Réalisation d`un système de gestion de courrier "SYGEC"

Appel d’Offres ouvert sur offres de prix
N° 09/2009
------------------------------------------------------------Réalisation d'un système de gestion de
courrier
"SYGEC"
-------------------------------------------------------------
REGLEMENT DE CONSULTATION
MMSP/DSI/DAT
1
Article 1 : OBJET DU REGLEMENT DE CONSULTATION
Le présent règlement de consultation concerne l'appel d'offres ayant pour objet la
réalisation d’un système de gestion de courrier "SYGEC" pour le compte du Ministère
de la Modernisation des Secteurs Publics.
Il a été établi en vertu des dispositions de l'article 18 du décret n°2-06-388 du 16
moharrem 1428 (05 février 2007) fixant les conditions et les formes de passation des
marchés de l’Etat ainsi que certaines dispositions relatives à leur gestion et à leur
contrôle.
Article 2 : REPARTITION EN LOTS
La présente mise en concurrence sera adjugée en lot unique.
Article 3 : MAITRE D’OUVRAGE
Le maître d’ouvrage de l’appel d’offres est : Le Ministère de la Modernisation des
Secteurs Publics.
Article 4 : CONTENU DU DOSSIER D’APPEL D’OFFRES
Conformément aux dispositions de l’article 19 du décret n° 2-06-388 précité, le
dossier de la mise en concurrence comprend :
L’avis d’appel d’offres
Un exemplaire du cahier des prescriptions spéciales
Le modèle de l’acte d’engagement
Le bordereau des prix détail estimatif
Le bordereau de décomposition des prix
Le modèle de déclaration sur l’honneur
Le présent règlement de la consultation
Article 5 : MODIFICATION DU CONTENU DU DOSSIER D’APPEL
D’OFFRES
Si des modifications sont introduites dans le dossier d’appel d’offres,
conformément aux dispositions du paragraphe 5 de l’article 19 du décret précité,
elles seront communiquées à tous les concurrents ayant retiré ledit dossier et
publiées sur le portail des marchés de l’Etat.
Lorsque ces modifications nécessitent le report de la date d’ouverture des plis
prévue pour la réunion de la commission d’appel d’offres, cette nouvelle séance
doit intervenir par un avis modificatif dans les mêmes conditions prévues à
l’article 20 du décret du 5 février 2007 relatif aux marchés de l’Etat et dans un
délai minimum de dix (10) jours à compter du lendemain de la date de la
dernière publication de la modification sans que la date de ladite séance ne soit
antérieure à celle initialement prévue.
Article 6 : RETRAIT DU DOSSIER D ’APPEL D’OFFRES
Le dossier de l’appel d’offres est mis à la disposition des concurrents dans le
bureau du maître d’ouvrage et au portail des marchés publics indiqué dans l’avis
d’appel d’offres dès l’apparition de ce dernier au premier journal ou par la voix
postale.
MMSP/DSI/DAT
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Article 7 : DEMANDE ET COMMUNICATION D’INFORMATIONS AUX
CONCURRENTS
Les demandes d’informations ou renseignements formulées par les concurrents
doivent être adressées dans un délai de sept (07) jours au moins avant la date
prévue pour la séance d’ouverture des plis au bureau du maître d’ouvrage sis à
Rabat, Agdal, Rue Ahmed Cherkaoui, quartier administratif, B.P: 1076.
Tout éclaircissement ou renseignement fourni à un concurrent à sa demande sera
communiqué le même jour et dans les mêmes conditions aux autres concurrents qui
ont retiré le dossier d’appel d’offres.
Les éclaircissements ou les renseignements seront également publiés sur le Portail des
marchés de l’Etat.
Article 8 : CONDITIONS REQUISES DES CONCURRENTS
Conformément aux dispositions de l’article 22 du décret 2-06-388 précité :
1- Seules peuvent participer au présent appel d’offres les personnes physiques
ou morales qui :
Justifient des capacités juridiques, techniques et financières requises;
Sont en situation fiscale régulière, pour avoir souscrit leurs déclarations et
réglé les sommes exigibles ou, à défaut de règlement, constitué des
garanties suffisantes par le comptable chargé du recouvrement;
Sont affiliées à la CNSS et souscrivent régulièrement leurs déclarations de
salaire auprès de cet organisme.
2- Ne sont pas admises à participer à la présente consultation :
Les personnes en liquidations judiciaires ;
Les personnes en redressement judiciaire, sauf autorisation spéciale
délivrée par l’autorité judiciaire compétente;
Les personnes ayant fait l’objet d’une exclusion temporaire ou définitive
prononcée dans les conditions fixées par l’article 24 ou 85 du décret
précité, selon le cas.
3- Seuls les concurrents appartenant à la profession dont relève les prestations
engagées, peuvent être admis à soumissionner.
Article 9 : LISTE DES PIECES JUSTIFIANT LES CAPACITES ET LES
QUALITES DES CONCURRENTS
Conformément aux dispositions de l’article 23 du décret n° 2-06-388 précité, les
pièces à fournir par les concurrents sont :
1- Un dossier administratif comprenant :
a. La déclaration sur l’honneur comportant les indications et les engagements
précisées au § A-1 de l’article 23 du décret n°2-06-388 précité
b. La ou les pièces justifiant les pouvoirs conférés à la personne agissant au
nom du concurrent
c. L’attestation du percepteur délivrée depuis moins d’un an certifiant que le
concurrent est en situation fiscale régulière ou à défaut de paiement qu’il a
constitué les garanties prévues à l’article 22 du décret n°2-06-388 précité.
Cette attestation doit mentionner l’activité au titre de laquelle le
concurrent est imposé
d. L’attestation de la CNSS délivrée depuis moins d’un an certifiant que le
concurrent est en situation régulière envers cet organisme conformément
aux dispositions de l’article 22 du décret n° 2-06-388 précité
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3
e. Le récépissé du cautionnement provisoire ou l'attestation de la caution
personnelle et solidaire qui en tient lieu
f. Le Certificat d’immatriculation au registre de commerce
g. Le cahier des prescriptions spéciales (CPS) signé à la dernière page avec la
mention manuscrite « lu et accepté » et paraphé sur toutes les pages.
N.B :
Les concurrents non installés au Maroc sont tenus de fournir l’équivalent
des attestations visées aux paragraphes c, d et f ci-dessus et à défaut une
déclaration faite devant une autorité judiciaire ou administrative, un
notaire ou un organisme professionnel qualifié lorsque de tels documents
ne sont pas délivrés par leurs pays d’origine.
2- Un dossier technique comprenant :
a. Une note indiquant les moyens humains et techniques du concurrent, le
lieu, la date, la nature et l’importance des prestations qu’il a exécutées ou
à l’exécution desquelles il a participé.
b. Les attestations délivrées par les hommes de l’art sous la direction
desquelles lesdites prestations ont été exécutées ou par les bénéficiaires
publics ou privés desdites prestations avec indication de :
La nature des prestations,
Le montant,
Les délais et les dates de réalisation,
L’appréciation, le nom et la qualité du signataire.
Article 10 :
OFFRE TECHNIQUE
Les concurrents doivent présenter une offre technique faisant ressortir leur
capacité à réaliser les travaux selon une procédure technique avantageuse. A cet
effet, ils doivent fournir les pièces suivantes :
Pièce 1 :
Note sur la compréhension du travail à réaliser comportant la
méthodologie de développement, la méthodologie de gestion
de projet, les normes et règles de développement utilisées et
une proposition de l’architecture technique et fonctionnelle de
la solution cible.
Pièce 2 :
Le planning envisagé pour la réalisation du projet avec
spécification de la répartition des tâches et des charges par
intervenant.
Pièce 3 :
Les attestations d’affiliation à la CNSS pour les profils
permanents de l’équipe projet, et les Curriculums Vitae datés,
signés et légalisés de tous les intervenants en précisant les
diplômes, les qualités et les anciennetés dans le domaine
objet du projet ou similaire. Aussi, il faut préciser le profil et
le rôle des intervenants dans le présent projet.
Pièce 4 :
Un tableau indiquant les prestations similaires exécutées par
le concurrent. Pour chaque prestation, il est demandé de
préciser les éléments suivants:
MMSP/DSI/DAT
4
-
la nature des prestations,
le montant,
les délais et les dates de réalisation, l’appréciation, le
nom et la qualité du signataire.
NB: Ne seront acceptées que les prestations correspondantes
aux attestations de références du dossier technique (article 9)
et qui sont datées de moins de 6 ans.
Pièce 5:
Article 11 :
Le tableau de convergence fonctionnelle (en annexe page 13),
dûment rempli, dans le cas où le prestataire a déjà développé
une solution de gestion de courrier, indiquant les
fonctionnalités existantes, celles qui nécessitent un
paramétrage et celles qui nécessitent un développement
spécifique.
OFFRE FINANCIERE
Chaque concurrent doit présenter une offre financière comprenant :
L’acte d’engagement établi comme il est dit
décret n°2-06-388 précité
Le bordereau des prix détail estimatif
Le bordereau de décomposition des prix
Le montant de l’acte d’engagement ainsi
bordereau des prix et du détail estimatif
chiffres et en toutes lettres et doivent
Comprises.
au § a-1 de l’article 26 du
que les prix unitaires du
doivent être indiqués en
s'entendre Toutes Taxes
Article 12 :
PRESENTATION DES DOSSIERS DES OFFRES DES
CONCURRENTS
Conformément aux dispositions de l’article 28 du décret n°2-06-388 précité, le
dossier présenté par chaque concurrent est mis dans un pli cacheté portant :
• Le nom et l’adresse du concurrent ;
• L’objet du marché
• La date et l’heure de la remise des offres ;
• L’avertissement que « les plis ne doivent être ouverts que par le
président de la commission de l’appel d’offres lors de la séance
d’examen des offres ».
Ce pli contient trois enveloppes comprenant pour chacune :
a. La première enveloppe :
Le dossier administratif, le dossier technique et les pièces complémentaires.
Cette enveloppe doit être cachetée et porter de façon apparente, outre les
indications portées sur le pli, la mention « dossiers administratif et technique » ;
b. La deuxième enveloppe :
L’offre financière du soumissionnaire. Cette enveloppe doit être cachetée et
porter de façon apparente, outre les indications portées sur le pli, la mention
«offre financière» ;
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5
c. La troisième enveloppe :
L’offre technique du soumissionnaire. Cette enveloppe doit être cachetée et
porter de façon apparente, outre les indications portées sur le pli, la mention
«offre technique».
Article 13 :
DEPOT DES PLIS DES CONCURRENTS
Conformément aux dispositions de l’article 30 du décret n° 2-06-388 précité, les
plis sont, au choix des concurrents :
Soit déposés, contre récépissé, dans le bureau du maître d’ouvrage indiqué
dans l’avis d’appel d’offres;
Soit envoyés par courrier recommandé avec accusé de réception, au bureau
précité ;
Soit remis, séance tenante, au président de la commission d’appel d’offres au
début de la séance et avant l’ouverture des plis.
Le délai pour la réception des plis expire à la date et à l’heure fixée par l’avis
d’appel d’offres.
Les plis déposés ou reçus postérieurement au jour et à l’heure fixée ne sont pas
admis.
A leur réception, les plis sont enregistrés par le maître d’ouvrages dans leur
ordre d’arrivée, sur un registre spécial. Le numéro d’enregistrement ainsi que la
date et l’heure d’arrivée sont portées sur le pli remis.
Les plis resteront cachetés et seront tenus en lieu sûr jusqu’à leur ouverture par
l’ordonnateur ou son délégué.
Article 14 :
RETRAIT DES PLIS
Tout pli déposé ou reçu peut être retiré antérieurement au jour et à l’heure fixés
pour l’ouverture des plis et ce conformément aux dispositions de l’article 31 du
décret n° 2-06-388 précité. Le retrait du pli fait l’objet d’une demande écrite et
signée par le concurrent ou son représentant dûment habilité. La date et l’heure
du retrait sont enregistrées par le maître d’ouvrage dans le registre spécial tenu
à cet effet.
Les concurrents ayant retiré leurs plis peuvent présenter de nouveaux plis dans
les mêmes conditions fixées à l’article 30 du décret n° 2-06-388
sur les
marchés de l’Etat.
Article 15 :
OUVERTURE ET EXAMEN DES OFFRES ET
APPRECIATION DES CAPACITES DES SOUMISSIONNAIRES
L’ouverture et l’examen des offres et l’appréciation des capacités des
soumissionnaires s’effectuent conformément aux dispositions prévues aux
articles 35, 36 et 38 du décret n° 2.06.388 précité.
Article 16 :
CRITERES D’EVALUATION DES OFFRES TECHNIQUES
Seules les offres retenues suite à l'examen des dossiers administratifs et
techniques, conformément aux dispositions de l’article 39 du décret n°2-06-388
précité, seront évaluées suivant les phases ci-après :
MMSP/DSI/DAT
6
Lors du jugement des offres, une note technique (NT) sera attribuée à chaque
candidat par les membres de la commission selon la formule suivante :
NT = C1 + C2 + C3
Avec C1, C2 et C3 les critères d’évaluations définis ci-après.
Reste à signaler que toute offre ayant obtenu un total de NT inférieur à 70 points
sera considérée comme écartée (note éliminatoire).
C1 : critère 1 : Compréhension et méthodologie (20 pts)
CRITERE D'EVALUATION
Méthodologie(s) de
développement utilisée(s)
pour
la réalisation des
prestations
Méthodologie(s) de gestion
de projet utilisée(s) pour
la réalisation des
prestations
Note
- Bon : 4 points
- Moyen : 2 points
- Insuffisant : 0 point
Source
04
- Bon : 4 points
- Moyen : 2 points
- Insuffisant : 0 point
04
Pièce 1
Normes et règles de
développement utilisées
pour la réalisation des
prestations
- Bon : 4 points
- Moyen : 2 points
- Insuffisant : 0 point
Compréhension des
tâches à réaliser et
Architecture technique et
fonctionnelle de la solution
cible
- Bon : 5 points
- Moyen : 2 points
- Insuffisant : 0 point
Planning
et ordonnancement des
tâches
04
05
En adéquation avec les délais
de réalisations
03
N’est pas en adéquation avec
les délais de réalisations
00
Pièce 2
La colonne " Source " mentionne les pièces à partir desquelles se fera le
jugement des offres. La présentation de ces pièces figure à l'article 10 du présent
règlement de la consultation.
MMSP/DSI/DAT
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C2 : critère 2 :
Références du concurrent (maximum 30 pts)
CRITERE D'EVALUATION
Note
- Plus de 7 : 12 points
Prestations du
concurrent réalisées
dans le domaine relatif à
l’objet de l’appel d’offre
12
- 4 à 7 : 10 points
Pièce 4
- 2 à 3 : 7 points
- 1 : 3 points
Converge avec le besoin à:
Prestations du
concurrent réalisées
dans le domaine de la
gestion du courrier
Source
8
- Plus de 80%: 8 points
- 60 à 80%: 6 points
Pièce 5
- 40 à 60%: 2 points
- Moins de 40%: 1 points
L’importance des projets
similaires réalisés
(montant en dirham)
(Maximum de la note :
10 pts)
NP = 10*MTM / Max (MTM)
10
Pièce 4
Avec :
NP : Note relative à l’importance des projets similaires réalisés
MTM : Montant moyen des projets réalisés par le concurrent
Max (MTM) : Montant moyen le plus élevé des concurrents
NB : Pour le calcul de MTM, ne sont considérées que les attestations de
références acceptées.
Tout candidat n’ayant pas présenté au moins une référence dans le
domaine du projet, sera éliminé de la concurrence.
MMSP/DSI/DAT
8
C3 : critère 3 : Qualification et compétence de l’équipe proposée (maximum 50
points)
Critère d’évaluation
Architecte technique
Nombre d’années d’expérience
Note
Sources
- >=8 ans : 4 points
- >= 7 ans et < 8 ans : 2 points
- >= 6 ans et <7 ans : 0.5 points
Expérience dans la
- Bon : 3 points
conception/modélisation
- Moyen : 0.5 points
(UML), le développement et - Insuffisant : 0 points
l’intégration de solutions
autour d’architectures J2EE
Expertise dans la mise en
place des différents
environnements
technologiques :
systèmes
d’exploitation
(Windows, UNIX,
Linux,),
serveurs
d’applications J2EE
(Open sources ou
solutions
commerciales),
serveurs Web
(Apache et/ou IIS),
SGBDR (MySql,
Oracle,…)
- Bon : 3 points
- Moyen : 0.5 points
- Insuffisant : 0 points
Expertise dans la sécurité,
l’optimisation et la mise en
performances des
applications
- Bon : 2 points
- Moyen : 0.5 points
- Insuffisant : 0 points
Pièces 3
Moyenne des certifications
- >2 certificats : 3 points
de l’ensemble des membres - >=1 et <=2 certificats : 1 points
proposés pour ce profil
- <1 certificat : 0 points
dans le domaine Java et de
développement logiciel
MMSP/DSI/DAT
9
Critère d’évaluation
Note
Sources
Directeur de projet
Nombre d’années d’expérience
- >=8 ans : 4 points
- >= 6 ans et <8 ans : 1 points
Expérience significative
- Bon : 4 points
dans l’organisation et le
- Moyen : 1 points
suivi de projets
- Insuffisant :0.5 points
informatiques selon
méthodologie (CMM, CMMI,
etc)
Expérience dans la mise en
place et la gestion de
processus d’Assurance
Qualité Logicielle en tant
que Responsable AQ, avec
une forte capacité à
encadrer et mener une
équipe pour garantir le
suivi et le respect de l’AQ.
Pièces 3
- Bon : 3 points
- Moyen : 1 points
- Insuffisant : 0.5 points
Chef de projet
Nombre d’années d’expérience
- >= 4 ans : 3 points
- >= 1 an et <4 ans : 1 points
Expérience significative
dans le suivi de projets
- Bon : 4 points
informatiques selon
- Moyen : 1 points
méthodologie (CMM, CMMI, - Insuffisant :0.5 points
etc) et capacité à mener
une équipe de développeur.
Pièces 3
Expérience dans la
- Bon : 3 points
conception/modélisation
- Moyen : 1 points
(UML), le développement et - Insuffisant : 0.5 points
l’intégration de solutions
autour d’architectures J2EE,
Développeur Web
Pièces 3
Conception, développement et intégration de solutions
autour d’architectures J2EE -
Nombre d’années d’expérience
MMSP/DSI/DAT
>= 1 an et <2 ans : 1 points
>= 2 ans : 3 points
Bon : 3 points
Moyen : 1 points
Insuffisant : 0.5 points
10
Critère d’évaluation
Note
Sources
- >2 certificats : 4 points
Moyenne des certifications de
l’ensemble des membres proposés - >=1 et <=2 certificats : 2 points
pour ce profil dans le domaine
- <1 certificat : 1 point
Java et de développement logiciel
Web designer
Nombre d’années d’expérience
- >= 4 ans : 2 points
- >= 3 ans et < 4 ans : 1 points
- >= 2 ans et < 3 ans : 0.5 points
Expertise dans la réalisation
graphique de projets Web (piste
graphique, concept board,
maquettage).
- Bon : 2 points
- Moyen : 1 points
- Insuffisant : 0.5 point
Tout candidat n’ayant pas présenté les cinq (05) profils figurant dans le
tableau correspondant au critère C3, sera éliminé d’office de la
concurrence.
Article 17 :
EXAMEN DES OFFRES FINANCIERES
La note financière (NF) est établie en fonction du rapport suivant :
NF= (P0/P) x 100
Avec :
P0
: Prix de l'offre la moins disante retenue
P
: Prix proposé
L'analyse technico-financière permet d'établir le classement
concurrents selon les valeurs obtenues de la note globale (NG).
définitif
des
La note globale (NG) sur 100 sera calculée comme suit :
NG = 0,6 x NT + 0,4 x NF
L’offre retenue sera celle qui aura reçue la note globale (NG) la plus élevée.
MMSP/DSI/DAT
11
Article 18 :
DELAI DE VALIDITE DES OFFRES
Les soumissionnaires qui n’ont pas retiré définitivement leur pli dans les
conditions prévues à l’article 12 ci-dessus resteront engagés par leurs offres
pendant un délai de quatre vingt dix (90) jours, à compter de la date de remise
de leurs offres.
Si, dans ce délai, le choix de l’attributaire ne peut être arrêté, le maître
d’ouvrage pourra demander aux soumissionnaires, par lettre recommandée avec
accusé de réception, de prolonger la validité de leurs offres. Seuls les
soumissionnaires qui auront donné leur accord par lettre recommandée avec
accusé de réception adressée au maître d’ouvrages resteront engagés pendant le
nouveau délai.
Article 19 :
MONNAIE DE FORMULATION DES OFFRES
Le prix des offres doit être formulé en dirhams.
Article 20 :
LANGUE D’ETABLISSEMENT DES PIECES ET DES OFFRES
L’offre préparée par le candidat ainsi que toutes correspondances et tout
document et échange doivent être en langue française.
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ANNEXE
TABLEAU DE CONVERGENCE FONCTIONNELLE
MMSP/DSI/DAT
13
Fonctionnalité
Existe
Paramétrable
A développer
Gestion des rôles/ privilèges
Gestion des utilisateurs
Gestion de la structure de l'organisme
Configuration des données descriptives
du courrier:
Priorités
Instructions
Modes d'envoi
Type de pièces jointes
Affaires du courrier (RH,
comptabilité, …)
Nature (lettre, circulaire,…)
Langue du courrier
Gestion des contacts externes
Workflows prédéfinis
Gestion des sessions et des langues
Suivi des traitements
Gestion des archives courriers
Saisir un courrier « arrivée »
Modifier un courrier
Relier des courriers
Générer un numéro d’ordre pour un
courrier « arrivée »
Imprimer la fiche de communication
d'un courrier arrivée
Imprimer le cahier navette
Créer un courrier départ
Editer un courrier
MMSP/DSI/DAT
14
Générer le numéro d’ordre
D'un courrier départ
S’identifier sur l’application
Consulter ses courriers
Consulter les courriers de son entité
Lister les courriers
Relancer pour réponse
Assurer la traçabilité du courrier
Affecter un courrier
Accuser réception d’un courrier
Annuler l’affectation
Déléguer son courrier
Classer un courrier
Numériser un courrier
Rediriger un courrier par mail
Rechercher un courrier
Générer des rapports
Communiquer entre bureaux d'ordre
L'ADMINISTRATION
LE PRESTATAIRE
(lu et accepté à la
main)
MMSP/DSI/DAT
15