Guide technique

Guide technique - Arts Atlantic 2020-2121-22 novembre 2015
Votre contact logistique :
Dorothée MERLE
LA ROCHELLE EVENEMENTS
Quai Louis Prunier - BP 3106 – 17033 LA ROCHELLE
Cedex 1
Tel: 05 46 45 65 83 – Fax: 05 46 44 04 07
E--Mail : [email protected]
evenements.fr
Les horaires
Ouverture au public :
• Vendredi 20 novembre :17h00 - 22h00
• Samedi 21 novembre : 10h00 - 19h00
• Dimanche 22 novembre :10h00 - 19h00
Ouverture aux exposants :
• Vendredi 20 novembre : 8h00 - 22h00
8h00 - 17h00 : Montage
17h00
h00 - 22h30 : Nocturne
• Samedi 21 novembre : 9h45 - 19h15
• Dimanche
imanche 22 novembre : 9h45 - 22h00
Commissariat général : ouverture dès le vendredi 20 novembre à partir de
8h00.
L’accès à votre stand ne sera possible qu’après avoir retiré votre dossier au
commissariat général (guide de bienvenue, vos badges, infos pratiques…)
pr
Les temps
Les
tarifs forts
Nocturne
Le salon sera ouvert au public le vendredi jusque 22h. Conçue comme un vernissage géant, cette soirée, moment clé du salon,
sera placée sous le signe de la convivialité.
Les prix
Comme à chaque édition, le public pourra s’exprimer. Son coup de cœur gagnera un stand de 9m² pour l'édition 2017.
2017
Notre partenaire Lézard Créatif organisera les coups de cœur LEZARD et abonder en bons d’achats 3 prix.
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L’ accueil sur le salon
Montage, démontage, livraisons
Montage :
Vendredi 20 novembre de 8h00 à 17h00
Passage de la commission de sécurité à 16h00
Démontage :
Dimanche 22 novembre de 19h00 à 22h00.
Le port du badge nominatif est obligatoire, pour toute personne devant accéder à l’Encan.
Livraisons : l'accès des véhicules de livraison pour décharger vos œuvres se fait par l’accès Nord et Sud de la grande Halle
en coordination avec les services de la SAEM Espaces Congrès de la Rochelle.
Stationnement
Accès des abords de l’Espace Encan exclusivement lors du montage et du démontage.
Pour votre stationnement pendant le salon, nous vous proposons :
- Un parking gratuit, situé au bout du quai Louis Prunier – Place Moitessier
- Deux parkings payants : face à l’Encan ou face à l’Aquarium
Assurance et gardiennage
Chaque exposant est couvert pour sa responsabilité civile personnelle en tant qu’exposant, par l’intermédiaire du contrat
Responsabilité Civile de l’Espace Encan.
Ce contrat ne couvre pas les risques de vol ou de vandalisme. Il vous appartient si vous le désirez, de souscrire une garantie
séparée. La Rochelle Evénements vous invite à prendre contact avec votre assureur pour prendre une extension de votre
contrat annuel.
Conformément à l’article 3.3 du règlement de l’exposition, le service gardiennage sera assuré :
Vendredi 20 novembre : de 22h30 à 9h45
Samedi 21 Novembre : de 19h15 à 9h45
Badges
Le port du badge est obligatoire pour accéder au salon.
Vos badges sont à retirer dès votre arrivée, pendant le montage, au commissariat général.
Pour commander vos badges, il est impératif de compléter le document « demande de badge exposants »
p : 13
Restauration
Durant tout le salon, un espace de restauration sera à votre disposition.
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Votre emplacement
Liste des exposants et numéros de stands
Plan disponible ci-joint
Liste non exhaustive au 13.10.15
Votre hébergement
La Rochelle Evénements vous propose une sélection d'hébergements. Pour réserver, RDV sur le site
www.artsatlantic.com dans la rubrique Artistes et Galeries - Comment vous héberger ?
Disponibilités en ligne jusqu'au 30/10/15. Au delà de cette date, merci de prendre contact avec Tiffany BARBIER au
05 46 45 91 43.
Plan d'accès
ARTS ATLANTIC - du 20 au 22 Novembre 2015
DOSSIER TECHNIQUE
Règlement
-
Admissions
Sont admis à exposer au salon ARTS ATLANTIC de La
Rochelle, les galeries, associations et artistes
amateurs et professionnels ; peintres, sculpteurs,
designers, graphistes, poètes, plasticiens, graffeurs
mais aussi les technologies nouvelles appliquées à
l’art, les écoles d’art...sans que cette énumération
puisse être limitative.
Il est interdit aux artistes d’exposer des œuvres ne
leur appartenant pas et sans rapport avec les photos
présentées au Comité de sélection, ainsi que les
œuvres présentant un caractère pornographique,
politique ou desservant la bonne tenue de
l’exposition ainsi que les œuvres considérée comme
« artisanat d’art ».
Arts Atlantic est une exposition-vente. Le résultat des
ventes reviendra intégralement à l’exposant.
Le prix de vente devra être affiché ou
éventuellement, mentionné « Collection Privée » ou
« vendu » ou « réservé »
Tous les exposants sont dans l’obligation de fournir
un justificatif de leur situation juridique (Maison des
artistes, n° SIRET, Chambre de Métiers, Chambre de
Commerce).
Dans le cas où l’exposant ne pourrait fournir de
document, il ne pourra afficher de prix ni vendre ses
œuvres.
Date limite d’inscription
1er septembre 2015
Commission d’Admission
Toutes les demandes (artistes parrainés ou non,
galeries) seront soumises à la Commission
d’Admission qui procèdeà la sélection des dossiers.
La commission n’a pas pour vocation d’évaluer la
qualité du travail, elle veille à présenter un ensemble
cohérent au public ainsi qu’au respect de la crédibilité
de la manifestation. Elle statue sans être obligée de
motiver ses choix par courrier personnalisé.
La participation à une ou plusieurs éditions d’Arts
Atlantic n’entraîne pas une admission automatique
par la Commission d’admission pour la biennale
suivante.
Les décisions des organisateurs concernant les
admissions et la gestion des espaces seront sans
recours d’aucune sorte.
Modalité de paiement
Le paiement des redevances doit être effectué par
chèque à l’ordre de la SAEM LA ROCHELLE
EVENEMENTS.
Pour les artistes : le montant TTC doit être réparti en
2 chèques qui seront encaissés :
après acceptation du dossier puis le 25 septembre
2015.
Pour les entreprises : Le montant TTC sera réglé en
un seul chèque
Pour les exposants résidant à l’étranger, les
virements devront être fait au compte de la SAEM LA
ROCHELLE EVENEMENTS, au Crédit Agricole de La
Rochelle, code établissement : 11706 / code
guichet : 11034 / n° de compte 42160090000 / Clé
RIB : 85.
Refus ou annulation
Si le Comité Organisateur est amené à refuser une
inscription, l’intégralité des frais seront remboursés.
Annulation de la part de l’exposant et du parrain –
par lettre recommandée AR
Quels que soient la date et le motif : les droits
d’inscription restent acquis à l’organisateur.
Si l’annulation intervient après le 25 septembre
2015, la totalité de la participation reste acquise à la
SAEM LA ROCHELLE EVENEMENTS.
Le programme
- Le vendredi 20 novembre de 17h à 22h
- Le samedi 21 novembre de 10h00 à 19h00
-
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Le dimanche 22 novembre de 10h00 à 19h00
Les horaires définitifs seront confirmés dans le
dossier techniqueL’organisateur fixe les dates, les
horaires et le lieu de la manifestation. En cas de
forces majeures, les dates et le lieu peuvent être
modifiés.Tout projet spécifique d’animation (cocktail,
distribution publicitaire hors du stand…) doit être
soumis à un accord spécifique de la direction.
Emplacements
L’organisateur établit le plan de la manifestation et
effectue la répartition des emplacements en tenant
compte le plus largement possible des désirs
exprimés par les exposants, de la nature de leurs
articles, de la disposition du stand qu’ils se proposent
d’installer. Il se réserve le droit de modifier toutes les
fois qu’il jugera utile, l’importance et la disposition
des surfaces demandées par l’exposant.
Gardiennage
Un gardiennage de l’exposition sera assuré pendant
les heures de fermeture. Pendant les heures
d’ouverture, l’organisation décline toute
responsabilité concernant le vol. Les horaires seront
précisés dans le dossier technique, remis 1 mois
avant la manifestation.
Assurance
Chaque exposant est couvert pour sa Responsabilité
Civile personnelle en tant qu’exposant, par
l’intermédiaire du contrat Responsabilité Civile de
l’organisateur n°1905063004, souscrit auprès d’AXA
France.
Ce contrat ne couvre pas les risques de vol, de
vandalisme et de bris pouvant atteindre vos
marchandises, votre matériel ou vos installations,
pour lesquelles il vous appartient si vous le désirez,
de souscrire une garantie séparée.
Nettoyage
Le nettoyage des parties communes et des sols sera
assuré par l’organisation; le nettoyage du mobilier et
du matériel exposé restant à la charge des
exposants.
Cahier des Charges sécurité
Conformément aux obligations de l’organisateur de
manifestations et de ses exposants en matière de
sécurité (article T5 de l’arrêté du 11 janvier 2000),
un contrat individuel devra être complété et signé
par l’organisateur de manifestation et chacun des
exposants.
Les exposants sont tenus de connaître et de
respecter les mesures de sécurité imposées par les
pouvoirs publics ou éventuellement prises par
l’organisateur
Ce document sera remis dans le dossier technique
après acceptation du dossier.
Permanence
L’exposant s’engage à assurer une permanence sur
son stand pendant les heures d’ouverture du salon.
Exposition
La tenue des stands doit être impeccable. Les
emballages en vrac, les objets ne servant pas à la
présentation du stand doivent être mis à l’abri des
regards des visiteurs.
L’exposant ne peut présenter sur son emplacement
que des matériels, produits ou services énumérés
dans sa demande d’admission et acceptés par
l’Organisateur comme répondant à la nomenclature
de la manifestation. Il ne peut faire de publicité sous
quelque forme que ce soit pour des artistes non
exposants.
Si les exposants ou leurs agents ne sont pas présents
pour recevoir leur colis, l’organisateur pourra les faire
entreposer, déballer ou réexpédier d’office aux frais,
risque et périls des exposants.
Douanes
Il appartient à chaque exposant d’accomplir les
formalités douanières pour les matériels et produits
en provenance de l’étranger. L’organisateur ne
pourra être tenu responsable des difficultés qui
pourraient survenir lors de ces formalités.
Affichage – distribution et Animations
L’organisateur se réserve le droit exclusif de
l’affichage à l’intérieur de la manifestation. La
distribution d’imprimés ou d’articles publicitaires
n’est autorisée que sur les stands des exposants. Elle
ne sera en aucun cas autorisée dans les parties
communes de l’exposition et aux accès extérieurs.
Toute publicité lumineuse ou sonore, ainsi que toute
attraction, spectacle ou animation doivent être
soumis à l’agrément de l’organisateur qui pourra
d’ailleurs revenir sur l’autorisation accordée en cas
de gêne apportée aux exposants voisins, à la
circulation ou à la tenue de l’exposition.
Montage et démontage
Accrochage : Les exposants doivent prévoir clous et
vis pour accrocher leurs travaux sur les cloisons en
bois, et supports pour présentation des sculptures.
Le stand est équipé de branchement électrique Prévoir des rallonges et multiprises.
Montage : L’aménagement des stands devra
impérativement être terminé levendredi 20
novembre 2015 à 17h.
Démontage : Les exposants ne déménageront pas
leur stand avant la fin de la manifestation, même en
cas de prolongation de celle-ci.
Le démontage des stands sera autorisé le Dimanche
22 novembre 2015 à partir de 19h et jusqu’à 22h.
Nous dégageons toute responsabilité en cas de
vol sur les stands laissés sans surveillance lors
des périodes de montage et démontage.
Les exposants devront laisser les emplacements,
décors, matériel mis à leur disposition dans l’état où
ils les auront trouvés. Toutes détériorations causées
par leurs installations ou leurs marchandises, soit au
matériel, soit au bâtiment, soit enfin au sol occupé,
seront évaluées et mises à la charge des exposants.
Une fiche d’état des lieux sera remise à l’exposant, à
son arrivée. Les remarques concernant le matériel
mis à disposition devront être notifiées. Cette fiche
sera remise à l’accueil avant l’ouverture du salon.
Passé ce délai, l’exposant accepte le matériel dans
l’état.
Application du règlement
Toute infraction aux dispositions du présent
règlement entraînera l’exclusion immédiate de
l’exposant contrevenant, (en particulier, pour le
défaut d’assurance, la non-conformité de
l’agencement, le non respect des règles de sécurité,
la non occupation du stand, la présentation de
produits non conformes à ceux énumérés dans la
demande d’admission). L’organisateur se réserve le
droit de réclamer une indemnité à titre de réparation
des dommages moraux ou matériels ainsi entraînés.
Dans le cas de contestation, l’exposant s’engage à
soumettre sa déclaration au Comité d’Organisation
avant toute procédure.
La direction de la SAEM LA ROCHELLE EVENEMENTS
se réserve le droit d’annuler la manifestation si les
évènements de force majeure ou des cas fortuits l’y
contraignaient, sans indemnisations. Tout litige
relève de la seule compétence des Tribunaux de La
Rochelle
Colis et Marchandises
Chaque exposant ou son délégué, pourvoira au
transport, à la réception, à l’expédition de ses colis
ainsi qu’à la reconnaissance de leur contenu.
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DOSSIER TECHNIQUE
Document à retourner
Retour obligatoire avant le 30 octobre :
• Demande de badges......................................................................p 13
(En cas de non retour de demande de badges, nous éditerons 3 badges au nom de l'artiste.)
• Cahier des charges sécurité...........................................................p 14
• Attestation sur l'honneur................................................................p 18
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DOSSIER TECHNIQUE
Badges
Badge valable les 3 jours du salon – 3 badges exposants par stand.
Port du badge obligatoire pour toute la durée du salon.
Merci d’écrire lisiblement et en lettres capitales
PRENOM
NOM
1
2
3
Enseigne
Nous attirons votre attention sur le nom de l'enseigne. Le nom utilisé sera celui
qui est actuellement sur la liste sur le plan ci-joint. Nous vous remercions de
revenir vers nous avant le 30 octobre pour toutes modifications.
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DOSSIER TECHNIQUE
Cahier des charges sécurité
CAHIER DES CHARGES SECURITE
ENTRE L’ORGANISATEUR ET L’EXPOSANT
Manifestation : ARTS ATLANTIC
Date : 20 - 21- 22 NOV 2015
Lieu : ESPACE ENCAN, QUAI LOUIS PRUNIER 17000 LA ROCHELLE
Chargé de sécurité : HENRI GOMES TEL : 05 46 35 41 45
ZA LA CORNE NEUVE 17139 DOMPIERRE SUR MER
Entre
Et
L’organisateur du salon
L’exposant
La Rochelle Evénements
Quai Louis Prunier BP 3106
17033 LA ROCHELLE cedex 1
RAISON SOCIALE :
ADRESSE :
Représentée par Nathalie DURAND DESHAYES
en qualité de : Directeur Général Délégué
Représentée par :
en qualité de :
Préambule :
Conformément aux obligations de l’organisateur de manifestations et de ses exposants en matière de
sécurité (article T5 de l’arrêté du 11 janvier 2000), le présent contrat individuel doit être complété et
signé par l’organisateur de manifestation et chacun des exposants.
L’organisateur donnera une attestation avant la manifestation, au chargé de sécurité et à la SEM
Espaces Congrès de La Rochelle, exploitant de l’Espace Encan et du Forum des Pertuis, certifiant que
l’ensemble des exposants à signé ce cahier des charges.
A- CHARGE DE SECURITE
Le chargé de sécurité a notamment pour missions :
•
•
•
•
•
d’étudier avec l’organisateur de la manifestation le dossier d’aménagement général et de participer à la rédaction
du dossier de sécurité qui sera soumis à l’avis de l’administration
de faire appliquer par l’organisateur les prescriptions formulées par l’administration
de renseigner et conseiller les exposants sur les dispositions techniques de sécurité à prendre pour leurs
aménagements
de contrôler, dès le début du montage des stands et jusqu’à la fin de l’ouverture au public, l’application des
mesures de sécurité incendie
d’assurer une présence permanente pendant la présence du public sur le site de la manifestation
B- ORGANISATEUR
L’organisateur est notamment tenu de :
•
•
veiller à l’application des règles de sécurité dans l ‘ensemble des installations propre à la manifestation
notifier aux exposants les décisions de l’administration relatives au déclarations et autorisations adressées à celleci
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•
d’interdire, sur proposition du chargé de sécurité, l’exploitation des stands non conformes aux dispositions des
règlements de sécurité.
C – EXPOSANT
L’exposant doit adresser à l’organisateur, au plus tard un mois avant la date d’ouverture :
Les demandes d'autorisations particulières concernant :
. les machines, les moteurs thermiques ou à combustion, les lasers
. l'utilisation de matières dangereuses,
Les déclarations pour les installations comportant :
. des machines ou appareils en fonctionnement,
. une installation électrique supérieure à 100 kW,
. des gaz liquéfiés,
. des liquides inflammables.
Les documents afférents aux autorisations ou déclarations précitées doivent être
communiqués au chargé de sécurité.
Chaque responsable de stand doit tenir à la disposition du chargé de sécurité le Certificat de réaction
au feu des matériaux utilisés pour l'aménagement de son stand.
Seuls les procès verbaux émanant de laboratoires agréés français sont acceptés.
Les aménagements doivent être achevés au moment de la visite de réception par le chargé de sécurité
ou la commission de sécurité.
L’exposant ou son mandataire qualifié doit être présent lors de cette visite de réception
D - CONTRAINTES DE SECURITE
Les moyens de secours et de lutte contre l'incendie doivent rester en permanence visibles et
entièrement dégagés (robinets d'incendie armés, extincteurs, boîtiers bris de glace d'alarme...)
Les installations doivent respecter les surfaces prédéterminées, sans empiéter sur les allées de
sécurité.
Les issues de secours doivent être dégagées et laissées libres en permanence.
Une manifestation ne doit ni gêner l'exploitation de sites contigus, ni la sécurité des biens et personnes
présentes sur le site. Le preneur doit éviter en particulier :
L'excès de bruit,
Les éclairages de trop forte intensité,
Les sources de chaleur trop importantes.
E - Règles de sécurité propres à l’Espace Encan
POUTRES DE SOUTENEMENT DE LA VOUTE
Aucun objet lourd ne peut être suspendu aux poutres de soutènement celles ci participant à la bonne
tenue de la voûte.
RESISTANCE AU SOL
Le preneur devra respecter ou faire respecter les résistances au sol, que ce soit pendant l'installation
des matériels ou durant leur manutention.
La résistance au sol dans la Grande Halle de l'Encan est de 500 KG/m2
F - ACCES AUX ESPACES - STATIONNEMENT
L'accès des véhicules de livraison se fait par l’accès Nord de la Grande Halle.
Les véhicules sont autorisés uniquement pendant le déchargement et le rechargement et en dehors
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des heures d’ouverture aux visiteurs. Après livraison les véhicules doivent stationner sur le parking
public situé devant l’Encan.
Fait le 30 septembre 2015 à La Rochelle
l’organisateur
La Rochelle Evénements
Espaces Congrès de La Rochelle
Fait le
à
Signature de l’exposant
Nathalie DURAND DESHAYES
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ATTESTATION SUR L’HONNEUR
Madame, Monsieur,
En conformité avec le communiqué de mars 2005, adressé par la Maison des Artistes pour la défense du statut
professionnel des artistes graphistes et plasticiens, Il a été rappelé aux organisateurs de manifestations
culturelles que les artistes amateurs et professionnels sont soumis à la règle suivante :
« Toute personne qui désire officiellement présenter et commercialiser sa création artistique dans le(s)
domaine(s) des arts graphiques et plastiques doit obligatoirement se déclarer en vertu des lois fiscales (art.
1460-2°, art. 102 ter & art. 92 - DB 5 G-11 du CGI) et sociales (art. L-382-1 du CSS) afin d’être reconnu
administrativement et cela dès le premier euro perçu. Même si cette personne exerce une autre activité
(salariée, indépendante, retraité,...), c’est une obligation. (pour plus de précisions voir site Internet du Centre
National des Arts Plastiques - Ministère de la Culture : www.cnap.fr, rubrique Infos professionnelles - Statut de
l’artiste.) »
C’est ainsi que le comité organisateur du salon Arts Atlantic, se devant d’être en adéquation avec la Loi, a pris
les dispositions suivantes :
Vous êtes artiste professionnel :
Vous devez impérativement nous communiquer votre référence : Maison des Artistes - n° affiliation ou
répertoire des métiers - (code Siret) - n° inscription dans le document joint
Vous devrez afficher le prix de vente des œuvres présentées sur votre espace d’exposition.
Vous êtes artiste amateur :
Vous ne pourrez afficher de prix de vente sur votre espace d’exposition.
Vous exposerez sur un espace dit « exposition »
Nous vous remercions de bien vouloir retourner le document suivant dûment complété.
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DOSSIER TECHNIQUE
ATTESTATION SUR L’HONNEUR
9ème biennale du salon Arts Atlantic
20 - 21- 22 NOV 2015– Espace Encan La Rochelle
Je soussigné,
Nom : .......................................................................................................................................
Prénom : ....................................................................................................................................
□ Nom d’arIste ou raison sociale : ............................................................................................
□ ArIste professionnel :
Certifie mon statut professionnel (cocher la case correspondante) :........................................
❏ Maison des artistes - n° d’affiliation : ...................................................................................
❏ Répertoire Métiers / Chambre de Commerce - n°d’inscription : .........................................
❏ Micro-entreprise - n° de Siret : .............................................................................................
❏ Artiste libre en déclaration fiscale et sociale - n° de Siret : ..................................................
❏ Autres (préciser) : ..................................................................................................................
Artiste en cours d’inscription - Préciser l’organisme et la date de demande (un document officiel sera exigé pour
valider votre installation) :
..................................................................................................................................................
Fait à :
le :
Signature
------------------------------------------------------------------------------Artiste amateur
m’engage, conformément à la loi, à ne pas afficher de prix de vente sur mon stand
Fait à :
le :
Signature.
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