Excel 2002

Excel 2002
© Microsoft
Perfectionnement
Fac similé
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une partie d'un chapitre
Manuel de perfectionnement
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Réf : PK0228
Excel 2002 - Manuel de perfectionnement
Auteurs : Bernard BOYER, Patrick MORIÉ
Mars 2002
Editeur
Tsoft
10, rue du Colisée
75008 Paris
http://www.tsoft.fr
Tél. : 01 56 88 29 64
Fax : 01 53 76 03 64
SOMMAIRE
1 - OUTILS DIVERS
VÉRIFIER L’ORTHOGRAPHE .................................................................................................... 1-2
RECHERCHE/REMPLACEMENT................................................................................................ 1-3
COMMENTA IRES ...................................................................................................................... 1-4
TRI, TRANSPOSITION, CONVERSION EUROS .......................................................................... 1-5
GÉNÉRER UNE SÉRIE .............................................................................................................. 1-6
LISTES PERSONNALISÉES....................................................................................................... 1-7
VALIDATION DE DONNÉES....................................................................................................... 1-8
AUDIT DE FORMULES .............................................................................................................. 1-9
PROTECTION DE LA FEUILLE/DU CLASSEUR.........................................................................1-12
AFFICHAGES PERSONNALISÉS ..............................................................................................1-14
2 - IMAGES, DESSINS ET GRAPHIQUES
INSÉRER UNE IMAGE ............................................................................................................... 2-2
DESSINER DES OBJETS GRAPHIQUES ................................................................................... 2-5
METTRE EN FORME IMAGES ET OBJETS ................................................................................ 2-6
CRÉER UN GRAPHIQUE DE GESTION...................................................................................... 2-7
CHANGER LE TYPE DU GRAPHIQUE ....................................................................................... 2-9
AJOUTER DES ÉLÉMENTS AU GRAPHIQUE ............................................................................2-10
MISE EN FORME DU GRAPHIQUE ...........................................................................................2-12
OPTIONS POUR LE GRAPHIQUE .............................................................................................2-13
MANIPULER LES SÉRIES DE DONNÉES..................................................................................2-14
COURBE DE TENDANCE .........................................................................................................2-15
WORDART ...............................................................................................................................2-16
ORGANIGRAMMES ..................................................................................................................2-17
3 - LISTES DE DONNÉES ET TABLEAUX CROISÉS
CRÉER UNE LISTE DE DONNÉES............................................................................................. 3-2
GÉRER UNE LISTE AVEC UN FORMULAIRE ............................................................................. 3-3
FILTRER UNE LISTE ................................................................................................................. 3-4
TRI ET SOUS-TOTAUX.............................................................................................................. 3-7
FONCTIONS DE BASE DE DONNÉES ....................................................................................... 3-8
TABLEAUX CROISÉS DYNAMIQUES......................................................................................... 3-9
4 - PARTAGE, SUIVI ET ÉCHANGE DE DONNÉES
PARTAGE ET SUIVI D’UN CLASSEUR ....................................................................................... 4-2
EXPORTER UN TABLEAU VERS WORD.................................................................................... 4-6
EXPORTER UN GRAPHIQUE VERS WORD............................................................................... 4-8
IMPORTATION/EXPORTATION DE DONNÉES .......................................................................... 4-9
5 - ANALYSE ET SIMULATION
MODÈLE ITÉRATIF .................................................................................................................... 5-2
UTILITAIRES D’ANALYSE.......................................................................................................... 5-3
TABLE D’HYPOTHÈSES ............................................................................................................ 5-4
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1
VALEUR CIBLE .......................................................................................................................... 5-6
SOLVEUR.................................................................................................................................. 5-7
SCÉNARIOS .............................................................................................................................. 5-9
CONSOLIDATION .................................................................................................................... 5-11
6 - PRODUCTIVITÉ ET ORGANISATION
MODÈLE .................................................................................................................................... 6-2
GROUPE DE TRAVAIL ............................................................................................................... 6-3
MODE PLAN.............................................................................................................................. 6-4
LIENS HYPERTEXTE ................................................................................................................. 6-5
INTRODUCTION AUX MACROS................................................................................................. 6-8
7 - MESSAGERIE ET PAGES WEB
ENVOYER UN MESSAGE .......................................................................................................... 7-2
CRÉER UNE PAGE WEB ........................................................................................................... 7-3
PUBLIER SUR UN INTRANET.................................................................................................... 7-4
REQUÊTE SUR LE WEB ............................................................................................................ 7-6
2
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3LISTES DE DONNÉES
ET TABLEAUX CROISÉS
3
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3-1
CRÉER UNE LISTE DE DONNÉES
Excel 2002
Une liste de données est un tableau dont la première ligne contient des noms de rubriques (on parle
de champs) et les lignes suivantes les données (on parle d’enregistrements). A partir d’une liste
structurée de cette façon, Excel pourra :
− Trier la liste et calculer des sous-totaux.
− Filtrer ou extraire les enregistrements qui correspondent à certains critères.
− Effectuer des calculs statistiques.
− Construire un tableau de synthèse (tableau croisé).
(a)
(b)
(c)
(d)
(a) Premier champ.
(b) Deuxième champ.
(c) Noms des champs.
(d) Premier enregistrement.
1 - CRÉER UNE LISTE
• Taper les noms de champs les uns à la suite des autres sur une même ligne
• Taper les informations dans les lignes en dessous
2 - AJOUTER/SUPPRIMER DES ENREGISTREMENTS
Ajout
• Sélectionner la ligne au-dessus de laquelle on veut ajouter un enregistrement
• Clic-droit dans la sélection, puis cliquer Insertions dans le menu contextuel
• Taper les données dans la ligne vierge
Suppression
• Sélectionner la ligne de l’enregistrement à effacer
• Clic-droit dans la sélection, puis cliquer Supprimer dans le menu contextuel
3 - AJOUTER/SUPPRIMER UN CHAMP
Ajout
• Sélectionner la colonne avant laquelle on souhaite insérer le nouveau champ
• Clic-droit dans la sélection, puis cliquer Insertions dans le menu contextuel
• Taper le nom du champ en haut de la colonne
Suppression
• Sélectionner la colonne du champ
• Clic-droit dans la sélection, puis cliquer Supprimer dans le menu contextuel
3-2
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GÉRER UNE LISTE AVEC UN FORMULAIREExcel 2002
Plutôt que de gérer la liste à l’aide des commandes habituelles d’Excel, on peut utiliser un formulaire
qui facilite les manipulations telles que l’ajout, la suppression ou la recherche d’enregistrements.
Le formulaire permet de visualiser et de gérer la liste à l’aide d’une présentation sous forme de fiches.
1 - UTILISER UN FORMULAIRE
• Placer le curseur dans la liste de données
• Données/Formulaire
Pour se déplacer au sein de la liste :
− Fiche suivante :
− Fiche précédente :
ou «Suivante»
ou «Précédente»
− Première/Dernière fiche :
− Dix fiches plus bas/haut :
-
/
-
/
2 - GÉRER LES ENREGISTREMENTS
Modifier un enregistrement
• Afficher l’enregistrement
• Cliquer dans une zone de saisie et modifier les données
Rétablir un enregistrement (annuler les modifications)
• Cliquer «Rétablir» (ce n’est plus possible si l’on est passé à une autre fiche)
Ajouter un enregistrement
• Cliquer «Nouvelle»
• Saisir les données (on passe d’une zone de saisie à l’autre en appuyant sur
)
Supprimer un enregistrement
• L’afficher dans la grille
• Cliquer «Supprimer»
3 - RECHERCHER UN/DES ENREGISTREMENTS
•
•
•
•
Afficher le premier enregistrement
Cliquer «Critères»
Cliquer «Effacer» pour vider les zones de saisie
Taper les critères de recherche dans les zones de saisie
Exemple : pour rechercher les ventes du commercial Patrick, taper Patrick après Commercial, pour
rechercher les ventes supérieures à 10 000 euros, taper >10000 après Etat des ventes.
Opérateurs disponibles : <, >, <>, <= et >=.
• Cliquer «Suivante» ou «Précédente» pour rechercher vers le bas ou vers le haut
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3-3
FILTRER UNE LISTE
Excel 2002
Filtrer une liste consiste à spécifier des critères afin que la liste se réduise aux seuls enregistrements
qui répondent à ces critères.
Deux outils sont disponibles pour cela : les filtres automatiques et les filtres élaborés. Avec la fonction
Filtre automatique, on sélectionne les critères dans des listes déroulantes, avec la fonction Filtre
élaboré, on doit les saisir dans la feuille de calcul.
1 - FILTRE AUTOMATIQUE
• Placer le curseur dans la liste
• Donnée/Filtrer/Filtre automatique
Des flèches apparaissent à côté des noms de champs :
Spécifier un critère
• Cliquer sur la flèche associée à la rubrique qui va servir de critère
• Sélectionner dans la liste la valeur du critère
La liste se réduit alors aux seuls enregistrements qui répondent au critère, et la
flèche associée au nom du champ devient bleue pour vous signaler qu’un filtre est
actif.
Attention : si vous spécifiez plusieurs critères sur plusieurs champs, ils
s’additionnent (ET logique).
Critères personnalisés
Pour spécifier des critères utilisant des opérateurs (plus grand que, différent de, etc.) sur les champs
numériques, ou pour pouvoir utiliser les caractères génériques * et ? sur des champs de type texte, ou
encore pour spécifier des critères utilisant la notion de OU.
• Cliquer sur la flèche associée à la rubrique qui va servir de critère
• Cliquer sur Personnalisé
(a)
(b)
•
•
•
•
Sélectionner un opérateur en (a)
Taper ou sélectionner la valeur de comparaison en (b)
Accessoirement, cocher mEt ou mOu et spécifier un critère supplémentaire en dessous
Cliquer «OK»
3-4
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FILTRER UNE LISTE
Excel 2002
Annuler un critère
• Dérouler la liste associée au nom du champ
• Cliquer sur (Tous)
Annuler tous les critères
• Données/Filtrer/Afficher tout
Mettre fin au filtrage de la liste
• Données/Filtrer/Filtre automatique
Remarque : pendant qu’un filtre est actif et que seule une partie de la liste est affichée, les opérations
telles que la copie, la suppression, le tri ou encore l’impression, ne s’appliquent qu’aux données
affichées.
2 - FILTRE ÉLABORÉ
A la différence des filtres automatiques, ils utilisent une zone de critère qui doit être créée dans la
feuille de calcul.
Le filtre élaboré permet d’exporter le résultat du filtrage à une autre position dans la feuille de calcul et
donc d’effectuer une extraction.
Créer une zone de critères
• A côté de la liste, taper sur une ligne les noms des champs, ou copier la première ligne de la liste
• Taper les critères sous les noms de champs
Recherche d’une donnée textuelle
Ex : pour rechercher les ventes du secteur Nord,
Ex : pour rechercher les ventes du commercial Bernard,
Attention : une recherche portant sur Bernard trouvera également Bernardo, Bernardin, etc.
Pour rechercher uniquement Bernard, taper = "=Bernard".
Recherche avec opérateur
Ex : pour rechercher les ventes supérieures à 75 000 euros,
Opérateurs disponibles pour les valeurs numériques :
<
<=
<>
>
>=
inférieur
inférieur ou égal
différent de
supérieur
supérieur ou égal
Opérateurs pour les textes :
− DUPOND
Trouve tous les DUPOND
− D*
Trouve tous les noms commençant par D
− ?U*
− <>DUPOND
Trouve tous les noms dont le deuxième caractère est un U
Trouve les noms différents de DUPOND
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3-5
FILTRER UNE LISTE
Excel 2002
Recherche avec la notion de ET
Ex : pour rechercher les ventes faites dans le secteur Nord après 1999,
Ex : pour rechercher les ventes de Bernard, en Bureautique, et supérieures à 75 000 euros,
Recherche avec la notion de OU
Pour obtenir les enregistrements qui correspondent à l’un ou à l’autre (OU logique) des critères, les
saisir sur des lignes distinctes.
Ex : pour rechercher les ventes de Laurence ou de Bernard,
Recherche sur un intervalle
Pour obtenir les enregistrements compris entre deux bornes, dupliquer le nom du champ servant de
critère et taper les bornes en dessous.
Ex : pour rechercher les ventes comprises entre 50 000 et 125 000 euros,
Lancer le filtrage de la liste ou la copie des enregistrements à une autre position
• Placer le curseur dans la liste
• Données/Filtrer/Filtre élaboré
(a)
(b)
(c)
(d)
(e)
(a) Indiquer ici si la liste doit être réduite aux enregistrements correspondant aux critères, ou si la liste
des enregistrements correspondants doit être exportée à une autre position dans la feuille de
calcul.
(b) Plage de la liste, automatiquement repérée par Excel.
(c) Cliquer ici, puis sélectionner la zone de critères, c’est-à-dire la ligne contenant les libellés ainsi
que la/les lignes suivantes comportant les critères.
(d) Position à laquelle sera exportée la liste des enregistrements correspondant aux critères, si le
choix de la copie a été fait en (a). Il suffit d’indiquer une cellule.
(e) Pour ne pas avoir de doublons.
• Cliquer «OK»
3-6
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