INSCRIPTIONS

CONSEIL DE LÉGISLATION 2016
INSCRIPTIONS
Du 10 au 15 avril 2016 | Chicago
SOMMAIRE
Bienvenue...................................................................................................................................................................................................................... 1
Informations d’ordre général............................................................................................................................................................. 2
Dépenses et notes de frais.................................................................................................................................................... 4
Directives et procédures pour les déplacements................................................................................................... 5
Réservation des billets d’avion......................................................................................................................................................... 7
Présentation de l’assurance.................................................................................................................................................................. 9
Carte d’assurance................................................................................................................................................................................................ 10
Liste de contrôle................................................................................................................................................................................................... 11
Formulaire d’inscription et de réservation
de chambre d’hôtel pour membres votants et non votants.................................................... 13
Formulaire d’inscription pour observateurs............................................................................................. 17
Ces informations peuvent être modifiées après la mise sous presse. Les montants
sont indiqués en dollars US.
John HEWKO
Secrétaire général
Evanston, novembre 2015
À l’attention des délégués au Conseil de législation 2016
Madame, Monsieur,
Je vous présente toutes mes félicitations pour votre élection comme délégué des clubs de votre
district au Conseil de législation 2016. Selon vos prédécesseurs, votre participation à cette réunion
constitue une des expériences les plus gratifiantes à vivre au Rotary.
Le Conseil, qui se tiendra à l’hôtel Chicago Marriott Downtown Magnificent Mile, commencera par
une séance d’orientation obligatoire le dimanche 10 avril et se terminera le vendredi 15 avril.
Le Conseil de législation est une réunion des plus importantes pour le Rotary. J’insiste donc sur la
nécessité d’assister à sa totalité, soit six journées de travail. Pour vous aider à vous préparer, vous avez
reçu le classeur des projets qui seront soumis au Conseil et dont la version électronique se trouve sur
rotary.org/col. Cette dernière version a été améliorée afin de vous permettre de marquer vos pages
et de prendre des notes. Nous vous demandons d’amener ce classeur avec vous et de vous munir
d’un appareil portable si vous désirez utiliser la version électronique. Les projets ne vous seront pas
distribués sur place. Dans les mois à venir, vous recevrez d’autres documents et des informations
provenant du comité de procédure.
Vous trouverez ci-joint les informations nécessaires pour vous inscrire et effectuer vos réservations.
N’oubliez pas de vous renseigner sur la nécessité d’obtenir un visa le cas échéant (démarche pouvant
prendre jusqu’à 4 mois en fonction des consulats), d’effectuer certaines vaccinations requises et de
vérifier la date d’expiration de votre passeport avant de prendre votre billet.
N’hésitez pas à nous contacter pour toute question :
• Agence de voyages du Rotary (RITS) : [email protected]
• Hébergement et inscriptions : [email protected]
• Projets : [email protected]
• Notes de frais : [email protected]
Je vous souhaite un Conseil réussi et fructueux.
Sincères salutations,
John HEWKO
O N E ROTA RY CENT ER, 1 5 6 0 S HERM AN AVENUE, EVANSTON, IL 60201-3698 ÉTATS-UNIS • WWW.ROTARY.ORG
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INFORMATIONS D’ORDRE GÉNÉRAL
Située au bord du Lac Michigan au cœur des plaines
du Midwest, Chicago, ville natale du Rotary, est la
troisième ville des États-Unis.
Les températures en avril varient entre 15ºC et 4ºC.
Pour plus d’informations sur la ville, consultez le site
de l’office du tourisme à www.choosechicago.com.
Le Conseil se déroule à l’hôtel Chicago Marriott
Downtown Magnificent Mile dans le centre-ville.
L’enregistrement est possible à partir de 16 h 00 et les
chambres doivent être libérées avant midi.
Il sera impossible de tirer parti de programmes de
fidélisation durant le Conseil de législation. Il est
interdit de fumer dans tous les hôtels Marriott aux
États-Unis et au Canada. Cette règle s’applique aux
chambres, restaurants, salles de réunion, espaces
publics et lieux de travail du personnel de l’hôtel. Des
espaces fumeurs se trouvent à l’extérieur de l’hôtel.
Chicago Marriott Downtown Magnificent Mile
540 N. Michigan Avenue
Chicago, IL 60611, États-Unis
 +1-312-836-0100
Fax : +1-312-836-6139
ARRIVÉE/DÉPART
Le formulaire en ligne Demande de titre de transport
– Conseil de législation 2016 sera disponible à partir
du lundi 1er février. Le RITS fixera votre date d’arrivée
en fonction de votre provenance et des vols. Les
délégués arriveront le samedi 9 avril à l’exception de
ceux sur des vols intérieurs de moins de trois heures
qui arriveront le dimanche 10 avril. Ceux arrivant
à l’avance pour un séjour à titre personnel seront
considérés comme voyageant sur un vol intérieur de
moins de trois heures et auront à leur charge la nuit
du 9 avril. Les départs sont prévus le vendredi aprèsmidi ou soir en fonction des vols. Le Rotary prendra
en charge la nuit d’hôtel du vendredi soir pour les
délégués dont la destination n’est pas desservie par un
vol le vendredi après-midi ou en soirée.
AÉROPORTS
Chicago est desservi par deux aéroports : O’Hare
International et Midway.
LIAISONS CENTRE-VILLE
GO Airport Express propose un service de navettes
bon marché entre les aéroports et l’hôtel.
Cliquez ici pour faire une réservation : 19 dollars pour
un aller-simple à partir de O’Hare ou 15 dollars à partir
de Midway.
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CLASSEUR DES PROJETS
Vous devriez recevoir en décembre, en tant que
délégué, un classeur contenant les projets. Une version
numérique est disponible sur rotary.org/col. Nous
vous demandons d’apporter le classeur avec vous ou
de télécharger son contenu sur un appareil que vous
aurez avec vous.
APPAREILS ÉLECTRONIQUES
Les délégués sont encouragés à utiliser leurs appareils
portables pour suivre le déroulement du Conseil.
Les ordinateurs portables peuvent être utilisés en
sachant que le nombre de prises électriques dans
la salle du Conseil est réduit. Des chargeurs seront
disponibles sur place.
MODALITÉS D’INSCRIPTION
1. S’enregistrer à la réception de l’hôtel pour obtenir
votre chambre.
2. Retirer votre pochette d’inscription au guichet
Council Registration Desk (niveau 7). Votre carton
porte-nom indiquera le numéro de votre place dans
la salle du Conseil.
Heures d’ouverture
• Samedi 9 avril : de midi à 20 h 00
• Dimanche 10 avril : de 9 h 00 à 16 h 30
• Lundi 11 avril : de 7 h 30 à 10 h 00
Après lundi, se rendre à la salle Illinois au niveau 6.
ACCOMPAGNANTS ET ENFANTS
Le Conseil est une réunion professionnelle et aucune
activité ne sera prévue pour les accompagnants dont
les frais ne seront pas couverts par le Rotary. Les
accompagnants ayant payé pour assister au Conseil
sont considérés comme observateurs. Les enfants ne
peuvent pas entrer dans la salle du Conseil tant qu’il
est en session.
OBSERVATEURS
Les observateurs peuvent obtenir une place assise
réservée dans la salle du Conseil pour 150 dollars.
Cette somme inclut l’équipement d’interprétation
et le classeur des projets. Ces places seront vendues
en fonction de leur disponibilité. Aucune place
d’observateurs ne sera en vente sur place.
Le Rotary ne retient pas de chambres pour les
observateurs qui devront faire leurs réservations euxmêmes en contactant directement l’hôtel.
REPAS
Forfait
Le forfait inclut les petits-déjeuners et les déjeuners
du lundi 11 avril au vendredi 15 avril dans la salle
Chicago Ballroom (niveau 5). Les invités et les
observateurs peuvent y participer à leur frais en
indiquant ce choix sur le formulaire d’inscription.
Les tickets-repas ne seront pas vendus sur place.
Autres repas
Les repas suivants seront remboursés sur présentation
d’une note de frais accompagnée de reçus :
• Petit-déjeuner du dimanche 10 avril ( jusqu’à
15 dollars par délégué)
• Déjeuner du dimanche 10 avril ( jusqu’à 25 dollars
par délégué)
• Dîner durant le Conseil ( jusqu’à 50 dollars par
délégué)
• Repas autorisés durant le voyage
Réceptions
Trois réceptions sont prévues : une réception de
bienvenue à l’issue de la séance d’orientation le
dimanche 10 avril, une réception de l’amitié le mardi
12 avril et une dernière réception le jeudi 14 avril.
Les invités peuvent acheter des coupons-boissons au
guichet des inscriptions.
ORIENTATION
Les délégués doivent obligatoirement assister à la
séance d’orientation qui aura lieu le dimanche 10 avril
à 15 h 00 dans la salle du Conseil (Grand Ballroom,
niveau 7).
TENUE VESTIMENTAIRE
En raison de l’aspect professionnel de cette réunion,
les délégués devront s’habiller pour la circonstance et
en fonction des coutumes de leur pays.
CONTACTS
Services au Conseil (projets)
 +1-847-424-5267
[email protected]
Hébergement et inscription
 +1-847-866-3495
Fax : +1-847-556-2194
[email protected]
Notes de frais
Fax : +1-847-556-2193
[email protected]
Assurance
 +1-847-424-5245
Fax : +1-847-566-2147
[email protected]
RITS
 +1-847-291-5437
(vous pouvez appeler en PCV si vous vous trouvez en
dehors des États-Unis)
Numéro vert (États-Unis uniquement) :
+1-866-206-6269
[email protected]
QUESTIONS/RÉPONSES
Vous pourrez poser des questions de procédure à
l’issue de la séance d’orientation du 10 avril.
VISITE DU SIÈGE DU ROTARY
Une visite facultative est prévue le mercredi 13 avril.
Les bus quitteront l’hôtel Chicago Marriott Downtown
Magnificent Mile après le déjeuner. Le coût de la visite
est 25 dollars par personne. Consultez le formulaire
d’inscription pour plus de détails.
INTERPRÉTARIAT
Un service d’interprétariat sera fourni en anglais,
français, japonais, coréen, mandarin, portugais et
espagnol durant l’orientation et les séances.
ASSURANCE VOYAGE
Le Rotary fournit une assurance voyage à tous les
membres du Conseil voyageant aux frais du Rotary.
Les termes sont précisés en page 9.
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DÉPENSES ET NOTES DE FRAIS
Le Rotary remboursera uniquement les délégués
qui auront suivi la formation en ligne et assisté aux
séances de formation dispensées aux institutes.
Dans le cas contraire, et à moins d’une dispense du
président du Conseil, les délégués devront prendre en
charge leurs frais de déplacement.
Les informations suivantes s’appliquent aux délégués
dont les frais seront pris en charge par le Rotary. Pour
être remboursé, envoyez le formulaire officiel de note
de frais du Rotary dûment rempli et accompagné des
justificatifs requis. N’oubliez pas également d’adresser
le Formulaire de renseignements sur le destinataire
rotarien des fonds.
Consultez les Lignes de conduite relatives à l’envoi
de notes de frais si vous avez des questions. Des
informations supplémentaires sont également
disponibles sur Mon Rotary.
1. Dépenses remboursées :
–– Escales de nuit, approuvées préalablement par
le RITS et frais afférents
–– Chambre d’hôtel ( jusqu’à 80 dollars) pour les
vols internationaux avec une correspondance de
plus de sept heures (en journée) pourvu qu’elle
ait été réservée par le RITS et que des reçus sont
fournis
–– Trajet le plus économique entre votre domicile
et l’aéroport
–– Repas pendant le voyage vers le lieu du Conseil
–– Frais de visa et frais de déplacement pour son
obtention (le cas échéant)
–– Pressing (dans la limite du raisonnable)
–– Dîners pris durant la durée du Conseil ( jusqu’à
50 dollars/dîner)
–– Repas pendant le Conseil à l’exception de ceux
fournis par le Rotary (petit-déjeuner : jusqu’à
15 dollars ; déjeuner : jusqu’à 25 dollars)
–– Deux bagages en soute par personne sur
présentation d’un justificatif
N.B. : Les frais d’avion (ainsi que les frais de train
ou kilométriques de plus de 350 dollars) doivent
être approuvés préalablement par le RITS, faute de
quoi leur remboursement peut être rejeté ou réduit.
Aucune avance sur frais ne sera faite ; les dépenses
occasionnées seront remboursées sur présentation
des reçus.
2. Le Rotary règle les chambres et les repas
directement à l’hôtel (pourboires et taxes inclus).
Vous devrez vous acquitter à votre départ de l’hôtel
de toutes dépenses personnelles supplémentaires.
Tous les faux-frais apparaissant sur la note d’hôtel
doivent être réglés au moment du départ. L’hôtel
accepte les paiements par carte Visa, MasterCard,
American Express, Diners Club, Carte Blanche,
JCB, chèques de voyage ou en espèces (dollars
uniquement).
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3. Les faux-frais suivants sont non remboursables et
doivent être réglés à votre départ de l’hôtel :
–– Vêtements
–– Téléphone
–– Minibar
–– Films
–– Room service et repas autres que les dîners pris
durant le Conseil
–– Fitness center
–– Nettoyage des chambres si l’occupant y a fumé
–– Cadeaux et papier à lettre
–– Frais d’expédition
–– Frais de réception de colis
–– Dépenses relatives au prolongement du séjour à
titre personnel
4. Le Rotary ne remboursera pas :
–– Assurances complémentaires
–– Frais de téléphone. Le Rotary fournira des
cartes téléphoniques aux délégués en faisant la
demande.
–– Excédents de bagages
5. En cas de présence obligatoire à une autre
activité officielle pendant le Conseil, le Rotary
ne rembourse aucun frais supplémentaire de
restauration ou boissons.
6. L’accès Internet est gratuit dans les chambres et
dans la salle du Conseil pendant le Conseil.
7. Les billets d’avion achetés localement avec
l’autorisation du RITS seront remboursés au retour
du voyageur. Vous avez jusqu’au 14 juin 2016 pour
envoyer les documents requis à meetings.finance@
rotary.org.
8. Les délégués ont jusqu’au mardi 14 juin2016 pour
envoyer leur note de frais à meetings.finance@
rotary.org. Après cette date, aucun remboursement
ne sera effectué sauf circonstances exceptionnelles.
DIRECTIVES ET PROCÉDURES POUR
LES DÉPLACEMENTS
Le Rotary financera le billet aller-retour des délégués
au Conseil de législation 2016 éligibles. Il s’efforcera de
fournir l’itinéraire le plus direct et le plus économique
tout en respectant les directives décrites ci-dessous.
Le RITS se doit de suivre les directives du conseil
d’administration sur les déplacements qui visent à
faire réaliser des économies au Rotary International.
Les personnes désirant bénéficier d’un surclassement
doivent le faire à leurs frais et l’indiquer sur leur
demande de titre de transport. Avant l’émission
des billets d’avion, le RITS indiquera le coût
supplémentaire du surclassement qui devra être réglé
par carte bancaire.
Une surcharge de 15 dollars (vols intérieurs pour les
États-Unis) et de 35 dollars (vols internationaux) sera
appliquée aux demandes de déplacements personnels
avant ou après le Conseil de législation.
GÉNÉRALITÉS
1. Votre déplacement étant financé par le Rotary, il
vous incombe de respecter les lignes de conduite
suivantes conçues dans le but de réduire les frais,
tout en garantissant un confort raisonnable.
2. Vous devez soumettre une demande de titre de
transport électronique auprès d’une agence agréée
par le RITS.
3. Tout voyage financé par le Rotary ou la Fondation
Rotary est géré par une agence agréée par le RITS.
Les voyageurs peuvent demander l’autorisation
d’acheter leur billet eux-mêmes s’ils pensent
pouvoir bénéficier d’un meilleur tarif auprès
d’une agence non agréée. Dans ce cas, ils doivent
fournir au RITS, avant d’acheter un billet, leur
itinéraire, le numéro de vol, les heures de départ
et d’arrivée, la compagnie et le prix du billet. Ils ne
seront autorisés à acheter ce billet que si son prix
est inférieur d’au moins 100 dollars à celui proposé
par le RITS. Le RITS se réserve dans tous les cas
le droit de refuser son autorisation sur la base de
l’itinéraire, de la disponibilité des places et de la
compagnie sélectionnée par l’agence non agréée.
Si le voyageur est autorisé à acheter lui-même son
billet, il doit envoyer son itinéraire à rits@rotary.
org dès l’émission des titres de transport au risque
de ne pas être remboursé. Le billet sera remboursé
après le voyage et réception par les services RI
Meetings Finance des reçus et pièces justificatifs
([email protected]).
4. Les voyageurs autorisés à acheter leur billet
d’avion par l’intermédiaire de leur propre agence
de voyages doivent fournir au RITS (rits@rotary.
org) une copie de leur itinéraire final avec ligne
aérienne, numéro des vols aller et retour, dates et
heures au risque de ne pas se voir remboursés.
5. Le Rotary utilise les compagnies aériennes lui
accordant des tarifs préférentiels.
6. Les voyageurs doivent accepter une
correspondance ou une escale si cela permet de
réduire sensiblement le prix du billet.
7. Les aéroports offrant les meilleurs tarifs sont
utilisés dans la mesure où le transport terrestre
n’augmente substantiellement ni le coût total du
voyage, ni la durée des transports vers ou à partir
de ces aéroports.
8. L’utilisation de tout mode de transport autre que
l’avion est remboursée sur autorisation préalable
du RITS, à condition que le coût n’excède pas,
selon le RITS, celui d’un billet d’avion aller-retour.
9. Si aucune liaison aérienne n’existe, les voyageurs
seront remboursés sur la base du mode de
transport le plus économique.
10. La location de voitures de taille compacte ou
intermédiaire doit être pré-approuvée par le RITS.
Le Rotary ne rembourse pas le rachat de franchise
ou la souscription d’assurance individuelle
supplémentaire. Soumettre la demande en
utilisant le formulaire demande de titre de
transport du Conseil de législation.
11. Les billets obtenus dans le cadre d’un programme
de fidélité sont remboursés sur la base des
dépenses réelles (ex. : taxe d’aéroport).
12. Tout déplacement à titre personnel ajouté est à la
charge du voyageur.
13. Les miles accumulés dans le cadre de programmes
de fidélité pour les déplacements aux frais du
Rotary sont crédités au compte du voyageur.
14. Des dérogations peuvent être sollicitées par écrit
auprès du secrétaire général. Sont inéligibles :
a. Le choix d’une compagnie aérienne spécifique
pour bénéficier de son programme de fidélité
quand le Rotary peut obtenir des billets à coût
réduits ou bénéficier d’autres avantages sur
d’autres compagnies
b. Le choix d’une autre compagnie alors
que le Rotary doit remplir ses obligations
contractuelles à l’égard de compagnies
partenaires
Si vous avez des questions sur votre voyage à
destination du Conseil de législation, contactez le
RITS à Evanston.
RITS
Heures d’ouverture : 8 h 30 à 17 h 00 (heure locale)
E-mail : [email protected]
 +1-847-291-5437 (il est possible d’appeler en P.C.V.
en dehors des États-Unis)
Numéro vert pour les États-Unis : +1-866-206-6269
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RÉSERVATION DE VOTRE BILLET D’AVION
Adressez votre demande de titre de transport d’ici au 11 mars 2016. Les billets doivent être émis le 17 mars au plus
tard. Les noms sur les billets d’avion doivent absolument correspondre à ceux figurant sur le passeport.
Les formulaires remplis à la main ne seront pas traités.
INSTRUCTIONS
1. Ouvrez le formulaire. www.highroadsolution.com/file_uploader2/files/COL16TravelFormFR.pdf
2. Remplissez tous les champs. Contactez [email protected] si vous avez besoin d’assistance.
3. Sauvegardez le document sur votre ordinateur en utilisant votre nom de famille et votre district comme nom de
fichier (ex. : Dupont1760).
4. Adressez un e-mail à l’agence du RITS desservant votre pays (voir liste ci-dessous). Si aucune agence ne
dessert votre région, envoyez votre message à l’agence aux États-Unis.
5. Indiquez en objet COL16 suivi de votre nom de famille et de votre district (ex. : COL16 – DUPONT – 1760).
6. Mettez la demande de titre de transport en pièce jointe.
7. Envoyez l’e-mail.
Vous recevrez un accusé réception de la part du RITS.
AGENCES DE VOYAGES APPROUVÉES
PAR LE RITS
AMÉRIQUE CENTRALE ET AMÉRIQUE DU SUD
(SAUF BRÉSIL)
Jeffrey Gonzalez, BCD Travel
Ultra Park 2
Building #1
Lagunilla, Heredia
Costa Rica
 506-2562-7555
[email protected]
Hors heures de bureau
 +506 2562-7555
[email protected]
AUSTRALIE & NOUVELLE ZÉLANDE
Griselda Quaggin, BCD Travel
Level 8, 400 Queen Street,
Brisbane, QLD 4000
Australie
 07-3229-3511
Fax : 07-3221-6604
[email protected]
Hors heures de bureau
En dehors d’Australie : 61-2-8080-7477
En Australie : 1800-232-118
BRÉSIL
Helena K Vassilnenko,
Flytour American Express Business Travel
Avenida Juruá, 641
Alphaville, Barueri, SP
Brésil
 55-11-4502-2613
Fax : 55-11-4502-2625
[email protected]
Hors heures de bureau
 55-11-4506-7766
Autres régions du Brésil : 4004-0007
São Paulo : 4706-77-66
INDE
Bejoy Samuel, RI South Asia Office
Thapar House
2nd Floor, Central Wing
124, Janpath
New Delhi, 110 001
Inde
 91-11-43613838 & 42250156
Fax : 91-11-42250191/92
[email protected]
Hors heures de bureau
91-11-43613838
7
JAPON
PHILIPPINES
CORÉE DU SUD
ÉTATS-UNIS
Yoshifumi Kamifuji
Tonichi Travel Service (TNK)
Rotary Section
Tsukiji KY Bldg. 4th Flr
4-7-5 Tsukiji, Chuo-ku
Tokyo 104-0045
Japon
 81-3-5148-1730
Fax : 81-3-5148-1827
[email protected]
Hors heures de bureau
 81-90-1799-2736
Krissa Yoon, BCD Travel
14F Officia B/D
163, Shinmunro, 1 Ga
Jongro-Gu, Séoul
Corée du Sud
 82-2-3276-2212
Fax : 82-2-399-5566
[email protected]
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Celine
The Baron Travel Corporation
Ground Floor, Cityland 10 (Tower 2)
6817 Ayala Avenue North corner dela Costa
Street
Salcedo Village, Makati City
Philippines
 632-817-4926
Fax : 632-819-2993
[email protected]
Hors heures de bureau
 63-927-8754884
BCD Travel
Rotary International
1560 Sherman Ave. 16NW
Evanston, IL 60201-3698
États-Unis
 +1-866-206-6269 ou +1-847-291-5437
[email protected]
Hors heures de bureau
 +1-847-291-5437 (appel en PCV en dehors des
États-Unis)
PRÉSENTATION DE L’ASSURANCE
Les membres du Conseil sont couverts par une
assurance voyage lors de leur déplacement au Conseil
de législation, et cela pour la durée de la réunion.
La couverture inclut le décès et les mutilations
accidentelles, l’évacuation sanitaire d’urgence, le
rapatriement du corps et l’assistance en voyage.
Les frais médicaux et la perte des effets personnels
sont remboursés uniquement lorsqu’ils sont encourus
en dehors du pays où l’assuré est domicilié.
Carte d’assuré. Vous trouverez page 10 une copie de
votre carte d’assuré. Veuillez l’avoir sur vous lorsque
vous vous rendrez au Conseil. Elle vous sera demandée
en cas d’accident ou de maladie. Vous y trouverez
également les numéros d’Europ Assistance à appeler
en cas d’urgence.
Garanties (assujetties aux modalités du contrat) :
• Couverture médicale. Jusqu’à 500 000 dollars
lorsque vous vous trouvez en dehors du pays où
vous êtes domicilié. Aucune couverture n’est
fournie lorsque vous voyagez dans votre pays.
• Décès et mutilations accidentelles. Jusqu’à
250 000 dollars.
• Rapatriement du corps/Évacuation sanitaire.
Cette couverture est disponible lorsque vous vous
trouvez à au moins 100 miles (160 kilomètres)
de votre domicile. Ne prenez aucune disposition
avant d’avoir reçu l’autorisation préalable d’Europ
Assistance.
• Évacuations en cas de catastrophe naturelle
ou pour raison de sécurité. Cette couverture est
disponible lorsque vous vous trouvez en dehors du
pays où vous êtes domicilié. Aucune couverture
n’est fournie lorsque vous voyagez dans votre pays.
Ne prenez aucune disposition avant d’avoir reçu
l’autorisation préalable d’Europ Assistance.
• Perte d’effets personnels. Jusqu’à 10 000 dollars.
Les appareils électroniques ne sont pas couverts.
• Services d’assistance fournis par Europ
Assistance USA 7 jours/7, 24 h/24. Appelez le
numéro figurant sur votre carte d’assuré.
• Extension pour voyage à titre personnel.
Ce contrat vous fournit gratuitement une
couverture supplémentaire valable sept (7) jours
avant ou après le Conseil.
Formulaire de déclaration de sinistre. En cas
de maladie, d’accident ou de perte, vous devrez
remplir un formulaire de déclaration de sinistre et
l’envoyer accompagné de tous les justificatifs à la
compagnie d’assurance AXIS Insurance Co. à l’adresse
indiquée sur le formulaire. Vous pouvez obtenir ce
formulaire sur place auprès du bureau du Conseil ou
en contactant le service Risk Management du Rotary
([email protected] ou  +1-847-866-5245). Nous
vous encourageons à conserver des photocopies de
toutes les correspondances et de tous les documents
envoyés.
Informations complémentaires et questions.
Veuillez contacter le service Risk Management du
Rotary pour plus de détails sur l’assurance voyage
([email protected] ou  +1-847-866-5245).
9
CARTE D’ASSURÉ
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LISTE DE CONTRÔLE
À RENVOYER DÛMENT REMPLI D’ICI AU VENDREDI 29 JANVIER 2016
PAR E-MAIL À [email protected]
Formulaire d’inscription et de réservation de chambre d’hôtel
pour membres votants et non votants...........................................................................................................page 13
OU
Formulaire d’inscription pour les observateurs..................................................................................page 17
PAR E-MAIL À [email protected] OU [email protected]
OU FAX : +1-312-245-6912
Formulaire d’extension de séjour (le cas échéant) www.highroadsolution.com/file_uploader2/files/
COL16ExtendedStayForm_fr.pdf
À RENVOYER DÛMENT REMPLI D’ICI AU VENDREDI 11 MARS 2016
PAR E-MAIL À VOTRE AGENCE DU RITS (VOIR PAGES 7 ET 8)
Demande de titre de transport – Conseil de législation 2016
À RENVOYER DÛMENT REMPLI D’ICI AU MARDI 14 JUIN 2016
PAR E-MAIL À [email protected]
Formulaire de note de frais
PAR E-MAIL À [email protected]
Formulaire de renseignements sur le destinataire rotarien des fonds
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FORMULAIRE D’INSCRIPTION ET DE
RÉSERVATION DE CHAMBRE D’HÔTEL POUR
MEMBRES VOTANTS ET NON VOTANTS
À renvoyer d’ici au vendredi 29 janvier 2016.
Contactez [email protected] si vous avez des questions.
Méthodes pour s’inscrire :
1. Inscription en ligne avec confirmation immédiate (délégués uniquement) https://www.rotary.org/myrotary/fr/
exchange-ideas/events/council-legislation
2. Envoyer votre formulaire par e-mail à [email protected] ou par fax au +1-847-556-2194.
Les formulaires remplis à la main ne seront pas acceptés. Une confirmation sera envoyée par e-mail. Pour votre
protection, les formulaires contenant des informations de paiement ne seraont pas accpetés par e-mail.
INFORMATIONS ROTARIENNES
Veuillez fournir ces informations telles que vous souhaitez les voir apparaître sur votre badge.
NOM
PRÉNOM ET INITIALE DU 2e PRÉNOM
CLASSIFICATION
ROTARY CLUB & PROVINCE (Canada)
PRÉNOM POUR LE BADGE
DISTRICT
PAYS
Venez-vous avec un accompagnant ?
Oui Non. Si oui, fournissez les informations ci-dessous
NOM
PRÉNOM ET INITIALE DU 2e PRÉNOM
PRÉNOM POUR LE BADGE
CLASSIFICATION/ANCIENNE CLASSIFICATION (ROTARIENS UNIQUEMENT)
DISTRICT
ROTARY CLUB (ROTARIENS) OU VILLE DE RÉSIDENCE PAYS
(NON-ROTARIENS) ET PROVINCE (Canada)
COORDONNÉES
L’adresse ci-dessous doit être celle où vous recevez votre courrier rotarien, y compris le magazine The Rotarian le
cas échéant. Les changements indiqués ci-dessous seront reflétés dans nos dossiers.
ADRESSE/BOÎTE POSTALE
VILLE, PROVINCE (le cas échéant)/CODE POSTAL
PAYS
TÉLÉPHONE (bureau) (indiquer tous les indicatifs)
FAX (indiquer tous les indicatifs)
E-MAIL (obligatoire)
PERSONNE À CONTACTER EN CAS D’URGENCE (OBLIGATOIRE)
En cas d’urgence, prière de contacter :
PRÉNOM ET NOM
TÉLÉPHONE (indiquer les indicatifs)
LANGUE
Indiquer « 1 » à côté de la langue que vous souhaitez utiliser durant le Conseil. Indiquer « 2 » à côté d’une langue que vous
parlez également couramment.
Anglais Français Japonais Coréen APPAREIL MOBILE
Mandarin Apporterez-vous un appareil mobile pour suivre le Conseil ? Oui
Portugais Espagnol
No
CARTES TÉLÉPHONIQUES
Ces cartes sont fournies si les délégués en font la demande.
Je souhaite obtenir une carte téléphonique
13
HÔTEL
Les délégués ont une chambre classique qui leur est réservée. Il sera impossible de tirer parti de programmes de
fidélisation/surclassement (ex. : Marriott Rewards) durant le Conseil. Un nombre restreint de chambres sera
disponible au Chicago Marriott Downtown Magnificent Mile avant le samedi 9 avril ou après le vendredi
15 avril. Si vous souhaitez réserver une chambre d’hôtel avant ou après le Conseil, veuillez remplir le Formulaire
d’extension de séjour. Le RITS ou son agence agréée confirmera vos dates d’arrivée et de départ ainsi que vos dates
réservées à l’hôtel lorsque vous effectuez vos réservations d’avion.
Veuillez indiquer votre préférence : Chambre à un lit Chambre à deux lits
DATE D’ARRIVÉE
DATE DE DÉPART
DISPOSITIONS PARTICULIÈRES
Pour permettre à l’hôtel de respecter les dispositions de l’Americans with Disabilities Act, nous vous demandons, si
besoin est, d’indiquer ci-dessous les dispositions à prendre pour votre accueil :
Chambre avec douche adaptée
Chambre avec baignoire aménagée
Documents imprimés en Braille
Je viens avec mon fauteuil roulant/scooter personnel
Chambre avec baignoire/douche et toilettes aménagées
Chambre avec téléphone pour malentendants et quipé
d’une alarme visuelle
Fauteuil roulant/scooter
Autre (veuillez préciser) :
REPAS
Les conditions pour les repas des délégués sont décrites dans cette brochure. Le Rotary ne fournit pas de repas aux
accompagnants qui peuvent néanmoins souscrire au forfait. Indiquez le choix de votre accompagnant ci-dessous.
Les tickets-repas ne seront pas vendus sur place. Le service et les taxes sont inclus dans le prix. Les changements
et annulations doivent être communiqués par écrit le vendredi 1er avril au plus tard. Cinquante (50) dollars seront
retenus pour frais de dossier pour toute annulation (inscription, classeur, repas). Les inscriptions, classeurs et
tickets-repas ne sont pas transférables.
Mon accompagnant :
Participera au forfait avec petits-déjeuners et déjeuners (340 dollars)
Observera le Conseil, ce qui inclut un classeur des projets, une place réservée et l’équipement pour
l’interprétation (150 dollars)
Régime alimentaire particulier:
Délégué
Diabète Sans gluten Halal Sans viande rouge Sans porc Sans crustacés Sans poisson Végétarien
Allergies Diabète Sans gluten Halal Sans viande rouge Sans porc Sans crustacés Sans poisson Végétarien
Allergies :
Autres dispositions :
VISITE DU SIÈGE
Je participerai à la visite (25 dollars)
Mon accompagnant participera à la visite (25 dollars)
14
PAIEMENT
Total :
dollars US
Visa MasterCard American Express Discover JCB
NUMÉRO DE CARTE
DATE D’EXPIRATION
NOM DU TITULAIRE TEL QU’IL APPARAÎT SUR LA CARTE
SIGNATURE DU TITULAIRE
CRYPTOGRAMME
Les paiements par chèque doivent être tirés sur une banque américaine, libellés en dollars US, joints à ce
formulaire et envoyés à Rotary International, 14244 Collections Center Drive, Chicago, IL 60693, États-Unis.
SIGNATURE
Je m’engage à respecter les règles et les conditions de participation listées dans cette brochure. L’envoi électronique de
ce formulaire constitue une signature.
SIGNATURE (l’envoi de ce formulaire par e-mail fait office de signature)
DATE
PRÉNOM ET NOM
DISTRICT
15
FORMULAIRE D’INSCRIPTION POUR
OBSERVATEURS
À renvoyer d’ici au vendredi 29 janvier 2016 par fax au +1-847-556-2194. Contactez ri.registration@
rotary.org si vous avez des questions.
Les formulaires remplis à la main ne seront pas pris en compte. Une confirmation vous sera adressée par e-mail.
INFORMATIONS ROTARIENNES
Veuillez fournir ces informations telles que vous souhaitez les voir apparaître sur votre badge.
NOM
PRÉNOM ET INITIALE DU 2e PRÉNOM
PRÉNOM POUR LE BADGE
CLASSIFICATION
ROTARY CLUB & PROVINCE (Canada)
DISTRICT
PAYS
COORDONNÉES
L’adresse ci-dessous doit être celle où vous recevez votre courrier rotarien, y compris le magazine The Rotarian le
cas échéant. Les changements indiqués ci-dessous seront reflétés dans nos dossiers.
ADRESSE/BOÎTE POSTALE
VILLE, PROVINCE (le cas échéant)/CODE POSTAL
PAYS
TÉLÉPHONE (bureau) (indiquer tous les indicatifs)
FAX (indiquer tous les indicatifs)
E-MAIL (obligatoire)
PERSONNE À CONTACTER EN CAS D’URGENCE (OBLIGATOIRE)
En cas d’urgence, prière de contacter :
PRÉNOM ET NOM
TÉLÉPHONE (indiquer les indicatifs)
LANGUE
Indiquer « 1 » à côté de la langue que vous souhaitez utiliser durant le Conseil. Indiquer « 2 » à côté d’une langue
que vous parlez également couramment.
Anglais Français APPAREIL MOBILE
Japonais Coréen Mandarin Apporterez-vous un appareil mobile pour suivre le Conseil ? Oui
Portugais Espagnol
No
DISPOSITIONS PARTICULIÈRES
Pour permettre à l’hôtel de respecter les dispositions de l’Americans with Disabilities Act, nous vous demandons,
si besoin est, d’indiquer ci-dessous les dispositions à prendre pour votre accueil :
Documents imprimés en Braille
Fauteuil roulant/scooter.
Je viens avec mon fauteuil roulant/scooter personnel.
Autre (veuillez préciser) :
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REPAS
Le Rotary ne fournit pas de repas aux observateurs qui peuvent néanmoins souscrire au forfait. Indiquez votre
choix ci-dessous. Les tickets-repas ne seront pas vendus sur place. Le service et les taxes sont inclus dans le prix.
Les changements et annulations doivent être communiqués par écrit le vendredi 1er avril au plus tard. Cinquante
(50) dollars seront retenus pour frais de dossier pour toute annulation (inscription, classeur, repas). Les
inscriptions, classeurs et tickets-repas ne sont pas transférables.
Je participerai au forfait avec petits-déjeuners et déjeuners (340 dollars)
Régime alimentaire particulier:
Diabète Sans gluten Halal Sans viande rouge Sans porc Sans crustacés Sans poisson Végétarien
Allergies :
Autres dispositions :
VISITE DU SIÈGE DU ROTARY
Je participerai à la visite (25 dollars)
PAIEMENT
Total : 150 USD (frais d’observateur) +
USD (repas/visite du siège optionnels) =
USD
Visa MasterCard American Express Discover JCB
NUMÉRO DE CARTE
DATE D’EXPIRATION
NOM DU TITULAIRE TEL QU’IL APPARAÎT SUR LA CARTE
SIGNATURE DU TITULAIRE
CRYPTOGRAMME
Les paiements par chèque doivent être tirés sur une banque américaine, libellés en dollars US, joints à ce
formulaire et envoyés à Rotary International, 14244 Collections Center Drive, Chicago, IL 60693, États-Unis.
SIGNATURE
Je m’engage à respecter les règles et les conditions de participation listées dans cette brochure. L’envoi électronique de
ce formulaire constitue une signature.
SIGNATURE (l’envoi de ce formulaire par e-mail fait office de signature)
DATE
PRÉNOM ET NOM
DISTRICT
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