Préparer une Assemblée Générale ordinaire

Dossier 1
Préparer une Assemblée
Générale ordinaire
Nous
inaugurons
dans ce
numéro
une série
de dossiers
destinés
à faire le
tour d’une
question
touchant à
l’animation
de notre
rése au
CMR . Ces
4 pages
peuvent
être
détachées
pour être
conser vées
ensemble.
L
’Assemblée Générale (AG) est un
Le règlement intérieur, s’il existe, prétemps pour vérifier l’adéquation
cise l’application des statuts. Ils sont
entre les activités et
déposés en préfecture.
l’objet social de l’associa- Convoquée
Si les statuts ne correspontion. La loi n’oblige à rien
au moins une dent plus au fonctionneen matière d’organisation
ment de votre fédération,
fois
par
an,
de l’AG, mais l’usage veut
vous avez deux solutions :
qu’elle soit convoquée l'Assemblée
soit revenir au fonctionnechaque fois que l’intérêt Générale est
ment décrit dans ceux-ci,
de l’association l’exige et
soit modifier les statuts (en
un
moment
au moins une fois par an.
général lors d’une AG exC’est un moment de bilan, de bilan, de
traordinaire). Certains stade renouvellement, de dé- renouveltuts de fédérations peuvent
cision et de perspectives.
être en contradiction avec le
lement, de
Les modalités d’organisation
contenu de notre dossier.
sont généralement préci- décision et de
sées dans les statuts et vous perspecti ves. NB : Les associations dites
trouverez dans ce dossier
de loi 1908 (uniquement
quelques éléments pour vous aider
en Alsace et Moselle) ont quelques
dans la mise en œuvre.
particularités que nous n’aborderons pas ici.
1) Les statuts
Document de référence par excellence
pour la vie de l’association, ils fixent le
cadre de l’association.
Il n’existe pas de loi précisant le contenu des statuts, ils ne doivent cependant pas être en contradiction avec
les principes républicains et comporter obligatoirement :
• le siège social, lieu où est consultable
le registre spécial, relevé des décisions
importantes (choix des dirigeants, délégations de pouvoirs...) ;
• le but, ou objet, de l’association ; les
moyens mis en œuvre (entre autres la
collecte de fonds) doivent servir à atteindre ce but ;
• d’une manière générale toutes les
informations requises pour le dépôt
en préfecture.
2) Le déroulement
de l’AG
Voici les principales étapes qui
constituent l’AG :
• le rapport moral du président ;
• le rapport d’activité ;
• le rapport financier du trésorier ;
• les élections au conseil d’administration, si nécessaire ;
• le rapport d’orientation ;
• le budget prévisionnel.
Durant l’AG, les participants peuvent
être plus ou moins associés, par le
vote des différents rapports et également par la mise en place de temps
de débat.
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3) Préparer l’AG
Préparer une Assemblée Générale ordinaire
A. Le renouvellement
des responsables
• Le président : il représente l’associa-
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tion et a la responsabilité d'employeur
quand il y a des salariés. En cette qualité, il passe des contrats, des conventions, agit en justice, etc. en accord avec
le bureau et dans certains cas, l’AG.
• Le trésorier : il gère les comptes de
l’association. il ne peut engager les
biens de l’association sans l’accord du
bureau.
• Le secrétaire : il a la responsabilité
du registre et de la rédaction des procès verbaux obligatoires pour toute
réunion statutaire (bureau, conseil
d’administration, assemblée générale, ...). C’est lui qui adresse les convocations, les rappels de cotisations.
L’élection de ces trois personnes doit
être déclarée en préfecture et figurer
dans le registre de l’association. Plus
largement, le bureau, qui peut être
composé aussi d’un vice-président,
et même de simples membres, est le
garant de la santé morale et financière de l’association.
Certaines fédérations ont un Conseil
d’Administration, un comité d’animation, des commissions, ... Ces « sections » ont pour objet d’aider le bureau
et peuvent parfois avoir des pouvoirs
délibératifs fixés dans les statuts et/ou
le règlement intérieur.
Qui appeler, comment appeler ?
L’appel à la responsabilité a un sens particulier au mouvement. Non pas que
nous soyons les seuls à pratiquer l’appel, mais l’appel à la responsabilité peut
faire référence aux Évangiles (appel des
disciples...) et est l’occasion de mettre
en œuvre la formation permanente des
membres de l’association, une des bases de l’éducation populaire.
L’appel à la responsabilité ne saurait se
pratiquer le jour de l’AG. Si la fédération
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peut s’y prendre longtemps à l’avance,
la période de transition et de changement ne peut être que plus efficace.
L’appel sera abordé dans le dossier
n°2 : « Les responsabilités fédérales et
nationales ».
B. Les convocations,
les invitations
Le président de l’association convoque
l’ensemble des membres et il peut également inviter des partenaires de l’association ainsi que des sympathisants.
Les délais et procédures de la convocation sont généralement précisés dans
les statuts. Il faut cependant porter attention à quelques éléments :
• Notifier sur l’invitation le lieu (si besoin y adjoindre une carte), la date,
l’heure et l’ordre du jour de l’AG
• Prévoir un document pour que les
adhérents qui ne peuvent pas participer à l’AG puissent donner pouvoir par
écrit à un autre membre.
Le jour de l’AG, prévoir une feuille
avec un tableau pour l’émargement
des participants ainsi qu’une liste des
personnes excusées et des partenaires présents.
C. Le rapport moral
Le rapport moral est du ressort du président lui-même. Il a pour but de :
• présenter le chemin parcouru depuis
la dernière Assemblée Générale ;
• faire part de l’état d’esprit, ou du moral de l’association ;
• expliquer les opportunités ou les
difficultés qui expliquent la fidélité
ou l’écart avec le précédent rapport
d’orientation.
• donner des pistes pour le rapport
d’orientation
D. Le rapport d’activité
Il évalue davantage la « pratique » de
l’association.
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Que peut-on précisément
évaluer ?
Les premiers éléments à évaluer
sont les activités de la fédération elle-même (repas, soirées débats, formations, actions, travail de commission...), la participation à des temps
régionaux, nationaux, les partenariats locaux, ... mais aussi ce qui se
passe en équipe (thèmes abordés,
actions menées, accompagnement,
animation, fondation).
Préparer une Assemblée Générale ordinaire
Comment l’évaluer ?
L’évaluation nécessite la mise en œuvre de certains outils : Procès verbaux
et comptes rendus de rencontres,
journal fédéral, fiche de bilan d’équipe, articles de presse, site internet, etc.
Il est souhaitable que ces outils soient
utilisés tout au long de l’année pour
aider les responsables dans la mise en
œuvre de leur mission.
L’évaluation peut faire l’objet d’un
temps de bilan avant l’AG. La fédération peut, par exemple, organiser une
rencontre avec des délégués d’équipes afin de partager les thèmes ou
sujet des équipes. Cette étape permet
d’inscrire l’équipe dans la dynamique
du CMR et la fédération dans la dynamique de l’équipe.
NB : Pensez à partager les moyens
d’évaluation et l’évaluation de votre
fédération avec l’ensemble du mouvement.
E. Le rapport financier
La comptabilité est une technique qui
a une quadruple fonction : contrôler,
constater, informer (le rapport financier), prévoir. En fonction de l’activité
de la fédération, vous pouvez établir :
Une comptabilité de trésorerie
en partie simple
Pour de petites fédérations (faible rentrée d’argent, aucune subvention, pas
de salarié), la comptabilité de trésore-
rie en partie simple revient à présenter l’état du livre des dépenses et des
recettes et l’évaluation de l’inventaire
en fin d’année. C’est la forme la plus
simple pour présenter les comptes.
Une comptabilité de trésorerie
en partie double
Pour les autres fédérations, la comptabilité en parties doubles demande des
connaissances techniques. En plus de
la tenue d’un livre des dépenses et des
recettes (partie gauche), on fait état de
la contrepartie comptable des recettes
et des dépenses (partie de droite).
Lors de l’AG, le trésorier doit présenter
le compte de résultat et le bilan.
Les comptes peuvent être approuvés
par deux vérificateurs ou contrôleurs
aux comptes, élus lors de la précédente AG. Ils parcourent le livre des
dépenses et des recettes et demandent à voir la contrepartie en pièces
comptables (factures). Ils autorisent
l’Assemblée Générale à donner quitus
au trésorier.
NB : Les questions purement financières (dont la cotisation des membres)
feront l’objet d’un prochain dossier :
« Gérer les finances de la fédération. »
F. Le rapport d’orientation
L’AG est l’occasion de définir des perspectives pour l’association. Les responsables de la fédération présentent
leurs souhaits quant à l’activité de
la fédération pour l’année à venir, au
vu de l’activité de l’année écoulée et
des moyens, tant humains que matériels, de l’association. Il doit prendre
en compte les équipes, commissions,
groupes de travail, les activités prévues au niveau fédéral. Les objectifs à
plus long terme de la fédération peuvent être inscrits dans le projet fédéral,
sujet d’un prochain dossier : « Rédiger
un projet fédéral ». Ce rapport est aussi
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l’occasion de mettre à contribution les
membres présents :
• en leur expédiant au préalable un
questionnaire
• en proposant un temps de débat
lors de l’AG
• en mettant en place tout type d’outils
participatifs (petits groupes, réactions
par écrit ...)
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G. Divers
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Le(s) montant(s) de cotisations peut
(peuvent) être fixé(s) par l’AG en référence aux statuts.
Certaines décisions ne peuvent être
prises qu’en AG et demandent un
nombre minimum de membres, aussi
relisez régulièrement vos statuts pour
vous assurez que vous êtes en conformité avec ce qui y est écrit.
L’ensemble des rapports pourra être
écrits avant l’AG et être rassemblés
dans un dossier. Ce dossier pourra :
• soit être adressé aux membres en
même temps que l’invitation
• soit être remis aux participants le
jour de l’AG.
Le jour de l’AG, pensez à inviter la presse pour valoriser l’activité et la vie de
l’association. Vous pouvez au préalable prévoir un communiqué de presse
ou un dossier de presse avec les informations importantes, en particulier
les noms des responsables ainsi que
les grandes lignes de votre bilan et
quelques perspectives possibles.
4) La
communication
après AG
Lors de l’AG, des décisions sont prises
par vote des membres présents. Elles
sont consignées sur le procès verbal
qui devra être expédié à la préfecture
de votre département. Vous devrez
également y joindre les coordonnées
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des membres des responsables qui
ont été élus.
Conservez également tous les documents de l’AG (invitation, liste d’émargement, dossier participant, coupures
de presse, etc). Ils seront une aide précieuse pour les responsables qui vous
succéderont.
5) Les outils
disponibles
Un modèle de statuts type est disponible au siège national si vous souhaitez
modifier vos statuts. Également sur le
site internet du CMR : www.cmr.asso.
fr dans l’espace réservé (code d’accès : cmrasso - mot de passe : 91230),
rubrique « Finances, Valorisation,
administration ».
Bibliographie :
• Créer son association, Les essentiels,
Éditions Milan
• Mémento Associations, fondations et
congrégations, Editions Francis Lefebvre
• Guide pratique des associations,
Jean Joho (auteur éditeur)
Sur internet :
• Contenu de la loi de 1901 :
www.legifrance.gouv.fr
• Site du gouvernement :
www.associations.gouv.fr
• A voir aussi :
www.guidon.asso.fr
Maintenant, à vous de jouer pour que
l'assemblée générale soit un temps de
bilan, de partage et de convivialité. n
Ce dossier a été réalisé
par Cyril Martin
Administrateur national
Membre de la commission axe 1
[email protected]