Les procédures d`encaissement

Les procédures d’encaissement
Le réceptionniste ou le caissier doit être attentif aux différentes opérations à mener lors de la
procédure d’encaissement.
Paiement
Condition d’acceptation
Operations à effectuer
Vérifier la concordance avec la note. Recompter
1. Espèces
Aucune
sur le comptoir avec le client. Vérifier l’état des
billets et le graphisme.
Attention au change et à la monnaie !
2. Devises
Pièce d’identité ou passeport
Accepter uniquement les devises en billets.
Donner l’original du bordereau de change au
client.
Vérifier le nom à l’aide de la pièce d’identité.
3. Chèque
Pièce d’identité
Vérifier le montant en chiffres et en lettres et la
signature.
Vérifier l’état du cheque.
4. Chèque de
Pièce d’identité ou passeport, Faire apposer la seconde signature par le client
voyage
seconde signature conforme à au moment de paiement.
la première
Vérifier la correspondance avec la facture.
Vérifier la nature et la valeur du bon d’agence.
Original donné par le client à
Encaisser les extras ou le montant de la facture
5. Bon d’agence son arrivé
du client moins la valeur du bon.
Faites signer l’original de la facture si le bon
d’agence couvre toutes les prestations.
Vérifier la date de validité, la
Donner le ticket avec la note de l’hôtel.
6. Carte
signature et si le numéro ne
Si l’on ne dispose pas d’un terminal électronique
bancaire
figure pas sur la liste
mais manuel, faire signer la liasse de la facturette
d’opposition.
au client et lui donner son double avec la note de
l’hôtel soldée.
Source : L’hôtel : théorie et pratique, p. 208, M.-T. AUDOUX et al, Jacques Lenore.
Régler la note
Le client vérifie sa note. Ensuite, il peut la régler de plusieurs façons.
Compléter le texte avec des noms manquants : carte bancaire, espèces, reçu, chèque.
Par……………………........................... contrôlez que le client le remplit entièrement, et, pour la
signature, qu’il ne l’a pas oubliée.
En……………………………………………..s’il vous donne plusieurs billets ou pièces, vous les compter devant
lui. Quand vous compter la monnaie à lui rendre, vous le faites aussi devant lui.
Par …………………………………………………….le client tape les chiffres de son code confidentiel et la
machine autorise la transaction s’il les a tapés correctement.
Enfin, il y a le …………………………………………………………………….vous le donnez au client en le remerciant.
1
Les moyens de paiement
Retrouvez la définition de chaque moyen de paiement et inscrivez-la sous le numéro
Le cheque vacances, Le compte débiteur, Les devises, Le bon d’agence, La carte bancaire, Le
chèque de voyage, Les euros, Le chèque bancaire, Le ticket de restaurant
1.
(n’acceptez que les
billets)
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
a. Si votre hôtel a l’autorisation, vous pouvez les accepter pour leur
valeur au cours du jour moins, parfois, une commission.
b. Réservé aux agences ou entreprises dont les clients ou employés
(faites signer la facture
fréquent l’hôtel régulièrement, il permet un paiement différé, après le
au client)
départ du client.
c. Utilisé dans toute la zone euro, c’est le seul moyen de paiement que
(Vérifiez leur validité et
vous devez accepter
rendez la monnaie)
d. D’un montant fixe, le client l’achète à sa banque. S’il n’est pas en
(Faites-le signer au dos)
euros, c’est un « traveller-cheque».
e. Il peut avoir une valeur déterminé ou couvre soit une partie, soit la
(Vérifiez le montant ou
totalité des prestations.
les prestations
couvertes)
f. Elle est très utilisée comme garantie de réservation de la chambre,
(Demandez au client de
pour les départs express et pour retirer des espèces dans les
taper son code
distributeurs automatiques.
confidentiel ou vérifiez
sa signature)
g. Le client doit le remplir. Il précise le montant et l’ordre puis il le date et
(Vérifiez la signature
le signe.
avec une pièce
d’identité)
h. Il fonctionne comme un cheque vacances mais il n’est utilisé que pour
(Vérifiez son montant)
payer les repas au restaurant.
i. D’un montant fixe, ce cheque remis au client par son employeur n’est
(Vérifiez son montant)
pas signé par le client.
Répondez aux questions suivantes :
1.
2.
3.
4.
Est-ce que l’hôtel facture la taxe de séjour pour les bébés ?
Est-ce que l’hôtel accepte les pièces de 3 euros ?
Est-ce que vous avez déjà vu des billets de 200 et 500 euros ?
Donne-t-on la monnaie et le reçu au client en même temps ?
Traduisez en croate :
1.
Les taxes sont comprises dans les forfaits ?
2.
Dites-mois si les programmes proposés sont payants ?
3.
Je voudrais vous demander où me procurer la fiche de réservation/de paiement ?
4.
Où est le distributeur automatique (de billet) le plus proche, s’il vous plaît ?
2
Carte de paiement
Elle est acceptée sur quasiment toute la planète si elle est « internationale », mais avec des plafonds
de montants. Il y en a toute une gamme :
- carte de débit :


immédiat, par imputation sur le compte bancaire par la banque du porteur dès qu’elle est
notifiée de l’utilisation par les circuits de paiement
différé, avec paiement en fin de mois du solde utilisé par prélèvement sur le compte
bancaire du porteur.
- carte de crédit, fonctionnant selon le principe du crédit revolving, avec le remboursement du solde
utilisé à la banque étalé par mensualités pour l’utilisateur.
- porte-monnaie électronique (type Monéo, en fait assez semblable à une carte téléphonique ...),
réservée aux petites dépenses. Elle peut éventuellement se réduire à une simple puce électronique
intégrée (au Japon) au téléphone portable.
La carte bancaire se caractérise par un BIN (Bank Identification Number) qui permet d’identifier
l’établissement émetteur de la carte.
Autres les moyens de paiement
Le liquide, les espèces
Le chèque ou le chèque de voyage
Le mandat (le mandat de virement)
Le bon d’échange
Le bon de voyage
Le M.C.O. : Miscellaneous charges Order
(pour les transports et divers services aériens
uniquement.
1. Connaître et expliquer les moyens de paiement
Faites correspondre les termes proposés de manière à composer une expression utile aux
paiements
1.
2.
3.
4.
5.
régler
une carte
signer
libeller le cheque
retirer
6.
un guichet/distributeur
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
la date
un bon
le montant
verser
accorder
une preuve
payer


























a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
j.
k.
l.
m.
un cheque
de l’argent
un crédit
automatique
de paiement
total
ses dettes
d’échange
comptant
un acompte
de crédit
d’expiration
à l’ordre de
1.
g
3
Savoir parler des prix et des tarifs
Parler des prix :
 Pour un aller simple en première classe, il faut compter ...
 L’aller retour Paris-Toulouse revient à ...
 Cela vous coûtera ...
 Avec le supplément, ça vous fait exactement ...
 Le prix/le tarif pour une personne est de ...
 Le prix/le tarif par une personne et par jour est de ...
 Les tarifs ont augmenté de 10 %.
 Je vous donne le tarif tout compris.
 Il n’y a aucun supplément.
 De quel budget disposez-vous ?
 Vous êtes tenu par votre budget ?
Un éventail de prix
Complétez les phrases avec les formules de voyages et les tarifs proposés :
tarif réduit – classe touriste –tarif senior -aller simple – abonnement –aller-retour.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Vous effectuez un voyage Paris-Londres seulement, vous avez besoin d’un …………..........
Si vous faites Paris-Londres-Paris, il vous faut un ...............................................................
Vous voyagez en classe économique, vous avez donc un billet ..........................................
Attention, il n’est quelquefois pas possible de modifier les billets .....................................
Vous êtes étudiant ? Vous avez intérêt à prendre un .........................................................
Vous avez plus de 60 ans ? Vous avez droit à un .................................................................
BE = Billet électronique ! Situation :
Vous travaillez dans une agence de voyage et vous allez devoir expliquer aux clients qu’ils peuvent
aussi acheter leur billet en ligne. Vérifiez que vous comprenez comment fonctionne le billet
électronique.
Oui
Non
1. Si je fais une réservation en ligne, on me donne un billet électronique ?
2. Je n’ai pas de carte de crédit, je peux quand même acheter en ligne ?
3. Est-ce que les achats en ligne se paient en monnaie courant ?
4. Est-ce que les données de ma carte sont protégées en cas de paiement en
ligne ?
5. Est-ce qu’on m’envoie le billet électronique à l’adresse que j’ai indiquée ?
6. Je pourrai modifier ma réservation si j’en ai besoin ?
7. Est-ce que toutes les compagnies proposent des billets électroniques ?
8. Est-ce que l’option de réservation 24 heures entraîne des frais en cas
d’annulation ?
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