intégration de la signature de courrier électronique

INTÉGRATION DE LA SIGNATURE DE
COURRIER ÉLECTRONIQUE
30 septembre 2009
Service de secrétariat général et des communications
www.csp.qc.ca
INTRODUCTION
OBJECTIF DU GUIDE
Le présent guide vise à aider le personnel à intégrer leur signature dans le logiciel
Microsoft® Office Outlook®. Il présente les étapes pour obtenir une signature fidèle à
l’image corporative de la Commission scolaire. Réf.: cahier des normes graphiques.
CRÉATION D’UNE SIGNATURE
OUVERTURE DE L’ÉDITEUR DE SIGNATURES
1.
Démarrer Microsoft Office Outlook
2.
Dans la boîte aux lettres, ouvrir le menu « Outils » / « Options… »
Il est important de noter que les options de signatures sont disponibles seulement à
partir des menus offerts dans la boîte aux lettres. Les options de la fenêtre de création
d’un nouveau message n’offrent pas la possibilité de gérer les signatures.
3.
Ouvrir l’onglet « Format du courrier »
4.
Cliquer sur le bouton « Signatures… »
5.
Cliquer sur « Nouveau… » (« Modifier… » pour remanier une signature listée)
Le bouton « Nouveau… » ouvre une boîte de dialogue. Indiquer le nom de la signature
et « Démarrer avec un exemplaire vide ». Confirmer à l’aide du bouton « Suivant ».
6.
Cliquer sur le bouton « Modification avancée… »
Une boîte de confirmation demande d’ouvrir un autre éditeur que Microsoft® Office
Outlook®. Cliquer sur « Oui » (le logiciel de messagerie ouvre par défaut Microsoft®
Office Word®). Cette étape n’est pas recommandée aux utilisateurs disposant des
paramètres différents que ceux offerts par défaut dans le modèle de fichier
Normal.dot. Dans cette situation, ne pas tenir compte de cette étape et indiquer la
signature dans la zone prévue du logiciel de messagerie.
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PRÉPARER LES STANDARDS
NOTE IMPORTANTE !
Ne pas tenir compte des sous-étapes b) qui suivent pour les utilisateurs ayant répondu
« oui » à l’étape 6. L’éditeur Microsoft® Office Word® est alors utilisé pour créer sa
signature de courrier électronique.
Ne pas tenir compte des sous-étapes a) qui suivent pour les utilisateurs n’utilisant pas
le mode « Modification avancée » mentionné à l’étape 6. La création de signature de
courrier électronique est alors réalisée à partir de Microsoft® Office Outlook®.
7.
Préparer la famille de police de caractère Lucida Sans
Cette police de caractère est préférée à Gill Sans MT pour les envois électroniques. Elle
est listée parmi les polices standards pour le Web (Web-safe fonts). Ne pas orner de
caractères gras ou italiques.
8.
Préparer la police de caractère à 10 points
9.
Préparer la couleur de police de caractère à R:95 · V:95 · B:75
a)
Pour parvenir à obtenir cette couleur à partir de Microsoft® Office Word®,
accéder à la boîte de dialogue « Couleur de la police » par la barre d’outils
« Mise en forme » ou à partir du menu « Format », « Police… ». Dans la liste de
choix de couleurs, cliquer sur « Autres couleurs… ».
b) Pour parvenir à obtenir cette couleur à partir de Microsoft® Office Outlook®,
cliquer sur le bouton « Police… ». Dans la liste de choix de couleurs, cliquer sur
l’icône « Personnalisées… ».
Sous l’onglet « Personnalisées », sélectionner la palette de couleurs RVB (rouge · vert ·
bleu). Indiquer « 95 » pour le rouge et le vert ainsi que « 75 » pour le bleu. Ce code de
couleur correspond au gris chaud associé à la Commission scolaire des Patriotes.
Appuyer sur le bouton « OK ».
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HIÉRARCHISER ET STYLISER LA SIGNATURE
10. Introduire la signature par un séparateur (facultatif)
Inscrire une longue ligne pointillée à l’aide de trait d’union
Exemple: -----------------------------------------------------------------11. Inscrire le nom complet sur la 1re ligne en capitale (couleur R:100 · V:145 · B:50)
Certains membres du personnel précisent sur la même ligne leur appartenance à un
ordre professionnel tel, C.O., avocat, etc. Cette information figure en bas de casse.
(Exception: ordre professionnel sous forme de sigle, l’inscrire en capitale)
Exemple 1 : LOUISE MÉNARD
Exemple 2 : LOUISE MÉNARD, CRHA
Exemple 3 : LOUISE MÉNARD, avocate
12. Inscrire le poste sur la 2e ligne en capitale (couleur standard R:95 · V:95 · B:75)
Pour les membres du personnel assignés à un service, bien que facultatif, il peut être
pertinent d’inscrire le nom du service à la fin de cette ligne. Le poste et le nom du
service sont séparés par une virgule (,).
Exemple 1 : CONSEILLÈRE EN COMMUNICATION
Exemple 2 : AGENTE D’ADMINISTRATION, SERVICE DES RESSOURCES HUMAINES
13. Inscrire l’organisation sur la 3e ligne en capitale
Exemple: COMMISSION SCOLAIRE DES PATRIOTES
14. Inscrire le site Web sur la 4e ligne (facultatif) (couleur R:100 · V:145 · B:50)
L’adresse Web de la Commission scolaire des Patriotes doit être inscrite avec le triple
« w » sans la mention du protocole http://
a)
À partir de Microsoft® Office Word®, l’hyperlien est idéalement souligné par un
trait pointillé.
b) À partir de Microsoft® Office Outlook®, l’hyperlien est souligné par un trait
simple (le trait pointillé n’est pas offert sous Microsoft® Office Outlook®).
Exemple trait pointillé : www.csp.qc.ca
Exemple trait simple : www.csp.qc.ca
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Inscrire le numéro de téléphone en dernier, dans un nouveau paragraphe
Le terme poste sera préféré à extension.
Une particularité de l’image corporative de la CSP est d’indiquer le poste téléphonique
en évidence. Pour accentuer son impact, la taille de police est à 12 points.
Exemple : 450 441-2919 poste
3206
De plus, la Commission scolaire des Patriotes offre des icônes personnalisées aux
couleurs de l’organisation. Placer le curseur devant le numéro de téléphone :
a)
À partir de Microsoft® Office Word®, accéder à la boîte de dialogue « Insérer
une image » depuis le menu « Insertion », « Image », « À partir du fichier… ».
Parcourir le fichier originalement nommé « iconeCourriel-Tel.gif » sur le serveur
Media : L:\9. Tous_CSP\Logo\LogoCSP_Web\Icones
b) À partir de Microsoft® Office Outlook®, cliquer à l’aide du bouton contextuel de
la souris (bouton droit) et choisir « Insérer une image… ». Dans la boîte de
dialogue, parcourir le fichier originalement nommé « iconeCourriel-Tel.gif » sur
le serveur Media : L:\9. Tous_CSP\Logo\LogoCSP_Web\Icones Aucune autre
information n’a besoin d’être inscrite. Appuyer sur « OK ».
Exemple :
450 441-2919 poste 3206
15. Inscrire le numéro du télécopieur (facultatif)
Cette information apparaît sur la même ligne que le numéro de téléphone, à droite.
Deux espaces séparent le numéro de téléphone du numéro de télécopieur. L’icône à
parcourir pour le télécopieur correspond originalement à « iconeCourriel-Telec.gif ».
Exemple :
450 441-0838
16. Enregistrer la signature
a)
À partir de Microsoft® Office Word®, enregistrer à l’aide de l’icône « disquette »
de la barre d’outils « Standard » ou à partir du menu « Fichier », « Enregistrer »
ou encore à l’aide de la combinaison CTRL+S. Quitter Microsoft® Office Word®.
À noter qu’il est possible que la signature ne s’affiche pas correctement dans la
zone « Modification de la signature » sous Microsoft® Office Outlook®. Ne pas
en tenir compte. La signature s’affichera correctement lors des nouveaux
messages, des réponses et des transferts.
Confirmer toutes les étapes en appuyant sur le bouton « OK ».
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INSCRIPTIONS DÉCONSEILLÉES
17. Ne pas inscrire l’adresse de messagerie électronique
Afin d’alléger la signature, il est fortement conseillé de ne pas indiquer l’adresse de
messagerie électronique. Le récepteur est en mesure d’obtenir l’adresse de
messagerie par les actions « Répondre » ou « Transférer ».
18. Ne pas joindre d’images supplémentaires ou d’animations à la signature
Afin de préserver une image sérieuse à l’organisation, il est préférable de ne pas
intégrer d’images ou d’animations hors contexte.
EXEMPLE DE SIGNATURE DE COURRIER ÉLECTRONIQUE
---------------------------------------------------------------------------------------------------LOUISE MÉNARD, CRHA
AGENTE D’ADMINISTRATION, SERVICE DES RESSOURCES HUMAINES
COMMISSION SCOLAIRE DES PATRIOTES
www.csp.qc.ca
450 441-2919 poste 0229
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450 441-0838
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