Du dossier documentaire papier au dossier numérique

Transcription

CONSERVATOIRE NATIONAL DES ARTS ET METIERS
INSTITUT NATIONAL DES TECHNIQUES DE LA
DOCUMENTATION
MEMOIRE
pour obtenir le
DESS en Sciences de l’information et de la documentation spécialisées
présenté et soutenu par
Agnès ALIDIERES
le 18 octobre 2005
Du dossier documentaire papier au dossier numérique :
le cas de La Joie par les livres
Mémoire soutenu devant un jury composé de :
Madame Sophie DUBOIS
Madame Aline EISENEGGER
Cycle supérieur Promotion XXXV
Remerciements
Je tiens à adresser mes remerciements à toute l’équipe passionnée de La Joie par les
livres pour son accueil chaleureux, et particulièrement à Aline Eisenegger pour son
soutien et sa gentillesse.
Je remercie également Sophie Dubois pour ses conseils avisés et ses encouragements
lors de la rédaction de ce mémoire.
Sans oublier les personnes que j’ai rencontrées ou contactées et qui ont accepté de
répondre à mes questions concernant la numérisation des dossiers documentaires.
Enfin je remercie tous les membres de ma famille qui m’ont soutenu, aidé tout au
long de cette aventure et qui ont fait preuve d’une grande patience.
Du dossier documentaire papier au dossier numérique : le cas de La Joie par les livres
DESS INTD 2005 - A. Alidières
2
Résumé
L’objet de ce mémoire est d’étudier les modifications entraînées par le passage des
dossiers documentaires papier sur le support numérique. Après avoir analysé ce qui
caractérise un dossier documentaire, ce mémoire présente les outils et techniques qui
permettent le changement de support ainsi que leur diffusion puis examine les
conséquences de la mise en place d’un tel projet, tant au niveau organisationnel que
juridique. Illustré par le cas de La Joie par les livres, il met enfin l’accent sur ce qui
permettra de valoriser ce nouveau produit.
Mots clés
Dossier documentaire – Dossier numérique - GED – Numérisation – Portail
documentaire – Valorisation – Gestion de projet
3
Table des matières
Remerciements .........................................................................................................2
Résumé.....................................................................................................................3
Table des matières ....................................................................................................4
Liste des annexes......................................................................................................6
Note préliminaire......................................................................................................7
Introduction ..............................................................................................................8
I
Les dossiers documentaires .............................................................................10
1.
2.
3.
Le dossier, un produit documentaire............................................................10
1.1.
Définition ............................................................................................10
1.2.
Finalité des dossiers.............................................................................11
1.3.
Contenu des dossiers ...........................................................................12
1.4.
Typologie des dossiers documentaires ................................................12
1.5.
Organisation des dossiers documentaires .............................................14
1.6.
Pourquoi passer au dossier numérique ?...............................................14
Les modifications dûes au changement de support.......................................16
2.1.
De l’objet papier à l’objet numérique...................................................16
2.2.
Les nouvelles possibilités offertes par les technologies du numérique..17
2.3.
A nouveau support, nouveau produit ...................................................19
Comment numériser et diffuser des dossiers ? .............................................21
3.1.
La GED : Gestion électronique de documents......................................21
3.2.
Les portails d’information ...................................................................26
3.3.
Documents numériques et propriété intellectuelle ................................27
3.4.
Mise en place du projet de numérisation des dossiers..........................31
II Les dossiers documentaires à La Joie par les livres..............................................34
1.
Présentation de La Joie par les livres ...........................................................34
1.1.
Le centre de ressources........................................................................34
1.2.
L’équipe..............................................................................................35
1.3.
Les autres activités du Centre National du Livre pour Enfants .............36
1.4.
L’informatisation du centre : le site portail de La Joie par les livres .....37
4
2.
Les dossiers documentaires papier...............................................................40
2.1.
Usages des dossiers .............................................................................40
2.2.
Analyse de l’existant ...........................................................................41
2.3.
Les objectifs de la numérisation...........................................................45
2.4.
Choix liés à la numérisation des dossiers .............................................46
III Préconisations concernant les dossiers numériques à La Joie par les livres .........50
1.
2.
3.
Du dossier outil au dossier produit ..............................................................50
1.1.
Le classement dans la base des documents numériques........................50
1.2.
Quelques exemples de dossiers numériques en ligne............................51
Choix des dossiers produits à constituer ......................................................54
2.1.
Les dossiers éditeur .............................................................................55
2.2.
Les dossiers auteurs et personnages .....................................................55
2.3.
Les dossiers thématiques jeunesse .......................................................55
2.4.
Les dossiers thématiques .....................................................................56
Un nouveau produit documentaire...............................................................56
3.1.
Principes ergonomiques.......................................................................57
3.2.
Valorisation des dossiers : positionnement et communication ..............58
3.3.
Implications sur le travail des documentalistes.....................................59
Conclusion .............................................................................................................61
Bibliographie..........................................................................................................62
Annexe 1 : Les 15 éléments du Dublin Core classés par catégorie...........................77
Annexe 2 : Thématiques de la rubrique actualités ...................................................79
Annexe 3 : Schéma du système d’informations de La Joie par les livres..................80
Annexe 4 : Plan de classement et inventaire des dossiers thématiques.....................81
Annexe 5 : Maquette de l'interface d'édition d'un dossier documentaire ..................89
Annexe 6 : Les grands thèmes des dossiers .............................................................90
Annexe 7 : Les métadonnées...................................................................................91
Annexe 8 : Le portail documentaire du Cereq .........................................................93
Annexe 9 : Le centre de Documentation France – Europe - Monde .........................94
Annexe 10 : Les dossiers éditeurs jeunesse .............................................................97
Annexe 11 : Les dossiers auteurs, illustrateurs et personnalités ...............................98
Annexe 12 : Les dossiers thématique jeunesse ........................................................99
Sigles et abréviations ............................................................................................ 100
Glossaire .............................................................................................................. 102
5
Liste des annexes
Annexe 1 : Les 15 éléments du Dublin Core classés par catégorie...........................77
Annexe 2 : Thématiques de la rubrique actualités ...................................................79
Annexe 3 : Schéma du système d’informations de la Joie par les livres...................80
Annexe 4 : Plan de classement et inventaire des dossiers thématiques.....................81
Annexe 5 : Maquette de l'interface d'édition d'un dossier documentaire ..................89
Annexe 6 : Les grands thèmes des dossiers .............................................................90
Annexe 7 : Les métadonnées à remplir avant la numérisation des documents..........91
Annexe 8 : Le portail documentaire du Cereq .........................................................93
Annexe 9 : Le centre de Documentation France – Europe - Monde ........................94
Annexe 10 : Les dossiers éditeurs jeunesse .............................................................97
Annexe 11 : Les dossiers auteurs, illustrateurs et personnalités ...............................98
Annexe 12 : Les dossiers thématique jeunesse ........................................................99
6
Note préliminaire
Le vocabulaire :
Les mots ou expressions signalés par un astérisque * sont définis en fin de mémoire
dans le Glossaire
Les sigles et abréviations
Tous les sigles utilisés dans le mémoire sont développés à la fin du mémoire dans la
liste Sigles et abréviations
Bibliographie
Le mémoire est référencé. Les passages se terminant par une référence numérotée
entre crochet [n°] renvoient aux ouvrages de la Bibliographie.
7
Introduction
Nombre de services de documentation constituent des dossiers documentaires, pour
une utilisation en interne ou pour les mettre à disposition des utilisateurs, car ils
permettent de répondre à leur besoin d’informations. Leur élaboration et leur mise à
jour font partie des tâches quotidiennes des documentalistes.
Les dossiers documentaires ont fait leur apparition dans les centres de documentation
à la fin du 19ème siècle et ils ont connu nombre d’appellations : dossiers de
documentation, dossiers de toute nature, dossiers d’actualité… Mais quelle que soit
la dénomination, ils sont toujours constitués pour répondre à un besoin d’information
rapide et actualisée, en complément du fonds documentaire et également dans un
objectif de conservation des documents volants. [5]
Avec les Nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication (NTIC),
les services de documentation sont tous conduits aujourd’hui à proposer leurs
prestations en ligne, et ils sont alors confrontés aux problèmes que posent leur
transfert sur le nouveau support. Il en est ainsi, en particulier, pour les dossiers
documentaires qui sont amenés à évoluer avec le temps et à se transformer
profondément.
L’objet de ce mémoire est d’étudier les implications entraînées par le passage de
dossiers documentaires sur support papier à un support numérique. En nous appuyant
sur le cas de la Joie par les Livres, nous tenterons d’apporter quelques éléments de
réflexion aux questions que l’on peut se poser lors de la mise en place d’un tel
projet : faut-il numériser tous les dossiers et les reconstruire à l’identique? Le
changement de support doit-il conduire à une nouvelle conception du dossier
documentaire? Comment les nouvelles technologies vont permettre d‘apporter une
valeur ajoutée à ces dossiers?
La première partie du mémoire définit les principes du dossier documentaire, puis
examine les changements que la numérisation va introduire sur le dossier. Les outils
et techniques qui permettent cette transformation sont ensuite présentés, sans oublier
de prendre en compte les aspects juridiques et leurs contraintes.
8
La seconde partie est consacrée à la présentation détaillée du cas de la Joie par les
livres : l’informatisation du centre de ressources, puis les questions spécifiques aux
dossiers documentaires et à leur numérisation.
Dans la troisième partie, nous tenterons, en nous appuyant sur des exemples de
dossiers mis en ligne, de trouver des solutions pour construire un nouveau produit et
le valoriser.
9
I
Les dossiers documentaires
1.
Le dossier, un produit documentaire
1.1.
Définition
Dans le Vocabulaire de la documentation, le terme dossier est défini selon son
contenu comme un « ensemble d’informations et de documents de tout type liés à une
affaire (activité, transaction) et réunis pour la conduite ou le traitement de celle-ci ».
Une seconde définition est ajoutée qui, « par extension du sens précédent, désigne le
contenant de tout ou partie des documents d’un ou des dossiers : dossiers suspendus,
à sangles, dossier ou répertoire informatique. » [6]
Un dossier rassemble donc des documents divers sur un sujet déterminé. Cette
définition assez large peut s’appliquer à nombre de produits et nombre de métiers.
Nous nous intéresserons dans ce mémoire aux dossiers dits documentaires.
Le vocabulaire de la documentation en donne une définition précise et complète.
C’est un « produit documentaire constitué d’un ensemble de documents de sources
diverses, choisis et réunis sur une question donnée, et organisé de façon à faciliter
l’accès à l’information rassemblée ; les éléments qui le composent peuvent être de
nature et de support très variés: photographies, articles de revues, brochures, etc. Il
peut donner lieu à des mises à jour régulières au fur et à mesure de la parution de
nouvelles informations; sa durée de vie est limitée dans le temps. Il peut être
constitué ponctuellement à la demande ou systématiquement sur des thèmes précis.
Un dossier documentaire peut être sur support papier ou électronique. » [7]
Le dossier est créé autour d’un thème, en vue d’une utilisation future. Ce qui
implique les fonctions du documentaliste : sélectionner les documents, les organiser
en définissant un plan de classement, et mettre à jour les dossiers, c’est-à-dire y
ajouter des informations récentes mais aussi désherber pour éviter la redondance et
l’obsolescence.
10
1.2.
Finalité des dossiers
1.2.1. Pourquoi fait-on des dossiers documentaires ?
Le dossier documentaire répond à un besoin :
-
d’information, celle-ci étant désolidarisée de son support originel pour
une plus grande rapidité d’accès.
-
de conservation des documents «volants » qu’il contient. Selon la
place disponible et la mission de conservation, les critères, variables
selon les dossiers, en sont définis avec des règles précises, tant pour
l’élagage que pour l’actualisation.
Sur support papier, les dossiers documentaires sont assez simples à constituer et
faciles à consulter. Ils permettent de trouver une documentation à jour, composée de
documents de nature diverses, sur un thème, une personne, un pays, un organisme ou
autre qui actualisent l’information trouvée dans les ouvrages. [9]
Selon Dominique Cotte, la richesse documentaire du dossier vient de cette
organisation de l’information en un volume, « palpable et disponible de manière
ramassée ». [2] Chaque document a un rôle vis-à-vis des autres documents d’un
même dossier et leur regroupement donne un sens particulier à l’information, pour
rendre compte d’un objectif global. Un dossier organisé est plus que la somme de ses
composants, de ce fait le choix de la destination d’un document du dossier apporte du
sens.
1.2.2. Les usages des dossiers documentaires.
Les dossiers sont constitués en vue d’informer rapidement et de façon la plus
exhaustive sur un thème, une personne.
Les documentalistes, qui le constituent, l’utilisent pour pouvoir répondre aux
questions des usagers.
Il peut être également consulté par les usagers pour avoir une vision globale sur un
sujet ou un thème donné.
11
1.3.
Contenu des dossiers
Le dossier rassemble l’information existante sur un sujet déterminé. Son contenu se
compose donc de documents qui sont là pour répondre à ce besoin d’information.
Ces documents peuvent être de nature et de sources diverses. Pour le dossier papier,
la seule restriction tient au format des documents qui doivent rentrer dans le dossier,
et pour le dossier numérique à l’obligation d’être lu donc de pouvoir en prendre
connaissance avec un outil de lecture.
On trouve le plus souvent dans un dossier : des articles de presse ou de revues, des
brochures, des tirés à part, des prospectus, des photographies, des textes législatifs,
des bibliographies, des listes d’adresse…[3]
Ce qui le différencie des autres produits documentaires (bibliographies, synthèses,
revue de presse) est ce regroupement de documents hétérogènes.
La sélection des sources et du type de documents à inclure dans un dossier est une
réflexion importante à mener avant son élaboration et elle influe directement sur le
type de dossiers que l’on veut constituer et leur qualité.[5]
1.4.
Typologie des dossiers documentaires
Les dossiers documentaires peuvent être réalisés de façon systématique ou à la
demande. On distingue selon ces usages deux types de dossiers documentaires:
1.4.1. Le dossier outil
Paul-Dominique Pomart, dans le dictionnaire de l’information, définit le dossier
outil comme « un document de nature synthétique rassemblant des pièces dont les
points communs l’emportent sur les différences de contenu et offrant un accès direct
à ces éléments. » [10]
Il est constitué à priori, dans le but de répondre à des besoins immédiats
d’information à caractère ponctuels et précis. Il sert principalement au travail courant
des documentalistes, pour répondre aux questions des usagers, mais ceux-ci peuvent
parfois le consulter eux-mêmes, ce uniquement sur place.
Les dossiers outils subissent peu de traitement documentaire, mais les documents qui
le composent doivent être correctement identifiés et datés pour être utilisables. Ils
12
peuvent parfois avoir une organisation interne en sous-dossiers et les documents à
l’intérieur d’un dossier sont généralement classés par ordre chronologique inverse.
Ils nécessitent une mise à jour régulière et leur durée de vie est souvent limitée dans
le temps.
Lorsqu’ils sont sur papier, ils sont généralement conservés dans une chemise ou un
dossier suspendu.
Dans l’ouvrage préparant à l’épreuve de dossiers documentaires au CAPES de
documentation, le dossier outil est présenté comme « le degré zéro du dossier
documentaire, son point de départ mais jamais son aboutissement. Pour être
utilisable,» ce qui sous-entend utilisable par les usagers, « le dossier outil doit subir
des métamorphoses ». C’est cette transformation qui va aboutir à créer un dossier
produit. [8]
1.4.2. Le dossier produit
Le dossier produit est plus élaboré et abouti, il est réalisé sur mesure, souvent en
réponse à une demande précise d’un client.
Le dossier produit est organisé, il comporte un plan de classement clair associé à une
répartition des documents en thèmes et sous thèmes, avec une introduction, parfois
une note de synthèse et des annexes. Ainsi le dossier propose des ouvertures
possibles et des compléments d’information par une bibliographie analytique et
éventuellement une filmographie et une discographie. Il aide à faire rapidement le
tour d’un thème en donnant de nombreuses pistes pour aller plus loin. Il est rarement
mis à jour, mais peut être tout de même parfois réactualisé.[3]
Il est élaboré par le documentaliste le plus souvent à partir des dossiers outils, et
grâce à des recherches dans d’autres sources d’information. Produit à forte valeur
ajoutée, il peut aussi être réalisé en prévision d’une demande potentielle d’une
catégorie d’utilisateurs. Il constitue alors un outil de communication du centre de
documentation vers l’extérieur.
13
1.5.
Organisation des dossiers documentaires
Pour être utilisables, c’est-à-dire rapidement repérables et facilement consultables,
les dossiers doivent être organisés selon un plan de classement, soit une liste
méthodique et organisée qui sert de référence pour indexer et classer les documents.
Il y a deux grandes catégories de dossiers documentaires : les dossiers nominatifs
(informations sur une personne, un organisme, un pays, une ville…) qui sont
généralement classés par ordre alphabétique de noms et les dossiers dits thématiques
(toutes informations sur le thème d’un dossier). [9]
Pour ces derniers, le plan de classement correspond à une structuration cohérente du
domaine de connaissance couvert par le centre de documentation et est donc différent
selon les lieux documentaires. C’est cette logique d’organisation des dossiers qui en
fait leur force : elle permet de se représenter facilement l’ensemble du domaine
couvert par les dossiers et d’accéder directement à l’information souhaitée. [2]
A l’intérieur de ces grands secteurs, les dossiers sont généralement classés par ordre
alphabétique de noms de dossiers, ce qui facilite la recherche et le rangement après
usage.
Il est préférable de noter la date de création avec l’intitulé de chaque dossier, ainsi
que des renvois éventuels vers d’autres dossiers dont le thème est voisin.
1.6.
Pourquoi passer au dossier numérique ?
Nous l’avons vu, les dossiers papier demandent une organisation préalable tout en
étant assez simples à constituer. Mais leur confection et leur utilisation sont limitées
par les problèmes que l’on peut rencontrer, qui tiennent : [37]
-
au volume des dossiers ce qui entraîne un problème de stockage.
Nombre de centres de documentation sont aujourd’hui confrontés à ce
problème de place.
-
au traitement des dossiers : en raison du très grand nombre de
dossiers, la difficulté est grandissante pour en connaître le contenu.
-
à la préservation des dossiers consultés : en effet, une utilisation
fréquente des dossiers entraîne un risque de perte de documents, le
déclassement et la dégradation des dossiers.
14
-
à l’impossibilité de consultation pour un utilisateur distant, ou pour
plusieurs utilisateurs simultanément.
-
à la gestion : il est difficile d’évaluer l’utilisation des dossiers, et de
gérer les autorisations d’accès selon le profil de l’utilisateur
(documentaliste, utilisateur externe).
La numérisation des dossiers va apporter une solution à ces problèmes et ouvrir de
nouvelles possibilités: [11]
-
on peut stocker sur des supports de plus en plus petits de grandes
quantités de documents, ce qui entraîne un important gain de place.
-
l’accès des usagers au produit est facilité: le contenu des dossiers est à
diffusion immédiate, que ce soit à distance ou par plusieurs
utilisateurs en même temps, et sans perte ni dégradation de
l’information à l’utilisation. La facilité d’accès diminue
considérablement le temps de recherche, de copie et de transmission
des données, rendant en outre disponible la documentation à toute
heure.
-
les outils informatiques permettent de mesurer l’utilisation des
dossiers, et par là même d’en vérifier l’ utilité et la pertinence, ainsi
que de gérer les droits d’accès selon le profil de l’utilisateur.
-
ces dossiers sont valorisés: leur existence est connue d’un plus grand
nombre, à une échelle potentiellement très large. Par ailleurs,
l’exploitation des possibilités offertes par les technologies internet
permettent d’accroître la valeur ajoutée de ce produit.
Nous allons maintenant voir ce qu’entraîne comme modification sur le dossier le
changement de support. Pour cela, il convient de commencer à regarder avant tout les
changements sur les documents dont ils sont constitués.
15
2.
Les modifications dûes au changement de support
2.1.
De l’objet papier à l’objet numérique
« Le document demeure un concept central pour les professionnels de
l’information, notamment parce que c’est l’élément commun entre
l’univers du papier et l’univers numérique. »[Michel Gorin, 36]
Une loi précisant le cadre juridique des technologies de l’information donne,
d’ailleurs, cette définition du document : « un document est constitué d’information
portée par un support. L’information y est délimitée et structurée, de façon tangible
ou logique selon le support qui la porte, et elle est intelligible sous forme de mots, de
sons ou d’images. » [Michel Gorin, 36]
Le document papier est un objet matériel, il est avant tout palpable et maniable et on
n‘a pas besoin d’intermédiaire, d’outil pour le parcourir. De plus, par sa forme et son
épaisseur, son volume est directement perceptible, ainsi que ses limites : il a un début
et une fin, ce qui lui confère une certaine autonomie. La forme, la présentation et le
contenu du document papier sont indissociables. [44]
Sur tous ces points, la transition sur le support numérique apporte des
bouleversements au document : [35]
-
Un document numérique nécessite l’intermédiaire d’un dispositif
technique pour être lu. On ne peut le toucher, c’est un objet virtuel.
-
La présentation d’un document numérique peut varier selon les outils
de lecture utilisés. En effet, pour un document numérique, il devient
possible de séparer la forme et le contenu du document et d’en décrire
la structure logique, qui définit l’organisation des différents éléments
d’information. La structure du document devient ainsi indépendante
du contenu, ce qui induit une certaine souplesse dans sa conception.
-
On ne peut appréhender la quantité d’informations contenues dans un
document numérique, ses limites, ni savoir directement à quel endroit
du document on se situe. Pour compenser cette perte d’informations,
il sera important de rajouter des organisateurs « artificiels » qui
indiquent le volume du document et qui permettent de se situer à
l’intérieur de celui-ci .
16
2.2.
Les nouvelles possibilités offertes par les technologies du
numérique
Hypertexte et navigation [45]
Le changement de support semble au premier abord affecter davantage le contenant
du document que son contenu. Et pourtant, le contenu d’un document numérique
n’est pas géré de la même façon que celui d’un document papier, en particulier grâce
aux liens hypertexte.
Le terme « hypertexte » a été inventé en 1965 par Théodore Nelson. C’est une
technologie qui permet de créer des liens dans un document entre des mots ou termes
ayant une relation de complémentarité les uns avec les autres. Ces liens sont
activables par le lecteur, et le fait de se déplacer de lien en lien est appelé navigation.
La présence d'un lien hypertexte est signalée visuellement par son ancre qui peut être
une partie de phrase ou un mot souligné ou de couleur différente de celle du texte, ou
encore une image, une icône, un graphique.
Il n’est pas inutile de remarquer que le concept d’hypertexte est toutefois ancien et
existait déjà pour les documents papier au travers des index, des tables de matières,
des renvois à la fin des articles. L’informatique a juste permis d’automatiser ces
procédés et ce de façon instantanée. [12]
Mais un document numérique peut contenir aussi bien du texte que des images fixes
ou animées, ou encore des éléments sonores, on peut en fait parler de lien
hypermédia plus que de lien hypertexte.
Cette technique va modifier les modes de lecture des documents : en effet, la
navigation est une attitude dynamique, le lecteur va construire lui-même son
itinéraire de lecture en choisissant ou non d’activer un lien hypertexte. Il peut, à
chaque fois qu’un lien se présente, choisir d’aller vers un autre texte au gré de ses
envies, consulter des informations complémentaires, et s’éloigner ainsi du document
initial. La consultation devient interactive, par associations de sens et s’oppose à la
lecture passive, linéaire du document papier. [44]
Ce qui n’est pas sans conséquence sur la conception, l’écriture des produits
numériques : à une écriture linéaire et fluide de textes longs sur papier, il conviendra
17
mieux de découper le texte en blocs auxquels on accèdera par sauts à l’aide des liens
hypertextes.
On voit déjà que les renvois vers les dossiers dont le thème est voisin vont pouvoir se
faire plus simplement en électronique, de façon instantanée avec les liens hypertexte.
La lecture sur support numérique est ainsi adaptée à une lecture de consultation
partielle et non plus linéaire, une lecture liée à la recherche d’informations, par
butinage.
Recherche multicritères
Avec l’essor des technologies numériques et la multiplication des données
numériques se sont également développés les outils de recherche, pour retrouver
toute cette information : ce sont les moteurs de recherche qui balayent des volumes
très importants d’information et les logiciels documentaires.
Ces derniers permettent d’organiser l’information dans des bases de données et, via
des formulaires de recherche, de faire des recherches multicritères dans ces bases:
l’utilisateur peut interroger selon plusieurs critères qui peuvent être combinés à l’aide
des opérateurs booléens*. La recherche sera plus précise, plus fine et sans délai
d’attente.
De plus, avec les documents numériques, les informations sur le document peuvent
être incluses dans le document lui même, avec les métadonnées*, et non plus sur une
notice externe comme avec les banques de données. Le document peut ainsi avoir un
sens s’il est lu par un moteur de recherche, ou un outil de connaissance sémantique,
linguistique. « Un document
numérique est un texte dont les éléments sont
potentiellement analysables par un système de connaissance en vue de son
exploitation par un lecteur compétent. » [Roger T. Pédauque, 38]
Ces évolutions technologiques optimisent la recherche d’information, celle-ci devient
facilement repérable ce qui entraîne un gain de temps comparé à une recherche de
documents dans un fonds papier traditionnel.
On peut noter toutefois que, pour une recherche d’information dans un dossier
documentaire, cette rapidité d’accès est freinée par le fait que la lecture sur écran
reste plus difficile que sur papier. De ce fait, selon Dominique Cotte, « la sélection
18
d’une poignée d’articles pertinents dans un dossier volumineux se fait beaucoup plus
rapidement que la consultation à l’écran d’une liste de références ». L’avantage
technologique du numérique « se trouve contredit par la relative lenteur de
l’exploitation de l’information à travers la lecture sur écran ». [Dominique Cotte, 2]
Accès à distance
Avec la mise en réseau des bases de données, l’accès est non seulement immédiat
mais il peut se faire de plus à distance. Les contraintes spatiales et temporelles
n’existent plus. Et avec la mise en ligne des documents numériques, on n’accède plus
seulement aux références du document mais au document lui-même, tout en pouvant
contrôler les droits de consultation.
2.3.
A nouveau support, nouveau produit
Toutes ces nouvelles fonctionnalités vont apporter de nouvelles possibilités
d’organisation et de présentation, et par là même modifier le concept des dossiers.
« Les publications numériques conduisent non seulement à lire autrement, mais aussi
à apprendre autrement, à enseigner autrement, à écrire autrement. » [Suzanne
Bertrand-Gastaldy, 44]
Un document numérique pourra par exemple être rattaché facilement à plusieurs
dossiers, il n’y aura pas besoin de le multiplier, comme lorsqu’on fait des
photocopies pour les dossiers papier.
Les liens hypertextes vont permettre de concevoir des produits plus dynamiques en
reliant les documents entre eux, avec des renvois vers des documents ou des sources
externes pertinents, et éventuellement en incluant du multimédia.
Cependant, pour un bon usage de ces fonctionnalités, pour optimiser la recherche, la
navigation et la lecture à l’intérieur des produits numériques, il est nécessaire de bien
en étudier au préalable la structure et l’ergonomie*. En effet, lors d’une consultation
sur écran le lecteur a parfois des problèmes pour se repérer, pour utiliser les
fonctionnalités proposées et pour interpréter correctement les liens. [40]
Les liens entre deux informations peuvent exprimer différents types de relations : des
relations de structure (liens hiérarchiques, de retour au sommaire, d’inclusion) ou des
19
relations sémantiques (sur le principe de l’association des sens). Il faut faire attention
à bien expliciter ces liens pour ne pas perdre le lecteur. [46]
Nous ne pourrons ici détailler tous les principes d’ergonomie des documents
numériques mais nous allons juste en évoquer les principes. Pour pallier au problème
de désorientation à l’intérieur des produits numériques, il est nécessaire d’utiliser des
indicateurs de positionnement et de volume, des organisateurs d’aides à la
navigation. Tout doit être fait pour que l’utilisateur navigue de façon intuitive et
rapide. Le choix des intitulés des rubriques, la rédaction ont également leur
importance pour guider l’usager. [41]
On le voit, la numérisation des dossiers va entraîner un nouveau travail de
conception, basé sur la convivialité et la facilité d’utilisation qui conduira à une
valorisation de ces dossiers.
« Les publications numériques seront d’autant mieux acceptées
qu’elles offriront une forte valeur ajoutée, mettront à disposition des
outils d’analyse et de visualisation puissants, procureront une très
bonne ergonomie cognitive et seront accompagnées d’une solide
formation préalable des lecteurs aux différentes stratégies de lecture. »
[Suzanne Bertrand-Gastaldy, 44]
Nous allons examiner maintenant les outils et techniques qui permettent de numériser
les dossiers, puis regarder comment mettre en place un tel projet tout en respectant la
législation sur la diffusion des documents numériques.
20
3.
Comment numériser et diffuser des dossiers ?
3.1.
La GED : Gestion électronique de documents
3.1.1. Définitions, principes
Apparue dans les années 80, la Gestion Electronique de Documents a pour fonction,
au moyen d’un ensemble d’outils et de techniques, d’acquérir, d’organiser, de gérer
et de distribuer des informations et des documents électroniques.
La GED peut traiter l’ensemble des documents, qu’ils soient papier, bureautique
(word, excel…) ou multimédia (images et sons), et permet un accès direct à ces
documents. Grâce aux nouvelles technologies de réseaux et de télécommunications,
la GED trouve de multiples applications, dans toutes les organisations où les
documents et les échanges de documents sont nombreux.
On peut notamment distinguer :
-
la GED administrative et bureautique, qui gère la production et le
partage de documents dans un groupe de travail au sein d’une
entreprise.
-
la GED cold (Computer Output on Laser Disc), qui permet d’archiver,
et de restituer les informations contenues dans des documents
(bulletins de salaire, factures…)
-
la GED technique, qui gère des documents techniques ayant un format
spécifique à un métier.
-
la GED documentaire, qui permet l’indexation et la recherche d’un
fonds documentaire numérique, et dont l’objectif est la diffusion à
distance des documents, et non plus seulement d’une notice les
décrivant. [17] [18]
C’est cette dernière application qui nous intéresse dans le cadre de cette étude et
nous allons en détailler les différentes étapes qui caractérisent le fonctionnement
d’un système de Gestion Electronique Documentaire.
21
3.1.2. Les diverses étapes de traitement du document
On distingue plusieurs étapes principales dans la chaîne de traitement du document:
l’acquisition, l’indexation, le stockage, la recherche et la diffusion. [13][16]
L’acquisition
La technique d’acquisition dépend de la nature du support originel du document à
acquérir. Si le document est déjà sous format numérique, l’application consistera à
importer les documents et éventuellement à les convertir d’un format à un autre.
Dans le cas d’un document natif sur support papier, il devra être numérisé à l’aide
d’un scanner. Les principales caractéristiques d’un scanner sont sa résolution*
(mesurée en dpi, dots per inch ou en ppp, points par pouce) qui conditionne la qualité
de l’image numérisée, sa vitesse (nombre de pages numérisées par minute), son type
d’acquisition (noir et blanc, niveaux de gris, couleur) et la dimension des documents
qu’il supporte.[12]
Pour l’acquisition des documents, 2 modes de numérisation sont utilisés:
•
le mode image (ou bitmap) : le document est représenté par une multitude de
points, les pixels. A chaque pixel est attribuée une valeur quantifiée, selon le type
d’image (noir et blanc, niveau de gris, couleur) , sur 1, 8, 16 ou 24 bits*. Le
fichier obtenu est un fichier image (TIFF, BMP, GIFF, PNG). Ce mode
représente une copie conforme du document à l’original, mais n’autorise pas de
recherche à l’intérieur du texte du document et génère des poids de fichiers très
lourds.
Une opération de compression permet, en réduisant la taille des fichiers, d’en
optimiser le stockage et la diffusion. On utilise pour cela des algorithmes de
compression dits réversibles (sans perte de données) ou irréversibles ( avec perte
de données) tels que le JPEG*. Pour ces derniers, les informations les moins
utiles de l’image, que l’oeil perçoit mal, sont éliminées.
•
Le mode texte ou mode caractère : afin que le contenu des documents textuels
puisse être exploité, on utilise des logiciels de reconnaissance optique de
caractères (OCR) qui traduisent des groupes de points d’une image numérisée en
caractères, pour produire un fichier texte constitué de lettres. Celui-ci peut alors
être exploitable par des logiciels traitant du texte, c’est-à-dire modifié, indexé
22
automatiquement et l’on peut de ce fait y effectuer des recherches en texte
intégral. En mode texte, le poids des fichiers numériques est très faible donc
facilement stockable et diffusable. [14]
Cependant, le texte d’un document papier a également une structure logique
(titre, partie, sous-partie…) et une présentation formelle, une structure physique
(mise en page et style du texte) que l’on peut souhaiter conserver, comme dans le
mode en image mais avec des fichiers moins volumineux. On ajoutera alors au
texte :
-
une codification de structure physique en utilisant un format de
description de page, tel le très utilisé PDF* de la société Adobe, qui
permet de conserver l’apparence de la mise en page originale.
-
une codification de structure logique en utilisant un format de
structuration qui utilise des balises* tels le SGML*, HTML*, ou le
XML*. [11]
L’indexation
Il s’agit ensuite, afin de faciliter leur accès et leur diffusion, d’associer à chaque
document électronique enregistré une notice le décrivant, obtenue par un processus
d’indexation.
L’indexation est l’opération qui permet de décrire et caractériser un document en vue
de son exploitation future. On distingue la description du document (type, auteur,
date…) de la description de son contenu sémantique. Elle est une étape indispensable
dans le processus de GED pour permettre à la recherche de retrouver les documents
pertinents.
L’indexation du contenu peut-être soit manuelle, par utilisation d’un langage
documentaire* libre ou contrôlé (listes d’autorité, thésaurus ), soit automatique par
la technique d’indexation en texte intégral (ou « full text ») : tous les mots du
document sont alors indexés. Selon les logiciels utilisés, une analyse des mots du
texte par traitement linguistique et/ou statistique est ensuite appliquée. [21]
Chaque mode d’indexation a ses avantages et inconvénients et le choix de l’un ou de
l’autre dépend du volume et du type de documents à traiter, et de l’utilisation qui en
23
sera faite : plus les utilisateurs sont occasionnels, plus le public est hétérogène, plus
l’indexation automatique est adaptée. En revanche, l’indexation manuelle reste
intéressante pour les documentalistes, leur permettant une recherche bien plus fine et
des résultats pertinents. Le facteur temps est également à prendre en compte,
l’indexation manuelle étant peu compétitive à ce niveau face à l’indexation
automatique. [24]
On constate aujourd’hui une diversification des pratiques, avec des langages
d’indexation variés et une utilisation combinée des deux modes d’indexation, qui
peuvent se compléter. [23]
Pour faciliter la gestion et l’exploitation sur les réseaux de cette description du
document et de son contenu, on utilise les métadonnées*, éléments structurés
d’informations, qui ont la particularité d’être inscrites dans le document luimême.[22] Virginie Delaine, dans la revue Documentaliste-Sciences de
l’information, dit des métadonnées qu’«elles viennent renforcer une indexation
automatique du contenu» et «réconcilient, en quelque sorte, l’indexation manuelle
avec l’indexation automatique». [30]
Le schéma de métadonnées le plus utilisé pour décrire les ressources électroniques
est le Dublin Core. Il propose, pour tout type de document électronique, 15 éléments
de description qui ont pour caractéristiques d’être facultatifs, répétables sans
limitation, extensibles, et dont l’ordre est arbitraire. Ces éléments peuvent être
classés en 3 catégories : la description du contenu de la ressource, l’indication de la
propriété intellectuelle et l’identification de la ressource (cf. annexe 1).[20] C’est une
solution assez simple de description des ressources et qui permet l’exportation et
l’interopérabilité des notices avec d’autres systèmes documentaires.[19]
Le stockage
Le choix du support de stockage répond à plusieurs problématiques :
-
Le support doit être adapté au volume des documents, à la fréquence
de consultation, et à l’intérêt ou non de les diffuser en ligne.
-
La durée de conservation des documents doit être prise en compte
pour l’épuration du système de stockage.
24
Il existe deux principaux supports de stockage des documents, qui sont généralement
associés :
-
Les supports magnétiques : les documents sont en général stockés sur
les disques durs d’un ou plusieurs serveurs, qui ont une grande
capacité de stockage en terme de volume et permettent une accession
quasi immédiate depuis un réseau local ou internet. Le stockage
portable magnétique sur bandes réinscriptibles est lui recommandé
pour la sauvegarde régulière des données mais a une faible capacité de
stockage.
-
Les supports optiques : les disques inscriptibles une seule fois, tels les
CD-R, DVD-R et DON WORM, sont spécialement dédiés à
l’archivage à long terme. Les disques réinscriptibles (CD-RW et
DVD-RW) le sont également mais peuvent être modifiés. [15][13]
La recherche
Le type de recherche dépend évidemment des choix faits dans les phases précédentes
d’acquisition et d’indexation. La recherche peut s’effectuer par critères (interrogation
sur les différents champs de la notice du document en langage contrôlé ou naturel),
et/ou sur le texte intégral des documents si ceux-ci sont sous formats textuels
(documents numérisés ou bureautiques). Les critères peuvent être combinés par
l’utilisation des opérateurs booléens*, qui permettent d’exclure ou d’associer des
concepts.
Plus l’indexation est précise et la recherche affinée, plus les résultats de la recherche
seront pertinents.
La consultation et la diffusion des documents
Une fois les résultats de la recherche affichée, les systèmes de GED permettent une
visualisation des documents sélectionnés. Cette consultation se fait à l’aide d’un
visualiseur qui permet la présentation du document (par exemple Adobe Reader pour
lire un document PDF) ou via un applicatif capable de le lire (Word pour un fichier
.doc).
La diffusion du document peut se faire à distance via le réseau Internet ou intranet.
Le système de GED permet une gestion des droits de diffusion et d’utilisation des
25
documents par type d’utilisateurs : elle peut autoriser ou non la lecture, l’écriture,
l’impression et la suppression du document.
Nous venons de le voir, les outils de GED permettent un accès plus rapide et à
distance à l’information, un accès simultané par plusieurs utilisateurs, facilité par de
nombreux critères de recherche, et également un accès contrôlé.
3.2.
Les portails d’information
Pour être accessibles à distance, les informations d’un système de GED doivent être
mises en ligne via un réseau intranet* ou Internet*.
Dans le cadre de notre étude, le projet de numérisation des dossiers est lié à la
création d’un site portail. Avant de passer au cas concret de la Joie par les livres,
nous allons en définir les principes.
Un site portail a pour fonction de donner un point d’accès unique et organisé à tous
les services d’une organisation donnée, en développant des accès personnalisés et
ciblés à l’information. Il se veut être une réponse à la lassitude des usagers du web,
qui sont surchargés d’informations et éprouvent des difficultés pour accéder à
l’information utile. En effet, avec la généralisation d’Internet et des intranets
d’entreprise, le volume d’informations accessibles est en augmentation, ces
informations viennent de sources diverses et sont désorganisées ce qui entraîne de la
part de l’usager un sentiment de désorientation et de saturation. [48]
Les sites portails proposent un nouvel espace de travail et d’information, simplifié et
rationnel, au service des usagers. On distingue les portails d’entreprise, placés sur un
intranet, des portails Internet, et les portails généralistes des portails spécialisés
autour d’un sujet. Au niveau de leur finalité, les portails Internet peuvent être à
caractère informatif ou commercial.[49]
Un portail documentaire permet de faire évoluer l’offre de contenus et d’applications
documentaires en intégrant de nouvelles ressources, internes ou externes, mieux
organisées tout en guidant l’usager dans ses recherches. Il propose des fonctions
utilisateurs, des fonctions de gestion et d’administration pour les documentalistes et
des fonctions d’administration informatique :
26
•
Les fonctions utilisateurs : un service en mode pull* basé sur la recherche
documentaire avec généralement un catalogue en ligne du fonds documentaire,
des bulletins bibliographiques, des dossiers documentaires, des liens vers d’autres
sites et un service ciblé en mode push*, de type DSI*, basé sur des profils
d’utilisateurs. Ces derniers peuvent choisir de recevoir des actualités, définies en
fonction de leur intérêt, sur leur messagerie ou sur un espace privé du portail.
•
Les fonctions de gestion et d’administration : gestion des contenus disponibles
(notamment de l’outil de GED), une définition des profils individuels ou par
groupe gérés par un annuaire LDAP*, gestion des droits d’accès et paramétrage
de l’interface.
•
Une gestion informatique pour la sauvegarde, les accès et la sécurité des données.
[47]
La page d’accueil d’un site portail propose un menu avec tous les services proposés
classés par thème, des liens vers ces services, et souvent un moteur de recherche
permettant de retrouver rapidement toutes les pages d’informations sur une question
donnée.
On le voit, le concept de navigation prend ici tout son sens : la page d’accueil d’un
site portail permet de guider l’internaute, et chaque information dans une rubrique
peut être liée avec une autre. L’usager peut ainsi naviguer d’une notice du catalogue
en ligne vers un document numérisé en lien avec cette notice, ou vers un dossier
documentaire. Plus le site sera organisé et conçu pour une navigation intuitive, au
mieux les ressources seront valorisées.
3.3.
Documents numériques et propriété intellectuelle
La diffusion de documents électroniques pose cependant un certain nombre de
problèmes en termes de droit. Il est indispensable de prendre en compte le statut
juridique des documents qui constituent les dossiers documentaires, notamment les
articles de presse, qui sont des œuvres soumises aux droits d’auteur.
27
3.3.1. Les principes du droit d’auteur [11] [28]
Régis par le code de la propriété intellectuelle1, les droits d’auteur ont pour objet la
protection de la création. Ils comprennent:
•
les droits moraux
Ceux-ci ne peuvent être vendus ou donnés ; ils perdurent après la mort de l’auteur au
profit de ses héritiers et ils sont au nombre de quatre :
-
le droit de divulgation, soit le droit pour l’auteur de décider quand, et
sur quel support communiquer son œuvre.
-
le droit de repentir, soit le droit pour l’auteur d’exiger l’arrêt de
l’exploitation de son œuvre.
-
le droit de paternité, à savoir le droit pour l’auteur d’être cité ou non
pour toute communication de son œuvre.
•
le droit du respect de l’œuvre qui protège l’intégrité de l’œuvre.
les droits patrimoniaux
L’auteur peut négocier les conditions d’exploitation commerciale de son œuvre par
le biais de ces droits qui sont au nombre de deux :
-
le droit de reproduction, qui permet la multiplication d’une œuvre
pour la diffusion au public.
-
le droit de représentation de l’œuvre devant un public.
L’auteur peut céder ses droits patrimoniaux, par exemple auprès de son éditeur
contre une rémunération forfaitaire. Ils se transmettent aux ayants droit mais tombent
dans le domaine public soixante-dix ans après la mort de l’auteur : les oeuvres
deviennent alors « libres de droits ». D’autres documents sont dits libres de droit, tels
les textes juridiques (lois, règlements et décisions de justice), les données publiques
(statistiques de l’INSEE).
Il existe quelques exceptions aux droits patrimoniaux qui sont : les représentations
privées et gratuites dans le cercle de famille, la copie à usage privé et non destinée à
un usage collectif, la parodie, le pastiche et la caricature, et, sous réserve d’indiquer
1
consultable sur www.legifrance.gouv.fr
28
clairement la source et le nom de l’auteur : l’analyse, la courte citation, la revue de
presse ainsi que la diffusion de discours destinés au public2.
La revue de presse est définie comme étant une comparaison de plusieurs articles,
traitant d’un même thème d’actualité, réalisée par un journaliste et publiée par un
groupe de presse. Il est important de la distinguer du panorama de presse qui est une
compilation d’articles, réalisée par un service de documentation ou de
communication ; il ne peut bénéficier de l’exemption et est donc soumis aux droits
d’auteur.
3.3.2. Droits de diffusion des documents numériques
Les développements des nouvelles technologies, des techniques de numérisation et
des communications par réseaux ont modifié les conditions de diffusion de
l’information.
•
Face à ces nouvelles possibilités de diffusion, une association de groupes de
presse français, le GESTE, s’est constituée et a publié en avril 2001 une charte de
l’édition électronique3 pour rappeler leurs droits : toute numérisation d’articles
doit faire l’objet d’une demande d’autorisation à l’auteur, ou à son éditeur. Afin
d’éviter la multiplication des demandes auprès de chaque éditeur, un certain
nombre de groupes de presse ont mandaté le CFC4 pour gérer leurs droits
numériques concernant les panoramas de presse. Aujourd’hui, pour numériser et
diffuser des articles de presse, il faut obtenir un contrat du CFC autorisant la
diffusion d’un panorama de presse et acquitter les droits sous forme d’une
redevance. La diffusion est toutefois restreinte à un intranet, le quota d’articles
par publication et le nombre de reproductions sont limités et le stockage est
autorisé uniquement pendant la durée du contrat.
Il faudra par conséquent négocier le droit de reproduction et de diffusion
directement avec les éditeurs lorsqu’il s’agit de publications non gérées par le
CFC, et si l’on souhaite diffuser ces contenus via Internet. [31]
2
Code de la propriété intellectuelle, article L122-5
3
charte consultable en ligne http://www.geste.fr/1_travaux/charteed.htm
4
Centre Français d’exploitation du droit de copie déjà chargé de la gestion des droits de reproduction
papier, c’est à dire les photocopies.
29
•
Une autre possibilité est de s’abonner aux revues que l’on veut utiliser pour la
réalisation des dossiers, en version numérique. Il faut alors passer un contrat
d’abonnement avec chaque éditeur ou avec un agrégateur de contenu*. Mais
l’édition numérique en ligne distingue l’acquisition du support de l’œuvre et son
accès. Ce qui signifie qu’en cas de résiliation de l’abonnement, on ne peut plus
garder les revues antérieures auxquelles on était abonné: « le document
numérique devient un produit à péremption variable ».[Michèle LEMU, 32]
De plus, il faut négocier avec l’éditeur la possibilité de faire des copies d’extraits,
le nombre de lectures autorisées d’un document est limitée, sans compter les
tarifs d’abonnement plutôt conséquents. [30]
•
On comprend que la gestion de droits numériques est complexe, réservée au seul
panorama de presse avec toutes les restrictions exposées plus haut.
De plus, le Parlement doit examiner dans les mois à venir un projet de loi relatif
« au droit d'auteur et aux droits voisins dans la société de l'information » qui
transposera dans le droit français la directive européenne du 22 mai 20015. Ce
texte modifie un certain nombre d’articles du Code de la propriété intellectuelle
et est en passe de rompre le nécessaire équilibre entre le droit des auteurs et
producteurs, et celui de l’intérêt public et des usagers, au profit des premiers. [34]
Il fait craindre de plus amples restrictions à la réalisation des panoramas de
presse pour les bibliothèques et les centres de documentation à accès public.[28]
Neuf associations de bibliothécaires, documentalistes et archivistes se sont
réunies pour faire entendre leurs voix, ont mis en ligne une pétition et proposent
cinq amendements6 au projet de loi afin que « les archives, bibliothèques et
services de documentation puissent continuer à :
- conserver, préserver et entretenir le patrimoine intellectuel et culturel
- mettre à la disposition de leurs usagers les outils de connaissance et de
culture. » [33][29]
5
Directive 2001/29/CE sur l’harmonisation du droit d’auteur et des droits voisins disponible en ligne :
http://europa.eu.int/eur-lex/lex/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2001:167:0010:0019:FR:PDF
6
amendements concernant la diffusion, la conservation, l’enseignement et la recherche, la citation et
le handicap . Ils sont consultables en ligne sur le site de l’interassociation
http://droitauteur.levillage.org/spip/article.php3?id_article=49
30
On le voit, toutes ces restrictions entraînent des difficultés pour la mise en place de
dossiers numériques et il est indispensable pour les centres de documentation de
suivre les évolutions du statut juridique des documents numériques. Ce statut doit
être pris en compte lors de la mise en place du projet, pour la sélection des
documents à numériser, ainsi que pour la gestion des accès au document à distance et
sur place.
3.4.
Mise en place du projet de numérisation des dossiers
La mise en place d’un projet de numérisation des dossiers documentaires doit
s’appuyer sur une démarche de gestion de projet. Toute conduite de projet d’un
système d’information comporte 3 grandes phases : une première de définition du
projet, une seconde de développement et une troisième d’exploitation et évolution.
Chaque phase comprend plusieurs étapes : [26] [13] [11]
Etapes de la phase de définition :
-
Une étude d’opportunité du projet qui consiste à exprimer les attentes
et définir la finalité du projet.
-
La constitution d’un groupe projet sous la direction du chef de projet.
-
Une analyse de l’existant et des besoins : typologie des documents à
numériser (volume, type, cycle de vie des documents), typologie des
utilisateurs, et une évaluation des contraintes techniques et
relationnelles de l’organisation.
-
A la fin de cette étape, aucun choix technique n’est effectué, mais
doivent se dégager les spécificités du projet de GED qui peuvent être
une GED d’archivage (conserver le fonds), une GED de consultation
en réseau local ou une GED de diffusion sur le web, voire une
combinaison des trois.
Etapes de la phase de développement :
-
La rédaction du cahier des charges fonctionnel
-
Le lancement de l’appel d’offre
-
Le choix du ou des prestataires
-
La réalisation du projet
31
En fonction des objectifs prédéfinis lors de la première étape, les choix techniques
sur le traitement des documents seront faits ici: type de numérisation (image ou
texte), résolution, indexation, stockage.
Etapes de la phase d’exploitation :
-
La mise en place du système
-
La formation des utilisateurs
-
L’exploitation du système
-
Des modifications et évolutions du système
-
Une validation puis la maintenance du système
Le respect de ces étapes est indispensable pour mener à bien le projet.
Un des risques d’échec du projet est d’accorder la priorité aux aspects techniques en
négligeant les aspects organisationnels et humains.
Une gestion de projet est avant tout une œuvre collective, animée par un chef de
projet, qui doit certes gérer les différentes étapes, mais également assurer la
coordination entre les différents acteurs du projet : les responsables des différents
services concernés, les futurs utilisateurs du système et le groupe technique chargé de
la réalisation.
Comme tout projet de changement, la mise en place d’un nouvel outil va, en
modifiant les habitudes de travail et par conséquent l’organisation, susciter des
résistances, ou des craintes de ne pouvoir s’adapter. Afin d’éviter ces manifestations
de peur du changement, il est indispensable d’associer étroitement au projet les futurs
utilisateurs du système, de prendre en compte leurs besoins et enfin de les former, ce
qui leur permettra de s’approprier les nouveaux outils. La motivation de l’équipe
s’entretient également par une communication régulière sur l’avancement du projet.
On le voit, communication et management d’équipe sont une des clés du succès d’un
tel projet.
Au niveau organisationnel, il s’agit de prévoir une implantation progressive du
nouveau système et de bien évaluer la charge de travail supplémentaire pour chacun
induite par la mise en place du projet, que ce soit au niveau de la préparation des
dossiers, de l’identification des thèmes, de la sélection des documents, de
l’élimination des documents obsolètes. [27] [25]
32
On le comprend, une numérisation des dossiers va engendrer des bouleversements,
tant du produit lui–même, qui va devoir s’adapter au nouveau support, que dans
l’organisation du travail des documentalistes. Nous allons maintenant voir, à la Joie
Par les Livres, la conduite d’un projet de passage des dossiers papier au numérique.
33
II Les dossiers documentaires à La Joie par les livres
1.
Présentation de La Joie par les livres
Créée en 1965, La joie par les livres regroupe aujourd’hui la Bibliothèque des
enfants située à Clamart, bibliothèque novatrice qui fut à l’origine du développement
des bibliothèques pour la jeunesse, et le Centre National du Livre pour Enfants ,
centre de ressources sur la littérature et la lecture jeunesse, qui a déménagé en Août
2003 dans des nouveaux locaux de 1 300 m2 à Paris.
À sa création, la Joie par les livres était une association financée par un mécénat
privé. Elle est depuis 1997 un organisme rattaché à la Direction du Livre et de la
Lecture (Ministère de la Culture et de la Communication), et sa gestion est assurée de
façon transitoire par l’association des Amis de La Joie par les livres (AJPL), en
attendant un nouveau statut administratif.
Les différentes missions confiées à La Joie par les livres sont de :
-
conserver et mettre à disposition l’ensemble de la production française
en matière de littérature jeunesse.
-
constituer et mettre à disposition un fonds d’ouvrages de référence et
des revues spécialisées sur la littérature jeunesse, la lecture et le conte.
-
Assurer des journées d’étude et de formation destinées aux
professionnels de ce secteur.
-
promouvoir une littérature jeunesse de qualité et mener des actions
favorisant l’accès des enfants au livre et à la lecture.
-
assurer le fonctionnement de la Bibliothèque des enfants et des jeunes
de Clamart.
1.1.
Le centre de ressources [50]
Il a été fermé aux usagers pendant près de 2 ans pour cause d’informatisation de son
catalogue et de son fonctionnement documentaire et vient de rouvrir ses portes le 06
juin 2005.
34
De par sa mission de conservation de collections du livre jeunesse, le centre de
ressources récupère le 4 ème exemplaire du dépôt légal de la BNF depuis 1983. Lui
sont également envoyés par les éditeurs un service de presse. Il revient à La Joie par
les livres de faire des acquisitions pour son fonds de référence adulte sur la littérature
jeunesse.
Le centre met à disposition des usagers la quasi exhaustivité de la production
française depuis 40 ans en matière de livres pour la jeunesse (environ 175 000
ouvrages), un fonds spécifique de contes, des livres anciens, rares et précieux, un
fonds de livres étrangers, et des périodiques jeunesse. Il offre également à la
consultation un fonds d’ouvrages de référence pour adultes sur la lecture et la
littérature jeunesse (20 000 ouvrages), des revues spécialisées et des dossiers
documentaires papier sur tous les aspects de la littérature pour enfants.
Tous ces documents sont communicables sur demande et consultables uniquement
sur place. Une partie de la collection est en libre accès dans la salle de lecture : les
derniers livres et revues pour enfants publiés en France, une sélection qualitative
d’ouvrages jeunesse français, francophones et étrangers ainsi qu’un choix de livres
de référence sur la lecture et la littérature jeunesse et les derniers numéros de 120
revues spécialisées françaises et étrangères.
La salle de lecture du centre contient 24 places assises dont pour l’instant 9 sont
équipées d’un ordinateur permettant de faire des recherches sur le nouveau site, des
demandes de consultation d’ouvrages et de lancer des impressions. Elle est ouverte
45 heures par semaine à tous les adultes qui s’intéressent aux livres pour enfants :
bibliothécaires, conteurs, éditeurs, libraires, enseignants, étudiants, chercheurs,
professionnels de la petite enfance. Le public est très varié et ses attentes sont
diverses, le personnel de La Joie par les livres est là pour répondre à ces besoins
spécifiques.
1.2.
L’équipe
La Joie par les livres compte 32 employés et est répartie en 6 services : le centre de
ressources, les publications, la formation, le secteur international, le service
administratif et la bibliothèque de Clamart. Cette dernière, de par sa situation
géographique et ses activités différentes, a une position particulière.
35
-
Toutes les activités de La Joie par les livres ont pour sujet le livre
jeunesse. Le fonds du centre de ressources est donc la base de travail
et tout le personnel vient l’alimenter.
-
Le travail n’est pas cloisonné, en plus de ses fonctions dans un
service, chacun fait une sélection de livres dans un genre, et des
critiques d’ouvrages. Le service au public est également réparti à
l’ensemble du personnel, par roulement sur des tranches horaires de 3
heures.
De ce fait, chaque service est assez indépendant dans ses activités et en même temps
lié à tous les autres.
Au niveau du service de documentation, les tâches sont réparties entre les différentes
documentalistes : une s’occupe plus particulièrement du dépouillement des
périodiques français, deux autres des étrangers, une autre est responsable des dossiers
documentaires et elle centralisait pour l’instant tous les documents numériques
produits en interne pouvant intégrer les dossiers, une encore rédige et gère l’envoi de
la liste de diffusion.
À ce travail s’ajoutent pour chacun les acquisitions d’ouvrages dans un domaine, la
rédaction de critiques pour La Revue du livre pour enfants. Les tâches sont multiples
et sont réparties selon les compétences et disponibilités de chacun.
1.3.
Les autres activités du Centre National du Livre pour Enfants
1.3.1. Des publications
- La Revue des livres pour enfants propose 6 fois par an une
présentation critique des nouveautés de l’édition jeunesse, des
interviews, des dossiers thématiques, des informations sur l’actualité
de la littérature enfantine et de la lecture.
-
Takam tikou : cette revue annuelle sur l’édition jeunesse en Afrique,
dans le monde Arabe, aux Caraïbes et dans l’Océan Indien est
produite par le secteur interculturel qui favorise les échanges autour
du livre jeunesse dans ces pays.
36
-
En partenariat ou non avec des éditeurs, le centre publie également
des ouvrages de fond sur la littérature enfantine et la lecture. Par
exemple, Escales (en coédition avec Electre) qui est un guide des
meilleurs livres jeunesse disponibles.
-
La liste pré-sélective qui est une liste critique par genre (albums,
contes, premières lectures, romans, bd, sciences et techniques,
sciences humaines) des nouveautés reçues, est envoyée tous les 15
jours sur abonnement par mail ou courrier, principalement à
destination des bibliothécaires. Une séance publique de présentation
de ces nouveautés est faite régulièrement par les responsables de
chaque thème à la bibliothèque Buffon.
Ces publications sont le résultat du travail de l’ensemble du personnel et elles ont été
maintenues pendant toute la période de fermeture du centre.
1.3.2. Des formations
Le centre propose des stages et des journées d’étude destinés aux professionnels de
l’enfance, des formations sur site et participe à des formations initiales à l’ENSSIB et
à Paris X en option jeunesse.
1.3.3. Une action internationale
Par le biais de son secteur interculturel et de la section française d'IBBY, La Joie par
les livres favorise les échanges entre pays autour du livre pour enfants et des métiers
qui s’y rapportent afin de mieux faire connaître la production française à l'étranger et
la production des pays étrangers en France.
1.4.
L’informatisation du centre : le site portail de La Joie par les
livres [51]
Le projet d’informatisation qui a été lancé dans le but d’améliorer la productivité du
centre et de faire évoluer l’offre des services aux usagers, a occasionné le
déménagement du centre. Une étude préalable a été effectuée avec l’aide d’un
cabinet de conseil. Après l’envoi d’un appel d’offres, le choix s’est porté sur une
proposition commune à deux prestataires, Opsys et Archimed.
37
Ce projet a donné lieu à la refonte du site web existant en un site portail «Livres et
lecture pour la jeunesse »7. Celui-ci diffuse des informations autour de l’actualité du
monde de la littérature jeunesse et donnera, à terme, accès sur place et à distance à
l’ensemble des ressources du centre, soit :
-
le catalogue des collections d’ouvrages de La Joie par les livres
(ouvrages jeunesse et fonds de référence).
-
les publications (La Revue des livres pour enfants et Takam Tikou)
sous forme numérisée.
-
les ressources documentaires : une base de documents électroniques,
différents répertoires d’information sur le monde de l’édition
jeunesse, ainsi que les dossiers documentaires.
1.4.1. Le catalogue des collections
Ce fut un des gros travaux entrepris par La Joie par les livres que d’informatiser
toute sa collection (livres, revues, cécérom). Il a tout d’abord fallu pratiquer le
récolement sur l’ensemble de la collection, en attribuant à chaque ouvrage une cote,
un code barre et une notice papier. C’est un prestataire extérieur qui a été chargé
d’effectuer la rétro conversion des notices papier dans le catalogue informatique.
La gestion du catalogue est assurée par le logiciel Aloes de la société Opsys : il
permet de gérer le catalogage, les prêts et les acquisitions du centre (création et
gestion de bon de commande). [52] Pour la gestion courante des nouveaux ouvrages,
les notices sont récupérées du catalogue de la Bibliothèque nationale de France et de
la base Electre du Cercle de la Librairie, qui fournit également un résumé.
Les notices sont au format Unimarc8 et les ouvrages sont indexés selon le langage
d’indexation Rameau 9 qui est utilisé par la BnF.
7
8
URL du site www.lajoieparleslivres.com
Format UniMarc :format créé pour permettre l’échange de données bibliographiques, et qui est
devenu
un
format
de
travail
adopté
par
un
grand
nombre
de
bibliothèques.
voir http://www.bnf.fr/pages/infopro/normes/no-acuni.htm
9
Pour tout savoir sur le langage d’indexation Rameau. :
http://rameau.bnf.fr/utilisation/guide/index.htm
38
Depuis le mois de juin, la moitié des notices est dans le catalogue qui est accessible
en ligne. La conversion de toutes les notices s’achèvera d’ici la fin de l’année, le
catalogue comprendra alors près de 200 000 notices. Pour les ouvrages, ces notices
seront enrichies au fur et à mesure d’appréciations critiques, et la recherche pourra se
faire selon ces critères qualitatifs, ce qui correspond bien à la vocation de La Joie par
les livres de proposer une approche qualitative des collections. Les revues
spécialisées, françaises et étrangères, sont dépouillées et également intégrées dans le
catalogue. Les anciennes notices papier seront ajoutées d’ici la fin de l’année.
1.4.2. Les publications numérisées
La Revue des livres pour enfants et Takam Tikou vont être prochainement mises en
ligne. La numérisation des anciens numéros est réalisée par un prestataire extérieur.
Il y aura accès aux articles des revues.
Il est prévu de mettre en ligne en accès libre les revues antérieures d’une année. Pour
les abonnés, l’accès en ligne sera possible pour les numéros récents.
1.4.3. Les ressources documentaires
Elles sont réparties sur le site en plusieurs rubriques :
Les actualités quotidiennes du monde de la littérature jeunesse sont classées selon
quinze thématiques (cf. annexe 1).
Différentes bases documentaires :
-
Une base des formations professionnelles : stages, journées d’études,
colloques…
-
Un répertoire des organismes du domaine
-
Une sitothèque, sélection commentée de sites web
-
Un répertoire des expositions
-
Une base des prix littéraires et une base de leur palmarès
-
Une base des documents numériques dans laquelle seront publiés tous
les documents numérisés ainsi que les documents déjà sous forme
numériques.
39
Les dossiers documentaires
Les dossiers documentaires numériques seront accessibles sur le site portail et seront
construits à partir des documents publiés dans la base des documents numériques.
La société Archimed est chargée de la réalisation du portail ainsi que de la partie
documentaire et numérisation du projet.
Le système d’information est ainsi composé d’un logiciel de recherche multi bases
(Book-Line), d’un système de gestion électronique de documents multimédia (SIM),
du système de gestion du catalogue (Aloes) et d’un système de gestion des droits
d’accès aux différents services du portail (Masc). [53] Le centre de ressources s’est
doté également d’un système de gestion des impressions et des copies (Watchdoc).
Le système d’information permet de lancer une recherche, simple ou multicritères,
dans l’ensemble des bases et du catalogue et les résultats s’affichent alors répartis par
base. Il pourra offrir également, après identification de la catégorie d’utilisateurs,
l’accès aux documents numérisés autorisés et de nouveaux services personnalisés,
notamment de DSI. Ces services permettront à tout internaute de s’abonner à un
choix de recherche suivies (par exemple les dernières acquisitions du centre, ou les
informations sur un des thèmes de la base actualités) et il recevra alors à chaque
nouveauté le résultat de ses recherches par mail.
C’est donc un centre en pleine mutation qui, après une longue phase de réflexion et
de mise en place, s’apprête à mettre de nouveaux services à disposition des usagers.
L’informatisation du centre modifie les habitudes de travail, et va engendrer une
réorganisation des activités de chacun. Nous allons maintenant plus particulièrement
nous intéresser aux dossiers documentaires, tels qu’ils existent sous forme papier, et
regarder comment ils vont pouvoir être numérisés et construits dans le but d’être
accessibles sur ce portail.
2.
Les dossiers documentaires papier
2.1.
Usages des dossiers
Le centre de ressources a pour vocation de répondre aux demandes des utilisateurs et
a constitué, pour faciliter les recherches, un ensemble de dossiers papier sur les
différents aspects de la littérature jeunesse.
40
Ce sont des dossiers outils qui étaient jusqu’à présent surtout utilisés par les
documentalistes et personnes internes pour répondre à une demande d’un utilisateur,
ou bien pour trouver des éléments sur un thème, une personne ou une institution lors
de la rédaction d’un article par exemple. Ils permettent d’avoir une vision globale sur
un sujet.
Depuis le déménagement, les dossiers sont rangés dans une salle de documentation
non accessible au public: un plan de classement a été établi, une signalétique et un
travail d’inventaire a été réalisé. Ils sont maintenant signalés dans le catalogue et le
lecteur peut les consulter sur demande.
2.2.
Analyse de l’existant
Les dossiers sont généralement dans des chemises rangées elles-mêmes dans des
boîtes type range revues. Ils sont répartis en quatre catégories:
•
Les dossiers auteurs : ce sont des dossiers biographiques sur les auteurs,
illustrateurs ou personnalités de la littérature jeunesse. Y sont également inclus
29 dossiers sur des personnages de la littérature jeunesse (par exemple Lucky
luke).
-
2 725 dossiers auteurs rangés dans 94 boites
-
le classement est alphabétique
-
contenu des dossiers : des articles de presse, des dépliants et
brochures des documents promotionnels. Parfois également un
document daté réalisé par la JPL contenant une biographie, les prix et
distinctions reçus par l’auteur, des expositions, adaptations, une
bibliographie d’ouvrages de référence sur l’auteur, ainsi que celle de
l’auteur, et le signalement de sites web sur l’auteur. Ce type de
document a été conçu en prévision de la mise en ligne des dossiers (en
format word) et est une trame de travail pour la conception des
dossiers numériques.
•
Les dossiers thématique jeunesse : ce sont des dossiers sur des thèmes
récurrents de la littérature jeunesse (ex : le loup, la violence, la famille…).
-
486 dossiers rangés dans 75 boîtes.
41
-
Le classement est alphabétique.
-
Contenu de ces dossiers : une ou plusieurs bibliographies (livres et
revues jeunesse, livres et articles de référence) établies par La Joie par
les livres ou par des organismes extérieurs, des discographies,
filmographies, des actes de colloques, des dossiers et articles de
presse…Il existe également une trame de travail pour ce type de
dossiers.
•
Les dossiers éditeurs : ils contiennent de la documentation produite par les
éditeurs sur eux-mêmes
-
305 dossiers éditeurs étrangers rangés dans 33 boîtes.
-
1 100 dossiers éditeurs français dans 194 boîtes.
-
Un classement alphabétique de noms d’éditeurs pour la France ainsi
qu’un autre pour les éditeurs étrangers.
-
Contenu : essentiellement des catalogues d’éditeurs et des « prière
d’insérer » (documents promotionnels accompagnant un livre lors de
sa parution).
•
Les dossiers thématiques : ce sont des dossiers sur les différents thèmes afférent
à la lecture et la littérature jeunesse : l’édition, les bibliothèques, les salons, les
différents genres de la littérature jeunesse, la lecture…(cf annexe 3)
-
Ils sont rangés dans 221 boîtes.
-
Le plan de classement est thématique et spécifique aux dossiers
documentaires, il en existe un autre pour les ouvrages de référence en
libre accès dans la salle de lecture. A l’intérieur d’un dossier, les
documents sont classés par ordre chronologique inverse et il y a
parfois des sous dossiers.
Une boîte ne correspond pas forcément à un dossier et un lot ne correspond pas
forcément non plus à un dossier mais plutôt à un sous-dossier. Il est difficile de
déterminer le nombre exact de dossiers thématiques , la qualité de structuration est
inégale et ne dépend pas forcément du volume du dossier.
42
Ces dernières années, notamment après le déménagement, un gros travail de
restructuration et de classement a été fait par les documentalistes aidées de vacataires
et stagiaires, mais il reste encore certains dossiers non reclassés, surtout dans les
dossiers thématiques et les bibliographies jeunesse.
Il existe actuellement pour chaque éditeur 2 dossiers : un contenant les catalogues et
prière d’insérer (rangé dans les dossiers éditeur) et un contenant des articles et
documents divers sur l’éditeur (rangé dans les dossiers thématiques éditeur). Ils
gagneraient à être regroupés avec une structuration adéquate.
Par ailleurs, les boîtes 195 à 205 correspondent à des dossiers réalisés par le secteur
international. Ces boîtes contiennent chacune des brochures, catalogues, travaux
universitaires, bibliographies, annuaires sur un pays, exceptée la boîte n°195
(Afrique) qui contient 21 dossiers thématiques constitués essentiellement d’articles
de presse. On peut trouver dans ces dossiers par exemple des sous-dossiers sur un
auteur, ou des thèmes jeunesse. Ces éléments nécessiteraient d’être rattachés aux
dossiers correspondants, ou de venir les alimenter.
Les dossiers thématiques sont ceux qui demandent le plus de réorganisation, autant
du point de vue du plan de classement que de l’organisation interne.
2.2.1. Les sources des dossiers
Types de documents contenus dans les dossiers :
- bibliographie
- dossier thématique, rapport
- biographie
- interview
- catalogue éditeur / libraire
- K7 audio
- catalogue exposition
- loi, règlement
- cédérom
- manuscrit
- colloque
- photo, illustration
- coupure de presse, d'ouvrage
- production JPL
- concours
- questionnaire
- courrier
- revue, ouvrage
- dépliant, brochure
- statistique
- document promotionnel
- travail d’enfant
- dossier éditorial
43
Les articles de presse intégrés dans les dossiers proviennent principalement des
revues Télérama, Le Monde et Livres Hebdo. Ce sont les revues auxquelles le centre
est abonné mais qui ne sont pas conservées. Peuvent bien entendu ponctuellement
être intégrés des articles d’autres journaux auxquels le centre n’est pas abonné.
Avant l’informatisation du centre, concernant le dépouillement des revues
conservées, les articles courts étaient souvent photocopiés et insérés dans les
dossiers, ceux plus conséquents étant indexés dans un fichier matière. Le langage
d’indexation utilisé n’était pas réellement normalisé et nécessiterait une sérieuse
remise à jour. Aujourd’hui, il a été décidé de créer une notice dans le catalogue Aloes
pour chaque article dépouillé, en utilisant le langage d’indexation Rameau propre au
catalogue.
Il est prévu à terme de traiter le fonds d’affiches existant qui rentrera également dans
le catalogue Aloes, et il a été décidé que tout catalogue, bibliographie serait traité en
monographie dans le catalogue Aloes.
2.2.2. Organisation des dossiers
De manière générale, l’ordre chronologique est respecté à l’intérieur d’un dossier ou
d’un sous-dossier. Exceptés les dossiers auteurs et certains thématiques jeunesse, il
n’y a pas vraiment de structure interne commune à plusieurs dossiers.
Certains articles sont photocopiés et insérés dans plusieurs dossiers et des renvois
sont parfois faits vers un autre dossier de thématique adjacente.
2.2.3. Mise à jour et désherbage
Les dossiers sont alimentés de façon la plus régulière possible principalement par
trois documentalistes. Il est à noter que les dossiers de l’international sont
actuellement alimentés et réalisés principalement par le personnel du secteur
interculturel.
Le dépouillement des journaux et revues est systématique. À l’occasion d’un salon
ou d’une manifestation, diverses brochures sont récupérées pour alimenter les
dossiers. Les documents promotionnels lors de la parution d’un ouvrage sont
également intégrés aux dossiers régulièrement. La mise à jour des bibliographies
44
dans les dossiers jeunesse et auteur se fait à l’occasion d’un évènement sur ce thème
ou cette personne ou lors d’une demande.
La Joie par les livres a une mission de conservation, une grande partie des
documents relatifs au domaine de la littérature jeunesse sont pour l’instant conservés
et il y a peu de désherbage. Les dossiers ont été tout de même épurés et reclassés en
partie à l’occasion du déménagement par des vacataires, stagiaires.
Cependant depuis 2 ans, l’équipe s’est énormément mobilisée pour l’informatisation
du catalogue, tout en continuant les publications, la formation. Au détriment parfois
des dossiers, qui ne sont pas tous mis à jour autant qu’il le faudrait.
2.3.
Les objectifs de la numérisation
On retrouve à La Joie par les livres les objectifs généralement poursuivis par bien des
centres de ressources et des centres de documentation, objectifs qui découlent des
potentialités offertes par la numérisation au niveau des documents, des usagers et des
documentalistes.
-
Pour la conservation des documents, ils occupent une place
conséquente dans les locaux, en particulier les dossiers éditeurs
(documents promotionnels et catalogues d’éditeurs) qui s’agrandissent
en même temps que les publications augmentent. Leur numérisation
permettrait en premier lieu un gain de place évident. Par ailleurs,
certains documents sont précieux et risquent d’être abîmés à la
consultation, alors qu’une copie ou image numérisée sera facilement
consultable sans risques.
-
Pour les usagers, la numérisation mettra, à la disposition de tous, la
documentation disponible; elle permettra de diffuser à une échelle
potentiellement très large le contenu des dossiers et de fournir aux
utilisateurs des réponses rapides à leurs questions. Également, elle
fera connaître à un plus grand nombre l’existence de ces dossiers,
élargissant ainsi le nombre des utilisateurs.
-
Pour les documentalistes et conservateurs, la numérisation entraînera
un gain appréciable de temps surtout dans la recherche d’informations
45
et facilitera cette recherche par la rapidité d’accès, par les possibilités
de recherche multicritères et en texte intégral. De plus, les utilisateurs
pouvant plus facilement trouver seuls une réponse à leur demande,
cela laissera du temps aux documentalistes pour se consacrer à
d’autres tâches, à plus forte valeur ajoutée. En revanche, le temps
consacré à la photocopie et au classement pour les dossiers papier
sera lui remplacé par la numérisation et l’indexation des documents.
Certes, depuis la réouverture du centre, les dossiers papier sont signalés dans le
catalogue, et sont consultables sur place sur demande auprès des personnes qui
assurent le service au public. Cependant la signalétique n’est pas évidente, il peut y
avoir par exemple confusion entre les deux types de dossiers éditeurs, ce qui ne
facilite pas leur accès. Or, précisément, on attend de la numérisation qu’elle facilite
l’accès des usagers à l’information. Enfin, en exploitant les possibilités offertes par
les technologies Internet, une mise en ligne permettrait de donner une valeur ajoutée
accrue à ces produits numérisés.
2.4.
Choix liés à la numérisation des dossiers
2.4.1. Choix techniques
Le prestataire Archimed a opté pour deux scanners afin de numériser les
documents :
-
Un scanner à défilement10 pour les documents de format A4 qui peut
numériser jusqu’à 50 feuilles recto verso à la chaîne.
-
Un scanner à plat11 de taille A3 pour les documents plus grands et de
forme moins courantes qui numérise une page à la fois.
Ils proposent trois modes de numérisation des documents (noir et blanc, niveaux de
gris ou couleur) et ils incluent chacun un processus d’OCR assez performant. La
résolution est programmable en fonction de la qualité recherchée et du poids des
fichiers souhaité : 300 dpi pour le noir et blanc , 200 dpi pour la couleur et entre 200
et 300 dpi pour les niveaux de gris sont des recommandations acceptables.
10
scanner à défilement CanoI DR-2580C
scanner à plat Epson expression 10 000XL
11
46
Le résultat de la numérisation donne un fichier texte qui est le résultat de
«l’océrisation». Il permettra de faire une recherche en texte intégral dans le
document. Le second fichier est un fichier PDF : 24 bits et compression JPEG pour
le mode couleur, 8 bits compression JPEG pour le mode niveaux de gris et 1 bit
compression CCITT Groupe IV* pour le noir et blanc. Ces scanners n’étaient pas
encore livrés à la fin de mon stage, ils l’ont été début septembre et j’ai pu assister à
une présentation de leur fonctionnement. Le format PDF* a été choisi car il a
l’avantage d’être indépendant des plateformes informatiques (Mac, Linux, PC) et des
systèmes d’exploitation. Il peut être lu simplement en téléchargeant gratuitement le
logiciel de consultation Acrobat Reader. De plus, il permet de sécuriser les
documents, en lecture et en écriture. [39]
Le module des dossiers d’Archimed
Dans la base SIM de gestion des documents multimédia sera implémentée une
application spécifique permettant la gestion des dossiers documentaires. Ce module
n’était pas encore installé durant mon stage. Il permettra de construire les dossiers à
l’aide d’une interface qui propose une structure en arborescence.(cf. annexe 5)
Le dossier pourra être constitué de texte libre (biographies, synthèses, descriptions
rédigées par les documentalistes), de documents numériques au préalable publiés
dans la base des documents numériques, de liens vers une page ou un document d’un
site web, ou encore de requêtes prédéfinies qui lanceront à chaque consultation une
recherche dans une base ou dans l’ensemble des bases et dans le catalogue du portail.
Chaque dossier sera défini par ses métadonnées, qui restent à définir, selon le modèle
Dublin Core et plusieurs modalités de recherche sont proposées : en texte intégral, en
recherche multicritères ou bien par liste des titres de dossiers par exemple. Les
champs des formulaires de recherche multicritères sont également à définir.
La consultation des dossiers pourra se faire soit en mode « plan », soit en mode
« page ». Dans le premier mode, l’arborescence du dossier est affichée sous forme de
table des matières dans la partie gauche de l’écran. Selon l’endroit où l’utilisateur
clique dans l’arborescence, le contenu de cette partie s’affiche à droite de l’écran.
Le second mode correspond à un feuilletage du dossier page par page, à l’aide de
flèches de défilement et d’un retour au sommaire général.
47
2.4.2. Choix de diffusion
L’accès au site portail peut se faire à distance via internet* et sur place au centre de
ressources, et est alors assimilé à un intranet*.
À distance, seuls seront accessibles les documents libres de droit, les autres seront
signalés par une notice correspondant aux métadonnées. A priori sur place, sous
réserve des contrats négociés avec le CFC et du résultat du projet de loi, les
documents seront consultables par les usagers.
Il a été prévu un accès par type de dossiers via la barre de menu du site: la recherche
pourra se faire soit sur tous les dossiers, soit dans les dossiers auteur, bibliographie
jeunesse, éditeur, personnage ou encore thématique.
2.4.3. Choix organisationnels
Il a été décidé de ne plus alimenter les dossiers papier une fois les scanners et le
module des dossiers livrés. Seuls seront conservés sur papier les documents précieux
ou dont la forme fait qu’ils ne sont pas numérisables. Les documents numérisés en
vue d’être intégrés dans un dossier seront stockés et publiés dans la base des
documents numériques. Un formulaire de métadonnées, devant respecter la norme
Dublin Core, est à remplir avant chaque numérisation.(cf. annexe 7)
Les dossiers seront ensuite constitués au fur et à mesure à l’aide du module à
l’occasion d’une demande ou d’un besoin particulier.
Concernant le rétrospectif des dossiers papier, il sera numérisé au coup par coup lors
de l’élaboration d’un dossier numérique. Le ou les dossiers papier correspondant à ce
dossier numérique seront ouverts, et les documents retenus seront numérisés.
Le centre ne possède pas de langage documentaire : il n’y a pas de thésaurus
spécifique au domaine de la littérature jeunesse, et la liste de termes servant
auparavant à indexer les articles n’était pas normalisée et nécessiterait une sérieuse
mise à jour. Au cours de mon stage, il m’a été demandé de réfléchir à tous les thèmes
pouvant être couverts par les dossiers, de façon à établir une liste de thèmes qui
servira à pré ranger les documents numérisés susceptibles de s’intégrer à un dossier
créé ultérieurement. Cette liste s’articule autour de trois grands axes : la littérature de
jeunesse, la chaîne du livre, la lecture et l’enfance (cf annexe 6). Chaque thème se
48
développe en sous-thèmes pour lesquels j’ai ensuite essayé d’élaborer un canevas de
structuration des dossiers, en prenant en compte à chaque fois trois critères : la
fréquence de mise à jour du dossier, la durée de conservation des documents et la
nécessité de faire une rubrique « à l’étranger ».
Après mon stage et à partir de ce travail, les documentalistes ont établi un plan de
classement des documents, qui correspond aux thèmes des dossiers à venir : dans le
formulaire des métadonnées, ce sera la liste contrôlée du champ « classement JPL ».
49
III Préconisations concernant les dossiers numériques à
La Joie par les livres
1.
Du dossier outil au dossier produit
1.1.
Le classement dans la base des documents numériques
Pré ranger les documents dans la base des documents numériques à l’aide du champ
«classement» va permettre de reconstituer d’une certaine manière les dossiers outils
sur papier. Cependant pour reproduire de façon plus précise ce rangement, il faudrait
intégrer un champ pays ou région, avec une liste contrôlée, car quasiment chaque
dossier thématique peut se décliner pour la France, et les autres pays. Dans la norme
du Dublin Core, le champ couverture répond à ce besoin (cf. annexe1).
De même pour les dossiers thématiques jeunesse, il serait utile d’avoir un champ à
vocabulaire contrôlé qui spécifie le «thème jeunesse» dans lequel ranger le
document. Certes, la recherche en texte intégral peut permettre de retrouver les
documents, mais si une notion est exprimée de façon différente dans deux documents
(par exemple, un dossier sur les pirates peut intégrer des documents qui parlent de
corsaires), elle ne permettra pas forcément de retrouver tous les documents.
Il en est de même pour les noms d’auteurs et personnages qui nécessiteraient pour
bien faire un champ spécifique avec un langage normalisé. On peut toutefois
concevoir qu’ils apparaissent dans le champ «description» mais il faudra alors
prévoir des règles strictes d’écriture des noms propres pour empêcher à la recherche
le biais des différences orthographiques.
En effet, une fois tous ces documents numérisés et publiés dans la base des
documents numériques, il faudra pouvoir les retrouver. La recherche en texte intégral
est certes efficace mais elle apporte du bruit. C’est la combinaison du texte intégral et
de l’indexation qui va permettre de reconstituer une logique de dossiers. Le langage
documentaire est réellement complémentaire d’une indexation automatique en texte
intégral.[2] Une bonne structuration préalable ainsi qu’une correcte définition des
champs sont fondamentales car elles donnent une valeur informative au document et
permettront une recherche plus fine.
50
Cependant, ce rangement permettra de reconstituer d’une certaine façon le
classement des dossiers outils, et donnera la possibilité aux documentalistes de
retrouver les documents utiles pour établir ensuite un vrai dossier structuré. Mais
pour qu’il soit également utile aux usagers, sur place ou à distance, il faudrait prévoir
dans la base des documents numériques une présentation selon le classement
thématique. Cela permettrait à toute personne qui vient interroger la base de se faire
une première idée du contenu qu’il peut y trouver et de l’organisation du domaine.
Le plan de classement ainsi présenté «se pose en préalable à la recherche : si on sait
à quoi on peut avoir accès, on peut alors chercher». [Sophie Contat, 21] La fonction
du classement au sein de l’interface de recherche sera ainsi un réel outil d’aide à
l’interrogation, qui permettra une sélection rapide de l’information pertinente.
C’est d’ailleurs ce qu’on retrouve sur le portail du Cereq12, pôle public d'expertise au
service des acteurs de la formation et de l'emploi, qui propose une navigation
thématique à l’intérieur de ses ressources documentaires par le biais de son
thésaurus(cf. annexe 8). Ce portail utilise d’ailleurs les mêmes logiciels Sim,
Bookline et Masc de la société Archimed et met également à disposition des dossiers
documentaires à l’aide d’un module qui semble similaire à celui dont disposera La
Joie par les livres pour l’élaboration de ses dossiers.
1.2.
Quelques exemples de dossiers numériques en ligne
Effectivement stocker les documents numérisés dans la base des documents
numériques avec une bonne indexation peut permettre de reconstituer des dossiers
outils. Le module des dossiers permet lui de reproduire le rangement physique des
documents dans un dossier par visualisation de la structure arborescente. Cependant
pour donner une réelle valeur ajoutée à ces documents en ligne, il faudrait réussir à
concevoir à l’aide de ce module un produit à plus forte valeur ajoutée. Si l’on regarde
les dossiers documentaires disponibles en ligne sur le web, on s’aperçoit que l’on ne
trouve quasiment que des dossiers bien plus élaborés, très construits, plus ou moins
rédigés et que l’on peut qualifier de dossiers produits.
12
Portail du Cereq : http://portail.cereq.fr/ [référence du 03 Octobre 2005]
51
Si l’on ne trouve pas en ligne de pendant numérique aux dossiers outils papier, c’est
certainement à cause des problèmes de droit inhérents au support, mais également
parce que le changement de support entraîne une redéfinition du contenu, et de sa
présentation.
• Les dossiers de la Documentation Française13, réputés pour leur qualité et par
leur fréquence, sont faits uniquement à partir de documents libres de droit, avec
des liens externes uniquement vers des sites officiels. Ils demandent une grande
part de rédaction et sont toujours construits selon une même architecture. Ils sont
conçus avec beaucoup de liens internes qui renvoient vers d’autres pages du
même dossier ou d’autres ressources internes. La Documentation Française
continue par ailleurs d’alimenter des dossiers papier, qui sont des dossiers outils
consultables sur place au centre de ressources. Ces deux types de dossiers ont des
fonctions et des objectifs différents et complémentaires (cf. annexe 9).
• Les dossiers du site « Éducation prioritaire »14 édités par le CNDP visent «à
aider les personnels travaillant en zone d’éducation prioritaire, et leurs
partenaires, dans l'action qu'ils mènent au service de la réussite de tous les
élèves. Ils portent, en alternance, sur un aspect de la mise en place des politiques
d'éducation prioritaire ou sur un thème pédagogique». Ce sont des dossiers qui
utilisent beaucoup les ressources internes au CNDP et qui sont tous construits
selon un même modèle : une présentation, des articles provenant de revues
éditées par le CNDP, des interviews, des fiches actions rédigées par le centre, des
adresses utiles, des textes officiels et une bibliographie sélective, avec un lien
vers la notice de l’ouvrage cité quand il est dans leur catalogue.
•
Les dossiers sur le site du Ministère de l’éducation nationale15 portent sur les
grands sujets d’actualité de l’éducation. Ils ont été conçus « dans le souci
d'organiser l'information utile disséminée sur la toile : textes réglementaires,
discours,données statistiques,ressources multimédia et pédagogiques,
comparaisons internationales et bibliographies.» Ils ont également tous une
13
les dossiers en ligne de la Documentation Française
http://www.ladocumentationfrancaise.fr/dossiers/index.shtml [référence du 03 Octobre 2005]
14
CNDP. L’éducation prioritaire : les dossiers http://www.cndp.fr/zeprep/dossiers/ [référence du 03
Octobre 2005]
15
Ministère de l'éducation nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche. Dossiers
documentaires http://www.education.gouv.fr/thema/default.htm [référence du 03 Octobre 2005]
52
présentation similaire, cette fois ci avec un accès par onglets. Ils contiennent une
présentation du sujet, une rubrique «pour aller plus loin» contenant une
bibliographie, une sélection de sites ressources, des rapports en ligne et des
références d’articles, ainsi qu’un calendrier si nécessaire contenant les dates
importantes.
Ces dossiers contiennent peu de textes accessibles directement sur le site, mais
renvoient beaucoup via des liens, vers des ressources externes ou du réseau des
ministères : par exemple liens vers le site Educnet, ou celui du Ministère de la
culture, du CNDP, ou encore vers le site pédagogique du Ministère de
l’éducation nationale Educsol. Ce sont des dossiers par ailleurs à fort contenu
rédactionnel.
•
Les dossiers du site de l’Educnet16, site sur les nouvelles technologies appliquées
à l’Education Nationale, visent à informer les équipes éducatives sur tout ce qui
touche à la pratique d’Internet et du multimédia. On y trouve des dossiers classés
selon 3 thématiques : « les nouveaux usages », « technologie, norme et standard »
et « pédagogie ». Chaque dossier contient un sommaire avec une présentation de
son objectif, un renvoi vers des sites utiles, une bibliographie et parfois un
glossaire. Ces dossiers, hormis la présentation, sont moins rédigés car ils
reprennent souvent les termes du document vers lequel ils renvoient mais ils sont
pour autant tout aussi structurés.
•
Les dossiers du Cereq, eux, sont créés à l’aide du module dossiers de la société
Archimed. Ils ont une structure hiérarchique toujours à peu près similaire et sont
constitués de liens vers les différentes bases du portail, qui contiennent des
documents numériques, ainsi que des liens externes vers des documents libres de
droit. L’aspect rédactionnel est peu développé, il n’y a pas de texte introductif
pour chaque rubrique et les titres des rubriques sont à mon avis peu explicites
pour l’internaute (un exemple : « interrogation sur les travaux du Cereq »)(cf.
annexe 8). Ils sont un peu abrupts et leur consultation n’est pas évidente au
premier abord. Ce dernier exemple met en évidence qu’il ne suffit pas de bien
structurer un dossier numérique, il faut également penser à guider l’internaute, en
16
Educnet. Dossiers et guides http://www.educnet.education.fr/dossier/default.htm [référence du 03
Octobre 2005]
53
choisissant des intitulés explicites et en rédigeant pour chaque rubrique un texte
introductif.
Au regard de tous ces exemples, on voit que les dossiers en ligne sont des dossiers
bien plus travaillés que de simples dossiers outils, et qui parfois même s’apparentent
à des synthèses. Dans son ouvrage sur la synthèse, Agnès Caron ne dit pas autre
chose lorsqu’elle écrit page 16: «Aujourd’hui, on ne vend pas des synthèses, mais des
dossiers, alors même que ces produits…sont bel et bien des synthèses» puis parle
ensuite page 26 du dossier de synthèse, comme «la forme la plus courante de
synthèse documentaire.». Ce dossier comprend «une courte note d’introduction, une
sélection de documents pertinents classés, des sources complémentaires
d’information (adresses utiles, bibliographie sélective et analytique, glossaire,
etc…)». [Agnès Caron, 1]
Ces dossiers numériques ont été conçus dans le but d’être bien adaptés à tout type de
public, en tout cas en fonction d’un public choisi et les thèmes retenus sont ciblés en
fonction des objectifs du site. C’est bien ce qui définit le dossier produit qui est, nous
l’avons vu précédemment, un dossier réalisé sur mesure. Compte tenu de la masse
d’informations disponibles aujourd’hui via Internet, il paraît indispensable de
concevoir des dossiers très élaborés à forte valeur ajoutée, comme ceux que nous
venons de présenter plus haut.
2.
Choix des dossiers produits à constituer
Pour le centre de ressources, réaliser de tels dossiers produits apporterait une réelle
valeur ajoutée, mais il faut tenir compte de sa réalisation. En effet, c’est un travail
fort coûteux en temps et en énergie. Au regard des moyens humains dont dispose le
centre, on s’aperçoit que tous les dossiers ne vont pas pouvoir être élaborés
d’emblée. On ne peut envisager une numérisation systématique de tous les dossiers
papier existants, il vaut mieux faire le choix de la sélectivité c’est à dire :
-
définir les dossiers à numériser : un dossier peut être construit à l’occasion
d’un événement (par exemple au moment du salon de Montreuil faire un
dossier sur ce dernier), et parallèlement on peut choisir de commencer à
s’occuper en premier d’un certain type de dossiers (auteurs, éditeurs..).
54
-
établir des critères de sélection dans ce dossier : une documentation
pertinente demeure celle qui trouve les meilleurs contenus pour répondre à
une recherche et non pas celle qui donne forcément tout ce qui existe sur le
sujet.
Seule une politique de numérisation réaliste permettra de viser une qualité des
dossiers.
2.1.
Les dossiers éditeur
Il existe sur papier deux sortes de dossiers éditeur, le premier contenant la
documentation promotionnelle, et le second des articles sur les éditeurs, actuellement
classé dans les dossiers thématiques. En version numérique, ils sont destinés à être
regroupés pour ne faire qu’un seul et même dossier par éditeur. Les documents
promotionnels des éditeurs sont très nombreux mais sont assez simples à numériser
et à indexer par le nom de l’éditeur et la date. Ils ne posent pas à priori de problème
de droit, vu que ce sont des documents promotionnels. Ainsi, ils pourront être
retrouvés facilement dans la base des documents numériques pour ensuite être
rattachés à un dossier sur un éditeur.
La structuration de ce type de dossiers n’est pas très compliquée à établir et le dossier
ne demandera que peu de rédaction.(cf. annexe 10)
Au cœur du domaine de la littérature jeunesse, la documentation sur les éditeurs est
destinée à être conservée et ne demande pas d’épuration régulière.
2.2.
Les dossiers auteurs et personnages
Il existe déjà une structure bien définie de ces dossiers et il semble réalisable de s’en
occuper en premier lieu, en numérisant pour chaque auteur les documents papier
rétrospectifs. Ils contiennent également des documents destinés à être conservés. (cf.
annexe 11)
2.3.
Les dossiers thématiques jeunesse
Les dossiers papier existants sont un peu moins homogènes en qualité de
structuration que les dossiers auteurs mais une trame générale pour ce type de
dossiers ne semble pas trop compliquée à construire. (cf. annexe 12)
55
Ces dossiers pourront être élaborés au fur et à mesure, par exemple à l’occasion
d’une demande de bibliographie sur un thème.
2.4.
Les dossiers thématiques
Ce sont les dossiers qui sont le moins structurés et qui vont demander le plus de
travail. Il y a pour certains un gros travail d’élagage à faire et il serait peut-être plus
raisonnable de construire ces dossiers au coup par coup et sans forcément numériser
le rétrospectif. On pourrait indiquer dans le dossier numérique que la documentation
antérieure est disponible dans un dossier papier.
Pour les thèmes au cœur du domaine du centre, il est nécessaire de conserver la
documentation, en revanche pour les thèmes connexes (l’école, l’éducation), ce n’est
pas forcément utile. Il faut également regarder si les documents ne sont pas
disponibles en ligne sur une source externe, et parfois bien organisés plutôt que de
refaire ce qui existe déjà. Il n’est pas forcément utile d’être redondant avec d’autres
sites, surtout pour les thèmes connexes au domaine.
Tout ce qui est « données statistiques » nécessite une mise à jour de façon régulière,
et demande un travail de recherche puis de présentation pour être lisible et
directement utilisable.
On le voit, il va falloir faire des choix, tout ne va pas se faire rapidement et il est
nécessaire de bien y réfléchir auparavant. S’il faut également bien penser à la
structure des dossiers, il ne faut pas oublier de penser à son accès, ainsi qu’à son
ergonomie et aux moyens de le mettre en valeur.
3.
Un nouveau produit documentaire
Les dossiers numériques vont donc constituer un nouveau produit documentaire à La
Joie par les livres. Nous allons analyser les principes ergonomiques à observer, voir
comment positionner et signaler les dossiers pour les valoriser ainsi que les
implications qui vont en résulter sur le travail des documentalistes.
56
3.1.
Principes ergonomiques
Concevoir un produit numérique, à forte valeur ajoutée, ne peut se faire qu’en
respectant certains principes ergonomiques. Ces principes ont pour but de guider
l’usager dans ses recherches et sa navigation au sein des dossiers.
-
Il faut tout d’abord l’aider dans sa recherche d’informations en lui
spécifiant les contenus qu’il pourra trouver dans les dossiers et ce à
quoi correspondent les champs de recherche. À La Joie par les livres,
nous avons vu que le portail différenciera l’accès sur place de l’accès
à distance pour les documents soumis aux droits d’auteur. À distance,
ils ne seront pas consultables et seront seulement signalés par leurs
références. Il est important de bien le spécifier afin de ne pas dérouter
l’usager.
-
Comme nous l’avons vu pour la base des documents numériques, il
est utile de faire une présentation par liste des dossiers que l’on peut
trouver, ou par un classement thématique quand il y a beaucoup de
dossiers. C’est d’ailleurs ce qu’on retrouve sur toutes les pages
« dossiers » des sites que nous avons décrits plus haut. Les dossiers
vont être construits au fur et à mesure, au début, seuls devront
apparaître les dossiers existants, en prévoyant par exemple au départ
un classement alphabétique ou par date de création, pour éviter des
liens brisés vers des dossiers qui n’existent pas encore.
-
Il est important de bien choisir les intitulés des dossiers et des
rubriques à l’intérieur de ces derniers afin qu’ils soient le plus
explicites possibles. Il en est de même pour le vocabulaire employé
dans les interfaces de recherche et pour tout bouton de navigation.
Ajuster les formules aux usages qu’on veut leur donner et au langage
des usagers permet de guider ces derniers et leur éviter toute
confusion et mauvaise manipulation. Il faut de plus garder une
cohérence dans ces intitulés sur les différentes pages.
-
La présentation des dossiers doit être homogène, il faut essayer de
respecter une uniformité visuelle et structurelle. Par exemple, on
trouvera pour chaque dossier une présentation, une bibliographie, des
57
liens vers des ressources externes, et internes, et il est bien de garder
toujours les mêmes intitulés pour ces rubriques.
-
La lecture sur écran se fait moins vite et différemment que sur papier,
la perception d’une page est plus globale. Il faut donc adapter
l’écriture et la présentation des produits pour les rendre efficaces : par
exemple mettre en évidence les titres, utiliser les couleurs pour
regrouper des informations similaires, structurer les informations en
allant de l’essentiel au détail, et exploiter les possibilités offertes par
les liens afin de permettre une navigation enrichissante pour
l’internaute, au sein d’une page mais aussi entre différentes pages.
[40] [42] [43]
-
Le lecteur doit toujours savoir où il est et où il peut aller. Sur chaque
page d’un dossier, il faudra toujours le lui indiquer et prévoir un
bouton « retour à la page générale des dossiers », ainsi que des
boutons permettant de naviguer dans la structure des dossiers. Quand
un lien se fait dans le dossier vers une source externe, ou vers un
document à ouvrir, il est bien que ce lien s’ouvre dans une nouvelle
fenêtre afin que l’usager puisse facilement retourner dans le dossier
après consultation. Les dossiers de l’Education Nationale ouvrent
ainsi tous leurs documents en pop-up, ce qui permet de ne pas s’égarer
du dossier.
Une conception ergonomique des dossiers permettra ainsi en quelque sorte de recréer
un lien avec l’utilisateur.
3.2.
Valorisation des dossiers : positionnement et communication
Il est indispensable de réfléchir au positionnement des dossiers par rapport au reste
du portail. Quand un usager fait une recherche globale sur le site, il va trouver des
informations en réponse à son interrogation sur le catalogue, sur les différentes bases
de données, sur la revue en ligne. Il n’est pas forcément utile que le contenu du
dossier soit redondant avec toutes ces informations. Le dossier doit être un produit
complémentaire aux autres rubriques proposées et doit apporter un plus par rapport
aux résultats d’une recherche globale sur le site. C’est aussi pour cette raison qu’il est
important d’élaborer des dossiers produits qui non seulement montrent les différents
58
partis pris et point de vue, mais également les mettent en regard. On peut aussi
envisager une fonction qualitative du dossier en incluant une bibliographie qui sera
sélective.
De plus, les dossiers seront, nous l’avons vu, différents à distance et sur place du fait
de l’impossibilité de consulter à distance les documents soumis aux droits d’auteur. Il
faudra également bien penser le contenu du dossier en fonction de cet impératif. Si à
distance, on n’obtient que des références sans apport supplémentaire, les dossiers
auront fort peu d’intérêt pour les internautes.
Un autre point important est la communication : de même qu’il était nécessaire pour
les dossiers papier de signaler leur existence aux usagers du centre, il faut également
faire connaître les dossiers numériques à distance. Il s’agira de les mettre en valeur,
par exemple en signalant les nouveaux dossiers mis en ligne sur la page d’accueil.
On peut également les promouvoir sur la page principale de la rubrique des dossiers
par une liste des derniers dossiers créés. Les nouveaux services de DSI vont
également permettre de signaler aux usagers l’existence de nouveaux dossiers, en
fonction de leur intérêt pour un sujet.
3.3.
Implications sur le travail des documentalistes
Hormis le fait pour les documentalistes de s’adapter à l’utilisation de nouveaux outils
et à une nouvelle façon de travailler, on voit que le transfert des dossiers papier sur le
support numérique demande avant tout un gros travail en amont de conception et
d’adaptation du produit existant aux nouvelles technologies employées. C’est un
travail rigoureux de préparation qui doit être fait par les documentalistes, avec un
dialogue entre tous les acteurs du projet, et à ce niveau de réflexion il est important
de ne pas se laisser envahir par les outils et la technique.
Une fois cette préparation effectuée, il s’agit d’évaluer le travail à effectuer en termes
de réalisation. Concernant l’enregistrement des documents dans la base des
documents numériques, on peut estimer que le travail de numérisation remplace celui
de photocopie ; mais il faut noter que la description et l’indexation peuvent prendre
plus de temps que le simple classement dans un dossier.
59
Pour l’élaboration des dossiers, c’est surtout le travail éditorial de structuration du
dossier et de rédaction qui va prendre du temps. De plus, les produits électroniques
nécessitent d’être actualisés régulièrement, ce qui implique d’y passer du temps. Il
reste d’ailleurs à vérifier que la mise à jour d’un dossier numérisé peut se faire
simplement, sans nécessité de revoir toute sa structure. Il est indispensable également
de vérifier si les liens hypertextes vers des sites externes sont toujours valides,
toutefois il existe des outils permettant de le faire.
Au niveau organisationnel, il est tout à fait envisageable que plusieurs personnes
travaillent sur un même dossier, chacune apportant ses connaissances sur le sujet. Le
travail de conception préalable aura permis de fixer des règles communes pour la
mise en forme, la structuration des dossiers. Il serait bien qu’il aboutisse à un
document écrit, un mode d’emploi sur lequel seront inscrits ces directives. Mais une
bonne cohérence entre les différents dossiers implique peut-être qu’il y ait tout de
même une seule personne responsable de leur mise en ligne.
Comme on vient de le détailler, le changement de support va engendrer une
réorganisation du travail des documentalistes mais il ne conduira certainement pas à
un allègement.
60
Conclusion
Le transfert des dossiers documentaires papier sur le support numérique implique,
on l’a vu, bien plus qu’un simple changement de support. Cela nécessite un travail de
réflexion en amont très important qui passe par une nécessaire analyse de l’existant
et des contraintes, ainsi que par une définition des besoins.
Aujourd’hui, les outils nous permettent de reproduire le rangement des documents
sur support numérique à la façon d’un dossier outil sur support papier. Les nouvelles
technologies facilitent également la recherche d’informations pertinentes à l’intérieur
de ces dossiers. Cependant, le feuilletage manuel des dossiers papier, très pratique et
apprécié des usagers, reste encore un processus difficilement adaptable au support
numérique.
Transférer des dossiers sur le support numérique a surtout pour but de les mettre à
disposition d’un plus grand nombre, il faut donc les rendre facilement consultables
par les usagers. On s’aperçoit qu’il faut alors penser à un nouveau produit, plus
élaboré, et construit en fonction des attentes des usagers. Ainsi, les dossiers
documentaires que l’on peut consulter sur le web s’apparentent à des dossiers
produits, ou des dossiers synthèse.
On peut aussi tenter de détourner les outils de leur fonction première pour imaginer
un nouveau type de dossiers. C’est ce qu’a réalisé Sylvie Dalbin en utilisant un outil
destiné à la création de blog* pour créer un dossier documentaire sur le « nouveau
système d’immatriculation des voitures français ».17
Concevoir de tels dossiers demande un investissement des documentalistes, et une
redéfinition de leur travail. Cependant, si les besoins du public sont bien pris en
compte, et si les dossiers réalisés sont bien adaptés à leur forme électronique, les
dossiers auront une réelle valeur ajoutée et pourront ainsi être bien plus valorisés.
17
Dossier documentaire en ligne sur http://dossierdoc.typepad.com/immatriculation/
61
Bibliographie
62
La bibliographie a été arrêtée à la date du 30 août 2005. Elle est organisée de façon
thématique et à l’intérieur des thèmes par ordre alphabétique d’auteur.
LE DOSSIER DOCUMENTAIRE
[1]
CARON, Agnès, BOULOGNE, Arlette(en coll. avec ). La synthèse : produit
documentaire et produit pédagogique. Paris : ADBS Editions , 1997, 207 p
Ce guide méthodologique et pratique, destiné à tout professionnel devant produire
des synthèses, dresse un panorama des types de synthèses existant dont les dossiers
de synthèse. On s’aperçoit que ces derniers ressemblent fort aux dossiers produit
définis par Viviane Couzinet dans son ouvrage [3].
[2]
COTTE, Dominique. Epaisseur documentaire et numérisation : le cas des
dossiers d’actualité dans la documentation de presse. Document numérique,
2002, vol.6, n°1-2, p.13-28
Après avoir explicité la notion de dossier, cet article analyse les implications du
passage du support papier au support numérique dans la documentation de presse. Il
montre comment l'informatisation a remis en cause l’organisation thématique de ces
dossiers au profit d'une logique analytique, par l’indexation par uniterme.
[3]
COUZINET, Viviane; HUVILLIER, Patricia; POMART, Paul-Dominique ;
VELTEN, Dominique. Le dossier documentaire : conception, réalisation,
valorisation. Paris : ADBS Editions,1994, 268 p
Ouvrage de référence sur les dossiers documentaires qui introduit la notion de
dossier outil et dossier produit, présente toutes les étapes nécessaires à la réalisation
des dossiers et aborde aussi les notions de coût et de valorisation des dossiers.
[4]
DEMIDDELAER, Laure. Le dossier d’information international : un produit
exportable ? Le cas du centre de documentation du Mouvement Français
pour le Planning Familial. Mémoire DESS Info-Doc , Paris : INTD , 2003,
58 p.
Ce mémoire définit le dossier documentaire puis plus particulièrement le dossier
d’information. Il énumère ensuite les phases de conception d'un dossier et propose
des moyens pour promouvoir et valoriser les dossiers hors du centre de
documentation.
63
[5]
DIEUAIDE, Adeline. Histoire des dossiers documentaires offerts au public
dans les centres de documentation et les bibliothèques de 1880 à nos jours.
Mémoire de maîtrise en Sciences de l’information et de la documentation,
Université Panthéon-Sorbonne, 2002, 119 p.
Mémoire qui retrace l’historique des dossiers documentaires et ses évolutions au
travers d’exemples de différents centres de ressources, et aborde les bouleversements
engendrés par le changement de support.
[6]
INTD-ER. Dossier (1)(2). In : Vocabulaire de la documentation.
BOULOGNE, Arlette (Ouvrage coord. par). Paris : ADBS Editions, 2004,
p.89
Dans un ouvrage de référence définissant les termes employés en documentation,
deux définitions du dossier la première du contenu, la seconde du contenant.
[7]
INTD-ER. Dossier documentaire . In : Vocabulaire de la documentation.
BOULOGNE, Arlette (Ouvrage coord. par). Paris : ADBS Editions, 2004,
p.89-90
Dans le même ouvrage, une définition claire et complète du dossier documentaire.
[8]
LAMOUROUX, Mireille, QUAIRE, Françoise, VAISSAIRE, Clotilde.
Réussir l’épreuve de dossier documentaire au capes de documentation et aux
concours de chargé d’études documentaires. Paris : ADBS Editions, 2001,
142 p.
L’épreuve de dossier documentaire du capes de documentation consiste, à partir d’un
dossier outil, à construire un dossier produit en un temps limité. Ce manuel propose
une méthode et des conseils pour cet exercice et commence par définir les dossiers
documentaires.
[9]
LAVIGNE, Nicole. Organiser et exploiter les dossiers documentaires.
Québec, Asted inc., 1996, 99 p.
Après avoir défini les typologies de dossier documentaire et leur utilité, cet ouvrage
est un guide pour les organiser de façon efficace.
64
[10]
POMART, Paul-Dominique. article « Dossier documentaire ». In :
CACALY, Serge / LE COADIC, François / POMART, Paul- Dominique /
SUTTER, Eric. Dictionnaire de l’information. Paris : Armand Colin, 2004, p.
71-73
Article qui résume les différentes formes que peuvent prendre un dossier, notamment
le dossier outil et le dossier produit.
NUMERISATION
Ouvrages généraux
[11]
BURESI, Charlette, CEDELLE-JOUBERT, Laure. Conduire un projet de
numérisation. Paris : Tec & Doc, 2002, 326 p
Cet ouvrage qui s’adresse aux bibliothèques explique l’intérêt de la numérisation,
donne une approche claire des différents éléments à prendre en compte lors d’un
projet de numérisation, notamment les contraintes technologiques et règlementaires.
[12] JACQUESSON, Alain / RIVIERE, Alexis. Bibliothèques et documents
numériques : concepts, composantes, techniques et enjeux. Paris : Electre,
Editions du Cercle de la librairie, 1999, 377 p.
Les auteurs proposent une synthèse sur les mutations que provoque la numérisation
des documents. Après une présentation des techniques de numérisation et des
collections numériques déjà existantes, ils analysent les changements profonds que
ce passage de l’imprimé au numérique va entraîner : d’une part dans le
fonctionnement et l’organisation des bibliothèques, d’autre part dans l’ensemble du
processus de lecture des documents.
Ils exposent enfin les limites des bibliothèques numériques, qui ne vont pas se
substituer aux bibliothèques traditionnelles, mais vont venir les compléter.
[ 1 3 ] PRAX Jean-Yves / LARCHER, Simon. La gestion électronique
documentaire. 3ème éd. Paris, Dunod, 2004, 341 p.
Ouvrage de référence pour la mise en place d’un projet de GED, il détaille toutes les
étapes de la chaîne GED, explique la structure du document numérique et traite des
aspects juridiques et de sécurité.
65
Techniques de numérisation
[14]
FERNANDEZ, Edmond. Les techniques de numérisation. In : WESTEEL,
Isabelle / AUBRY, Martine (textes réunis par). La numérisation des textes et
des images : techniques et réalisations (actes des journées d’études
organisées à la Maison de la Recherche les 16 et 17 janvier 2003).
Villeneuve-d'Ascq : Éd. du Conseil scientifique de l'Université Charles-deGaulle, Lille 3, 2003, 190 p.
Explications très intéressantes des aspects techniques de la numérisation (résolution,
poids des fichiers, compression) et sur les critères à prendre en compte dans le choix
d’un type de numérisation.
[15]
FOURCHER, Frédéric. La mise en œuvre des programmes de numérisation
dans la fonction publique : étude de cas au centre de documentation du
Ministère des sports. Mémoire : DESS Info-doc : Paris, INTD : novembre
2003, 60 p.
Dans ce mémoire sont très bien expliquées les différentes phases techniques de la
numérisation.
[16]
GIRADEAU, Nicolas. Projet GED : piloter le cycle de vie des documents.
Archimag, octobre 2003, n°168, p.26-30
Article intéressant pour son rappel des principes de chaque étape du traitement du
document : acquisition, indexation, recherche et diffusion.
[17]
LENCLOS, Elea. Mise en place d’un système GED avec interface web via
l’intranet. Mémoire : DESS Info-doc : Paris, INTD : octobre 2001, 57 p.
Ce mémoire présente les applications et les techniques d’un système GED. A travers
un exemple de mise en place d’un tel projet, il analyse les conséquences sur le
travail des documentalistes.
[ 1 8 ] SUTTER, Eric. GED. In : CACALY, Serge, LE COADIC, François,
POMART, Paul- Dominique, SUTTER, Eric. Dictionnaire de l’information.
Paris : Armand Colin, 2004, p. 97-98
Cet article définit les différentes étapes qui composent la gestion électronique de
documents et évoque les différentes applications de la GED, avec notamment la
66
GED documentaire qui permet une consultation à distance de fonds documentaires
numérisés.
Indexation et métadonnées
[19]
AUBIN, Sophie. La numérisation du patrimoine culturel. Bibliothèques,
musées : des savoir faire à partager. Mémoire : DESS Info-doc : Paris,
INTD : novembre 2003, 122 p.
Ce mémoire traite des projets de numérisation des fonds des bibliothèques et des
musées. Très utile pour ses explications claires sur les différents formats d’échange
et de mise en réseau des données numérisées : Unimarc et Dublin Core. Il est
consultable en ligne : http://memsic.ccsd.cnrs.fr/mem_00000146.html
[20]
BUREAU, Suzanne, EBACHER, Nathalie. Le Dublin Core, un exemple de
métadonnées. Argus, automne 2000 vol.29, n°2, p.26-33
Cet article explique le concept des métadonnées et présente plus particulièrement le
Dublin Core .
[ 2 1 ] CONTAT, Odile. Langages documentaires et nouvelles technologies :
l’avenir des langages et leur positionnement au cœur des systèmes
d’informations dans le contexte de la presse. . Mémoire : DESS Info-doc :
Paris, INTD : 2003, 89 p.
Pour son explication précise du fonctionnement de l'indexation automatique et des
différents traitements linguistiques, statistiques et sémantiques.
[22]
EDUCNET. Métadonnées, normes et standards : dossier In Site Educnet ,
nouvelles technologies de l’information et de la communication pour
l’éducation [en ligne]. Paris, 14 août 2003 [référence du 10 septembre 2005]
http://www.educnet.education.fr/dossier/metadata/default.htm
Dossier documentaire en ligne très complet réalisé par le ministère de l’éducation sur
les métadonnées et le Dublin Core.
67
[ 2 3 ] MENON, Bruno. Journée d’étude ADBS : l’indexation à l’heure du
numérique. Documentaliste-Sciences de l’information, 2004, vol.41, n°6,
p.340-342
Compte-rendu d’une journée d’étude visant à s’interroger sur l’intérêt actuel de
l’indexation manuelle face aux nouveaux traitements automatiques. Les interventions
ont montré la variété des pratiques utilisées aujourd’hui.
[24]
PETZOLD, Ulrike. Pourquoi et comment choisir un outil d’indexation
automatique ? Le cas du forum échanges des chambres d’agriculture.
Mémoire : DESS Info-doc : Paris, INTD : novembre 2003, 70 p.
Ce mémoire compare les principes de l’indexation manuelle et de l’indexation
automatique et fait ressortir les critères permettant de choisir l’utilisation de l’un ou
l’autre mode.
Gestion de projet
[25]
BUSCAL, Caroline. Conduire un projet de GED. Archimag, mars 2003,
n°162, p.40-42
La réussite d’un projet de GED tient beaucoup à des composantes organisationnelles
et humaines. Cet article se propose de donner les conseils essentiels pour y parvenir.
[26]
CNRS-DSI. Conduite de projet système d’information [en ligne]. Meudon,
2002 [référence du 15 septembre 2005]. http://www.dsi.cnrs.fr/conduiteprojet/Default.htm
Ce site de la direction des systèmes d’information du CNRS expose les enjeux de la
gestion de projet et propose de nombreux documents de référence pour la conduite
de projet d’un système d’information.
[27]
GUEZ, Marie-Laure. Mise en place d’un intranet et impacts sur les produits
documentaires papiers : le cas de l’UNAPEC. Mémoire : DESS Info-doc :
Paris, INTD : octobre 2003, 101 p.
Ce mémoire décrit les étapes de la mise en place d'un intranet et ses composantes
techniques. Il analyse également l'impact du numérique sur la documentation
traditionnelle ainsi que l'aspect juridique lié à la mise en ligne de produits
documentaires.
68
Numérisation et droit de l’information
[28]
BATTISTI, Michèle.
Le droit d’auteur, un obstacle à la liberté de
l’information. BBF, 2004, t.49, n°6, p.31-35
Dans un dossier consacré au droit d’auteur, cet article définit clairement ce dernier et
montre que l’équilibre nécessaire entre les droits des auteurs et ceux des utilisateurs
semble aujourd’hui menacé avec les nouvelles directives sur le droit d’auteur et les
droits voisins dans la société de l’information.
[29]
Collectif AAF, ABF, ADBDP, ADBGV, ADBS, ADBU, ADDNB, AIBM,
FFCB. Le projet de loi sur le droit d'auteur et les droits voisins dans la société
de l'information : attention, danger !. Documentaliste-Sciences
de
l'information, 2005, vol.42, n°1, p.62-63
Présentation du communiqué commun aux neuf associations d’archivistes,
bibliothécaires et documentalistes. Ce communiqué attire l’attention sur les dangers
que présente le projet de loi sur les « droits d’auteur et les droits voisins ».
[30]
DELAINE, Virginie. La gestion au quotidien des revues électroniques sur
intranet. Documentaliste-Sciences de l’information, 2000, vol.37, n°3-4, p.
182-190
Traitant des revues scientifiques, cet article présente les avantages et les contraintes
qu’il y a à s’abonner à ces revues en version électronique. Il aborde les nouvelles
possibilités en termes d’indexation et de recherche qu’offrent les métadonnées.
[31] Groupement des éditeurs de service en ligne. Les panoramas de presse,
résumés et archivages d’articles de presse en intranet. In Site du GESTE [en
ligne], Neuilly sur Seine, juin 2003, fiche n°6, [référence du 20 septembre
2005 ]. http://www.geste.fr/10_fiches/fiche6_panorama52.pdf
Cette fiche thématique fait une présentation juridique des conditions d’utilisation
d’articles de presse dans le cadre d’un panorama de presse et répertorie les
différentes possibilités de s’acquitter des droits d’auteur pour l’exploitation des
œuvres protégées.
69
[32] LEMU, Michèle. Le droit du document : vers une nouvelle conception du
droit d’auteur ?. In : LE MOAL, Jean-Claude, HIDOINE, Bernard,
CALDERAN, Lisette (coord. par). Publier sur Internet : Séminaire INRIA, 27
septembre – 1er octobre 2004, Aix-les-Bains. Paris : ADBS Editions, 2004,
p. 189-207
Cet article rappelle les principes du droit d’auteur, et analyse ce que va changer le
projet de loi sur les droits d’auteur et les droits voisins dans l’économie de l’édition
et dans les rapports entre éditeurs et publics, notamment la multiplication des
contrats.
[33] Site de l’interassociation des archivistes, bibliothécaires et documentalistes .
[référence du 26 septembre 2005 ], http://droitauteur.levillage.org/spip
Un regroupement de neuf associations professionnelles françaises a présenté cinq
amendements au projet de loi sur les droits d’auteur et les droits voisins, qui devrait
être examiné prochainement au parlement. Cette interassociation a créé ce site qui
présente toute l’actualité sur le sujet, en explique les dangers pour les professions
d’archivistes, documentalistes et bibliothécaires et met en ligne une pétition.
[34]
STRA, Claire. Les panoramas de presse : la base de données Bpi-Doc et la
réglementation européenne. BBF, 2004, n°6, p.51-55
Dans un dossier consacré au droit d’auteur, cet article, montre que les « panoramas
de presse », sont menacés par la transposition en France de la directive européenne
sur "le droit d'auteur et les droits voisins dans la société de l'information. Il est
illustré par l’exemple de la base de données de presse en ligne de la BPI.
CONCEPTION DES PRODUITS NUMERIQUES
Le document numérique
[35]
CARO, Stéphane. Document papier, document numérique. Techniques de
l’ingénieur. Informatique, novembre 2003, p. H7225-1 – H7225-8
Cet article répertorie les principales différences entre le support papier et le support
numérique et dresse à la fin un tableau comparatif, selon quatre points de vue :
matériel, cognitif, physiologique et selon les usages
70
[36]
GORIN, Michel. Le numérique : impact sur le cycle de vie du document.
Premier colloque EBSI-ENSSIB du 13 au 15 octobre 2004, Montréal
(Québec). RESSI, [en ligne], janvier 2005, n°1 [référence du 15 septembre
2005].http://campus.hesge.ch/ressi/Numero_1_janvier2005/articles/HTML/RESSI_
003_MG_Numerique.html
Compte-rendu d’un colloque organisé par deux écoles francophones, l’ENSSIB et
l’EBSI, et publié dans une nouvelle Revue Electronique Suisse de Science de
l’Information. Le but de ce colloque était de réfléchir à l’impact du numérique sur le
cycle de vie du document. Ce compte –rendu donne une définition intéressante du
document.
[37]
MARTIN, Céline. La documentation numérique induit-elle la fin de la
documentation papier ?. Mémoire : DESS Info-doc : Paris, INTD : sept.
2000, 51 p.
Ce mémoire étudie les caractéristiques des documents papier et numériques puis, en
s’appuyant sur le cas d’un service de documentation, tente d'apporter de répondre à
cette question : la documentation numérique induit-elle la fin de la documentation
papier ?
[38]
PEDAUQUE, Roger T. Document : forme, signe et medium, les re-formulations
du numérique. Version 3. [en ligne], 08 Juillet 2003, [référence du 20
septembre 2005]. http://archivesic.ccsd.cnrs.fr/sic_00000511.html
Rapport d’un travail collectif mené par divers chercheurs au sein du réseau
thématique du département STIC du CNRS. L’étude porte sur la définition du
concept de document numérique. Trois propositions sont présentées : le document
comme forme est un objet matériel ou virtuel lié à un support ; comme signe, le
document est un ensemble de données qui a un sens et une intentionnalité; comme
medium, le document est un facteur de communication et d’échanges sociaux.
[ 3 9 ] ROUMIEUX, Olivier, REMIZE, Michel. Format : l’aventure du PDF.
Archimag, mars 2003, n°162, p.23-34
Ce dossier spécial d’Archimag sur le PDF présente les nombreuses fonctionnalités de
ce format, particulièrement en matière de sécurité, d’archivage et de compatibilité
avec le XML.
71
Ergonomie, aide à l’utilisateur
[ 4 0 ] AZAR-EXBRAYAT, Sophie. Un intranet documentaire au service de
l’usager : conception et mise en place. Documentaliste-Sciences de
l’information, 2002, vol.39, n°4-5, p.190-201
Cet article propose aux documentalistes devant mettre en place un intranet
documentaire des conseils notamment d’ordre ergonomique qui peuvent s’appliquer
à tout produit à mettre en ligne. Ces suggestions pratiques visent à rendre l’usager le
plus autonome possible en le guidant dans sa recherche d’informations.
[41]
CARO, Stéphane, BETRANCOURT, Mireille. Ergonomie des documents
numériques. Techniques de l’ingénieur. Informatique, février 2002, p. H72201 – H7220-14
A partir d’études scientifiques sur les documents numériques, l’article présente les
résultats d’expérimentation impliquant les utilisateurs, et propose des
recommandations aux concepteurs de ce type de documents. A l’appui des théories
et des méthodes expérimentales de la psychologie cognitive, il apparaît que les
utilisateurs de documents numériques accèdent efficacement à l’information
lorsqu’elle est organisée et présentée selon certains dispositifs ergonomiques.
L’ensemble des recommandations permet d’améliorer la représentation mentale des
documents hypertextuels et facilite le traitement des données abstraites.
[42]
DALBIN, Sylvie. La nouvelle conception de l’intranet documentaire des
AGF : entretien avec Bruno Salleras. Documentaliste-Sciences de
l’information, 2000, vol. 37, n°3-4, p.200-204
[43] DALBIN, Sylvie, SALLERAS, Bruno. Une expérience d’utilisation d’un
système d’information documentaire en langage naturel. DocumentalisteSciences de l’information, 2000, vol.37, n°5-6, p.312-324
Ces deux articles, le premier sous forme d’un entretien, le second sous forme d’étude,
retracent les évolutions du centre des AGF. Par une approche ergonomique, celui-ci a
transformé son système documentaire en un dispositif d’information en langage naturel, pour
le rendre plus accessible aux usagers.
72
Navigation, lecture et hypertexte
[44] BERTRAND-GASTALDY, Suzanne. Des lectures sur papier aux lectures
numériques : quelles mutations ? [en ligne]. Communication au Colloque
Publications et lectures numériques : problématiques et enjeux, 14 mai 2002,
[référence du 15 septembre 2005].
http://archivesic.ccsd.cnrs.fr/sic_00000256.html
L’auteur met en évidence les variables qui entrent en ligne de compte dans l’acte de
lecture, tant du point de vue de l’objet à lire que des lecteurs, puis regarde comment
elles sont affectées par le changement de support. Avec les publications numériques,
les formes de lecture se diversifient et le rôle du lecteur est modifié.
[45]
CURTINHA BAIAO, Véronique. Naviguer dans un hypermédia : aspects,
enjeux et problèmes de la lecture hypertextuelle à travers l'exemple de la
navigation dans un cédérom. Mémoire : DESS Info-doc : Paris, INTD :
octobre 1998, 107 p.
Ce mémoire traite des problèmes de la lecture hypertextuelle et définit pour cela les
concepts de l’hypertexte et de navigation.
[46]
NANARD, Marc, NANARD, Jocelyne. Documents hypermédias : définitions
et concepts associés. Techniques de l’ingénieur. Informatique, février 1999, p.
H7208-1 – H7208-20
Cet article décrit la notion d’hypermédia ainsi que celles qui lui sont rattachées : les
liens, la navigation.
Les portails d’information
[47]
GIRAUD, Odile . Portails documentaires : les clés de la bonne ouverture.
Archimag, juillet-août 2005, n°186, p.30-32
Cet article présente les principes du portail documentaire et compare les possibilités
des différents logiciels de portail documentaire sur le marché.
[48]
LEFEVRE, Philippe. Les portails d’accès à l’information. DocumentalisteSciences de l’information, 2001, vol.38, n°3-4, p.188-196
Partant du constat de la surcharge d’informations dans l’entreprise et de ses
conséquences, cet article définit le principe des portails d’informations conçus pour y
remédier. Il propose une définition des grandes catégories de portail.
73
[ 4 9 ] STILLER, Henri. Le portail, outil fédérateur d’information et de
connaissances. Documentaliste-Sciences de l’information, 2001, vol.38, n°1,
p.39-42
Article qui présente de façon succincte le principe du portail, en propose une
typologie et montre les difficultés de sa mise en œuvre.
LA JOIE PAR LES LIVRES
Présentation du centre
[50]
HEURTEMATTE, Véronique. Une joie grandissante. Livres Hebdo, 3 juin
2005, n°604, p.70-71
Cet article est paru à l’occasion de la réouverture du centre : il retrace l’histoire de la
Joie par les livres et présente les nouveaux locaux.
[51]
VIDAL-NAQUET, Jacques. Une nouvelle adresse pour La Joie par les livres.
La Revue des livres pour enfant, septembre 2005, n°224, p.152-161
Dans un numéro consacré aux 40 ans de la Joie par les livres, le responsable du
centre de ressources fait une description détaillée des services offerts aussi bien sur
place que via le nouveau site portail de La Joie par les livres.
Logiciels utilisés
[52]
REMIZE, Michel. Aloes : La bibliothèque lit dans le Marc. Archimag,
octobre 2003, n°168, p.41-43
Article qui fait une rapide mais intéressante description du système intégré de
gestion de bibliothèque Aloes de la société Opsys.
[53] TOSCA CONSULTANTS, LENART, Michèle (étude réalisée par). L a
gestion documentaire : évolutions fonctionnelles et description de dix
logiciels. Paris : ADBS Editions, 2004, 185 p.
A partir des résultats d’un questionnaire envoyé à 10 fournisseurs de systèmes de
gestion documentaire, cet ouvrage présente les récentes évolutions de ces outils et
fait la description, sous forme de fiches, des fonctionnalités de ces logiciels, dont
notamment le logiciel SIM de la société Archimed .
74
POUR ALLER PLUS LOIN
[54]
QUAIRE, Françoise, VAISSAIRE, Clotilde, SALLERAS, Bruno. [à paraître]
Les dossiers documentaires : du papier à l’électronique. Paris : ADBS
Editions, 2005.
Ouvrage à paraître très prochainement dont le titre très proche de celui de mon
mémoire s’annonce prometteur.
75
Annexes
76
Annexe 1 :
Les 15 éléments du Dublin Core classés par catégorie
Eléments de contenu
Titre
titre du document, nom donné par le créateur ou l’auteur
Sujet/ Mots clés
description du sujet de la ressource (mots clés ou phrases en
vocabulaire contrôlé recommandé)
Description
description du contenu de la ressource en vocabulaire libre
Source
document dont la ressource est dérivée
Langue
langue du contenu intellectuel de la ressource
Relation
permet d’identifier une seconde ressource indépendante reliée
à la ressource décrite
Couverture
caractéristiques spatiales (nom de lieu ou couverture
géographique) et temporelles (période, date ou intervalle de
date) de la ressource décrite. (Vocabulaire contrôlé
recommandé)
Eléments de propriété intellectuelle
Auteur/ Créateur
entité responsable du contenu intellectuel de la ressource (peutêtre une personne, une organisation ou un service)
Editeur
entité responsable de la diffusion de la ressource (peut-être une
personne, une organisation ou un service)
Collaborateur
entité dont la contribution intellectuelle à la ressource est
secondaire ( par rapport à l’auteur)
Droits
gestion des droits : mention sur les droits de reproduction et
d’utilisation
77
Eléments d’identification
Date
date de création ou de publication de la ressource
(AAAA-MM-JJ)
Type
type de documents auquel se rattache la ressource (vocabulaire
contrôlé recommandé)
Format
format de la ressource (vocabulaire contrôlé recommandé)
Identificateur
chaîne de caractères ou nombre utilisés pour identifier la
ressource de façon unique
78
Annexe 2 :
Thématiques de la rubrique actualités
Actualité de l'édition
Afrique et Monde arabe
Auteurs et rencontres littéraires
Bibliographies et sélections d'ouvrages pour la jeunesse
Colloques et journées d'études
Concours
Conte
Divers
Expositions
Formations
International
Manifestations et salons
Prix littéraires
Spectacles et animations
Vie des bibliothèques
79
Annexe 3 :
Schéma du système d’informations de La Joie par les livres
ALOES
BOOK-LINE
recherche
Z3950
(SIGB)
Catalogue
(Passerelle de
recherche
multibase)
MASC
SIM
Web service
(Portail
d’accès )
accès
(GED)
Autres
services
(DSI...)
Publications
Import QuarkXPress
Import articles océrisés
Répertoire Dossiers doc . Autres ...
(rétrospectif )
Droits
inscriptions
Annuaire LDAP
source : document des spécifications Archimed
-
Sim est un outil de gestion des systèmes d’information qui permet de stocker,
rechercher et diffuser des données et des documents multimédia, et de mettre
en lien toutes ces informations.
-
Aloes est un système intégré de gestion de bibliothèque. Il gère le catalogue
des ouvrages.
-
Book-line est un système de recherche multi-bases
-
Masc est le système de gestion du portail
80
Annexe 4 :
Plan de classement et inventaire des dossiers thématiques
Thème
N°
Nom dossier
Nb de
boite
JPL/APL/IBBY
lots
1
Doc interne JPL
13
2
JPL Doc interne 2
24
3
JPL Formations / Bibliothécaires formation ENSB
5
4
AJPL : Afrique noire formation
2
5
IBBY / Fondation de France
69
6
Bibliothécaires : formation 35 lots
35
7
Formations 49 lots
49
CENTRES DE
8
Bibliographies d'associations en littérature de jeunesse
1
DOCUMENTATION
9
Centres de doc. Région parisienne
4
SUR LA
9'
Centres de doc. Paris
10
LITTERATURE DE
9''
Centres de doc. Paris : CRILJ, "Lecture Jeunesse", Plan
3
FORMATION
JEUNESSE
Paris Lecture
9'''
Centres de doc. France - Province : CRILJ, autres centres
3
départementaux
10
Revues étrangères - Centres internationaux
2
11
Centres de doc. Étrangers : Afrique du Sud à Australie,
3
Belgique, Bolivie à Bulgarie
12
Centres de doc. Étrangers : Canada à Danemark
4
13
Centres de doc. Étrangers : Équateur à Italie
9
14
Centres de doc. Étranger : Japon à Yougoslavie sauf Suisse
12
et Vénézuela : Japon, Norvège, Pays Bas, Philippines,
Pologne,
Portugal,
Russie,
Scandinavie,
Suède,
Tchécoslovaquie, Uruguay, Yougoslavie
15
Centres de doc. Étranger : Suisse : AROLE (Association
5
Romande de Littérature pour l'Enfance et la Jeunesse Lausanne-) Ligue suisse de Littérature pour la Jeunesse ISLJ (Institut suisse de Littérature pour la Jeunesse -Zurich) -CLE (Centre du Livre
pour enfants) - Centres de
Documentation à Genève
16
Centres de doc. Vénézuela : Banco del Libro ; Instituto
3
Autonomo Bibliotéca -Caracas-
81
thème
N°
Nom dossier
boite
PRESSE
Nb de
lots
17
Presse professionnelle Française et étrangère
4
18
Illettrisme : actions diverses institutionnelles /Centre
2
PROFESSIONNELLE
ORGANISMES
SPECIALISES SUR
L'ENFANT ET
National de Classes Lecture (AFL)
19
L'EDUCATION
Associations socio-culturelles : Enfance ; Lecture-Enfance ;
3
Adultes.
19 bis Éducation Nationale : "INRP : Institut National de
1
Recherche Pédagogique"
20
Éducation Nationale : Centres de Documentation
1
Pédagogique : "CNRP -CRDP - Missions Rectorales Centre d'études pédagogiques
21
MGI : Maison du Geste et de l'Image - Ministère de la
2
Culture ( sauf École et Éducation)
BIBLIOTHEQUES
22-23 Bibliothèques : Construction / Équipement / Mobilier
3
24
Mobilier I
20
25
Mobilier II
10
26
Mobilier III
41
27
BPI, BNF, Bibliothèques entreprises, Bibliothèques hôpital
7
28
Bibliothèques Publiques : statistiques
8
29
Bibliothèques : Villes A - B
4
30
Bibliothèques : Villes B - C
2
31
Bibliothèques : Villes C - H
6
32
Bibliothèques : Villes I - M
4
33
Bibliothèques : Villes M - P
4
34
Bibliothèques Paris
4
35
Paris : Service Technique des Bib., Sélections
4
bibliographiques, Animations bib.
36
Bibliothèques : Villes R - S
2
37
Bibliothèques : Villes T - Y, Service Central des
7
Bibliothèques
CENSURE
38
Catalogage Thésaurus Bib. enfants
12
39
Censure
7
82
thème
N°
Nom dossier
boite
EDITION
Nb de
lots
40
Éditeurs : généralités 1
13
41
Éditeurs : généralités 2
8
42
Éditeurs : statistiques
22
43
Acropole à Calligram
44
Carrère à Chardon Bleu
45
Le Chat à Dupuis
46
École des Loisirs à La Farandole
47
Fayard à France Loisirs
48
Frimousse à Début Gallimard
49
Gallimard suite
50
Gamma à début Hachette
51
Hachette suite
52
Harlin Quist à Mame
53
Mango à Ouest France
54
Ovale à Sedrap
55
Seghers à Williams France
EDITION PRESSE
56
Généralités et Articles
10
POUR ENFANTS
57
La presse d'Actualité
6
60
Fleurus
2
61
Milan
2
62
Ajourpa à Fourmi verte
24
63
Gallimard à Le Lombard
10
64
Mango à Terres Lointaines
19
65
Éditeurs presse pour enfants à l'étranger
1
66
Librairies I Formations Libraires
6
67
Librairies II
16
68
Librairies III Associations Vente par Correspondance
7
LIBRAIRES
83
thème
N°
Nom dossier
boite
Nb de
lots
DIFFERENTES
69
Illustration
28
CATEGORIES DE
70
Illustration - Étranger - Albums
5
LIVRES POUR
71
Tout petits (expo et salons)
3
ENFANTS
72
Contes I
3
73
Contes II
9
74
Contes III
5
75
Contes IV
9
76
Poésie
2
77
BD I
13
78
BD II
8
79
Révolution française Documentaires
11
80
Sciences et techniques I
18
81
Sciences et techniques II
6
82
Romans, dictionnaires, encyclopédies
4
83
Livres anciens, jeux de rôle
13
CRITIQUES DE
84
Livres pour enfants : critiques, grilles d'analyse
11
LIVRES
85
Critiques de livres pour enfants dans la presse
8
LIVRES EN LANGUE
86
Livres en langues étrangères / Librairies étrangères I
11
ETRANGERE
87
Livres en langues étrangères / Livres en Langues régionales
9
ATELIERS
88
Ateliers d'écriture
10
TRADUCTION
88’
Traduction
5
LIVRES POUR
89
Livres pour enfants / dessins animés, danse, théâtre…
3
90
Livres pour enfants et cinéma
2
EXPOSITIONS
91
Expositions itinérantes I
59
ITINERANTES
92
Expositions itinérantes II
29
93
Expositions itinérantes III
94
Expositions itinérantes IV
ENQUETES SUR LA
95
Enquêtes sur la lecture I
5
LECTURE
96
Enquêtes sur la lecture II
5
97
Enquêtes sur la lecture III
10
98
BDP - Auteurs, illustrateurs, généralités
9
D'ÉCRITURE
ENFANTS ADAPTÉS
AU CINÉMA…
AUTEURS
84
thème
N°
Nom dossier
boite
PRIX LITTERAIRES
SALONS DU LIVRE
Nb de
lots
99
Prix Littéraires : récapitulatifs
3
100
Prix Littéraires pour les enfants I
24
101
Prix Littéraires pour les enfants II
23
102
Prix Littéraires pour les enfants III
27
103
Prix Littéraires pour les enfants III bis
104
Prix Littéraires français pour les enfants IV
22
105
Prix littéraires étrangers pour les enfants
25
106
Prix littéraires internationaux pour les enfants
17
107
Prix littéraires concours I
31
108
Prix littéraires concours II
9
109
Prix littéraires pour les adultes
9
111
Salon de Troyes
7
112
Salons du livre / Salons du livre de Paris (récents)
11
113
Salons, Festivals France
8
114
Salons du livre et le Temps des Livres
5
115
BD : Salons, Festivals
12
115'bis Angoulême
6
116
Livres pour enfants à l'étranger (récents)
21
117
École 1
7
118
École 2
12
119
Éducation parascolaire / Crèche / Garderie / Langage
6
BCD/CDI
120
BCD / CDI
10
ENFANT DANS LA
121
Pays émergents / Enfants dans la société / Textes d'enfants
5
ECOLE
SOCIÉTÉ
LOISIRS
et philatélie
122
Musées Paris, Régions, Étranger
3
123
Art, Cinéma, Danse, Musique, Photographie
5
124
Jeux, Jouets, Autres jeux, Loisirs
3
125
Handicapés Généralités - Handicaps spécifiques
3
126
Livres en braille
3
DROITS DE
127
Droits de l'Homme, Racisme, Immigration
10
L'HOMME
128
JPL classeur 84 + versions dépliants
PROMOTION DE LA
129
Manifestations nationales : 1962-1984
LECTURE
130
Manifestations internationales : 1969-1994
131
actions nationales : 1988
132
actions nationales : 1985-1986
133
Manifestations nationales : 1987
HANDICAPÉS
85
thème
N°
Nom dossier
boite
Nb de
lots
PROMOTION DE LA
134
LECTURE (suite)
135
Manifestations nationales et régionales: 1990
136
137
Manifestations nationales : 1992
138
actions nationales : 1993
139
Fureur de lire : Montreuil : 1993-1994
140
Promotion de la lecture : 1994-1995
SALONS DU LIVRE
141
Salons du livre: Paris : 1981-1982
(2)
142
Salons du livre: Paris : 1983
143
Salons du livre: Paris : 1983 (suite)
144
145
146
147
Bologne : 1964-1981
148
Bologne : 1982-1987
149
Bologne : 1987-1990
150
Bologne : 1991-1994
151
Bologne : 1994-1997
152
Montreuil 1986-1988
153
Montreuil 1989-1993
154
Montreuil 1994-1996
155
Montreuil 1997-1999
156
Montreuil 2000-2004
157
Angoulême : 1983-1988
158
159
160
Salons divers : 1987-1996
161
Salons divers
162
Foires, colloques, France : 1968-1984
163
Foires, colloques: 1984-1985
164
Foires, colloques etranger: 1976-1984
165
Foires, colloques etranger : 1983-1986
86
thème
N°
Nom dossier
Nb de lots
boite
PRIX
166
Prix littéraires
LITTERAIRES (2)
167
Prix littéraires non attribués depuis 1990
168
Prix littéraires non attribués depuis 1995
169
Prix littéraires : prix de la Fondation de France
170
Fondation de France: prix livres jeunesse : 1983-1985
171
Fondation de France: prix livres jeunesse : 1986-1988
172
Fondation de France: comités culturels : 1987-1988
173
Fondation de France: prix livres jeunesse : 1989
174
Prix de la poésie : 1989
175
Prix étrangers et internationaux (plus attribués)
BIBLIOTHEQUES
176
Bibliothèques Allemagne
ETRANGERES
177
178
179
Allemagne ; Deutsche Lesegesellschaft
180
Bibliothèques Aà C : Allemagne - Canada
181
Bibliothèques Cà E : Chine - Espagne
182
Bibliothèques : Espagne (suite) - Egypte
183
Bibliothèques : Etats- Unis
184
Bibliothèques F à I : Finlande - Iran
185
Bibliothèques : I à S : Italie-Suède
186
Bibliothèques : Suède -Suisse
187
Bibliothèques : Sà Y : Suisse - Yougoslavie
LIVRES
188
Livres pour enfants à l'étranger (par pays) : A
ETRANGERS
189
Livres pour enfants à l'étranger (par pays) :B à E
190
Livres pour enfants à l'étranger (par pays) :
Etats-Unis
191
Livres pour enfants à l'étranger (par pays) :F à I
192
Livres pour enfants à l'étranger (par pays) : J à Suède
193
Livres pour enfants à l'étranger (par pays) :
Suisse- T
194
Livres pour enfants à l'étranger (par pays) : U à Y
87
thème
N°
Nom dossier
Nb de lots
boite
LITTERATURE DE
195
Afrique dans les livres de jeunesse, presse
JEUNESSE:
21
dossiers
LECTURE ET
196
Algérie
26 docs
EDITION
197
Egypte, Mauritanie
15 docs
INTERNATIONALE
198
Emirats Arabes unis, Arabie Saoudite, Yemen
199
Egypte
200
Jordanie
201
Liban
26 docs
202
Maroc
25 docs
203
Palestine
16 docs
204
Syrie
205
Tunisie
3 dossiers
14 docs.
4 docs
4 docs
10 docs
Document établi d’après l’inventaire dossiers thématiques et mes observations. Un lot est un
ensemble de documents dans un dossier (ou sous dossier) ou un document isolé. Pour les
derniers thèmes, le recensement par lots n’avait pas été fait, j’ai relevé le nombre de
documents dans les dossiers.
Dossiers non classés :
-
23 boîtes « docs » en vrac à classer (en haut)
-
7 (en bas) :
art,
livres d’artistes,
art,
arts en jeu : atelier des enfants,
manifestations sur les livres d’art,
musées étrangers,
divers
88
Annexe 5 :
Maquette de l'interface d'édition d'un dossier
documentaire
Edition structure Dossier
Edition : Entrée 3.1
Type
Métadonnées
Texte libre
Titre
Présentation
Sous-titre
Gestion
Barre d’outil Mise en forme
Arborescence
Outil Capture
Chapitre 1
Chapitre 2
Chapitre 3
Entrée 3.a
Entrée 3.b
Etc.
Source : document des spécifications des dossiers Archimed
-
à gauche , l’éditeur sert à déclarer le dossier avec les métadonnées (par défaut
le modèle Dublin Core) et un texte de présentation et à le structurer selon une
arborescence.
-
A droite, l’interface permet de saisir les données correspondantes à chaque
élément de la structure, ce peut-être du texte, une requête prédéfinie ou un
document numérique à rattacher.
Il faut au préalable avoir stocké les documents dans la base des documents
numériques.
89
Annexe 6 :
Les grands thèmes des dossiers
LA CHAINE DU LIVRE
L’édition jeunesse
Les éditeurs jeunesse
La presse jeunesse
Les librairies
Les bibliothèques jeunesse
Promotion et valorisation
LA LITTERATURE JEUNESSE
Auteurs, illustrateurs et personnalités
Thèmes abordés dans la littérature jeunesse
Personnages et héros
Les différents genres
Adaptations
Création autour de la littérature jeunesse
L’ENFANT ET LA LECTURE
La lecture
Les publics spécifiques et la lecture
Ecole et enseignement
L’enfance
90
Annexe 7 :
Les métadonnées
à remplir avant la numérisation des documents
CHAMP
Mode
REGLES DE
SAISIE
Liste contrôlée :
Titre
Texte libre
Sous-titre
Texte libre
Emetteur (auteur)
Texte libre
Producteur du
document : entité
responsable du contenu
intellectuel de la
ressource
non
Langue
liste contrôlée
incrémentale
langue du contenu
intellectuel de la
ressource
non
Type de document
Liste contrôlée
Editeur
Texte libre
entité responsable de la
diffusion de la
ressource
non
Date d’édition
AAAAMMJJ
date du document
non
Sujets
Texte libre
description du contenu
de la ressource
non
Classement JPL
liste thématique
contrôlée
Correspond au plan de
documentation. Champ
multiple car un
document peut aller
dans plusieurs dossiers.
non
(occurrence : 3
champs identiques)
DESCRIPTION
OBLIGATOIRE
noir et blanc- niveaux
de gris- couleur
oui
Titre du document,
nom donné par le
créateur
Sous-titre du document
oui
non
oui
91
Droits d’accès
Droit d’accès au
document
oui
Droits d’impression oui-non
Autorisation
d’imprimer le
document
oui
Droits de
téléchargement
oui-non
Autorisation de
télécharger le document
oui
Droits contrôle
d’accès
soumis à condition
- libre de droit
Si soumis à condition,
remplir les 5 conditions
en dessous
oui
Début de l’accès
autorisé
oui
Durée d’accès
oui
date
oui-non
d é b u t AAAAMMJJ
durée
public
Interne-externe
accès intranet
oui -non
oui
Oui= accessible que en
intranet
Non= accessible
partout
validation
oui-non
Oui=lisible sur le site
non= non lisible sur le
site
92
Annexe 8 :
Le portail documentaire du Cereq
Présentation thématique des ressources du Cereq
Exemple de dossiers : à gauche, le choix de dossiers, au milieu l’un d’entre eux.
93
Annexe 9:
Le centre de Documentation France – Europe - Monde
La Documentation Française
Compte rendu d’un entretien avec la responsable de coordination des dossiers
internationaux en ligne et d’une visite ADBS à la documentation française en avril
2005.
Champ documentaire
Actualité politique, économique et sociale des pays étrangers (193 pays)
L’Union Européenne
170 organisations internationales et régionales
les grandes questions mondiales
Les dossiers papier
Depuis 1945, les dossiers sont constitués à partir de la presse française et étrangère,
de documents officiels (organisations internationales, ambassades), de rapports,
d’études, de dépêches AFP, ce qui représente environ 350 sources.
Il y a actuellement 3 000 dossiers thématiques vivants, alimentés et mis à jour
quotidiennement par 15 personnes. Ce sont des dossiers outils.
Les dossiers et sous dossiers sont signalés dans le catalogue en ligne, et également
sur le portail par liste de titres. Ils peuvent être réservables en ligne et sont
consultables sur place.
Indexation rameau
Le plan de classement est pérennisé sur une longue période, avec une grille
commune à tous les pays.
Les dossiers sont structurés avec des sous-dossiers, à l’intérieur desquels les
documents sont classés par ordre chronologique inverse.
Le public du centre de ressources est à majorité étudiant. Viennentt environ 100
personnes par jour sur place.
94
Les dossiers en ligne sur www. ladocumentationfrançaise.fr
Les dossiers en ligne ne sont pas la numérisation des dossiers papier. Ce sont des
dossiers produits qui sont rédigés à partir d’extraits de rapports publics, de
documents libres de droit, et à partir des documents dans les dossiers papier. Ils ne
contiennent aucun article de presse.
On trouve actuellement 50 dossiers d’actualité internationale et française. Les
dossiers sur la France sont des sous-produits des publications de la Documentation
française et sont faits par des commerciaux.
Les dossiers de politiques publiques ont migré sur un autre site : vie publique.fr
Ils sont construits toujours sur la même trame :
-
une chronologie,
2 bibliographies : une commerciale renvoyant vers les publications
de la documentation française), l’autre d’ouvrages à consulter sur
place
-
une sélection de sites ou de documents sur le web.
Ils sont indexés par uniterme en langage non contrôlé.
Les dossiers papier sont signalés sur ceux en ligne et inversement.
Ce ne sont pas des dossiers clos, la partie chronologie est mise à jour, mais de façon
moins pointue et régulière que pour les dossiers papier..
Quelques dossiers ont été enlevés au passage de la 3ème version du site,
exclusivement les dossiers promotionnels.
Evolution des produits
-
pour éviter la concurrence avec les publications, les dossiers
deviennent moins volumineux.
-
ils prennent plus de distance avec le papier car la lecture en ligne est
différente et il faut « plus de vie sur un site ».
-
la structure devient moins complexe, sans arborescence, plus linéaire.
95
Processus de fabrication :
Une instance détermine tous les sujets de dossier ( pour les publications et les sites
vie publique et la documentation française) et ce qu’ils contiennent afin d’obtenir
une meilleure cohérence et d’éviter les doublons. Les dossiers sont souvent réalisés
par une personne, voire deux ou trois, soit directement à l’aide du logiciel
Dreamweaver, soit sur Word puis ils sont transmis au service Internet pour sa mise
en ligne.
Au niveau du centre de documentation :
La réalisation des dossiers produit a suscité quelques problèmes d’ordre techniques
et rédactionnels mais les documentalistes ressentent un sentiment de valorisation de
leur travail.
Les dossiers en ligne sont bien consultés cependant ils n’ont pas fait augmenter la
fréquentation du centre de documentation.
« On ne remplacera pas un dossier papier qui peut-être feuilleté, et sur lequel on
visualise de suite le volume ».
96
Annexe 10 :
Les dossiers éditeurs jeunesse
LES EDITEURS DE LIVRE JEUNESSE/ Liste alphabétique
Coordonnées
Site web de l’éditeur
Collections
Historique, Evolution
Articles ( à numériser)
Prix littéraires
Documents promotionnels : prière d’insérer et catalogues (à numériser)
LES EDITEURS DE PRESSE JEUNESSE / Liste alphabétique
Coordonnées
Titre des revues
Historique, Evolution
Articles (à numériser) :
Prix littéraires
Site web de l’éditeur
Documents promotionnels : prière d’insérer et catalogues (à numériser)
les prière d’insérer et catalogues pourront être rattachés à chaque dossier éditeur, voir à chaque
collection ou titre de revues.
dossier à alimenter régulièrement, sans épurer : mission de conservation de la JPL.
 pour la recherche, sur le champ titre, prévoir un index pour visualiser la liste alphabétique des
éditeurs.
Pour les éditeurs de presse, on pourrait prévoir un champ titre de revue afin de faciliter la recherche.
Une recherche sur le champ auteur (qui est l’auteur du dossier), comme actuellement sur le site, ne me
paraît pas indispensable pour l’usager.
97
Annexe 11 :
Les dossiers auteurs, illustrateurs et personnalités
Présentation par liste alphabétique de noms
BIOGRAPHIE
BIBLIOGRAPHIES
signalement ou lien vers notice quand il existe une critique dans la revue
classement par genre, éditeur et/ou année
ADAPTATIONS DES ŒUVRES (ou bien mettre juste en lien le livre et son adaptation dans la biblio)
En littérature jeunesse (par ex.BD ou adaptations disney)
Traductions
Cinéma , Séries TV
Cédérom
Vidéos, DVD
CD, cassettes
Spectacles
OUVRAGES DE REFERENCE (Bibliographie sur l’auteur)
Monographies
Articles (dépouillés ou à numériser)
Travaux universitaires
travaux étudiants IUT
PRIX LITTERAIRES
soit équation de recherche dans les bases prix littéraires et palmarès (nécessite que tous les
prix soient rentrés dans la base),
soit les inscrire ici et les mettre à jour
EXPOSITIONS
Idem : lien vers base expositions
VOIR AUSSI SUR NOTRE SITE
autre auteur ou illustrateur avec qui il travaille
héros ou personnage créé par l’auteur
travaux étudiants IUT
Articles La Revue des livres pour enfants ou Takam Tikou
VOIR AUSSI
liens vers articles sur un autre site web
site web et /ou blog de l’auteur
Films, documentaires, reportages sur l’auteur
98
Annexe 12 :
Les dossiers thématique jeunesse
Présentation par une liste alphabétique des thèmes
INTRODUCTION
BIBLIOGRAPHIE : différentes solutions de classement sont envisageables
Classement par genre
Albums
Contes et Poésie
Premières lectures
Romans/ Textes illustrés
Documentaires
Bandes Dessinées
Journaux pour enfants
Classement par tranche d’âge
Tout petits
Maternelle
Primaire
Collège
Classement par sous-thèmes : par ex pour l’eau
la mer,
les fleuves, étangs,
les puits,
la pluie,
à la piscine, à la maison, au jardin
OUVRAGES DE REFERENCE
Monographies
Articles (dépouillés ou à numériser)
Catalogues bibliographiques
Travaux universitaires
EXPOSITIONS
VOIR AUSSI SUR NOTRE SITE
autre thème adjacent (ex : peur voir monstres)
articles La Revue des livres pour enfants
VOIR AUSSI
liens vers articles sur autres sites web
reportages, documentaires vidéo
99
Sigles et abréviations
Est indiqué en italique le développé en anglais quand il y a lieu, puis la traduction en
français.
BMP
Bitmap
Fichier d’images graphiques : tableau de points
CD-R
Compact Disc Recordable
Disque compact Enregistrable
CD-RW
Compact-Disc Read Write
Disque compact réinscriptible
CEREQ
Centre d’Etudes et de Recherches sur les Qualifications
CNDP
Centre National de Documentation Pédagogique
CFC
Centre Français d’exploitation du droit de Copie
DON WORM
Disque Optique Numérique Write Once Read Many
Disque Optique Numérique « Ecrire une fois, lire de
nombreuses»
DVD-R
Digital Versatil Disc Recordable
Disque numérique polyvalent enregistrable
DVD-RW
Digital Versatil Disc Read Write
Disque numérique polyvalent réinscriptible
DSI
Diffusion Sélective d’Informations
ENSSIB
Ecole Nationale Supérieure des Sciences de l'Information
et des Bibliothèques
GED
Gestion Electronique de Documents
GESTE
Groupement des Editeurs de Services en Ligne
GIF
Graphics Interchange Format
Format d’images numériques
IBBY
International Board on Books for Young people
100
JPEG
Joint Photographics Expert Group
Norme de compression d’images numériques
HTML
Hypertext Markup Language
Langage de balisage hypertexte.
LDAP
Lightweight Directory Access Protocol
Protocole d’accès aux annuaires
NTIC
Nouvelles Technologies de l’Information et de la
Communication
OCR
Optical Character Recognition
Reconnaissance optique de caractères
OPAC
On Line Public Access Catalogue
Catalogue de publication en ligne
PDF
Portable Document Format
Format portable de documents
PNG
Portable Networks Graphics
Format de données pour les images numériques
RAMEAU
Répertoire d'Autorité-Matière Encyclopédique
et Alphabétique Unifié
SGML
Standard Generalized Markup Language
Langage de balisage généralisé standard
TIFF
Tagged Image File Format
Format de fichier pour image numérique
UNIMARC
Universal Machine Readable Cataloguing
Format universel d’échanges de données bibliographiques
XML
eXtensible Markup Language
Langage de balisage extensible
101
Glossaire
Agrégateur de contenu: opérateur de base de données répertoriant les archives
numériques issues de la presse. Il acquitte des droits d’auteur auprès du CFC ou des
éditeurs et propose à ses clients un abonnement ou un paiement à l’acte pour
consulter les articles, sur des postes abonnés.
Balises (ou Tags) : Marques qui encadrent, dans un document HTML* ou XML*,
un élément de contenu et permettent de localiser cet élément dans la structure
hiérarchique d'un document. Placé entre la balise d'entrée <tag> et la balise de sortie
</tag>, chaque élément du texte est ainsi accompagné d’une information portant ou
sur son statut, ou sur la forme qu’il doit prendre, ce qui lui permet d’être reconnu et
traité par le logiciel qui analyse le document.
Blog : site web personnel qui présente par ordre anté-chronologique des textes, des
billets d’humeur et généralement des liens vers d’autres sites.Ces articles peuvent
être commentés par les lecteurs. Il existe des logiciels de publication dynamique qui
permettent à tout néophyte de créer son propre blog, en mettant directement le texte
en forme et en construisant des archives.
CCITT Groupe IV : format de compression à bon rapport qualité, poids de
fichier, utilisé généralement pour les fax.
DTD : définition type d’un document qui décrit de manière arborescente sa structure
logique.
Ergonomie : discipline scientifique qui s’attache à adapter le travail à l’homme,
pour un maximum d’efficacité, de sécurité et de confort. L’ergonomie des documents
numériques vise, par exemple, à améliorer la présentation des informations pour un
meilleur confort visuel et une navigation intuitive et rapide.
102
HTML: Langage de description des documents créé pour la publication de pages
sur le Web, reliées entre elles par des liens hypertexte. Il est une application du
langage SGML*, et se limite à un balisage de présentation du document. Il ne
contient pas de balises* pour interpréter le contenu, contrairement à XML*.
Internet : Réseau informatique mondial utilisant le protocole de communication
TCP/IP. Le Web (World Wide Web) et le courrier électronique sont les services les
plus connus pour accéder aux informations qui circulent sur ce « réseau des
réseaux ».
Intranet : Réseau informatique privé et interne à une entreprise utilisant les
technologies Internet (protocoles IP, messagerie électronique, pages Web). Afin que
la diffusion des informations reste limitée à l'entreprise, le réseau intranet s'abrite
derrière un parefeu («firewall »). Diffusées via une interface web, les informations de
l’entreprise sont ainsi plus accessibles aux employés.
JPEG : norme et format de compression d’image fixe, introduisant une perte de
qualité variable proportionnelle au taux de compression. Elle permet de traiter des
images fixes utilisant jusqu’à 16 Millions de couleurs. Le taux de compression ne
doit pas être trop élevé, ni l'opération de compression trop souvent répétée, sous
peine de nuire gravement à la qualité générale de l'image.
Langage documentaire : il est fondé sur la représentation d’un ou de plusieurs
domaines de connaissances. On distingue le langage classificatoire, qui correspond à
une préoccupation de rangement du document selon une structure hiérarchique par
matière, du langage combinatoire, qui vise à décrire le contenu sémantique d’un
document. Ce dernier se divise lui même en 2 catégories : le langage libre par mots
clés choisis a posteriori, et le langage contrôlé, construit a priori, tels le thésaurus et
la liste d’autorité.
LDAP : Protocole permettant d'interroger un annuaire contenant des informations
sur les utilisateurs et leurs droits.
103
Métadonnée : littéralement une donnée sur une donnée. Ensemble structuré d’
informations ajouté aux documents numériques pour mieux les qualifier. On
distingue 3 types de métadonnées : les métadonnées descriptives, les métadonnées
administratives et les métadonnées de structure.
Opérateur booléen : fonction (ET, OU, SAUF) permettant de combiner les
termes d’une
requête qui utilise les opérations de l’algèbre logique (union,
intersection, exclusion).
PDF : Développé par la société Adobe, le PDF est un format de fichier qui permet
de visualiser et d’imprimer les documents dans leur exacte mise en page originale,
quel que soit l’ordinateur sur lequel ils sont consultés. Il peut aussi bien traiter du
texte que des images et il permet de sécuriser les documents en interdisant la
modification du contenu du document, l’impression ou le copier-coller. Adobe
fournit gratuitement le logiciel de consultation Acrobat Reader pour que sa lecture
soit universelle.
Format de description de page, il intègre cependant depuis sa version 5 le XML*
pour les métadonnées et la structure du document.
Pull (tirer) : technologie de diffusion de l’information qui consiste à inciter
l’utilisateur à aller chercher l’information qu’il désire obtenir.
Push (pousser) : mode de diffusion de l’information reposant sur des technologies
qui permettent de fournir automatiquement des informations aux utilisateurs, souvent
en fonction de leurs profils d’intérêt.
Résolution : nombre de pixels par unité de longueur. Elle représente la finesse
d’échantillonnage à l’acquisition et se règle sur l’appareil de numérisation en
fonction de l’utilisation envisagée car elle détermine la définition et donc la qualité
de l’image obtenue. Elle s’exprime en dots per inch (dpi) ou en points par pouce
(ppp). Une résolution élevée génère des fichiers très lourds ce qui pose des
104
problèmes de stockage et de diffusion. Il s’agit de trouver un compromis entre la
qualité de l’image et l’espace qu’elle occupe : en GED documentaire, la résolution va
généralement de 200 à 600 dpi.
SGML : ce fut le premier langage de balisage des documents, il a été adopté en
1986 comme norme ISO 8879. Il permet de décrire la structure logique d'un
document, et de repérer dans ce document les différents éléments (chapitres,
paragraphes, notes, titres…) à l’aide de balises*. Ce langage permet d'établir une
DTD* commune à une famille donnée de documents partageant la même structure
logique. SGML a donné naissance à HTML* et à XML.
XML : langage standardisé de balisage pour la représentation et l’échange de
données structurées. Il est dit extensible , contrairement à SGML* dont il est issu et à
HTML*, car il permet à l’utilisateur de créer toutes les balises* dont il a besoin.
Il permet de rendre la structure des données indépendantes de leur mise en forme.
En effet, un document XML est composé de 3 éléments : le fichier XML qui contient
la structure et les données, le fichier XSL (feuille de style) qui assure la mise en
forme, et le fichier DTD* qui donne les règles de validation du document.
Par rapport à HTML et SGML, XML est à la fois plus puissant et plus simple et il est
en passe de devenir le langage de tous les types d’échanges électroniques.
105

Du dossier documentaire papier au dossier numérique

Transcription

Documents pareils

Ingénieur d`études – Chargé de système d`information documentaire

Réalisation d`un dossier de CCF en Histoire/Géographie

Annonce 2 Réf 14-006 Chef du département documentaire adulte et

responsable de la documentation records manager

859 - credits documentaires et lettre de credit stand

Qu`est-ce qu`un texte documentaire?

Concours ITRF 2016 INGENIEUR D`ETUDES Interne BAP : F Emploi

offre de stage de la Maison de l`image Documentaire