ONP_Mali GESTION DU COURRIER ET ARCHIVES AD.GCA.P01

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GESTION DU COURRIER ET ARCHIVES AD.GCA.P01
Courrier arrivée
Rédaction : 26/02/13 Validation : 26/02/13
Rédacteur : ACT
1. Objet :
Décrire la procédure du traitement du courrier arrivée.
2. Champ d’application :
La procédure s’applique à tout courrier quelle que soit sa provenance et quelle que soit sa
nature (lettre, facture, chèque, rapport, avis de réunion, demande d’inscription, demande
d’agrément, demande de licence, demande de site, demande de transfert de site, fax, courrier
électronique ou e-mail, message téléphonique, etc.) qui rentre au CN, CC et CR.
3. Règles de gestion :
Tout courrier arrivée est :
1. Réceptionné, déchargé et enregistré ;
2. Accompagné de la fiche courrier arrivée qui est édité et renseigné ;
3. Soumis à la lecture du président du conseil ;
4. Distribué aux destinataires selon les instructions du président du conseil ;
5. Photocopié et 1 copie est archivée.
Le courrier électronique reçu dans la boite e-mail officielle est imprimé et soumis aux mêmes
règles que le courrier classique.
Le message téléphonique, en l’absence du correspondant, est rédigé sur feuillet du carnet
autocopiant de messages téléphoniques et remis directement à son destinataire.
4. Liste des opérations:
1. Réception du courrier ;
2. Enregistrement et transmission du courrier au président du conseil ;
3. Lecture du courrier par le président du conseil ;
4. Photocopie du courrier annoté ;
5. Enregistrement du courrier annoté ;
6. Distribution du courrier annoté aux destinataires ;
7. Classement des documents.
5. Description de la procédure :
Intervenants
Descriptions des tâches
Secrétaire
Réception du courrier
- Ouvrir en présence du coursier de l’expéditeur les plis
fermés et vérifier leurs contenus ;
- Vérifier l’exactitude et la complétude des courriers ;
- Emarger dans le registre de l’expéditeur ou le
document présenté par l’expéditeur ;
- Récupérer les fax ;
- Rechercher les nouveaux messages électroniques et les
imprimer ;
- Réceptionner les appels téléphoniques, les enregistrer
et remettre directement les messages à leur destinataire.
Documents et
interfaces
Registre de
l’expéditeur ou
document présenté par
l’expéditeur, carnet
pour messages
téléphoniques,
coursier
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Manuel de procédures – ONP, Version n°0.0 du 26 février 2013
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GESTION DU COURRIER ET ARCHIVES AD.GCA.P01
Courrier arrivée
Rédaction : 26/02/13 Validation : 26/02/13
Rédacteur : ACT
Intervenants
Descriptions des tâches
Documents et
interfaces
Enregistrement et transmission du courrier au président
du conseil
- Enregistrer le courrier ;
- Editer et joindre au courrier 1 fiche courrier arrivée ;
- Classer les courriers dans le parapheur ;
- Remettre sans délai le parapheur au président du
conseil pour lecture.
Registre courrier
arrivée, fiche courrier
arrivée, parapheur
Président du
conseil
Lecture du courrier
- Lire et annoter le courrier ;
- Remettre le courrier lu et annoté à la secrétaire.
Courier arrivée
Secrétaire
Photocopie du courrier annoté
- Vérifier l’exhaustivité de la lecture et l’exactitude de
l’imputation ;
- Photocopier ou faire photocopier le courrier en autant
de copie que de destinataires.
Enregistrement du courrier annoté
- Enregistrer les courriers dans le registre ou cahier de
transmission interne selon les annotations du président
du conseil ;
- Constituer les lots de courriers par destinataire;
- Remettre les lots et le registre de transmission interne
au coursier pour leur distribution aux destinataires.
Coursier
Distribution du courrier
- Vérifier la complétude des lots reçus ;
- Remettre les lots aux destinataires contre décharge ;
- Remettre le registre de transmission interne à la
secrétaire après distribution.
Secrétaire
Classement des documents
Classer 1 copie du courrier dans le classeur
courrier arrivée.
Courrier arrivée,
coursier
Registre ou cahier de
transmission interne,
coursier, courrier
Registre/cahier de
transmission interne,
courrier
Classeur courrier
arrivée
6. Annexe(s) :
REGISTRE COURRIER ARRIVEE
Date
arrivée
N°
d’ordre
Référence
Expéditeur
Objet
Observations
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Courrier arrivée
Rédaction : 26/02/13 Validation : 26/02/13
Rédacteur : ACT
CAHIER DE TRANSMISSION INTERNE
Date
expédition
N°
d’ordre
Destinataire
Référence
Décharge
MESSAGE TELEPHONIQUE
Le …………………………………………….…201… à ………….…h ………….…mn..
Message reçu de ……………………………………………………………………………..
Destiné à………………………………………………………………………….………….
Objet……………………………………………………………..…………………………..
…………………………………………………………………………….………………….
Disposition à prendre…………………………………………………….……………………
A téléphoné
Est venu
Va rappeler
Urgent
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