Mise en place et exploitation du service client

Préambule
La Solution Crypto offre en standard la possibilité de publier vos annonces et de les diffuser sur Internet, sur votre
site Web ou sur différents serveurs d’annonces, comme le décrit en détail la note technique réf. 0553.
L’infrastructure technique utilisée, nommée plate-forme PagesIMMO, vous offre une autre fonctionnalité : celle de
publier depuis La Solution Crypto les informations qui permettront à vos clients (propriétaires, copropriétaires,
locataires) de consulter la situation de leur compte ou les événements de leur copropriété. Cette fonctionnalité,
nommée Service Client, nécessite une phase de mise en place. Une fois le Service Client installé, vous publiez
les informations à votre rythme, en fonction de la période de l’année ou de la fréquence des événements dont vous
souhaitez informer vos clients. Vous pouvez consulter un exemple de Service Client à l’adresse
http://comptes.pagesimmo.com/monagence1.
Sommaire
Préambule .................................................................................................................................................................... 1
Sommaire ..................................................................................................................................................................... 1
Ouverture de votre Service Client ................................................................................................................................ 1
Configuration de La Solution Crypto............................................................................................................................. 1
Activation........................................................................................................................................................... 1
Paramètres PagesIMMO................................................................................................................................... 1
Première publication.......................................................................................................................................... 2
Service client en syndic..................................................................................................................................... 2
Personnalisation de votre Service Client...................................................................................................................... 3
Eléments graphiques......................................................................................................................................... 3
Feuille de style .................................................................................................................................................. 4
Exploitation de votre Service Client.............................................................................................................................. 5
Information de vos clients.................................................................................................................................. 5
Mise à jour de votre service client..................................................................................................................... 5
Administration de votre Service Client.......................................................................................................................... 5
Ouverture de votre Service Client
Le Service Client fait l’objet de la souscription à un abonnement auprès de Crypto, qui mettra en place les
structures nécessaires lors de votre commande.
Configuration de La Solution Crypto
Activation
Une fois votre abonnement confirmé, vous devez réaliser les manipulations suivantes dans La Solution Crypto :
- Accédez aux paramètres du logiciel (Afficheur, page de droite, dérouler Administration, Paramètres)
- Accédez à l’onglet Poste technique
- Cochez la case Service Client activé : un message vous rappelle que vous devez avoir souscrit à
l’abonnement correspondant, sans quoi toutes les manipulations décrites dans ce document seront
strictement sans effet.
- Validez votre modification
Paramètres PagesIMMO
Peut-être publiez-vous déjà des annonces sur PagesIMMO ou sur votre site Web hébergé par Crypto : dans ce
cas, vous pouvez passer cette section car les paramètres PagesIMMO sont déjà configurés.
Dans le cas contraire, utilisez les indications qui vous sont fournies pour configurer les éléments suivants :
Réf. : 0552 - 09/05/2006 - 1/5
NANCY l PARIS l ATLANTIQUE l MEDITERRANEE
Siège social l 25, rue de Saurupt l BP 70655 l 54063 Nancy Cedex l Tél. : 03 83 90 36 36 l Fax : 03 83 90 16 06
EURL au capital de 100 000 € - APE 722 A - RCS 347 770 158 - SIRET 347 770 158 00041 - TVA : FR 20 347 770 158
Revenez à l’écran principal (F10 sur Macintosh ou F11 sous Windows)
Déroulez le menu Fichier et sélectionnez l’option PagesIMMO.
Déroulez à nouveau le menu Fichier et sélectionnez l’option Paramètres PagesIMMO.
Remplissez les champs avec les codes de configuration figurant sur la confirmation d’ouverture de compte qui
vous a été transmise.
Validez les paramètres
Première publication
Une première publication des comptes de vos clients est indispensable afin que votre Service Client puisse être
mis en place.
- Accédez au module Comptabilité (Comptabilité générale, Comptabilité Gérance, Comptabilité
Syndic, …)
- Ouvrez la liste des comptes et sélectionnez quelques comptes de vos clients (propriétaires,
copropriétaires, locataires, …). Choisissez-en 4 ou 5.
- Ouvrez chacun de ces comptes et réalisez les manipulations suivantes :
- Cliquez sur la flèche orange située devant le champ Mot de passe Internet. Un mot de passe est
généré.
- Vous pouvez si vous le souhaitez attribuer tout mot de passe de votre choix
- Validez la fiche du compte.
Puisque vous avez activé le Service Client dans La Solution Crypto, un nouveau bouton est apparu en pied de la
liste des comptes : il se nomme Lien Internet. Comme pour les annonces, il permet d’envoyer vers la plate-forme
PagesIMMO les informations comptables des comptes auxquels un Mot de passe Internet a été attribué.
Vous pouvez alors choisir si vous souhaitez que les propriétaires puissent visualiser la situation comptable de leurs
locataires. Si l’option Envoi compacté est cochée, vous pouvez la laisser en l’état afin de minimiser le temps de
transfert.
Lorsque le transfert est achevé, vous avez réalisé votre première publication vers votre Service Client.
Service client en syndic
Si vous publiez les comptes de vos copropriétaires, vous souhaiterez certainement leur apporter des informations
et éventuellement leur permettre de dialoguer sur des forums. Le Service Client permet de mettre en place pour
chaque copropriété :
- un « Quoi de Neuf », que vous animerez en tant que Syndic
- un forum de discussion, sur lequel les copropriétaires pourront discuter entre eux.
Afin que Crypto configure ces forums, vous devez fournir la liste des copropriétés, donc des entités de syndic
concernées. Réalisez les opérations suivantes :
- Allez en Comptabilité Syndic.
- Ouvrez la liste des entités et affichez la liste des entités de syndic.
- Créez un état rapide (bouton Plus), dans lequel vous ferez apparaître la référence interne (IdRef) et la
désignation de l’entité. En destination d’impression, choisissez « Fichier Ascii ».
- Imprimez : le logiciel vous propose de créer un fichier ; donnez-lui un nom et validez.
- Faites nous parvenir ce fichier que vous venez de créer.
Réf. : 0552 - 09/05/2006 - 2/5
NANCY l PARIS l ATLANTIQUE l MEDITERRANEE
Siège social l 25, rue de Saurupt l BP 70655 l 54063 Nancy Cedex l Tél. : 03 83 90 36 36 l Fax : 03 83 90 16 06
EURL au capital de 100 000 € - APE 722 A - RCS 347 770 158 - SIRET 347 770 158 00041 - TVA : FR 20 347 770 158
Personnalisation de votre Service Client
Si la création de votre site Internet est réalisée par Crypto, nous nous chargerons naturellement de créer les
éléments graphiques de personnalisation de votre Service Client.
Dans le cas contraire, vous devez nous transmettre différents éléments graphiques au format GIF et une feuille de
styles qui s’intégreront parfaitement à l’aspect de votre site Internet. Les noms des fichiers que vous nous
transmettrez sont impératifs, mais vous avez toute liberté de taille, de couleurs et de style graphique.
Eléments graphiques
Réf. : 0552 - 09/05/2006 - 3/5
NANCY l PARIS l ATLANTIQUE l MEDITERRANEE
Siège social l 25, rue de Saurupt l BP 70655 l 54063 Nancy Cedex l Tél. : 03 83 90 36 36 l Fax : 03 83 90 16 06
EURL au capital de 100 000 € - APE 722 A - RCS 347 770 158 - SIRET 347 770 158 00041 - TVA : FR 20 347 770 158
Feuille de style
La feuille de style qui sera exploitée par le Service Client doit contenir au minimum les styles suivants (même si elle contient
par ailleurs d’autres styles nécessaires au reste du site). Chacun de ces styles doit être défini (les couleurs, polices, tailles et
mises en formes sont libres dès lors que les styles existent) :
.Gras
.Gros
.Petit
.Couleur1
.Gras1
.Gros1
.Petit1
.Couleur2
.Gras2
.Gros2
.Petit2
Trois styles particuliers permettent de définir la position des titres des pages du Service Client :
svcclient_titrepageaccueil : définit la présentation du titre de la page d’accueil de l’internaute
exemple : .svcclient_titrepageaccueil {text-align: center;}
svcclient_titrepage : définit la présentation du titre des autres pages du Service Client
exemple : .svcclient_titrepage {text-align: left;}
svcclient_retourpage : définit la présentation du lien "retour à votre page"
exemple : .svcclient_retourpage {text-align: right;}
Vous pouvez également définir le style des balises standards (body, P, TD, …) à votre guise. Voici un exemple de feuille de
style :
<style type="text/css">
<!-.gras {
font-weight: bold;
}
.petit {
font-size: 8pt;
}
.italique {
font-style: italic
}
.gros {
font-size: 11pt;
font-weight: bold;
}
.couleur1 {
color: #2758a4;
font-color: #2758a4;
}
.gras1 {
color: #2758a4;
font-color: #2758a4;
font-weight: bold;
}
.petit1 {
font-size: 8pt;
color: #2758a4;
font-color: #2758a4;
}
.gros1 {
font-size: 11pt;
font-weight: bold;
color: #2758a4;
font-color: #2758a4;
}
.couleur2 {
color: #FFCC00;
font-color: #FFCC00;
}
.gras2
{
color: #FFCC00;
font-color: #FFCC00;
font-weight: bold;
}
.petit2 {
font-size: 8pt;
color: #FFCC00;
font-color: #FFCC00;
}
.gros2 {
font-size: 11pt;
font-weight: bold;
color: #CC3300;
font-color: #CC3300;
}
//-->
</style>
Réf. : 0552 - 09/05/2006 - 4/5
NANCY l PARIS l ATLANTIQUE l MEDITERRANEE
Siège social l 25, rue de Saurupt l BP 70655 l 54063 Nancy Cedex l Tél. : 03 83 90 36 36 l Fax : 03 83 90 16 06
EURL au capital de 100 000 € - APE 722 A - RCS 347 770 158 - SIRET 347 770 158 00041 - TVA : FR 20 347 770 158
Exploitation de votre Service Client
Information de vos clients
Pour que vos clients puissent se connecter à votre service client, vous devez leur communiquer leurs identifiants
de connexion, qui proviennent de leur fiche Compte.
Les informations à communiquer au client seront :
- le numéro interne de la fiche Compte, visible en cliquant dans le rond orange en bas à gauche de la
fenêtre
- le mot de passe Internet de la fiche Compte
Astuce 1 : pour éditer la liste des identifiants/mots de passe, vous pouvez créer un état portant sur les colonnes
Numéro Comptable (pour mémoire), IdRef (c’est l’identifiant à saisir dans le service client) et MotPasseExtranet
(c’est le mot de passe).
Astuce 2 : vous pouvez préparer un modèle de courrier dans lequel vous faites apparaître les mêmes
informations et l’utiliser sous forme d’un mailing grâce à l’option Courrier de la liste des comptes.
Mise à jour de votre service client
Vous devez utiliser un poste qui possède un accès à Internet. Nous recommandons un accès relativement rapide
du fait du volume d’informations à transmettre (toute liaison ADSL est suffisante).
Depuis la liste des comptes, quel que soit le module applicatif dans lequel vous vous trouvez, cliquez sur le
bouton Lien Internet qui se trouve en pied de liste.
Le logiciel prépare les informations à émettre, puis se connecte au serveur et réalise la mise à jour du Service
Client. Une dizaine de minutes plus tard, la mise à jour est installée sur votre service client.
Vous pouvez réaliser cette opération aussi souvent que vous le jugez nécessaire. Nous vous invitons toutefois à
réaliser les mises à jour à des moments où les consultations par vos clients seront en nombre réduit, car la mise à
jour risque de fausser les informations affichées.
Administration de votre Service Client
Vous pouvez à tout moment vous connecter à l’Espace Client du site http://www.crypto.fr à l’aide de votre numéro
de compte PagesIMMO (votre Référence Cabinet qui se trouve dans les paramètres généraux de La Solution
Crypto) et de votre mot de passe de publication.
La section PagesIMMO, sur le site www.crypto.fr, vous présente alors la liste des comptes que vous avez publiés,
vous donne un accès rapide à la consultation de ces comptes pour vérification, et vous permet d’administrer les
Quoi de neuf et les forums qui sont publiés sur votre Service Client.
Réf. : 0552 - 09/05/2006 - 5/5
NANCY l PARIS l ATLANTIQUE l MEDITERRANEE
Siège social l 25, rue de Saurupt l BP 70655 l 54063 Nancy Cedex l Tél. : 03 83 90 36 36 l Fax : 03 83 90 16 06
EURL au capital de 100 000 € - APE 722 A - RCS 347 770 158 - SIRET 347 770 158 00041 - TVA : FR 20 347 770 158