rapport de synthese

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rapport de synthese

INSTITUT DE LA SOCIETE CIVILE DE
L’AFRIQUE DE L’OUEST
RAPPORT DE SYNTHESE
SEMINAIRE DE RENFORCEMENT DES CAPACITES DES
OSC PARTENAIRES DE OSIWA DE QUATRE PAYS
FRANCOPHONES DE L’AFRIQUE DE L’OUEST
Du 27 Août au 08 septembre 2012
Lieu : Hotel Mariador Palace, Conakry-Guinée
Rapport de Synthèse
SOMMAIRE
Introduction………………………………………………………………………………………………..……………….1
Résumé Exécutif…………………………………………………………..……………………..………….……………2
Feedback des Organisations Bénéficiaires....….………………………………………………………………..3
Leçons apprises……………………………………………………………………………………………………………7
Difficultés…………….………………………………………………………………………………………………………8
Recommandations…….………………………………………………………………………………………………….8
Conclusion……………………………………………………………………………………………………………….….8
Annexes………………………………………………………………………………………………………………….…..9
INTRODUCTION
Le Séminaire de Renforcement des Capacités des Partenaires d’OSIWA s’est tenu du 27
août au 08 septembre 2012 à l’Hotel Mariador Palace, à Conakry-Guinée. Ce Séminaire
s’inscrit dans le cadre d’un Programme de deux ans qui a pour objectif général de
permettre à OSIWA d'avoir dans les pays cibles, que sont le Bénin, la Côte d’Ivoire, la
Guinée et le Niger, un pool de partenaires stratégiques robustes, efficaces, efficients
orientés vers l’atteinte des résultats.
Les objectifs spécifiques du programme sont ci-dessous présentés :
 Identifier les besoins en termes de capacités des partenaires de OSIWA dans les
pays susmentionnées ;
 Fournir aux organisations partenaires d’OSIWA les compétences en planification
stratégique;
 Répondre aux défis institutionnels spécifiques des organisations partenaires ;
 Répondre aux défis opérationnels spécifiques des organisations.
Le Séminaire de Guinée a connu la participation de 26 organisations de la société civile
de quatre (4) pays francophones de l’Afrique de l’Ouest identifiées et sélectionnées par
l’Initiative de la Société Ouverte de l’Afrique de l’Ouest (OSIWA). Le Séminaire a été
coordonné par le Staff de WACSI avec l’appui logistique de OSIWA Guinée.
Les modules qui ont été abordés à cet effet sont les suivants :
- Module 1 : Gouvernance des Conseils d’Administration et
Planification Stratégique
Formateur : M. Djagba Faustin, Consultant en Développement Organisationnel et
Personnel, Bénin ;
- Module 2 : Gestion des Ressources Humaines
Formateur : M. Kourouma Alamako, Formateur des Formateurs, Consultant
agréé IFC, Guinée
- Module 3 : Gestion Financière, Budgétisation et Rapport des
Subventions
Formateur : M. Touré Sékou, Responsable Administratif et Financier du
Programme d’Appui aux Communautés Villageoises (PACV),
Guinée
Personnes Ressources : Mme Aita Sarr ; Mme Khaita Sylla (respectivement
Directrice Administrative et Financière et Responsable des
Subventions, OSIWA)
-
Module 4 : Suivi-Evaluation
Formateur : Dr Esso Emmanuel, Consultant-Formateur, Chercheur, SuiviEvaluateur, Côte d’Ivoire
Personne Ressource : M. Hutton Hounsinou (Responsable Suivi-Evaluation,
OSIWA).
Programme de Renforcement des Capacités des OSC de quatre Pays Francophones de
l’Afrique de l’Ouest, du 27 août au 8 septembre 2012, Hôtel Mariador, Conakry-Guinée
1
RESUME EXECUTIF
WACSI a conduit une évaluation pré-formation des organisations bénéficiaires au cours
du processus préparatif de la formation en Guinée. Les besoins articulés par les
organisations bénéficiaires en prélude à cette formation ont confirmé l’importance des
modules sélectionnés et favorisé leur élaboration. Durant deux semaines de
renforcement des capacités, plusieurs sessions ont été développées pour répondre aux
attentes et besoins spécifiques des organisations bénéficiaires. Les différentes sessions
ont pu couvrir des aspects divers portant entre autres sur la Gouvernance et le
Leadership des Conseils d’Administration, la Planification Stratégique, le Management
des Ressources Humaines, la Gestion et l’Evaluation des Performances, la Gestion
Financière, la Budgétisation et le Rapport des Subventions et le Suivi-Evaluation.
Grâce à une approche participative et inclusive, les facilitateurs et personnes ressources
ont permis aux participants de comprendre des concepts qui pourront être appliqués
dans leur fonctionnement courant. A travers les travaux de groupes, les discussions, les
sessions de brainstorming, et séances questions/réponses, les organisations ont pu
internaliser de nouvelles connaissances et compétences. Les participants ont salué ce
Séminaire parce qu’il leur a permis de renforcer certaines notions qui leur étaient
familières. La formation a par ailleurs permis d’acquérir de nouveaux outils et méthodes.
Les séances de partage d’expérience ont consolidé les acquis de la formation par
l’apprentissage mutuel et ont enrichi davantage les discussions. De plus, chaque module
a été traité de façon à pouvoir mettre en pratique les notions acquises et bonnes
pratiques. Les organisations participantes ont été invite à développer un Plan d’Action
Post-Formation qu’elles se sont engagées à mettre en œuvre afin de matérialiser les
acquis de ce programme.
WACSI et OSIWA se sont également donnés pour mission d’apporter un soutien à
travers le coaching et le mentoring des organisations bénéficiaires dans la phase
d’exécution de leurs plans d’action respectifs selon les termes initiaux de ce projet. Cela
se fera au travers de visites aux organisations en vue de s’enquérir de la réalité de leur
évolution et de fournir un appui technique.
2
FEEDBACK DES ORGANISATIONS BENEFICIAIRES
Gouvernance
Stratégique
des
Conseils
d’administration
et
Planification
La formation sur la Gouvernance des Conseils d’Administration et la Planification
Stratégique a permis aux participants de renforcer leurs capacités sur les aspects
suivants :
- la
Gouvernance
des
Conseils
d’Administration
(CA)
et
le
Leadership Organisationnel ;
- La séparation des pouvoirs entre la direction exécutive et le conseil
d’administration;
- Le rôle de la direction exécutive dans ses relations avec le conseil
d’administration;
- L’importance et le rôle du Commissariat aux Comptes;
- La conduite du diagnostic organisationnel et institutionnel ;
- L’importance du plan stratégique comme outil de gestion de l’organisation ;
- Les étapes et technique de planification stratégique – le trajet managérial ;
- Le changement et les outils nécessaires à la gestion du changement ;
- L’importance du partage et de la gestion de l’information au sein de
l’organisation ;
- Le processus d’élaboration d’un manuel de procédure administratif.
Les participants ont également appris de nouveaux outils pour le renforcement de leur
capacité managériale dont entre autres :
- La fenêtre de Jo et Hari - les quatre (4) facettes du manager ;
- Les sept (7) habitudes des gens efficaces ;
- Le triangle de la performance ;
- Le Tableau de bord ; et
- Le Diagramme de Gant.
Actons
Grâce à tous ces acquis, les participants se sont engagés à prendre des mesures qui
affecteront positivement leurs organisations à savoir:
- Renforcer les processus de recrutement et de sélection des membres du CA;
- Introduire des processus professionnels pour la gestion de leurs Organisations;
- Opérer des changements positifs dans l’administration et la gestion de leurs
organisations pour plus de crédibilité;
- Initier des processus de formulation des plans stratégiques lors des prochaines
révisions du plan.
3
Gestion des Ressources Humaines
La formation sur la Gestion des Ressources Humaines a permis aux participants de
renforcer leurs connaissances sur les aspects suivants :
- L’importance de la GRH;
- La nécessité de l’intégration de la GRH dans le plan stratégique de l’organisation ;
- La différence entre gestion des ressources humaines et gestion du personnel ;
- La rédaction des contrats de travail ;
- Les règles de conformité avec la législation du travail du pays ;
- Le système d’information des ressources humaines ;
- L’existence de logiciels de gestion des ressources humaines ;
- Les stratégies de mise en place d’une bonne gestion des ressources humaines
dans l’organisation ;
- Les techniques de motivation du personnel ;
- Le développement de plan de développement des carrières ;
- L’acquisition de compétences en relations interpersonnelles ;
- L’importance de l’évaluation du rendement.
Les participants ont également appris de nouveaux outils pour la gestion des ressources
humaines et le développement organisationnel qui sont entre autres :
- L’outil d’analyse Forces Faiblesses Opportunité et Menaces (FFOM) ;
- Les "4R" de la rétention : rémunération, respect, relations, reconnaissance.
Actions
Grâce à tous ces acquis, les participants se sont engagés à prendre des mesures qui
affecteront positivement leurs organisations à savoir:
- La suppression des recrutements par favoritisme ;
- L’instauration d’une politique de motivation, de rétention et de fidélisation du
personnel de l’organisation ;
- La dotation d’un manuel de procédure qui se conforme à la législation du travail
en vigueur dans chaque pays ;
- L’adoption de nouvelles règles à introduire dans les manuels de procédure ;
- La mise en application rigoureuse du manuel des procédures de l’organisation ;
- La création d’un poste de gestionnaire des ressources humaines ;
- La création d’un registre du personnel et des dossiers du personnel ;
- L’élaboration et la mise en œuvre d’un plan de communication interne ;
- La mise en œuvre d’un un plan de renforcement des capacités du personnel
et des membres ;
-
L’évaluation trimestrielle du rendement sur la base des objectifs fixés.
4
Gestion Financière, Budgétisation et Rapport des Subventions
La formation sur la Gestion Financière, la Budgétisation et le Rapport des Subventions a
amélioré la connaissance et les compétences des participants sur les aspects suivants :
- une meilleure compréhension de la gestion financière souvent confondue avec la
gestion comptable ;
- La meilleure connaissance des pratiques d’OSIWA dans la gestion financière ;
- La meilleure appréhension du cycle de gestion des subventions d’OSIWA ;
- Les caractéristiques d’une bonne gestion financière ;
- Les qualités d’un bon système d’information comptable ;
- Le rôle du responsable exécutif et des chargés de programmes dans la gestion
budgétaire ;
- L’utilisation de logiciel comptable et financier ;
- La nécessité du contrôle financier ;
- La capacité à suivre et contrôler l’exécution budgétaire ;
- La nécessité de transmettre simultanément les rapports narratifs et financiers.
Les participants ont également appris de nouveaux outils pour la gestion financière et
des subventions qui sont entre autres :
- la fiche de suivi budgétaire ;
- Le processus de demande de subvention d’OSIWA ;
- Les outils de classement et de traitement de l’information budgétaire ;
- Les fiches de rapports financiers des projets subventionnés par OSIWA.
Actions
Grâce à ces acquis, les participants se sont engagés à prendre des mesures qui affecteront
positivement leurs organisations à savoir :
- L’utilisation des outils de gestion financière aussi bien lors de la préparation du
budget prévisionnel annuel, dans l’élaboration des budgets des projets que dans
la gestion administrative et comptable quotidienne de l’organisation ;
- Une meilleure performance dans la gestion des projets ;
- La Dissociation du budget de l’organisation de celui des projets ;
- L’établissement d’une harmonie entre les unités finances et programmes au sein
de l’organisation ;
- L’institutionnalisation séances de briefing entre financiers et responsables aux
programmes sur l’avancement des projets afin de mieux suivre l’exécution du
budget;
- Développer un système de gestion autonome et être efficients dans la gestion des
budgets des projets ;
- Eviter les situations de tension de trésorerie ;
- Assurer une plus grande prévisibilité des entrées et des sorties de fonds.
5
Suivi-Evaluation
La formation sur le Suivi-Evaluation a permis aux participants de renforcer leurs
connaissances sur les aspects suivants :
- L’importance et le processus de suivi-évaluation ;
- L’intégration du plan de Suivi-évaluation au plan de projet ;
- La gestion axée sur les résultats ;
- Le concept, les caractéristiques et la formulation des indicateurs objectivement
vérifiables ;
- La différence entre une donnée et une information et les méthodes de collecte de
données ;
- La démarche méthodologique d’un processus de suivi-évaluation ;
- Le suivi-évaluation appliqué à la gestion de l’organisation ;
- La rectification le plus tôt possible d’éventuels problèmes dans la mise en œuvre
des projets.
Les participants ont également appris de nouveaux outils pour le Suivi-Evaluation qui
sont entre autres :
- Les fiches de suivi ;
- Le Tableau de bord ;
- Le diagramme de GANT ;
- Les outils de collecte de données ;
- Les questionnaires d’enquête et leurs spécificités ;
- Les photos voices.
Actions
Grâce à ces acquis, les participants se sont engagés à prendre des mesures qui affecteront
positivement leurs organisations à savoir :
- L’élaboration d’un plan de suivi-évaluation pour suivre la réalisation des activités
et évaluer leurs résultats de façon périodique ;
- L’élaboration d’un Tableau de bord pour chacun des projets et des activités
planifiées ;
- L’élaboration des indicateurs objectivement vérifiables pour permettre à
l’organisation d’apprécier ses résultats ;
- L’analyse de données recueillies sur le terrain pour apprécier leurs qualités en
vue des décisions appropriées ;
- La professionnalisation de l’organisation et l’atteinte effective de tous les objectifs
fixés chaque année ;
- Evaluer l’avancée de l’organisation par rapport aux objectifs fixés pour une
période donnée.
6
LECONS APPRISES
Le Séminaire de Renforcement des capacités des OSC Partenaires de OSIWA s’est tenu
dans une atmosphère propice qui a favorisé les échanges et interactions. Les participants
ont eu l’occasion d’exprimer et partager leurs idées et expériences. Les formateurs et
personnes ressources se sont montrés très réceptifs et disponibles pour contribuer à
enrichir la connaissance des participants. Les niveaux variés des organisations et la
diversité de leurs axes thématiques d’intervention ont constitué une source de richesse
pour cette formation.
Des mécanismes de feedback journalier ont aidé les formateurs et personnes ressources
à recevoir les feedbacks des participants et intégrer les recommandations formulées pour
améliorer les sessions suivantes.
La présence des personnes ressources d’OSIWA a permis aux organisations partenaires
de comprendre chaque notion abordée dans leur contexte approprié, notamment en ce
qui concerne leur relation avec les institutions donatrices en général, avec OSIWA en
particulier. Cela a par ailleurs offert l’opportunité d’échanges ouverts avec les
organisations sur les procédures et le traitement des dossiers de subventions ; échanges
qui se sont avérés utiles aux acteurs des deux parties – les candidats aux subventions et
le bailleur.
Le programme de réseautage a permis aux participants d’approfondir leur connaissance
sur leurs domaines thématiques respectifs et promouvoir le partage d’expérience. Cela a
par ailleurs offert l’opportunité de découvrir la société guinéenne avec son potentiel
naturel. Cela s’est révélé aussi bien ludique qu’instructif et favorisé une nouvelle
perspective des participants dans leurs approches de service en faveur de l’intérêt des
communautés.
L’engagement médiatique a aussi joué une part importante dans la dynamique de ce
Séminaire. Un contact régulier avec la presse et une diffusion instantanée des nouvelles
de la formation a permis de maintenir une constante mise à jour des partenaires et du
public sur cette initiative innovante de WACSI et OSIWA dans le renforcement des
capacités institutionnelles et opérationnelles des organisations de la société civile en
Afrique de l’Ouest. Cela s’est fait à travers les antennes nationales guinéennes de
télévision, de radiodiffusion, la presse en ligne, le site web de WACSI ainsi que les
diffusions par mail et sur les plates-formes de media sociaux des différentes sessions de
la formation.
La collaboration entre WACSI et OSIWA a été efficace vu la communication régulière qui
a amélioré la délivrance effective de la première phase du projet. Par ailleurs, les
partenaires de mise en œuvre ont clairement articulé les objectifs du projet et compris
leurs rôles respectifs. WACSI et OSIWA ont démontré une parfaite appropriation du
7
projet ; ce qui a positivement affecté la satisfaction et l’engagement des participants à
cette phase du projet.
DIFFICULTES
Cette phase du projet a enregistré d’énormes succès caractérisés entre autres par la
communication effective, les gestion logistique, la collaboration entre les partenaires de
mise en œuvre, la participation effective des participants et la délivrance de la formation
proprement dite. Toutefois, les services d’hébergement se sont avérés insatisfaisants. Les
requêtes du personnel de WACSI, des personnes ressources et des participants étaient
traités avec nonchalance, la connexion Internet était ineffective et l’environnement
ambiant de la formation inadéquat.
RECOMMANDATIONS
-
Maintenir le rythme de la communication entre tous les acteurs et parties
prenantes du projet ;
Renforcer les mécanismes pour le suivi du projet et le feedback réguliers des
organisations bénéficiaires ;
Examiner de façon critique la possibilité d’organiser la seconde phase dans un
autre pays bénéficiaire.
CONCLUSION
La première phase du projet s’est révélé une réussite à plus d’un titre. Les organisations
ont été réconfortées de la volonté d’accompagnement et de coaching réaffirmée par
WACSI et OSIWA avec le soutien des personnes ressources ; et se sont affirmées
disponibles à faire le nécessaire pour que les changements et mesures qui s’imposent
soient opérées. La transmission des Plan d’Action Post-Formation par les organisations
ainsi que leur exécution effective permettront à WACSI et OSIWA de fonder un jugement
objectif sur les niveaux d’engagement des organisations bénéficiaires.
8
ANNEXES
Annexe 1.0 : Modèle de courrier d’information relatif au Programme
adressé aux organisations partenaires
Accra, le 7 mai 2012
A
……………………………………………………
……………………………………………………
Objet: Programme de Renforcement des Capacités
de WACSI/OSIWA 2012 - 2014
Cher(e) Madame/Monsieur,
L’Institut de la Société civile de l’Afrique de l’Ouest (WACSI) et l’Initiative de la
Société Ouverte de l’Afrique de l’Ouest (OSIWA) ont le plaisir de vous informer que votre
organisation a été retenue pour suivre un programme de renforcement des capacités de
deux (2) ans. Ce programme vise à renforcer les capacités organisationnelles et
opérationnelles de votre organisation afin d’accroître son fonctionnement effectif et
efficace.
WACSI a été établi par OSIWA pour renforcer les capacités techniques et opérationnelles
des organisations de la société civile (OSC) en Afrique de l’Ouest en vue de leur
engagement dans l’analyse, la formulation et l’influence de la politique, et pour
développer leur efficacité, leur efficience et leur professionnalisme.
Ainsi, WACSI travaille en collaboration avec OSIWA pour établir un programme de
renforcement des capacités de deux (2) ans pour développer les “capacités
opérationnelles et institutionnelles” des partenaires choisis d’OSIWA dans des pays
francophones ciblés en Afrique de l’Ouest que sont : le Bénin, la Côte d’Ivoire, la Guinée
et le Niger.
Les objectifs spécifiques du projet sont les suivants :
 Renforcer les capacités institutionnelles et de gestion des OSC sélectionnées ;
 Renforcer la capacité pragmatique des OSC sélectionnées en Plaidoyer des Politiques,
Réseautage et Création d’alliance, Mobilisation des Ressources et Rédaction de
Projet.
9
Le but de cette intervention régionale est de permettre à OSIWA d’avoir dans ces pays
des partenaires stratégiques solides, efficaces, efficients et orientés vers la production de
résultats.
Les domaines de renforcement des capacités pendant ces deux années couvriront : le
Développement des Conseils d’Administration, la Gestion des Ressources Humaines, la
Gestion Financière, la Budgétisation et le Rapport des Subventions, le Suivi et
Evaluation, le Plaidoyer des Politiques, le Réseautage et la Création d’Alliance, et la
Mobilisation des Ressources et Rédaction de Projet.
Au cours de la première année de mise en œuvre, les organisations sélectionnées
recevront des formations en Développement de Conseils d’Administration,
Gestion des Ressources Humaines, Gestion Financière, Budgétisation et
Rapport des Subventions et en Suivi et Evaluation. Au cours de la deuxième
année, elles seront formées en Plaidoyer des Politiques, Réseautage et Création
d’Alliance, et en Mobilisation des Ressources et Rédaction de Projet.
Les formations de cette année 2012 auront lieu du 16 au 28 Juillet à Conakry
en juillet et celles de l’année 2013 seront annoncées ultérieurement au cours du
programme.
WACSI et OSIWA sont heureux de travailler avec vos organisations au cours des deux
prochaines années. Nous espérons que cette collaboration profitera à vos organisations
et vous aidera à réaliser vos missions respectives.
Veuillez trouver ci-jointe une lettre soulignant les obligations spécifiques des
organisations bénéficiaires de cette initiative que nous vous invitons à lire attentivement.
Nous aimerions avoir une réponse de votre organisation faisant part de votre volonté de
participer à toutes les phases de ce projet de deux ans.
Veuillez nous informer de la décision de votre organisation relativement à cela. Vous
pouvez librement nous poser toutes questions concernant le programme.
Cordialement.
Directrice Exécutive de WACSI
Nana A. Afadzinu
10
Annexe 2.0 : Modèle de courrier relatif aux conditions de participation
au Programme adressé aux organisations partenaires
Accra, le 7 mai 2012
A
……………………………………………………
……………………………………………………
Objet: Conditions de Participation
Cher(e) Madame/Monsieur,
L’Institut de la Société civile de l’Afrique de l’Ouest (WACSI) et l’Initiative de la
Société Ouverte de l’Afrique de l’Ouest (OSIWA) ont le plaisir de vous informer que votre
organisation a été retenue pour suivre un programme de renforcement organisationnel
de deux (2) ans. Cette lettre vous donne plus d’information sur les conditions de
participation de votre organisation à ce programme. Veuillez la lire attentivement et
n’hésitez pas à nous poser toutes questions si vous avez besoin de clarification.
Les organisations participant au programme devront respecter les conditions auxquelles
sera soumise leur participation au projet.
-
-
-
L’organisation devra élaborer un plan d’action qui fera l’objet d’une analyse pendant
la formation et sera mis en œuvre après. Le plan d’action renfermera les éléments
suivants : les objectifs de l’organisation, ses faiblesses, les actions à entreprendre
pour y remédier, les mécanismes en place pour évaluer les changements, les résultats
escomptés ;
L’Organisation devra déléguer une personne qui suivra pleinement la formation.
Cette personne devra prendre part entièrement à la formation pendant toute la
période concernée dans l’année. La personne s’engagera à partager la connaissance
acquise pendant la formation avec les membres de son organisation, et l’assistera
dans la mise en œuvre du plan d’action. Cette personne sera tenue responsable de
faire un rapport à WACSI/OSIWA des réalisations de l’organisation dans le cadre de
ce programme de renforcement des capacités ;
Les organisations participant au projet devront accepter de faire suivre un processus
de coaching et de mentoring (suivi et encadrement) sous la supervision des
personnes ressources de WACSI dans la mise en œuvre du plan d’action. Cet accord
sera préalable à leur participation à la formation. Le processus d’accompagnement et
de suivi fournira à l’organisation l’appui nécessaire pour utiliser et institutionnaliser
les connaissances et compétences acquises pendant la formation; et
11
-
Les organisations soumettront un rapport semi-trimestriel et un rapport de fin de
projet, relevant les attentes de l’organisation avant la participation aux formations,
leur niveau d’implication pendant les formations, et les résultats obtenus par les
organisations en tant que produit de la formation.
Les certificats seront décernés à la fin de la formation. Les participants recevront une
attestation de participation faisant mention des organisations qu’ils représentent.
A la fin des deux ans, les organisations qui auront respecté toutes les conditions
recevront un certificat d’accréditation d’OSIWA et de WACSI.
En tant qu’organisation d’exécution du programme, WACSI s’engage à:
-
Mener une évaluation des besoins des partenaires sélectionnés d’OSIWA;
Elaborer et adapter le contenu des cours aux besoins des organisations ;
Fournir les personnes-ressources pour donner les formations;
Faire le suivi et l’évaluation des différentes phases du programme de renforcement
des capacités; et
Coordonner le coaching et le mentoring (accompagnement et suivi) de toutes les
vingt-huit organisations.
Les organisations sont tenues d’engager tous leurs personnel et institutions dans toutes
les étapes du programme afin d’assurer de meilleurs résultats. Il vous est donc demandé
de nous envoyer les informations suivantes avant le lundi 14 mai 2012.
-
Une confirmation par écrit faisant part de l’engagement de votre organisation à
prendre part à toutes les étapes du programme de deux ans.
Le nom du membre de votre personnel qui prendra part aux formations qui se
tiendront au mois de Juillet 2012. Notez bien que cette personne doit être en mesure
et/ou avoir la capacité d’apporter un appui institutionnel à toute décision qui se
prendra, de mettre pleinement en œuvre le plan d’action, et aussi de transmettre les
connaissances et compétences acquises aux autres membres de son organisation.
WACSI et OSIWA sont heureux de travailler avec votre organisation dans les deux
prochaines années. Nous espérons que cette collaboration profitera à votre organisation
et lui permettre d’atteindre ses objectifs.
Nous espérons recevoir votre réponse à cette lettre le plus tôt possible.
Cordialement.
Directrice Exécutive de WACSI
Nana A. Afadzinu
12
Annexe 3.0 : Modèle de courrier d’appréciation et d’encouragements
adressé à chaque organisation au terme du Séminaire
Accra, le 24 août 2012
A la Direction Exécutive de …………………………………..
Objet : Appréciation et Encouragements
Cher(e) Monsieur/Madame,
L’Institut de la Société Civile de l’Afrique de l’Ouest (WACSI) vient par la
présente saluer votre organisation pour avoir pris l’initiative louable de participer à cette
formation de développement organisationnel qu’il organise avec l’appui de l’Initiative de
la Société Ouverte de l’Afrique de l’Ouest (OSIWA).
Nous voulons féliciter la Direction de votre organisation pour vos efforts à renforcer les
capacités institutionnelles et opérationnelles de votre organisation. Nous vous
encourageons fortement à continuer dans cette noble approche visant à améliorer
l’efficience et l’efficacité de votre organisation.
Cette formation de deux semaines fait partie d’un Programme biennal de développement
des capacités des partenaires d’OSIWA du Benin, de la Côte d’Ivoire, la Guinée et du
Niger, dont votre organisation fait partie. Nous vous recommandons vivement d’œuvrer
à l’exécution des bonnes pratiques identifiées durant la formation pour assurer que votre
organisation atteint les objectifs des projets que vous entreprenez avec le soutien
d’OSIWA ou d’autres donateurs.
Nous espérons que les connaissances et compétences acquises dans le cadre de ce
programme aideront votre organisation à atteindre sa mission globale. WACSI est plus
que jamais disposé à offrir son expertise pour renforcer les capacités institutionnelles et
opérationnelles de votre organisation et de ses partenaires.
L’Institut a été créé en 2005 par l’Initiative de la Société Ouverte de l’Afrique de l’Ouest
(OSIWA) pour renforcer les capacités institutionnelles et opérationnelles des
organisations de la société civile en Afrique de l’Ouest. WACSI est donc prêt à cheminer
avec vous dans ce processus visant à améliorer vos capacités professionnelles voire la
performance de votre organisation.
WACSI souhaite à votre organisation le meilleur dans ses efforts de développement
professionnel.
Cordialement.
La Directrice Exécutive
Nana A. Afadzinu
13
Annexe 4.0 : Modèle de Plan d’Action Post-Formation transmis aux
organisations
NARRATIF ET MODELE DE PLAN D'ACTION POST-FORMATION
Qu'est-ce que la planification ?
La planification est une activité conçue pour aider une personne/organisation à atteindre
ses objectifs en reconnaissant et en mentionnant les tâches qui doivent être accomplies
pour atteindre les résultats souhaités.
Pourquoi un plan d'action ?
Le plan d'action a pour objectif principal d'assurer que les connaissances et compétences
acquises par l’apprenant et l'organisation qu'il (elle) représente sont utilisées pour
répondre à un besoin spécifique de l'organisation identifié avant la formation. Ainsi le
plan d’action permettra-t-il d'atteindre l'objectif souhaité par l'organisation en
participant à cette formation de renforcement des capacités.
Dans le cadre des programmes de formation de WACSI, le plan d'action est une étape clé
dans la mise en œuvre de l'apprentissage au sein d'une organisation.
Méthodologie
La méthode de planification choisie par une organisation ou un individu doit être
compatible avec le contexte dans lequel ils travaillent. Le plan d’action fournit une feuille
de route qui donne une orientation et un repère à vos activités.
SMART est la clé d'un bon plan d'action. Il permet de préciser qui fera quoi et quand.
Par conséquent, il est nécessaire de maintenir un plan d'action:

Spécifique: Un objectif doit être clair, compréhensible, sans ambiguïté et centré sur
un seul aspect spécifique du résultat. Pour définir un objectif spécifique un(e)
individu/organisation doit répondre aux six questions: (1) Quoi: qu'est-ce que je veux
accomplir? (2) Pourquoi: raisons spécifiques, le but ou les avantages de la réalisation
de l'objectif ; (3) Quand: Etablir une durée ; (4) Qui: qui est impliqué ; (5) Où:
Identifier un lieu ; (6) Le(s)quel(s): Identifier les besoins et les contraintes, ou
comment... qu'est-ce que vous devez faire pour atteindre votre objectif.

Mesurable: Décrire à quoi ressemble le succès. Cela permet de fournir des normes
de performance qui vous permettent de savoir si vous avez atteint vos objectifs. La
mesure doit être soit: (1) quantifiable, contient un certain nombre, un ratio ou la
description qui permettra de comprendre si l’objectif a été atteint et (2) vérifiable,
c’est-à-dire, préciser si l'objectif a été accompli selon les critères convenus.
14

Réalisable: Un objectif pourrait être difficile, mais devrait être à la portée d'une
personne/organisation compétente et dévouée.

Pertinent: Utiliser les objectifs de l'organisation et de l'unité/département comme
un début pour considérer vos objectifs individuels. Voyez comment votre nouvelle
formation vous aidera à atteindre ces objectifs et les buts stratégiques de
l'organisation.

Temporel: L'objectif doit avoir une date de fin et des étapes principales le long du
processus. Les délais permettent de concentrer les efforts, planifier des examens
périodiques et assurer que tous les membres de l'équipe sont en phase avec les
attentes.
Elaborer un plan d'action ne signifie pas que celui-ci ne changera pas. Un plan d'action
devrait être revu régulièrement pour suivre les progrès et évaluer la nécessité d’y
apporter des modifications pour faire face à l'évolution des circonstances et aux
événements imprévus.
Plans d'action de mise en œuvre
Elaborer des plans d'action n'est jamais suffisant en soi. Les compétences et
l'engagement sont également essentiels pour voir ces plans se traduire en action de
développement.
Préparation d’un Plan d’Action
WACSI s'engage à veiller à ce que les participants qui représentent ses organisations
bénéficiaires puissent poursuivre le processus d'apprentissage bien après qu'ils aient
terminé leur formation.
WACSI travaillera de concert avec le bénéficiaire dans le suivi de la mise en œuvre du
Plan d'action dans un intervalle de temps convenu. Cela aidera à apprécier l’évolution du
plan d'action et ce qui est nécessaire afin de s'assurer qu'il est mis en œuvre avec succès
15
Veuillez utiliser le modèle suivant pour enregistrer vos actions prévues
Actions (ce qui sera
fait?)
Ressources
(financières/humaines /
matérielles/temps)
Chronologie
(Jour / Mois /
Année)
Appui nécessaire (de
votre
Directeur/Président ou
d’une source externe)
Résultat
attendu
Preuve de
succès
(Comment
savez-vous
que vous
faites des
progrès)
Processus
d'évaluation
(Comment allezvous déterminer
que votre objectif
a été atteint?)
Action 1:
Action 2:
Action 3:
Action 4:
Action 5:
Programme de Renforcement des Capacités des OSC de quatre Pays Francophones de l’Afrique de l’Ouest, du 27 août au 8 septembre 2012,
Hôtel Mariador, Conakry-Guinée
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