sur Afficher la liste des clubs actifs sélectionnés de 5802000 à
5802050 s’affiche à l’écran. Sans sélection, le programme affiche tous les clubs. En utilisant la
commande Fichier, vous pouvez télécharger les informations selon trois packages différents. Il vous
est demandé où enregistrer ces informations sur votre disque dur (Cf. D. Utilitaires).
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La Base de Gestion
REMARQUE : Cette fonction est rarement utilisée par les clubs.
B-1. 3 Fiche individuelle
En cliquant sur la commande « Fiche Individuelle », toutes les informations administratives du Club
sont affichées sur une succession d’écrans sans possibilité de modification à ce niveau. Vous pouvez
ainsi vérifier que vous n’avez rien oublié.
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B-.2 Activités (de l’entité)
B-.2.1 Cours
La fonction « Cours » du Menu Activités vous permet d’inscrire les différents niveaux de cours
dispensés dans votre club : initiation, perfectionnement, compétition …Utilisez successivement la
commande Insérer ou Modifier pour indiquer le jour, l’heure, le numéro de licence et de téléphone du
responsable. Après chaque modification ou création, les informations s’affichent au-dessus de la zone
de saisie.
Dans l’exemple choisi ci-dessous, ce club n’organise pas de cours.
Dans l’exemple suivant, la liste des cours dispensés par cet autre club est affichée :
Le type de cours, le jour, l’heure, le nom du responsable ainsi que son N° de téléphone
Dans la deuxième zone de l’écran, vous avez la possibilité de modifier ces informations, pour chaque
type de cours.
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B-.2.2 Tournois
La fonction tournois du menu « Activités » vous permet d’indiquer la programmation des différents
types de tournois organisés par votre club. Utilisez successivement la commande Insérer ou Modifier
pour indiquer à l’aide d’un menu déroulant les types de tournois (tournoi de régularité, partie libre,
accession, simultanés…), la périodicité, le jour, l’heure.
Pour modifier une des caractérisriques (jours, heure, périodicité), cliquez au préalable sur le nom du
tournoi affiché en jaune dans liste.
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C - L’ADMINISTRATION DES TOURNOIS
A partie de la fonction « Tournois » puis « Administration », vous accédez au suivi des tournois :
C-1. Le suivi des tournois
Permet de suivre l’enregistrement, l’homologation et la facturation des PE des tournois remontés
C-1.1 Résultats - Tournois de régularité remontés
Précisez la période analysée dans l’écran qui s’ouvre :
Entrez les dates de
début et de fin de la
période analysée
cliquez
Comme indiqué par le tableau ci-dessous, la liste des tournois de régularité remontés pendant la
période s’affiche. On y trouve : la date, le type de tournoi, le nombre de paires, le nombre de PE
distribués, l’homologation par la FFB, la facturation des PE …
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C-1.2 Résultats- L’ensemble des tournois remontés
Permet d’effectuer le même suivi que précédemment, mais pour toutes les catégories de tournois :
régularité et simultanés. Cliquer sur statistiques des tournois des clubs . Le résultat s’affiche en une
série de plusieurs pages reprenant les informations du tableau précédant pour les deux types de
tournois.
Exemple pour les tournois de régularité
La suite pour les tournois simultanés.
On y retrouve les simultanés organisés par la FFB ainsi que ceux organisés par d’aures prestataires
une fois transférés à la FFB.
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C-1.3 Facturation des deux euros
La commande deux euros permet de suivre la facturation dite des « deux euros » aux clubs lorsque
des joueurs sans licence valide (licence non encore à jour, acceptation exceptionnelle de joueurs non
licenciés, tournois caritatifs…) ont participé à un tournoi organisé par ces clubs. Elle permet d’anticiper
et, dans certain cas, de prendre les dispositions nécessaires avant le déclenchement effectif de la
facturation.
Dans la fonctionnalité Tournois, Administration, cliquez sur Deux euros , puis sélectionner le mois que
vous voulez analyser.
Choisissez
le mois
dans la liste
S’affiche à l’écran le nom des joueurs sans licence valide, le type de tournoi et la date d’organisation.
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C-2. Résultat
Un tournoi ayant été remonté sur le site de la FFB (via FFBClubNnet) il peut arriver qu’il soit
nécessaire d’y apporter des corrections ou de rectifier d’éventuelles erreurs, par exemple :
o Erreurs de saisie de scores, interversion ou décalage de fiches ambulantes, d’erreurs diverses
suite à des réclamations de joueurs,
o Erreurs de saisie des paires, interversion,
o Le nom d’un joueurs apparaît en rouge (licence non à jour) alors que l’on a juste oublié de
valider la licence (*)
o Mention « joueur inconnu » (le N° de licence n’a pas été saisie) (*)…
(*) Ces deux anomalies pouvant entraîner une facture des deux euros.
C-2.1 Procédure de suppression des tournois de régularité
IMPORTANT : Il est impossible de corriger les erreurs directement sur le site de la FFB. La seule
façon de procéder est la suivante :
1. supprimer le tournoi qui se trouve sur le site de la FFB (voir ci-dessous),
2. corriger le tournoi sur l’ordinateur du club dans FFBClubNet,
3. remonter le tournoi corrigé.
Délai : La FFB accorde un délai de 15 jours pour corriger un tournoi de régularité et une semaine pour
un simultané. Passé ce délai, vous avez jusqu’au 5 du mois suivant celui au cours duquel le tournoi a
été joué pour demander à la FFB de faire les corrections nécessaires : la demande, documentée, doit
être adressée à [email protected].
Après avoir cliqué sur Suppression Régularité , vous obtenez l’écran suivant
cliquez
Entrez la date
du tournoi
Entrez la date à l’aide du calendrier comme dans l’écran ci-après
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L’écran suivant s’ouvre :
Tous les tournois joués ce même jour (matin, après-midi 1, tournoi court …) s’affichent.
Cochez le ou les
tournois à supprimer
cliquez
C-2.2 Suppression des tournois simultanés
La procédure est identique pour les tournois simultanés gérés par FFB et traités par le logiciel
FFBClubNet. Les prestataires des simultanés (Roi René, Trophée du Voyage) utilisant des logiciels
particuliers de saisie des résultats font l’objet de procédures particulières : il suffit le plus souvent de
retransmettre les corrections directement sur le site de l’organisateur avant que celui-ci n’envoie les
résultats définitifs sur le site de la FFB.
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D- LES UTILITAIRES
D.-1 Extraire des données de la base
D-1.1 Sélection des données
En complément à la gestion des licences, gestion.ffbridge.asso.fr comporte des utilitaires pour vous
aider à confectionner des listes, des états d’analyse ou de gestion ou des étiquettes.
Ils sont au nombre de deux. La fonction Extraire, décrite ci-dessous et le logiciel autonome
FFBEtiqNet.
Si vous désirez connaître la liste de vos licenciés, cliquez sur : Extraire pour ouvrir la page qui permet
de sélectionner les critères d’extraction :
Par exemple, si vous sélectionnez le critère Type d’adhérent dans le menu déroulant:
« Membres » Vous n’obtiendrez que la liste des joueurs qui ont pris leur licence dans votre club.
« Sympathisants » Vous n’obtiendrez que la liste des « sympathisants ».
« TOUS » vous obtiendrez tout l’ensemble. Les sympathisants seront placés en fin de tableau.
Vous pouvez choisir des critères de sélection plus fins (année de naissance, IV, etc.).
Pour un usage externe , la liste est restreinte aux membres qui ont accepté que leurs données
personnelles puissent être communiquées à des tiers.
Sans sélection particulière, le programme affiche tous les adhérents.
La commande (bas de l’écran) N° Adhérents permet de ne sélectionner qu’un nombre limité de
membres en séparant chaque numéro de licence par un point-virgule. Cependant la sélection n’est pas
affichée à l’écran. Néanmoins le package choisi est exact.
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La Base de Gestion
D-1.2 Afficher les données
La commande Afficher donne la liste des membres de votre club classés dans l’ordre alphabétique. Si
vous avez choisi TOUS, les sympathisants se trouveront dans un tableau séparé situé au dessous de
celui des membres.
Le tableau se termine par le nombre des adhérents sélectionnés.
C e t t e l i s t e p e u t ê t r e i m p r i m é e a v e c l a c o m m a n d e c l a v i e r ctrl+P ou avec la fonction
Fichier/imprimer.
D-1.3 Création de fichiers « packages »
L a c o m m a n d e Fichier d o n n e a c c è s à 3 t y p e s d e p ackages que l’on peut soit
visualiser directement à l’écran soit télécharger.
En cliquant sur l’un ou l’autre des packages, vous êtes accueillis par deux types
d ’ a v e r t i s s e m e n t variant selon le choix fait dans la saisie des critères d’extraction :
P o u r u n usage e x terne :
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La Base de Gestion
Pour un usage interne
:
D .1 .3 . 1 L e c o n t e n u s d e s f i c h i e r s :
D a n s c h a q u e e n r e g i s t r e m e n t , l e s i n f o r m ations sont séparées par un point virgule .
D e u x o u p l u s i e u r s p o i n t s v i r g u l e s s u c c e s s i f s m o n t r e n t l ’ a b s e n c e d ’ u n e ou plusieurs
i n f o r m a t ions .
Package n°1
C e package n e c o m p o r t e q u e l e s N o m s p r é n o m s , a d r e s s e s e t N ° F F B . I l n e p ermet
q u e d ’ é d i t e r d e s é t i q u e t t e s pour des envois groupés ( postaux) .
L es packages 2 et 3 se différencient par la nat u r e d e s i n f o r m a t i o n s c o n t e n u e s .
Package n° 2
« N o m , a d r e s s e , s i t u a t i o n , classement, N° de tel fixes et mobiles,
adresse internet, etc.»
C’est de loin le package le plus utile pour les besoins classiques de gestion du
c l u b . I l e s t u t i l i s é notamment p o u r t r a n s f é r e r l e s a d r e s s e s m a i l s d a n s l e f i c h i er
j o u e u r s à l’aide d’une nouvelle commande créée d a n s l e s u t i l i t a i r e s de FFBClubNet
( c f . c i- dessous)
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La Base de Gestion
Exemple d’extraction :
Package n°3
« Nom, profession, classement… »
Package plutôt orienté analyse du type : o r i g i n e s o c i o- p r o f e s s i o n n e l l e , s ituation
retraité ou actif etc.
D .1 .3 . 2 E x p l o i t a t i o n d e s p a c k a g e s
E n r e g i s t r e z l e « package » qui vous intéresse dans le format qui vous convient
pour l’usage que vous voulez en faire :
•
Création d’une b ase de données
•
E x p l o i t a t i o n u l t é r i e u r e p a r l e l o g iciel autonome FFBEtiqNet.
•
Utilisation à l’aide d’un tableur (Excel ou Works)
pour en remanier la
présentation
•
T r a n s f e r t d e s a d r e s s e s I n t e r n e t da n s l e f i c h i e r j o u e u r d e F F B C l u b N e t .
ASTUCE : l o r s d e l ’ e n r e g i s t r e m e n t , r e m p l a c e z l e n o m d u f i c h i e r p r o p o s é p a r d é f a u t
selon votre convenance et remplacez le type par txt (fichier texte). Le plus simple,
pour mieux vous repérer par la suite, est de rajouter soit « P 1 », « P 2 » ou « P 3 »
ainsi que la date au nom qui vous est proposé par défaut.
C :\ FFBEtiqet\e x tr a c t i o n s
C’est le dossier qui vous sera proposé par l’utilitaire ; si vous avez fait le choix
d’un autre dossier, l’explorateur de Windows vous permettra de le retrouver.
I M P O R T A N T:
Vous trouverez sur le site ffbridge.asso.fr à la rubrique
Téléchargement le logiciel FFBEtiqNet V 3 . 1 q u i u t i l i s e c e s p a c k a g e s . D a n s c e
l o g i c i e l , i l s u f f i t d e c l i q u e r s u r l e b o u t o n « aide » pour accéder au guide
d’utilisation en format pdf.
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La Base de Gestion
D.1.4. Exploitation à l’aide de l’utilitaire FFBEtiqNet
-
Avant toute chose, cliquez ici afin d’aller rechercher dans le répertoire où vous l’avez
enregistré, le package que vous voulez traiter.
-
Etiquettes : Ne fonctionne qu’avec le package de type P1. Ne sert qu’à éditer des
étiquettes (publipostage). Choisissez l’ordre de tri et la mise en page des étiquettes.
-
Listings
-
Membres LONG fonctionne avec le package de type P2. Permet d’éditer un état/listing mis
en forme comportant la totalité des informations importantes concernant chaque membre
ou sympathisant.
-
Membres COURT fonctionne avec le package de type P2. Permet d’éditer un état/listing mis
en forme comportant une partie des informations importantes concernant chaque membre
ou sympathisant.
-
Visualisation Modification Très intéressant : Pour les utilisateurs occasionnels d’EXCEL
ou de WORD : permet, par exemple d’importer toutes les données relatives à un membre
dans un tableau classique EXCEL avec colonnes. Vous enregistrez le résultat et pouvez le
manipuler à votre guise ensuite. Fonctionne avec le package de type P2.
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La Base de Gestion
Une fois le tableau affiché, faire un clique droit sur la souris, puis choisir le type d’importation
que vous souhaitez. Excel par exemple. Vous n’avez plus qu’à l’enregistrer.
D 1.5. Exploitation directe avec EXCEL
Pour ceux qui voudraient obtenir directement les données du package P2 ( par exemple)
sous la forme d’un tableau classique EXCEL avec colonnes sans passer par
F F B E t i q N e t la procédure est la suivante;
Ø
Extraire le package p2 et l’enregistrer .
Ø Démarrez Excel, puis c l i q u e z s u r
ouvrir . Dans la fenêtre qui
s ’ o u v r e , vo u s sélectionnez « tout type de fichiers » et cliquez droit
s u r le nom du fichier:
Ø
Ø
Positionnez le curseur sur la ligne 1 en colonne A.
Ø Le tableau apparait avec des points - virgules comme séparateurs, il
f a u t l e c o n v e r t i r e n c o l o n n e s . Utilisez l’assistant importation de
texte pour mettre en forme le tableau en 3 étapes
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La Base de Gestion
Ø La première pour confirmer le type de données
déterminé par l’assistant, puis aller à SUIVANT .
« Délimité »
Ø La s econde . en gardant tabulation. s électionnez l e s é p a r a t e u r « ; »
p u i s c l i q u e z s u r SUIVANT .
Ø Sur la troisième, ne rien changer puis cliquez sur TERMINER
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La Base de Gestion
Ø A l l e r d a n s F I C H I E R ( h a u t g a u c h e ) . ENREGISTRER S O U S pour
modifier le nom et l’emplacement du nouveau f i c h i e r
Ø Dans Type choisir CLASSEUR EXCEL
Ø C’est terminé. Vous avez votre tableau classique à colonnes. En
début du classeur, vous retrouvez vos critères d’extraction
I l v o u s r e s t e à m e t t r e les éléments du tableau e n f o r m e, par exemple la largeur
des colonnes , … .
D -2 La fiche individuelle d’un licencié
A partir de la fonction « Gestion » :
L a commande Fiche individuelle d u m e n u o u v r e u n e p a g e o ù sont regroupés les
r e n s e i g n e m e n t s e t l ’ h i s t o r i q u e d u licencié n ° x xx x x x concerné.
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D-3. Statistiques sur les licenciés
Ø L a c o m m a n d e Statistiques f o u r n i t u n t a b l e a u d e s y n t h è s e d e s l i c e n c i é s d u
club classés par catégories (actifs, inactifs, créations, Indice de valeur,
saisons…).
Ø L a c o m m a n d e ancienneté p e r m e t d’accéder pour un joueur donné à sa
c a r r i è r e de b r i d g e ur ( t e m ps de passage dans chaque IV).
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La Base de Gestion
Ø D e p u i s 2 0 1 0 , l a c o m m a n d e c l a s s e m e n t permet d’afficher la feuille de
c l a s s e m e n t d e t o us l e s j o u e u r s l i c e n c i é s a u c l u b e t de les trier par nom,
prénom, numéros de licence. Il est possible de les imprimer, individuellement
o u par lot.
D-4 .0 Déconnexion
Pour quitter la session, utilisez la commande Connexion du menu puis
c l i q u e z s u r Déconnecter
Cette manœuvre est utile s i v o u s êtes connecté à Internet p a r u n m o d e m
téléphonique. En c a s de connexion par A D S L ou par le câble, i l suffit de
fermer le navigateur.
ooOoo
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La Base de Gestion
ANNEXE
L’ARCHITECTURE DES FONCTIONNALITES DE L’EXTRANET DE GESTION
MEMBRES
GESTION
CREER
RECHERCHER
FICHE INDIVIDUELLE
STATISTIQUES
ANCIENNETE
LETRE DE CLASSEMENT
LICENCES
RENOUVELER EN LISTE
RENOUVELER INDIVIDELLEMENT
ACTIVITES
FONCTION ENTITES
FONCTION CHBRE/COMM
SYMPATHISANTS
CREER
RECHERCHER
RENOUVELER
ENTITES
GESTION
RECHERCHER
EXTRAIRE
FICHE INDIVIDELLE
ACTIVITES
COURS
TOURNOIS
COMPETITIONS (voir site du Comité du Val de Seine sauf pour )
CALENDRIER
AGREMENTS FESTIVALS (voir Guide FFB)
CALCUL (voir site FFB)
TOURNOIS (uniquement les rubriques ci-dessous)
ADMINISTRATION
TOURNOIS DE REGULARITE REMONTES
2 EUROS
RESULTATS
SUPPRESSION D’UN TR REMONTES
RESULTATS (voir site FFB)
FINANCES et CONNEXION (pour mémoire)
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40

la base de gestion - Comité du Val de Seine

Transcription

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