PROFIL POSTE Cadre des services hôteliers Avril 2015

Fiche de poste
Cadre des Services hôteliers
Fonction hôtelière, Blanchisserie, Restauration, Transports externes
Référence :
Date d’application : Immédiate
Rédaction :
Olivier GEROLIMON, DAL.
Ludovic RENAUD, Cadre des services hôteliers.
Page : 1
Classement :
Validation : Grégoire LONCHAMP, DRH
Documents de référence :
Destinataires pour
direction qualité.
application :
cadre
concerné, Destinataires
pour
information :
responsables de pôles, encadrement DAL.
N° Version
V1
V2
V3
Date
Juillet 2013
Mars 2014
Nature modifications
Création document
Mise à jour et compléments
Mise à jour
V4
V5
V6
Février 2015
Mars 2015
Avril 2015
Mise à jour
Mise à jour
Mise à jour
directions,
Métiers : Cadre des Services hôteliers.
Unités : Services Restauration, Blanchisserie, Fonction hôtelière, Transports externes.
Direction : Direction des Achats et de la Logistique (DAL).
Pôle : Pôle Logistique et Technique.
Supérieur hiérarchique : Directeur Achats et Logistique.
Responsable fonctionnel : Directeur Achats et Logistique.
Définitionduposte
Services hôteliers : Selon défintion, mise à jour en février 2015 : Fonction
hôtelière, Blanchisserie, Restauration, Transports externes et
organigramme DAL présenté en CTE en mars 2015.
Sous la responsabilité du Directeur Achats et Logistique, avec la
ressource d’un Adjoint au Cadre des Services Hôteliers, et la délégation à
des responsables d’unités, et en partenariat avec les autres cadres du Pôle
Logistique et Technique, l’exercice des missions porte sur les éléments cidessous.
Planification, organisation et pilotage de l’ensemble des secteurs de la
fonction Services hôteliers notamment par l’animation et l’encadrement
des agents du service.
Coordination avec les services « clients » pour la définition des
prestations.
Contrôle et suivi de la qualité des prestations du recueil des demandes à
l’évaluation des réponses. Il s’agit notamment de la traçabilité des
prestations réalisées en interne.
Veille technologique et réglementaire dans le domaine de compétence et
conseil aux décideurs, aux personnels sous sa responsabilité et aux
différents interlocuteurs au sein de l’établissement.
Organisation, mise en place et évaluation de la fonction hôtelière
hospitalière sur les sites MCO :
o entretien de tous les locaux, hors offices IDE, salles de
désinfection, salles de bains communes.
o services aux patients : distribution du déjeuner et dîner, service de
boissons chaudes midi et soir.
o offices alimentaires : gestion des équipements et consommables.
Organisation, mise en place et évaluation de la fonction hôtelière et
logistique sur les sites d’hébergement de personnes âgées et de patients
de psychiatrie :
o entretien des locaux administratifs, des circulations et locaux
communs ; entretien de l’environnement hôtelier du patient ou du
résident.
o fonction hôtelière repas : contrôle des livraisons de repas,
conditionnement et acheminement dans les offices, nettoyage.
o fonction logistique entre les unités et le local central concerné :
collecte déchets, linge sale, vaisselle sale ; approvisionnement linge
propre, chariots repas, vaisselle.
Organisation, mise en place et évaluation du soutien logistique au pôle
Gestion des Ressources pour la gestion des vestiaires, des hébergements
du personnel et des salles de réunion.
***
Animation et encadrement d’une équipe production fonction restauration
o Coordination avec les services « clients » pour la définition de la
prestation, notamment pour les secteurs d’hébergements :
personnes âgées, patients psychiatriques.
o Coordination avec la cellule qualité pour le Contrôle et suivi de la
qualité des prestations.
Animation et encadrement d’une équipe production fonction blanchisserie
o Coordination avec les services « clients » pour la définition de la
prestation, notamment pour les secteurs d’hébergements :
personnes âgées, patients psychiatriques.
o Coordination avec la cellule qualité pour le Contrôle et suivi de la
qualité des prestations.
***
Organisation, mise en place et évaluation de la fonction transports,
livraisons et manutentions logistiques
o Livraison des repas depuis le service Restauration.
Contenants, circuit géographique, organisation temporelle et
ressources matérielles pour le transport et la manutention
des chariots repas.
Traçabilité des prestations réalisées en interne
o Transport du linge depuis le service Blanchisserie.
Contenants, circuit géographique, organisation temporelle et
ressources matérielles pour le transport et la manutention
des armoires à linge.
Traçabilité des prestations réalisées en interne.
o Livraison des produits hôteliers depuis le Magasin général vers les
structures extérieures.
Contenants, circuit géographique, organisation temporelle et
ressources matérielles pour le transport et la manutention
des chariots repas.
Traçabilité des prestations réalisées en interne
Mission de conseil et apport méthodologique à la mise en place et
l’évaluation de l’approvisionnement et de la gestion des stocks pour
l’ensemble des magasins : central, laboratoire, pharmacie, restauration.
o Organisation du magasin central.
Hiérarchisation, planification, suivi et contrôle des
prestations du magasin central.
Définition, mise à jour, suivi et contrôle des dotations.
o Organisation de l’approvisionnement dans les services « clients ».
Organisation, mise en place et évaluation de la gestion du parc automobiles
o Inventaire du parc automobile, mise à jour, diffusion.
o Définition, mise en place et suivi des marchés d’acquisition et de
renouvellement des équipements, fournitures (énergies, fluides) et
services (assurances, entretien, réparations) associés au parc
automobile.
o Hiérarchisation, planification, suivi et contrôle des prestations du
service garage.
o Traçabilité des prestations réalisées en interne.
o Définition, mise en place et suivi de la prestation délivrée par les
prestataires extérieurs.
***
Management d’équipes
o Mettre en place et manager l’encadrement intermédiaire en charge
des fonctions précitées dans le respect des ressources humaines
allouées au service dans les documents budgétaires.
o Elaborer, viser et contrôler le planning des postes tenus par le
service.
o Coordonner des acteurs pluridisciplinaires autour de projets
transversaux.
Conseil
o Veiller à l’évolution des techniques et de la réglementation.
o Conseiller les décideurs pour la politique d’établissement et ses
déclinaisons en matière de gestion des flux pour les domaines de
responsabilité.
o Conseiller les agents sous sa responsabilité.
Activitésspécifiques
1. gestion de moyens
humains : organisation des Services hôteliers en définissant les niveaux
de responsabilité par domaine pour des prestations adaptées aux
besoins :
a. recrutements des agents du service.
b. évaluation des agents du service.
financiers :
a. suivi des éléments de dépenses de son domaine de responsabilité, tant
en matière de plan d’équipement (en lien avec la cadre du service
Achats) que pour le suivi des dépenses d’exploitation (en lien avec la
DAL).
b. Elaboration, mise en place et exploitation des tableaux de bord de
l’activité, contrôle et reporting.
techniques :
a. suivi de l’ensemble du parc d’équipements des Services hôteliers en
lien avec les services techniques HDL.
b. contrôle analyse et gestion des fluides, énergies et produits utilisés.
c. hiérarchisation, planification, suivi et contrôle des interventions de
maintenance préventive et curative.
d’information et de représentation :
a. participation aux instances et réunions pour les sujets de son domaine.
b. participation et représentation déléguée auprès des autres
établissements adhérents aux groupements d’achats (assemblée
générale, commission technique).
2. Approvisionnements en produits, en matériels et en servces dans son domaine :
Rédiger des marchés publics (RC, CCAP, CCTP, etc.) (fournitures et services)
et s’assurer de leurs bonnes exécutions en veillant à leurs actualisations et
évolutions.
Présentation des rapports d’analyse pour les consultations avec procédure
formalisée au DAL ou à son représentant et à la Commission des marchés.
Participation à la démarche d’optimisation des achats.
3. Contrôle et suivi de la qualité :
Actions définies et menées en collaboration avec la ressource transversale
qualité du Pôle Logistique et Technique.
Gestion documentaire : organiser au sein de son domaine la mise en place de
la gestion documentaire, notamment l’ensemble des procédures en cas de
situation d’urgence pour les activités dont il a la supervision. Le secrétariat
de la DAL est le soutien du responsable pour la mise en forme et la reprise
au niveau institutionnel (Bluemédi).
Démarche client fournisseur : participer pour son domaine à la démarche
globale du Pôle Logistique et Technique.
Compétences requises
1. relationnelles
a. travailler en réseau et en partenariat.
b. animer, motiver et coordonner des équipes, des groupes
pluridisciplinaires.
c. évaluer développer et valoriser les compétences de ses
collaborateurs.
d. fixer des objectifs, mesurer les résultats, évaluer les
performances.
2. professionnelles
a. traduire la stratégie en orientations, plans d’actions et moyens de
réalisation.
b. mettre en œuvre, suivre et contrôler des réalisations en régie ou
sous-traitées, relatives à son domaine d’activité.
c. planifier, organiser, répartir la charge de travail et allouer les
ressources pour la réalisation des objectifs.
d. concevoir piloter et évaluer un projet.
e. rendre compte des résultats, notamment par la rédaction du
rapport annuel d’activité de son secteur.
3. techniques
a. maîtriser les domaines de la gestion économique et financière, des
stocks, de l’organisation et la gestion des flux logistiques.
b. connaître les outils de gestion administrative, économique et
financière et de gestion des risques.
Relationsfonctionnelles
-
-
Internes : Direction générale, responsables de pôles, médecins, cadres des
services « clients », cadres des services du Pôle Logistique et Technique,
Service Achats (gestionnaires de comptes, acheteurs, cellule marché public),
Direction des ressources humaines (gestionnaires dossiers agents), Direction
qualité (cellule qualité, gestion des risques, équipe opérationnelle d’hygiène).
Externes : Prestataires de services, Fournisseurs, cadres d’autres entités
publiques et privées du domaine de la Logistique, Tutelles, Etablissements de
santé au sein des Groupements Hospitaliers de Territoire.
Conditionsdetravail
-
-
Forfait cadre. Avec décompte journalier. 38h30 minimum par semaine avec
20 RTT/an avec présence obligatoire de 4h00 (8h00 – 12h00) le matin et
3h00 (13h00 – 16h00) l’après-midi, adaptables aux contraintes de service
et à l’encadrement des agents des services hôteliers.
Au choix, et sous réserve de l’accord de l’employeur, possibilité de
décompte horaire et absence de droits à RTT.
Contraintesprofessionnelles
- Disponibilité et souplesse horaire pour assurer le suivi des opérations
sensibles.
- Ajustements du périmètre d’intervention par compléments/retraits de
missions au sein de la Direction Achats et Logistique, à une fin de
performance et d’efficience, en cohérence et sous réserve d’une
adaptation proportionnée des conditions contractuelles.