Attributions2011 : notice technique Fichier de saisie Excel

Enquête Attributions 2011
Notice technique relative au fichier de saisie
(Format Excel - Microsoft Office)
1 Présentation générale du fichier de saisie___________________________________________2
2 Activation des macro-commandes_________________________________________________3
2.1 Modifier les paramètres de sécurité des macros sous Excel 2003_____________________________3
2.2 Modifier les paramètres de sécurité des macros sous Excel 2007_____________________________3
2.3 Modifier les paramètres de sécurité des macros sous Excel 2010_____________________________4
3 Ergonomie du questionnaire_____________________________________________________5
3.1 Informations générales______________________________________________________________5
Protection du fichier...................................................................................................................................5
Lien vers la documentation.........................................................................................................................5
Navigation dans le questionnaire................................................................................................................5
3.2 Page d'accueil du questionnaire_______________________________________________________5
3.3 Répondre à l'enquête via les formulaires de saisie_________________________________________5
Choix du territoire renseigné......................................................................................................................5
Identification du code de la question..........................................................................................................6
Enregistrement des informations saisies.....................................................................................................6
Validation des saisies d'informations..........................................................................................................6
3.4 Répondre à l'enquête via le format « base de données »____________________________________7
1/7
1 Présentation générale du fichier de saisie
En Île-de-France, conformément à l’accord passé entre la Direction de l'habitat, de l'urbanisme et
des paysages (DHUP) et l’Observation du Logement Social (OLS) l’échelle de renseignement des
informations relatives aux attributions de logements locatifs sociaux demeure la commune.
Le renseignement des informations se fait sous le format Excel via le fichier de saisie
«Enquête Attributions_Fichier de saisie_Organismes.xls» envoyé aux organismes par les
services de l’État. Ce fichier est également téléchargeable sur le site Internet de la DRIHL
(http://www.drihl.ile-de-france.developpement-durable.gouv.fr/enquete-attributions-2011a1285.html).
Afin de faciliter la saisie, il est accompagné d'une documentation composée du présent document
(notice technique relative au fichier de saisie), de la maquette de l’enquête et de la notice pour
remplir le questionnaire (définitions et méthode de renseignement).
Afin d’alléger l’enquête, le questionnaire destiné aux organismes gérant des logements en Île-deFrance a été divisé en deux parties, l’une renseignée à l’échelle communale, l’autre à l’échelle
départementale. Les deux questionnaires doivent être renseignés.
Deux modes de saisie des informations sont proposés pour chaque questionnaire :
1. Les formulaires de saisie
Les formulaires de saisie (communal et départemental) se présentent sous la forme de tableaux,
chacun correspondant à une assiette spécifique (logements réservés/non réservés, parc existant au
1er janvier 2011/parc mis en service entre le 1er janvier et le 31 décembre 2011). Les données sont
automatiquement intégrées à la base de données via l’activation du bouton de validation prévu à cet
effet. En cas de besoin, l’organisme a la possibilité de modifier la dernière saisie en suivant les
indications. L’organisme devra saisir autant de formulaires que de communes (questionnaire
communal) et de départements (questionnaire départemental) dans lesquels il gère du patrimoine.
2. Les bases de données
Cette option permet de renseigner directement les tableaux bruts. Les variables (ou questions) y
sont disposées en colonne. Chaque ligne correspond à un territoire : l’organisme remplira une ligne
par commune (Base communale) et une ligne par département (Base départementale) dans lesquels
il gère du patrimoine
Un onglet d’identification devra être renseigné AVANT la première saisie d’informations. Il
permet d’identifier l’organisme répondant et donne des informations sur les modalités de
renseignement de l’enquête.
2/7
2 Activation des macro-commandes
En fonction des paramètres de sécurité définis sur le poste informatique utilisé pour la saisie, un
message Security Warning peut s’afficher à l’ouverture du fichier. Le message que vous recevez
indique que le fichier contient des macro-commandes. Pour accéder à l’ensemble des
fonctionnalités du fichier de saisie et assurer l’enregistrement des informations, l'utilisateur
doit impérativement activer ces macros.
2.1 Modifier les paramètres de sécurité des macros sous Excel 2003
A l’ouverture du fichier, cliquez sur « Activer les macros » dans le message de notification «
Security Warning »
Si aucun message de notification n’apparaît :
–
Dans le menu Outils, cliquez sur Options.
–
Cliquez sur l'onglet Sécurité.
–
Sous Sécurité des macros, cliquez sur Sécurité des macros.
–
Cliquez sur l'onglet Niveau de sécurité
–
Sélectionnez le niveau de sécurité à utiliser
2.2 Modifier les paramètres de sécurité des macros sous Excel 2007
Activez les macros via le message de notification qui apparaît à l’ouverture du fichier Excel.
Si aucun message de notification n’apparaît :
–
Cliquez sur le bouton Microsoft Office
–
Cliquez sur Centre de gestion de la confidentialité, sur Paramètres du Centre de gestion de
la confidentialité, puis sur Paramètres des macros.
–
Cliquez sur les options de votre choix
3/7
, puis cliquez sur Options Excel.
2.3 Modifier les paramètres de sécurité des macros sous Excel 2010
Activez les macros via le message de notification qui apparaît à l’ouverture du fichier Excel
Si aucun message de notification n’apparaît :
–
Sous l’onglet Développeur, dans le groupe Code, cliquez sur Sécurité des macros.
–
Dans la catégorie Paramètres de macro, sous Paramètres de macro, cliquez sur l’option
souhaitée.
Vous pouvez également accéder au Centre de gestion de la confidentialité dans la boîte de dialogue
Options. Cliquez sur l’onglet Fichier, sur Options, puis sur la catégorie Centre de gestion de la
confidentialité. Cliquez sur Paramètres du Centre de gestion de la confidentialité, puis que la
catégorie Paramètres des macros.
Pensez à rétablir vos paramètres de sécurité en fin d’utilisation du fichier.
4/7
3 Ergonomie du questionnaire
3.1 Informations générales
Protection du fichier
Afin de garantir le bon enregistrement des informations saisies, l’ensemble du fichier est protégé et
en lecture seule. Seules les cellules à renseigner sont modifiables.
Lien vers la documentation
Dans chaque onglet du fichier de saisie, des liens permettent d’ouvrir la documentation
nécessaire à la saisie des informations. Elle est composée du présent document (notice technique
relative au fichier de saisie), de la maquette de l’enquête et de la notice pour remplir le
questionnaire (définitions et méthode de renseignement).
Navigation dans le questionnaire
Afin faciliter la navigation à l’intérieur du fichier, les procédures ont été automatisées. La
navigation s’effectue par l’intermédiaire des boutons interactifs prévus à cet effet.
3.2 Page d'accueil du questionnaire
L'onglet d’identification doit être renseigné avant la première saisie d’informations. Il permet
d’identifier l’organisme répondant et donne des informations sur les modalités de renseignement de
l’enquête. Ces informations ne sont saisies qu’une seule fois pour un même organisme. Cette page
donne également accès à la documentation ainsi qu'aux modes de saisie des informations (boutons :
« Accéder au questionnaire communal », « Accéder au questionnaire départemental », « Accéder à
la base de données communale », « Accéder à la base de données départementale »).
3.3 Répondre à l'enquête via les formulaires de saisie
Choix du territoire renseigné
•
Questionnaire communal
Le choix de la commune s'effectue via le menu prévu à cet effet. Les premières lettres ou les
premiers chiffres du code INSEE doivent être saisis dans l'encadré « Choix de la commune ». En
fonction de cette saisie, une liste intuitive s'affiche progressivement dans l'encadré situé en dessous.
Après y avoir cliqué sur la commune souhaitée, le nom ou le code INSEE de celle-ci s'affiche dans
la cellule « commune renseignée ».
5/7
Questionnaire départemental
•
Le numéro du département doit être renseigné dans la cellule correspondante (codification à 2
chiffres).
Identification du code de la question
Lorsqu'une cellule est sélectionnée, un message indique la codification de la question renseignée.
Ce code permet de faire le lien avec la maquette du questionnaire et la notice pour remplir le
questionnaire.
Enregistrement des informations saisies
•
Bouton « Valider la saisie »
Après avoir renseigné un questionnaire (communal ou départemental), l'utilisateur doit
impérativement cliquer sur le bouton « Valider la saisie » présent en bas de questionnaire. Les
données seront alors automatiquement enregistrées dans la base de données correspondante
Bouton « Modifier ma dernière saisie »
•
Ce bouton donne accès à la sauvegarde temporaire de la dernière saisie effectuée. En cas d'erreur(s)
constatée(s) dans cette dernière, l'utilisateur a la possibilité de modifier les informations.
Bouton « Corriger la dernière saisie »
•
Ce bouton s'affiche dans la sauvegarde temporaire de la dernière saisie. Une fois celle-ci modifiée,
l'utilisateur doit impérativement cliquer sur ce bouton afin de corriger les informations
précédemment enregistrées. La correction des informations sera prise en compte dans la base de
données correspondante.
Validation des saisies d'informations
Après chaque enregistrement d'informations (cf. Enregistrer les informations saisies), un message
informe l'utilisateur de l'enregistrement de sa saisie et l'interroge sur la suite à donner.
L'utilisateur a alors trois possibilités :
–
renseigner le questionnaire communal : il sera alors redirigé vers le questionnaire communal
–
renseigner le questionnaire départemental : il sera redirigé vers le questionnaire
départemental
–
annuler : il sera redirigé(e) vers la page d'accueil (onglet d'identification)
6/7
3.4 Répondre à l'enquête via le format « base de données »
Le renseignement des informations pas l'intermédiaire des bases de données n'appelle pas de
commentaires particuliers.
Les variables (ou questions) y sont disposées en colonne. Les intitulés de colonnes précisent
l'intitulé de la question, l'assiette de référence ainsi que la codification correspondante.
Un code couleur permet de distinguer les questions relatives
–
à l'identification de l'organisme répondant et du territoire renseigné
–
au parc existant au 1er janvier 2011
–
au parc mis en service entre le 1er janvier 2011 et le 31 décembre 2011
Chaque ligne correspond à un territoire : l’utilisateur renseigne une ligne par commune (Base
communale) et une ligne par département (Base départementale) dans lesquels l'organisme
gère du patrimoine.
7/7