du 17 au 20 juin 2015

Réunion annuelle 2015
de l’Association Canadienne d’Orthopédie, à Vancouver (Colombie-Britannique),
du 17 au 20 juin 2015, au Fairmont Hotel Vancouver
MODALITÉS DU CONTRAT
1. Pour les fins du présent contrat, le terme « direction de l’exposition » ou « direction » comprend le
Comité organisateur, l’Association Canadienne d’Orthopédie (ACO), la Société de recherche
orthopédique du Canada (SROC) et l’Association canadienne des résidents en orthopédie (ACRO).
2. Prix des stands :
Un stand de 2,4 m sur 3 m (8 pi sur 10 pi) coûte 4 725 $ (TPS incluse) s’il est réservé d’ici
le 31 janvier 2015. Un stand de 2,4 m sur 3 m (8 pi sur 10 pi) coûte 5 512,50 $ (TPS incluse) s’il est
réservé après le 31 janvier 2015.
Prix des stands « îlots » :
Un îlot de 4,8 m sur 6 m (16 pi sur 20 pi) coûte 21 735 $ (TPS incluse) s’il est réservé d’ici
le 31 janvier 2015. Un îlot de 4,8 m sur 6 m (16 pi sur 20 pi) coûte 25 357,50 $ (TPS incluse) s’il est
réservé après le 31 janvier 2015.
3. Un dépôt non remboursable de 50 % du montant total en dollars canadiens doit être versé à
l’Association Canadienne d’Orthopédie pour confirmer la réservation de tout espace d’exposition.
Ce dépôt doit être versé à l’assignation du stand. Le reste de la somme devra être versé au plus
tard le 31 mars 2015.
4. En acceptant les modalités établies dans le système de réservation en ligne, l’exposant conclut un
contrat juridiquement contraignant avec l’ACO et accepte de respecter les modalités et la
réglementation applicables adoptées par la direction de l’exposition.
5. Le Fairmont Hotel Vancouver doit approuver toute utilisation de bouteilles de gaz.
6. L’exposant accepte de se conformer à toute la réglementation adoptée par la direction dans l’intérêt
de l’exposition, et accepte que la décision finale quant à l’adoption de toute règle jugée nécessaire
avant, pendant ou après l’exposition revient à la direction.
7. L’exposant est responsable de toute perte ou de tout dommage direct ou indirect subi par toute
personne ou entreprise, ce qui comprend, sans s’y limiter, l’exposant, les autres exposants, le
Fairmont Hotel Vancouver, leurs représentants, préposés ou employés respectifs, ainsi que les
autres personnes assistant à l’exposition, que ce soit à l’espace désigné ou ailleurs si lesdits
dommages découlent directement ou indirectement de la présence de l’exposant dans cet espace,
et exonère la direction de toute responsabilité afférente.
** L’exposant doit détenir une assurance d’une valeur de 2 millions de dollars canadiens couvrant
tous les risques et en produire la preuve à la direction d’ici le 31 mars 2015. Tout exposant qui omet de
transmettre cette preuve d’assurance à la direction ne peut pas participer à l’exposition de la Réunion
annuelle de l’ACO. Le certificat d’assurance doit être émis au nom de l’ACO.
8. La direction se réserve le droit, à sa seule discrétion, de changer les dates et les heures où
l’exposition doit avoir lieu et ne peut pas être tenue responsable de tout dommage ou autre
inconvénient dû à un tel changement. De plus, la direction ne peut pas être tenue responsable des
dommages ou de toute autre incapacité à respecter en tout ou en partie les modalités du contrat
causés directement ou indirectement par un incendie, une inondation, une tempête, une guerre,
une rébellion, une insurrection, une émeute, un trouble de l’ordre public, une grève ou toute autre
cause hors du contrôle de la direction, qu’elle soit semblable ou non aux causes mentionnées dans
les présentes.
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9. L’une ou l’autre des parties peut annuler le contrat par avis écrit reçu d’ici le 1er mars 2015. Si
l’exposant annule son contrat entre le 2 mars et le 15 avril 2015, il devra acquitter 75 % des coûts
complets dudit contrat. Si l’exposant annule son contrat après le 15 avril 2015, il devra acquitter la
totalité des coûts dudit contrat. L’espace délaissé ou non occupé en début d’exposition peut être
réassigné ou utilisé à d’autres fins par la direction, et ce, sans indemnisation.
10. La direction se réserve le droit de modifier l’espace alloué à l’exposant.
11. La direction se réserve le droit de modifier ou de retirer du matériel en tout ou en partie et
d’expulser un exposant ou son personnel si, de l’avis de la direction, la conduite de celui-ci ou le
matériel est néfaste pour les autres participants à l’exposition.
12. L’exposant accepte de restreindre sa présentation à l’espace alloué, dans les limites de hauteur
établies dans les règlements de l’exposition, et d’assurer la présence de personnel dans cet espace
en permanence pendant les heures d’exposition. Pour toute demande spéciale relative à la hauteur
des présentations, communiquer avec l’ACO.
13. L’exposant accepte que tout contact avec des représentants de la presse sur les lieux de
l’exposition se fasse par l’intermédiaire des représentants de la direction.
14. L’exposant accepte de demander l’accord de l’ACO (directeur) pour toute activité qu’il compte
organiser pendant la Réunion annuelle de l’ACO à l’intention des participants. Cette exigence
permet d’éviter tout conflit d’horaire, dans le meilleur intérêt des participants.
15. L’exposant accepte de respecter toutes les conventions collectives et tous les contrats de travail en
vigueur entre la direction, les contractants officiels et l’établissement où se déroule l’exposition,
conformément à la législation du travail applicable.
16. L’exposant accepte de garder intacte sa présentation jusqu’à la fin des heures d’exposition
annoncées, et donc de ne pas désassembler ou retirer d’articles de son stand durant toute
l’exposition. L’exposant assume également l’entière responsabilité de la livraison, de l’assemblage,
de l’entretien, du désassemblage et du retrait de sa présentation, de son équipement et des
accessoires dans l’édifice où l’exposition a lieu, sans quoi il accepte de payer les frais
supplémentaires engagés.
17. La salle d’exposition sera verrouillée en dehors des heures d’exposition. Les exposants ayant des
besoins spéciaux en matière de sécurité doivent communiquer avec la direction. Toutes les
précautions seront prises pour prévenir les pertes dues au chapardage, mais la direction n’accepte
aucune responsabilité pour toute perte que ce soit.
18. La salle d’exposition est nettoyée et vidée de tout mobilier en prévision de la livraison et de
l’assemblage. L’exposant, l’entreprise de services d’exposition officielle de la Réunion annuelle ou
l’entreprise retenue par l’exposant est responsable de l’assemblage de tout le matériel et de la
décoration nécessaires à la présentation. L’exposant et l’entreprise de services d’exposition n’ont
pas le droit d’entreposer du matériel dans la salle d’exposition.
19. Le ramassage des déchets et le nettoyage des allées figurent dans les services offerts.
20. Remarque : La plateforme de chargement du Fairmont Hotel Vancouver NE PEUT PAS
accommoder les véhicules de transport de plus de 5 tonnes. Les remorques d’appoint ou de 53 pi
n’ont pas accès à la plateforme de chargement. Veuillez également noter que la hauteur libre dans
le monte-charge est d’environ 2,3 m (7,5 pi). Afin d’accélérer le processus, toute la marchandise
doit être expédiée à l’avance pour entreposage à Freeman. Tous les articles transportés dans les
installations par Freeman sont assujettis à des frais de manutention et sont la responsabilité de
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l’exposant. Cela s’applique aussi aux articles qui ne sont pas commandés auprès des fournisseurs
officiels de l’exposition.
21. Le matériel de l’exposant expédié avant la journée d’assemblage de l’exposition est acheminé à un
entrepôt (adresse fournie dans le manuel de l’exposant) à des fins d’entreposage et de
manutention.
FREEMAN
COA AGM 2015/Réunion annuelle 2015 de l’ACO
À l’attention de Freeman/YRC
3985, avenue Still Creek
Burnaby (Colombie-Britannique) V5C 4E2 CANADA
22. Après l’exposition, l’exposant ou l’entreprise de services d’exposition doit enlever tout le matériel
d’exposition, l’équipement électrique, le stand et ainsi de suite.
23. Le Fairmont Hotel Vancouver précise que les exposants seront tenus responsables de tout
dommage causé à ses installations.
24. Aucune affiche ni aucun autre article ne peut être accroché aux supports muraux ou autres
accessoires électriques. L’utilisation de punaises, de ruban gommé, de clous, de vis, de boulons,
de pieds de biche, d’anspects ou de tout autre outil ou article qui pourrait endommager le plancher
ou les murs est interdite par le Fairmont Hotel Vancouver.
25. Tout le matériel d’exposition, y compris les banderoles, doit être ignifuge et faire l’objet d’une
inspection par le Service de sécurité incendie de Vancouver. Il est interdit d’utiliser ou de montrer
un liquide ou une substance inflammable aux stands.
26. Tout stand illuminé ou équipement électrique utilisé dans une présentation doit être approuvé par
l’Association canadienne de normalisation (CSA) avant son utilisation.
27. Toutes les présentations mécaniques doivent comporter une protection contre les dommages au
plancher par l’huile. Le Fairmont Hotel Vancouver ne fournit aucun recouvrement ni aucune
protection pour les stands ou les tables d’exposition.
28. Les dates et heures finales pour l’assemblage et le désassemblage de l’exposition restent à
confirmer.
INSCRIPTION DE L’EXPOSANT
Des renseignements et directives détaillés pour l’inscription en ligne des exposants seront envoyés à ceux-ci
au printemps 2015.
1. Porte-noms de l’exposition : On fournit gracieusement 3 porte-noms avec chaque stand de 2,4 m sur 3 m
(8 pi sur 10 pi). Des porte-noms supplémentaires sont offerts au coût de 100 $ l’unité.
2. Le remplacement des porte-noms perdus est facturable au coût de 100 $ l’unité.
3. Le porte-nom n’est pas transférable. Les cocardes d’entreprise ne sont pas acceptées en lieu du porte-nom
officiel. Il est interdit de joindre une carte professionnelle au porte-nom ou de le modifier de quelque autre
façon que ce soit. Tous les porte-noms comprennent le nom de l’entreprise tel qu’inscrit dans le formulaire
d’inscription en ligne de l’exposant.
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4. Tout le personnel du stand doit être identifié par un porte-nom. Les membres du corps médical et toute
autre personne inscrite à la manifestation doivent retirer tout autre porte-nom ou cocarde et ne porter que le
porte-nom de l’exposant lorsqu’ils travaillent à un stand d’exposition.
5. L’accès à la salle d’exposition est interdit aux moins de 16 ans.
6. Le porte-nom de l’exposant donne accès à la salle d’exposition de même qu’aux exposés et affiches
scientifiques, aux séances générales, aux symposiums et aux présentations de précis, s’il reste des places. Si
c’est possible, on peut se procurer des billets pour les conférences d’enseignement le jour même, sur place, à
la réception.
La réservation d’un stand n’est complète que sur réception des règlements dûment signés et datés.
VEUILLEZ signer le présent formulaire et le retourner aux bureaux de l’ACO, à :
[email protected], 514-874-0464 (télécopieur)
4150, rue Sainte-Catherine Ouest, bureau 450
Westmount (Québec) H3Z 2Y5
Demande acceptée au nom de l’ACO
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Nom et titre
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Date
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Signature
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