Travaux de reliure - dossier technique

Travaux de reliure : rappel du cadre légal, éléments techniques
ARCHIVES DU CALVADOS
Conserver le patrimoine
Le présent document a été rédigé pour donner aux communes des éléments
précis pour l’élaboration d’un cahier des charges dans le cadre de travaux de
reliure1. Ces éléments permettent la mise en place de prestations en adéquation
avec les recommandations du Service Interministériel des Archives de France et
des Archives nationales.
Registre d’état-civil :
La reliure de ces documents doit être extrêmement soignée, c’est sa solidité qui
permettra la conservation optimale des actes. Les feuillets mobiles qui composent le
registre impliquent une couture surjetée (points en zig-zag) qui permet la confection
de cahiers qui seront ensuite cousus sur ruban de lin. Les tables qui complètent ces
registres, qu’elles soient annuelles ou décennales seront bien évidemment intégrées à
la reliure, elles doivent être réalisées sur papier permanent et d’un grammage d’au
moins 100 gr/m².
Registre de délibérations, arrêtés du maire :
La reliure de ces documents suite l’application du décret n°2010-783 du 8 juillet 2010,
est désormais obligatoire. Elle aura les mêmes caractéristiques techniques que celles
des registres d’état-civil (cf. supra.). Le texte prévoit que les feuillets mobiles soient
reliés au plus tard à la fin de l’année, ou pour les communes de moins de 1 000
habitants, tous les cinq ans. Les pièces annexes ne seront pas intégrées à la reliure
mais classées dans des dossiers appropriés2.
1
En cas de restauration de documents anciens (corps d’ouvrage), il est impératif de contacter la Direction des
Archives du Calvados avant toute procédure.
2
Pour la tenue des registres se référer à la circulaire IOCB1032174C du 14 décembre 2010. Pour toutes précisions
d’ordre technique se reporter au Manuel pour la reliure et la restauration des documents d’archives téléchargeable
sur le site des Archives de France : http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/ rubrique « gérer les archives ».
Exemple de Bordereau de demande de devis :
Mairie de …
Service État-civil / Cabinet du Maire
Objet :prestation de reliure
demande de devis
P. J. : description des documents : clauses techniques (1 p.)
Dossier suivi par
Dans le cadre de la consultation du … 201…, je vous serais reconnaissant de
bien vouloir m’adresser, pour le … 201… (délai impératif), un devis correspondant aux
différentes opérations de reliure décrites en page 2.
Votre atelier doit répondre aux exigences du Service Interministériel des
Archives de France en matière de restauration et de reliure de documents d’archives.
Toutes les mesures de sûreté (alarmes, contrôle des ouvertures), de sécurité
(protection contre le feu et les inondations, plan d’évacuation) pour la protection des
documents à relier, doivent être prises.
L’ensemble des opérations doit être réalisé au sein de votre atelier, néanmoins
si quelques travaux sont réalisés chez des prestataires sous-traitants, vous devez
vous engager à nous en communiquer les coordonnées. Je vous rappelle que nous
nous réservons le droit d’effectuer un contrôle inopiné au sein des ateliers, pour
vérifier la qualité des opérations de restauration engagées. Ce contrôle peut
également être effectué par la Direction des Archives du Calvados. Les étapes
successives des différents travaux de reliure ne peuvent être, en aucun cas,
effectuées hors de France métropolitaine.
Les convoiements (allers et retours) des documents sont à la charge du
prestataire, les frais de livraison doivent être inclus dans le prix des prestations. Le
transport doit être assuré par deux personnes (si le prestataire fait appel à un
transporteur extérieur à la société, il restera responsable vis-à-vis de la Mairie de …
du respect stricte des conditions de sécurité énumérées ci-après).
Le trajet doit se faire directement et si possible sans étape. Le véhicule doit être
dans un état technique satisfaisant. Les camions vitrés ou bachés sont strictement
prohibés au profit de camions tôlés et fermant à clef. En cas de choix d’un
transporteur, la spécialisation de transport de l’entreprise sera précisée (transport
d’œuvres d’art), dans le cas contraire les conditions d’assurance du véhicule seront
examinées. La présence d’un extincteur dans le véhicule est obligatoire (privilégier un
extincteur à poudre).
Je vous rappelle que l’expédition des documents par voie postale est
rigoureusement interdite.
Les livraisons devront s'effectuer aux heures d’ouverture des bureaux à savoir
entre … h et … heures.
Chaque livraison devra faire l’objet d’une vérification par les services de la
Mairie de … en signant le bon de livraison remis à cet effet par le titulaire.
LE MAIRE
Description du document ou de la série de documents : clauses techniques
- X volumes d’état-civil de la commune de Z pour les années …-….
- X volumes de délibérations de la commune de Z pour les années … - ….
Ces documents seront reliés conformément au cahier des charges et des clauses techniques
de la Direction des Archives de France.
Le projet de reliure respectera impérativement les étapes suivantes :
-
Collationnement des feuillets
-
Confection des feuillets de gardes
-
Confection des cahiers : couture surjet (points zig-zag)
-
Couture des cahiers sur ruban de lin (minim. 3)
-
Passure en colle et arrondissure
-
Pose des tranchefiles (tête et queue)
-
Dos du volume : pose d’une mousseline, comblage du dos et moulage de la carte à
dos
-
Coupe et collage des cartons
-
Confection des charnières en toile au niveau des plats pour renforcer les mors et
faciliter l’ouverture du registre
-
Couvrure pleine toile enduite (type toile buckram)
-
Titrage direct au dos (Nom de la commune, État-civil, dates extrêmes)
-
Contrôle des volumes
De plus, le dossier technique comprendra :
-
le descriptif de la nature, la qualité et la composition des matériaux utilisés ;
-
le temps de travail pour chaque étape de la reliure ;
-
le temps d’attente entre les différentes phases du travail (temps de séchage,…).
Exemple de bordereau de remise de documents :
REMISE DE DOCUMENTS
Objet : reliure de délibérations / d’état-civil
Affaire suivie par : …
Les documents de la Mairie de … mentionnés ci-après ont été remis ce jour à …, pour
être reliés dans le cadre de la consultation pour travaux de reliure diffusée le …, selon les
prescriptions du dossier de consultation établi par les services d’état-civil/ le cabinet du maire
de …
Fait à …, le … 20..
(Signature)
Visa du Maire,
X
- 1 exemplaire signé à remettre à la mairie.
- 1 exemplaire signé pour l'emprunteur
- 1 exemplaire chrono
Exemple de bordereau de prise en charge de documents :
PRISE EN CHARGE DE DOCUMENTS
Objet : reliure de délibérations / d’état-civil
Je soussigné(e) ...............................................................................................................
Prends en charge pour la période du …/…/20.. au …/…/20.., les documents détaillés dans la
liste ci-jointe.
Ces documents doivent être reliés par l’atelier …, dans le cadre de la consultation pour
travaux de reliure publiée le … 20.., selon les prescriptions du dossier de consultation établi
par les services d’état-civil/ le cabinet du maire de …
Fait à … le … 20..
(Signature)
Société : …
Adresse : …
…
…
Tél./Fax : …
Visa du Maire,
X
- 1 exemplaire signé à remettre à la mairie.
- 1 exemplaire signé pour l'emprunteur
- 1 exemplaire chrono
Quelques éléments indicatifs pour les fournitures de conservation et les petites
réparations (coût HT estimé au 1/01/2012) :
Pour le nettoyage sans dommage des documents anciens :
-
Gomme chaussette (appelé aussi « tampon à nettoyer ») : poudre de gomme
extra-fine encapsulée dans un manchon de coton
Coût moyen : 8/9 €
Pour les petites réparations :
-
Colle d’amidon de maïs prête à l’emploi (à utiliser au pinceau pour les coins,
dos, plats, coiffes, fragilisés et/ou décollés des reliures)
Coût moyen : 9/10 € (pot de 1 kg)
-
Papier Japon (de type « filmoplast P », fibres longues, adhésif et transparent. À
utiliser pour les petites déchirures des feuillets et/ou bords fragilisés).
Coût moyen : 13/14 € le rouleau de 50 m
-
Plioir en os : à utiliser pour poser et lisser les rubans de papier japon sur les
déchirures
Coût moyen : 9,50 €
-
Papier japon opaque (de type « filmoplast P 90, fibres longues, ph alcalin blanc
opaque) : à utiliser pour la confection d’onglet ou de charnière).
Coût moyen : 12/13 €
Pour la signature, le marquage des registres :
-
Feutre technique de précision encre haute densité résistante à l’eau et à la
lumière norme ISO 11798-1997).
Coût moyen : 2/3 € l’unité
Archives départementales du Calvados
61 rue de Lion-sur-mer
14000 CAEN
Tél : 02 31 47 18 50 - Mél : [email protected]