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La firme de conseil Candlewest gère ses propres
ressources avec le système Tenrox
GROS PLAN
SOCIÉTÉ :
Candlewest Systems
Group
Kate Watson, Contrôleuse
INDUSTRIE :
Progiciels de gestion
intégrés
RÉGION :
Canada - Échelle
nationale
SOLUTION :
Tenrox Project Workforce
Management
- Modules temps et
dépenses, comptabilité
des coûts et des revenus,
planification du personnel
INTÉGRATION :
Intégration vers Microsoft
Dynamics GP et Microsoft
Dynamics CRM
« Le système offre
des avantages tels
qu’il facilite le travail
de tout un chacun ».
Kate Watson,
Contrôleuse
Candlewest Systems
Group
Le problème : Améliorer
simultanément l’efficacité
opérationnelle et la convivialité
pour les consultants dans le
domaine.
En tant qu’entreprise de conseil dans le
domaine des progiciels de gestion intégrés dont
la clientèle est en croissance exponentielle au
Canada, Candlewest Systems Group s’est
retrouvée avec un système de gestion du
temps qui n’arrivait pas à suivre le nombre
croissant de ses clients et de ses consultants.
En sa qualité de revendeur des produits
Microsoft Dynamics GP et de Syspro,
l’entreprise a mis au point sa propre application
dans les premiers jours qui ont suivi son entrée
sur le marché mais à un certain point elle s’est
rendue compte que son système avait atteint
ses limites.
« Notre système était dépassé par notre forte
croissance » admet Kate Watson, contrôleuse
de Candlewest. « Les consultants qui devaient
travailler avec plusieurs clients à la fois avaient
de la difficulté à consigner leurs heures de
travail parce que les créneaux horaires étaient
très restreints. Nous avions également des
problèmes administratifs puisque les rapports et
champs de notes étaient limités et ne
s’intégraient pas avec Dynamics GP. » Par
conséquent, il fallait saisir à nouveau les
données manuellement dans le système
comptable de l’entreprise, ce qui occasionnait
une perte de temps considérable.
Nécessité de flexibilité accrue et
d’une meilleure production de
rapports
Comme les projets à prendre en charge allaient
grandissant en nombre et en complexité, il était
devenu clair que la rigidité de l’ancien système
allait poser problème. En effet, il était dénué de
fonctions permettant l’approbation des
© Tenrox 2008
soumissions par l’encadrement supérieur de
sorte que les gestionnaires devaient passer
leur temps à ajuster constamment leurs propres
données ou à rejeter les entrées de temps qui
leur étaient acheminées par les
administrateurs. Cet incessant va-et-vient
rendait très difficile la production de rapports
précis ou l’élaboration de projections fiables.
Avec cette carence, c’est la réputation même
de la qualité du service offert par Candlewest
qui était en jeu.
Finalement, Candlewest en est arrivée à la
conclusion que la mise à niveau du système
interne serait trop coûteuse et a approché
plusieurs clients confrontés à la même situation
pour recueillir leurs suggestions. Compte tenu
des riches fonctionnalités dont il dispose (dont
la flexibilité en matière de génération de
rapports) et de l’appui enthousiaste de la part
des entreprises clientes, Candlwest a jeté son
dévolu sur le logiciel Tenrox.
Intégration fluide, convivialité et
avantages tangibles
D’après Kate Watson, l’implémentation s’est
déroulée de façon tout à fait douce, facilitée, il
est vrai, par la cohérence entre les différents
modules. « Nous avons bénéficié d’un système
de test sur lequel une équipe administrative a
effectué les essais pilotes et qui a ensuite été
mis en œuvre pour le compte des consultants »
affirme-t-elle.
En plus d’améliorer le circuit d’approbation et
de simplifier le processus d’ajout et de
suppression des projets, le système Tenrox
comporte, selon Kate Watson, les avantages
suivants :
• Les gestionnaires peuvent maintenant
vérifier toutes les feuilles de temps du
personnel sur une seule fenêtre, incluant
les jours de congés de maladie et de
vacances, chose qui leur permet de faire
un meilleur suivi des ressources.
• Les données Tenrox sont directement
exportées vers Microsoft Dynamics GP,
ce qui représente un gain d’un jour et
demi en termes de saisie des heures et
d’élimination des erreurs manuelles.
• Les rapports d’utilisation des consultants
ne sont plus créés manuellement sur des
feuilles de calcul Excel mais générés par
l’application Tenrox, soit un gain de temps
qui se chiffre à quatre heures par
semaine.
• Une interface intuitive a réduit le nombre
de feuilles de temps soumises
tardivement par les consultants.
• Étant donné que les informations
détaillées sont exportées vers Microsoft
Dynamics GP, les revenus peuvent être
attribués à des projets et consultants
spécifiques.
« Le système offre des avantages tels qu’il
facilite le travail de tout un chacun » poursuit
Kate Watson.
Futurs plans
Après avoir réalisé un tel rendement efficace en
matière de gestion de projets et de
comptabilité, Candlewest espère exploiter le
système Tenrox pour améliorer d’autres
compartiments. En effet, elle projette de mettre
en œuvre d’autres modules tels que la saisie
des dépenses, la CRM, la planification des
ressources et la gestion des processus.
Voici ce que Aaron Patton, consultant principal
en infrastructures, dit de Tenrox: « Grâce à
l’application Tenrox je peux maintenant
consigner mes heures de travail plus
rapidement et recevoir à temps mes feuilles de
temps les lundis matin. Sachant qu’un projet de
CRM point à l’horizon, je suis curieux de voir de
quoi ce système est encore capable. »
Pour de plus amples informations sur les
solutions Tenrox de gestion des effectifs de
projets, veuillez visiter la page
www.tenrox.com/fr ou appeler le 877-483-6769.
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