Atelier SOMAG Gestion du temps

Atelier SOMAG
Gestion du temps
Par SCORE PLUS
Pourquoi maitriser son Temps?
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Le Temps est une donnée permanente
Le Temps disponible est une denrée rare
Le Temps perdu n’est jamais récupérable
Vous avez des objectifs à atteindre, le
temps est une ressource clé
La clé ce n’est pas de
“prioriser” ce que vous avez
à faire
mais de planifier vos
priorités
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Savoir dire NON
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Acquitter la demande
–
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Dire clairement NON
Donner une explication et non une justification
–
–
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Reformulation
Les raisons du refus
Partager une information que l’autre n’a pas
Proposer une solution, une piste de réflexion
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Les pièges des emails
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Regarder et répondre immédiatement
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Traiter ses mails dans l’ordre chronologique
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Gérer sa messagerie à tout moment
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Se croire obligé de répondre à tous ses mails
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Avoir une notification de réception de nouveaux emails
•
Lire et répondre lorsqu’on a activé un message d’absence
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Du bon usage de l’email
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Pas plus de 2 fois par jour (recommandé) (par exemple : paramétrer
OutLook pour relever les mails toutes les 4 heures, supprimer les alertes nouvel
email, …)
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Rédiger de manière efficace
- Restreindre la liste des destinataires
- 1 sujet explicite (1 seul objectif par email)
- Préciser les attentes; répondre aux 5 questions du 3QPOC: qui,
quand, quoi, pourquoi, où et comment
- Limiter les accusés de réception
- Favoriser la lecture rapide des destinataires
- Bien choisir les destinataires et mises en copie
- Prévoir une signature automatique
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La Maîtrise du Temps
Comment se répartit
votre temps ?
Où passez
vous le plus
de temps?
Quelle zone à
privilégier ?
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Mesure et analyse
Urgent et important (Pourquoi?)
LA MATRICE DE PRIORITE
Urgent
Non Urgent
Important
Q1: Demande
Q2: Préparation
Non Important
Q3: Illusions
Q4: Distractions
LA REALITE (exemple)
Important
Non Important
L’IDEAL (exemple)
Urgent
Non urgent
Q1
Q2
Q3
Important
Urgent
Non Urgent
Q1
Q2
Q4
Non Important
Q3
Q4
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