La démarche de certification

La démarche de certification
La certification des organismes communautaires
partenaires du ministère de l’Immigration et des
Communautés culturelles
Table des matières
Introduction ..................................................................................................................................... 4
Historique ........................................................................................................................................ 4
Principes fondateurs de la certification .......................................................................................... 5
Composantes de la certification ...................................................................................................... 6
À qui s’adresse la certification? ....................................................................................................... 7
Processus de certification (annexe 1).............................................................................................. 7
Quel est le cheminement d’une demande de certification?....................................................... 7
Comment se fait l’étude d’un dossier de certification? .............................................................. 7
La certification remplace-t-elle les exigences des ententes?...................................................... 8
La certification vise-t-elle uniquement les activités réalisées dans le cadre de ses
programmes? .............................................................................................................................. 8
L’organisme peut-il contester le résultat de sa certification ? .................................................... 8
Conclusion ....................................................................................................................................... 9
Annexe 1: Processus de certification..................................................................................... 10
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Introduction
Dans le cadre d’une démarche visant l’uniformisation des pratiques de gestion des ententes au
Ministère et la reconnaissance des pratiques de gouvernance, de gestion et de planification
organisationnelle des organismes qu’il subventionne, le ministère de l’Immigration et des
Communautés culturelles (MICC) met en place un processus de certification des organismes
financés sur une base récurrente en vertu des programmes suivants :
 Réussir l’intégration
 Soutien à la mission
Ce document présente l’historique, les principes fondateurs qui guident cette démarche, les
composantes de la certification, à qui s’adresse la certification et le processus de certification. Il
s’adresse aux gestionnaires, conseillers et conseillères du MICC, à la Table de concertation des
organismes au service des personnes réfugiées et immigrantes (TCRI) et à tous les organismes
visés par la certification.
Historique
Pourquoi une certification des organismes?
En 2008, la Direction de la vérification interne du Ministère procédait à une vérification de
l’optimisation des ressources (VOR) des directions régionales en lien avec la gestion des
programmes. Les principaux constats de cet exercice étaient que la gestion des ententes
différait beaucoup d’une direction régionale à l’autre et que certaines normes ou exigences
n’étaient pas appliquées. Afin de corriger cette situation, la Direction de la vérification interne
recommanda de concevoir un processus de certification afin d’uniformiser les pratiques et
d’assurer une application rigoureuse des normes et des exigences des programmes.
Comment assurer une plus grande uniformité?
Pour mettre en place le processus de certification, le Ministère s’est d’abord questionné sur la
capacité d’appliquer de façon uniforme les normes et exigences des programmes. Cette analyse
a démontré que certaines d’entre elles étaient difficiles à mesurer. La certification a permis
d’élaborer des indicateurs objectifs quant à la présence d’outils, mécanismes et processus de
gouvernance, gestion et planification organisationnelle.
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Principes fondateurs de la certification
Le Ministère s’est doté de cinq principes fondateurs qui ont été appliqués tout au long de
l’élaboration du processus de certification.
Uniformisation des processus
La certification vise à harmoniser et à standardiser le suivi du partenariat avec les organismes.
En ayant recours à une grille d’analyse qui précise clairement les objectifs et les attentes en
matière de gouvernance, gestion et planification organisationnelle, les organismes partenaires
sont assurés d’un traitement uniforme. De plus, les conseillers et conseillères disposent d’un
outil commun qui définit clairement les balises à utiliser pour mesurer la satisfaction aux
exigences des indicateurs.
Amélioration continue
La certification s’inscrit dans un processus d’amélioration continue autant pour les organismes
partenaires que pour le MICC. Pour ces organismes, la certification représente une appréciation
sur laquelle ils peuvent s’appuyer afin de renforcer et développer des pratiques efficaces et
efficientes en matière de gouvernance, de gestion et de planification organisationnelle. Pour le
MICC, la certification représente un outil de suivi systématisé qui lui permettra de mieux
connaître ses partenaires.
Transparence
Le MICC souhaite que la certification des organismes partenaires se fasse dans un contexte de
transparence. Depuis le début du processus, le MICC travaille de concert avec les organismes
afin que ces derniers soient bien informés de la démarche et qu’ils puissent faire entendre leur
voix. Ce principe est à la base de la réussite de la certification et de son amélioration dans le
temps.
Respect
Le Ministère souhaite que la certification se fasse dans le respect de l’autonomie des
organismes partenaires, en considérant leur mission, leurs orientations, leurs modes de
fonctionnement et leurs approches d’intervention. Le processus permet de prendre en compte
la spécificité des organismes et de maintenir des relations d’affaires harmonieuses entre
l’organisme et son conseiller ou sa conseillère en partenariat.
Reconnaissance des organismes certifiés
L’obtention de la certification par un organisme partenaire permettra au MICC et aux acteurs du
milieu d’apprécier ses qualités en matière de gouvernance, de gestion et de planification
organisationnelle. Le Ministère souhaite faire connaître son processus de certification aux autres
ministères ou institutions afin que l’obtention de la certification du MICC soit reconnue comme
une preuve de pratiques exemplaires. Ainsi, la certification contribuera à augmenter la visibilité
des organismes auprès des partenaires du milieu (institutions, entreprises, etc.). Aussi,
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l’obtention de la certification constituera un atout pour l’organisme qui souhaite faire une
demande de soutien financier en vertu d’un autre programme récurrent que celui pour lequel il
est déjà financé.
Composantes de la certification
Les composantes de la certification sont présentées sommairement dans le tableau ci-dessous.
Ces composantes découlent de la nature même des organismes à but non lucratif et des
caractéristiques des organismes communautaires au sens du Cadre de référence en matière
d’action communautaire1. Les composantes de la certification ne visent pas à évaluer la mission
de l’organisme ni ses modèles d’intervention. Elles visent deux objectifs, soit reconnaître les
pratiques de gouvernance spécifiques aux OBNL (ce qui lui permet de réaliser sa mission) et
reconnaître la présence d’outils de gestion et de planification organisationnelle en lien avec les
besoins de la clientèle2.
Indicateurs
Critères
Objectif 1
Reconnaître les
pratiques de
gouvernance
spécifiques aux
OBNL
Objectif 2
Reconnaître la
présence d’outils
de gestion et de
planification
organisationnelle
en lien avec les
besoins de la
clientèle
1
A -Mettre en
œuvre de
bonnes
pratiques de
gouvernance
B - Être doté
d’une structure
administrative
fiable et
efficace
C - Répondre
aux besoins de
la clientèle
1) Présence d’un conseil d’administration actif
2) Tenue d’une assemblée générale annuelle
démocratique
3) Présence de règles écrites de gouvernance
4) Maintien d’un membership ouvert et
participation des membres à l’assemblée
générale annuelle
5) Présence d’outils de communication à
l’intention des membres et/ou des bénévoles
de l’organisme et de mesures favorisant leur
implication
6)
7)
8)
9)
Description de la structure organisationnelle
Présence d’un plan d’action et de son suivi
Présence de formations pour le personnel
État de la gestion financière
10) Connaissance de la population cible sur le
territoire couvert par l’organisme
11) Maintien d’une offre de service adaptée à la
clientèle
12) Concertation et collaboration avec les acteurs
du milieu
http://www.mess.gouv.qc.ca/sacais/action-communautaire/cadre-reference.asp
Certains organismes utilisent le terme usager et d’autres, le terme participant. Dans le présent
document, le terme clientèle est utilisé pour alléger le texte puisqu’il est épicène.
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À qui s’adresse la certification?
La certification s’adresse aux organismes financés en vertu des programmes Réussir l’intégration
et Soutien à la mission. Tous les organismes qui offrent des services ou activités aux personnes
immigrantes et qui reçoivent 40 000 $ et plus de financement sur une base récurrente en vertu
de ces programmes doivent être certifiés.
Les organismes qui sont financés par contrat pour des cours de français ne sont pas visés par le
processus de certification. Toutefois, le Ministère tiendra compte de leur certification s’ils sont
aussi financés en vertu des programmes Réussir l'intégration ou Soutien à la mission. S’ils
échouent la certification en ne répondant pas à au moins 2 des 5 indicateurs de l'objectif 1 lié à
la gouvernance, le Ministère prendra les mêmes dispositions pour les ententes en francisation
que pour les ententes en vertu des programmes Réussir l'intégration et Soutien à la mission.
Processus de certification (annexe 1)
Quel est le cheminement d’une demande de certification?
Lors du dépôt d’une demande de subvention, le conseiller ou la conseillère évalue l’admissibilité
de l’organisme au programme et s’assure de l’existence d’un besoin dans le milieu. Comme
chaque programme comporte des spécificités quant aux critères d’admissibilité, cette étape
n’est pas incluse dans la certification. Si l’organisme est admissible, le conseiller ou la conseillère
vérifie alors si l’organisme est certifié ou non. S’il est certifié, il ou elle peut poursuivre et faire
une recommandation favorable. Cependant, si l’organisme n’est pas certifié, le conseiller ou la
conseillère invite ce dernier à déposer une demande de certification.
Une fois l’étude du dossier terminée, le conseiller ou la conseillère contacte l’organisme afin de
lui présenter le résultat de son analyse. Par la suite, le conseiller ou la conseillère rédige sa
recommandation finale qui sera validée par son ou sa gestionnaire.
Si l’organisme ne réussit pas la certification et conteste la recommandation, il peut faire appel
devant un comité de révision. Ce comité a pour objectif de s’assurer que l’analyse s’est
effectuée de façon rigoureuse et objective.
Bien que la certification soit indépendante des programmes, un organisme peut uniquement
être certifié au moment d’une demande de financement. La certification est valide pour une
période de trois ans et est nécessaire pour obtenir du soutien financier dans le cadre d’un
programme de financement récurrent.
Comment se fait l’étude d’un dossier de certification?
Un cahier de certification a été élaboré pour permettre au conseiller ou à la conseillère de
mesurer la capacité d’un organisme partenaire de satisfaire aux exigences des indicateurs. Le
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cahier de certification comprend les directives à suivre, identifie des principes éthiques à
respecter lors de l’évaluation et comprend la liste des documents qui doivent être soumis par
l’organisme et qui sont nécessaires à l’évaluation. Le cahier contient aussi la grille d’analyse au
moyen de laquelle le conseiller ou la conseillère mesure chacun des indicateurs et dans laquelle
il ou elle inscrit ses commentaires et recommandations. Le cahier de certification est transmis
aux organismes afin de leur permettre de savoir sur quels critères et de quelle façon ils sont
évalués.
La grille d’analyse permet de mesurer la satisfaction aux exigences des indicateurs. Pour
chacun, le conseiller ou la conseillère indiquera si l’organisme obtient le résultat «satisfait» ou
«non satisfait». On estime qu’un organisme peut obtenir la certification s’il satisfait aux
exigences d’au moins 9 des 12 indicateurs et s’il satisfait aux exigences d’au moins deux
indicateurs par critère.
Une fois l’analyse du dossier complétée, le conseiller ou la conseillère rencontre la direction de
l’organisme et un membre du conseil d’administration, présente le cahier et propose des pistes
d’amélioration, le cas échéant.
La certification remplace-t-elle les exigences des ententes?
La certification ne se substitue pas aux exigences des ententes signées entre le MICC et les
organismes. Les exigences et les normes des programmes s’appliquent sur une base annuelle,
alors que la certification est pluriannuelle.
La certification vérifie la présence de bonnes pratiques de gouvernance, de gestion et de
planification organisationnelle dans les organismes partenaires actuels ou futurs, peu importe
en vertu de quel programme l’organisme est ou sera financé.
La certification vise-t-elle uniquement les activités réalisées dans le cadre de ses
programmes?
La certification se situe en amont des ententes en vertu des programmes. Elle s’applique de la
même façon pour les organismes déjà partenaires ou pour les nouveaux. L’objectif visé par le
Ministère est de s’assurer que ses partenaires actuels ou futurs ont des outils, mécanismes et
processus permettant de bonnes pratiques de gouvernance, de gestion et de planification
organisationnelle. Ces outils, mécanismes et processus peuvent être en lien avec d’autres
services que ceux financés par le Ministère puisqu’ils démontrent aussi le souci de l’organisme
de se doter de bonnes pratiques.
L’organisme peut-il contester le résultat de sa certification ?
Un comité de révision analysera les demandes des organismes qui n’auront pas réussi la
certification et qui seront en désaccord avec l’analyse de leur dossier. Une directive est prévue
pour les demandes de révision.
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Conclusion
La certification offre des avantages pour les organismes partenaires ainsi que pour le MICC.
Pour un organisme partenaire, la certification permet de :
 Faire reconnaître l’excellence de ses pratiques à sa communauté, à ses partenaires, à
ses membres et à ses bailleurs de fonds. Par exemple, grâce à cette reconnaissance,
l’organisme pourra appuyer ses demandes de subvention ou attirer de nouveaux
partenaires;
 Avoir des critères et des indicateurs objectifs, connus et clairs;
 Améliorer ses pratiques de gestion et son rayonnement dans un contexte d’amélioration
continue;
 Bénéficier de mesures d’accompagnement pour améliorer ses pratiques de gestion;
 Bénéficier d’une pratique uniforme et transparente, peu importe le programme du
MICC;
 Bénéficier d’un atout par rapport à un organisme non certifié lors d’une demande de
soutien financier dans le cadre d’autres programmes.
Du côté du MICC, la certification permet de :
 Prendre des décisions éclairées sur la collaboration qu’il entend mener avec les
organismes partenaires;
 Favoriser une relation transparente avec ses partenaires;
 Développer des arguments supplémentaires pour défendre le financement des
organismes partenaires auprès des autorités du Ministère et auprès du Conseil du
Trésor;
 Avoir des dossiers bien documentés pour faciliter le transfert de dossiers entre
employés;
 Assurer des critères et des indicateurs objectifs, connus et clairs.
Le Ministère travaille présentement à faire connaître le processus de certification à ses
partenaires ministériels dans le but d’intéresser les instances gouvernementales à cette pratique
afin que la certification du MICC soit reconnue, partagée et fasse partie d’un processus
interministériel.
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Annexe 1: Processus de certification
Vérification de l’admissibilité et évaluation des besoins du milieu
Notes :



Cette étape n’est pas incluse dans la certification.
Cependant, elle est essentielle et constitue un préalable à l’évaluation du dossier de certification par le conseiller
ou la conseillère.
Que ce soit lors d’une nouvelle demande ou d’une demande de renouvellement, l’étape « Vérification de
l’admissibilité et évaluation des besoins du milieu » doit d’abord être franchie avant d’aller à l’étape de la
certification.
L’organisme fait une demande (nouvelle ou
renouvellement) dans le cadre de Réussir
l’intégration ou Soutien à la mission
La conseillère ou le conseiller vérifie
l’admissibilité au programme
Avis à
l’organisme de
la nonadmissibilité au
programme
non
Admissible ?
oui
Le conseiller ou la conseillère
vérifie les besoins du milieu et
les disponibilités budgétaires
Avis à
l’organisme
qu’il n’y a pas
d’adéquation
entre la
demande et les
besoins du
milieu
non




Y a-t-il d’autres organismes qui offrent déjà le service dans
le secteur?
Y a-t-il un bassin de clientèle potentielle suffisant?
Y a-t-il un budget disponible?
Y a-t-il une demande similaire présentée par un organisme
certifié?
Le besoin
existe-t-il ?
oui
L’organisme est-il
certifié ?
oui
non
L’organisme dépose une demande de certification
et fournit les documents requis
Le conseiller ou la conseillère procède à la
certification à l’aide du cahier de certification
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Recommandation
positive
Début du processus de
certification (printemps
2014)
Le conseiller ou la conseillère procède à la
recommandation après consultation de sa
ou son gestionnaire
Rencontre ou échange entre le conseiller ou
la conseillère et l’organisme afin de
présenter le résultat de l’évaluation
Validation de la recommandation par le ou
la gestionnaire
Recommandation négative
Recommandation positive
L’organisme en appelle de la
recommandation auprès du
comité de révision
Révision de la
recommandation par le
comité
Obtention de la certification
L’organisme accepte la
recommandation
Confirmation par le
comité de la
recommandation négative
Certification refusée
Identification avec l’organisme des ajustements à
apporter avant le 31 décembre 2014.
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