profil de poste

PROFIL DE POSTE
IDENTIFICATION DU POSTE
Poste de : A POURVOIR
1/ Direction / Service : Direction des Affaires Générales
2/ Intitulé du poste : Secrétaire de la Direction Générale
3/ Mission : recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif
du service. Assiste le DGS et l’adjoint au DGS dans l’organisation du travail, le traitement et
le suivi et des dossiers. Remplace la secrétaire du Maire en son absence.
4/ Lieu(x) de travail : Mairie d’Arpajon, 70, Grande Rue 91290 - ARPAJON
5/ Horaires : 08H45 à 12H30 et 13H30 à 17H45 du lundi au jeudi
08H45 à 12H30 et 13H30 à 16H45 le vendredi
Filière : Administrative
Grade / Qualification : Adjoint administratif
SITUATION DU POSTE DANS L’ORGANISATION
1/ Fonction(s) du/des supérieur(s) hiérarchique(s) : Le Directeur Général des Services
2/ Supérieur hiérarchique direct : Le Directeur Général des Services
3/ Fonction(s) du/des subordonné(s) : néant
3/ Autres relations de travail (services, organismes) : l’ensemble des services communaux,
les élus, les administrés, autres collectivités et institutions.
1
ACTIVITES EXERCEES PAR L’AGENT
1/ Activités principales
1- Réception, traitement, diffusion et suivi du courrier : tri par service, enregistrement du
courrier entrant, envoi aux destinataires et/ou aux services en charge du traitement, tenue du
tableau de bord ou logiciel de suivi du courrier, vérification du traitement du courrier dans
les délais impartis ; revue de presse quotidienne ;
2- Accueil physique et téléphonique du secrétariat de la direction générale : renseigner les
interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent, recevoir, filtrer et
transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques ; organisation et suivi
de l’agenda du DGS et de l’adjoint au DGS ;
3- Rédaction et mise en forme de tous types de courriers, arrêtés et décisions, comptesrendus de réunions, tableaux de bord, organisation du classement et de l’archivage des
dossiers ; suivi administratif de certains dossiers ou projets pour la direction générale ;
4- Secrétariat du conseil municipal : élaboration et envoi des convocations, suivi des
tableaux de bord et des listes de présence, mise en forme des délibérations, notes de
synthèse, comptes-rendus du conseil municipal et des courriers de suivi, en charge de
l’affichage, supervision de la mise en place de la salle du conseil, en charge de l’archivage
des conseils municipaux ;
5- En charge de la dématérialisation des actes, télétransmission des actes, suivi des
télétransmissions et des conventions liées à la dématérialisation, archivage ;
6- En charge des contrats liés à l’affranchissement du courrier, suivi du budget
affranchissement, relations de la commune avec la Poste ;
7- En charge de la commande de fournitures diverses pour les services administratifs :
agendas, papier à entête, cartes de visites, toners photocopieur (et demandes d’intervention)
etc,
8 - Tenue et mise à jour des fichiers Vigipirate, Hébergement d’Urgence, Plan ORSEC, Plan
Communal de Sauvegarde, etc. sous la responsabilité de la direction générale ; tenue d’un
fichier de procédures d’urgence (internements…) ;
9-Suivi et réponses pour demandes d’autorisations diverses, gestion des autorisations des
taxis, cirques, des mutations ou transferts de débits de boissons et tabacs, déclarations en
préfecture (foire aux haricots, feu d’artifice…) ;
10- Participation à des projets divers : procédures de dématérialisation, constitution et mise
à jour régulière d’une base de données informatique mise à disposition de l’ensemble des
services, élaboration d’une charge graphique, mise en place d’un logiciel courrier, etc.
2
2/ Activités ponctuelles
1-Remplace la secrétaire du Maire sur l’ensemble de ses missions, pendant ses congés et à
certaines périodes de l’année (Foire et vœux)
2-Participation à la continuité du service en cas d’absence de l’agent d’accueil ou de
l’appariteur,
3-Participation aux célébrations de baptêmes civils et noces d’or,
4-Mise en œuvre des procédures d’internement d’office et suivi comptable,
5-Suivi du dossier des jurés d’Assises,
6-Arrêtés de fermeture des boulangers.
CONNAISSANCES ET APTITUDES REQUISES POUR OCCUPER LE POSTE
NIVEAU DE TECHNICITE
1/ Connaissances de base et diplômes/spécialités détenues :
•
•
•
•
Expérience confirmée en secrétariat,
Bonne connaissance de l’environnement territorial,
Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, publipostage)
Maîtrise des règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire
2/ Qualités personnelles :
•
•
•
•
Qualités relationnelles, discrétion,
Qualités rédactionnelles confirmées,
Autonomie, disponibilité,
Rigueur, sens de l’organisation.
RESPONSABILITES ET NIVEAU D’AUTONOMIE
1/ Responsabilités : respect des obligations de discrétion et de confidentialité.
2/ Niveau d’autonomie sur le poste : missions définies, suivies et évaluées par le DGS.
3/ Responsabilité hiérarchique : néant
3
CONTRAINTES DU POSTE
1/ Particularités du poste (complexité, difficulté d’organisation…) :
2/ Contraintes liées au poste et au besoin du service public : disponibilité ponctuelle le
weekend ou le soir en cas d’urgence et certains samedis pour les baptêmes civils ou noces
d’or ; disponibilité le samedi matin pour l’accueil.
3/ Moyens et équipements utilisés : bureau, ordinateur, logiciels bureautiques, permis B
souhaité
4/ Horaires (astreintes éventuelles) :
5/ Sécurité :
Ce profil de poste est susceptible de modifications formalisées en fonction de l’évolution
des missions du service.
4