fiche de fonction - Département du Var

FICHE DE FONCTION
Intitulé du poste
Directeur des Relations Publiques
Chef du protocole
Implantation géographique
Toulon
Statut
Fonctionnaire
Catégorie
A+
Grade
Attaché Principal
Cadre d’emplois
Attachés Principaux Territoriaux
Délégation Générale
Délégation Générale Ressources
Direction
Direction des Relations Publiques
Département
Responsable hiérarchique
Directeur Général Adjoint des Services
Directeur Adminitratif
Délégué Général Ressources
N° de Référence
DRP 04 15
Missions du poste :
Le poste se décline en 3 grandes missions :
• logistique,
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marchés finances,
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protocole.
La direction :
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Est en charge de l’organisation de toutes les manifestations publiques mettant en
valeur les réalisations de la collectivité : inaugurations de voiries, bâtiments,
congrès, fêtes thématiques ; veille à tenir les listes protocolaires à jour,
Participe à la réalisation matérielle des mouvements de services, réalise les travaux
d’imprimerie, assure l’entretien et l’hygiène des locaux, collecte le courrier et assure
l’expédition, veille à la sécurité des usagers et des agents,
Applique les règles des marchés publics et les règles internes en matière d’achats
publics.
CG 83/Direction des Ressources Humaines/Service Mobilité-Recrutement
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Activités principales :
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Assure la gestion des différents services de la direction.
Prépare et exécute le budget.
Veille au respect des règles en matière d’achats publics (CMP, délibération).
Contrôle l’exécution des missions confiées aux services : imprimerie, entretien et
hygiène des locaux, sécurité, accueil physique et téléphonique, parc auto, intendance
générale, parc de matériel, marchés, finances, économat, suivi administratif du
personnel, suivi et méthodes.
Fait assurer les remplacements de personnel.
Prépare les C.A.P, présente les dossiers à la direction des instances paritaires.
Assure le lien avec la Direction Générale des Services.
Crée et maintient le lien avec les autres directions.
Met à disposition les moyens nécessaires aux autres directions pour assurer leur
mission.
Initie et développe le dialogue interne.
Veille à rencontrer les agents de la direction.
Fait appliquer les différents textes en matière d’hygiène, sécurité, par les services.
Vérifie l’organisation pratique des services : planning, présence des agents…
Assure la représentation de la direction lors des réunions de directeurs, collabore à
des groupes spécifiques.
Prépare le plan de formation des agents de la direction.
Organise en collaboration avec la DGS, le cabinet et les directions, l’agenda de
l’institution.
Organise et pilote les différentes manifestations, réunions, cérémonies initiées par
la collectivité en amont et sur place.
Apporte un soutien logistique aux communes et EPCI.
Veille à l’application des règles protocolaires.
Prévoit et organise le développement des activités de la direction.
Activités secondaires :
• Vise les cartons d’invitation.
• Fait préparer les listes d’invités.
• Est le maître de cérémonies.
• Conçoit et gère le fichier institutionnel.
• Gère les plannings d’occupation des salles et salons, prévoit leur aménagement.
• Fait élaborer les propositions de menus, fait assurer le service à table selon les
règles de la courtoisie et du savoir-vivre.
• Gère les outils de relations publiques et de protocole : drapeaux, sonorisation,
diffusion images.
• Gère le parc de matériel.
• Veille à la sécurité des manifestations.
• Gère l’activité des chauffeurs.
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Spécificités du poste :
• Titulaire d’une délégation de signature pour les décisions, actes et documents
référencés dans l’arrêté n°AI 2014-1507 et visés dans son annexe des procédures
générales.
Compétences requises du poste :
Savoir (connaissances) :
•
Connaissances générales en matière d’organisation et de fonctionnement des
collectivités territoriales.
Connaissance de l’organisation de la collectivité et son environnement.
•
Avoir des bases en matière d’exécution budgétaire.
•
Notions en matière d’achats publics : Code des Marchés, délibérations spécifiques.
•
Notions concernant le déroulement de carrières des différentes filières, critères
d’avancement.
•
Règles générales concernant le management d’équipes.
•
Connaissance du décret n°89-655 du 13/09/89 relatif aux cérémonies publiques,
préséances, honneurs civiles et militaires.
•
Règles élémentaires de bienséance et de courtoisie.
•
Savoir-faire (compétences techniques) :
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Organiser des manifestations.
Capacité à appliquer les règles protocolaires.
•
Animation d’une équipe, la coordonner, savoir faire travailler ensemble des personnes
aux compétences et approches différentes.
•
Savoir anticiper, hiérarchiser des actions multiples.
•
Savoir déléguer et identifier les destinataires de la délégation.
•
Savoir gérer une situation de crise.
•
Référencé comme acteur marché dans le cadre du Système de Management de la
Qualité.
Savoir-être (aptitudes personnelles) :
•
Rigueur dans l’organisation et la gestion.
Disponibilité pour les agents pour s’engager dans de nouvelles activités.
•
Réactivité, capacité à réagir et s’adapter à des contextes variés.
•
Faculté à mener à terme ce qui a été entrepris.
•
Capacité à organiser sa propre activité, ne pas toujours être dépendant d’autrui.
•
Aptitude à rechercher l’information et à la diffuser.
•
Discrétion totale.
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