Responsable Administratif, Financier et Technique

Responsable Administratif, Financier et
Technique
Ecole & Collège La Bruyère Sainte-Isabelle
Définition du poste et du profil requis
Ce document est destiné à être présenté aux
candidats reçus en entretien par Ecclésia RH
Il vise à apporter un éclairage sur les contours du poste,
et les enjeux particuliers de l’établissement
CONFIDENTIEL
I. DEFINITION DU POSTE
1)
CONTEXTE
L’Ecole Collège La Bruyère Sainte-Isabelle est un ensemble scolaire situé dans le
14ème arrondissement de Paris qui scolarise environ 970 élèves de la maternelle à la
3ème. Par ailleurs, l’établissement emploie 22 salariés OGEC (en ETP).
L’établissement est sous tutelle de la Congrégation des Religieuses Trinitaires.
En prévision du départ de l’actuel Intendant, et suite à un audit interne,
l’établissement souhaite recruter un Responsable Administratif, Financier et
Technique.
2)
INTITULE DU POSTE
Responsable Administratif, Financier et Technique (CDI – Temps plein – cadre)
3)
MISSION
Dans le cadre du projet d’établissement et des différentes règlementations en vigueur,
le poste supervise les activités comptables, financières et sociales de l’établissement. Il
assure le suivi des services généraux, de la sécurité des bâtiments et supervise la
maintenance des équipements techniques.
Le poste doit contribuer significativement à la saine gestion de l’établissement et au
bon niveau d’équipement matériel et technique, en support de la direction de
l’établissement et au service du bien-être de la communauté éducative.
4)
POSITION DANS L’ORGANIGRAMME


Responsable hiérarchique : Chef d’Etablissement coordinateur
Collaborateurs rattachés hiérarchiquement : un Comptable et un Agent de
Maintenance
OGEC
Chef d’établissement
1er degré
Chef d’établissement
coordinateur – 2nd degré
Etudiant alternance en
informatique
RAFT
(1 ETP)
Comptable
(1 ETP)
Informatique (externalisée)
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Agent de maintenance
(1 ETP)
Nettoyage (externalisé)
Restauration (externalisée)
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5)
ACTIVITES PRINCIPALES
A. Superviser la comptabilité générale (familles, fournisseurs, immobilisations),
suivre la trésorerie et développer l’analyse de gestion :
 Proposer les budgets prévisionnels selon les objectifs et moyens définis par la
Direction, les mettre en œuvre et assurer leur suivi
 Superviser la tenue de la comptabilité, notamment les immobilisations et les
amortissements selon les règles comptables en vigueur
 Assurer la préparation, la mise en œuvre et le suivi des dossiers de subventions
(immobilier et matériel pédagogique) dans le cadre de la politique générale de
l’établissement, définie par le Conseil d’Administration.
 Superviser le suivi de la trésorerie, en lien avec le trésorier : points réguliers,
principal interlocuteur pour les banques (notamment pour les placements
financiers)
 Superviser la facturation familles : suivre régulièrement la situation des comptes
familles et soutenir le comptable dans la recherche de solutions adaptées
 Assurer les tableaux de bord de gestion, à partir de la comptabilité analytique, et
établir l’analyse financière au service de l’OGEC
 Préparer, en lien avec le comptable, les comptes de fin d’année : bilan, compte
de fonctionnement et annexes, et communiquer tout document et information
nécessaires à la bonne exécution de la mission de l’expert comptable et du
Commissaire aux Comptes
 Assister à la demande du Chef d’établissement aux réunions du Conseil
d’Administration en fonction de l’ordre du jour. Préparer les réunions et les
Assemblées Générales et rédiger les convocations.
B. Superviser l’administration du personnel et assurer la gestion des ressources
humaines :
 Transmettre les éléments variables en vue de l’élaboration de la paie par le
comptable ; superviser leur réalisation
 Participer à l’administration du personnel en lien avec l’OGEC : rédaction et suivi
des contrats de travail (congés, absences, litiges), élaboration des plannings
annuels (personnels OGEC), constitution et suivi des dossiers de mutuelle
 Superviser la réalisation des déclarations sociales ou fiscales (URSAFF, DADS)
 Evaluer les aptitudes et les besoins en formation en lien avec les Chefs
d’établissement, puis proposer un plan annuel de formation et suivre son
montage
 Assister le Chef d’établissement, à sa demande, dans le suivi des relations
sociales : CE, DP, CHSCT
 Organiser et participer aux recrutements dans le cadre des services dont il a la
charge. Participer à l’organisation RH des personnels OGEC
 Développer et mettre en place des outils de gestion sociale (indicateurs de
masse salariale, tableaux de bord sociaux). Suivre INDICES.
C. Suivre les achats et la gestion des contrats extérieurs (maintenance, entretien,
sécurité, restauration) :
 Assurer la gestion et la négociation des contrats de l’établissement (services
externalisés, maintenance des équipements, assurances) et les relations avec
les fournisseurs (notamment le Cèdre)
 Participer à l’étude des besoins en maintenance des matériels et des bâtiments,
élaborer des propositions et superviser la réalisation des opérations
 Suivre les contrôles règlementaires des organismes agréés, la commission de
sécurité : suivre l’application des remarques, mettre à jour le registre de sécurité,
effectuer les exercices d’évacuation
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 Intervenir si nécessaire sur le site en dehors des heures d’ouverture de
l’établissement – selon disponibilité – en cas de problème touchant à la sécurité
des personnes et des biens
 Sensibiliser aux règles d’hygiène et de sécurité au sein de l’établissement
 Assurer la gestion de l’unité de restauration : révision de l’appel d’offre,
détermination des coûts et prix de revient, suivi du budget de fonctionnement,
suivi des relations avec la société
 Superviser la gestion des commandes de fournitures courantes (hors matériel
pédagogique spécifique) et leur stockage
D. Suivre l’entretien des bâtiments et les travaux de l’établissement :
 Participer à la réflexion concernant les travaux, en lien avec l’OGEC et des
intervenants extérieurs. Gérer administrativement le lancement des opérations
 Superviser les travaux de rénovation courante effectués par l’Agent de
Maintenance : organiser, planifier, orienter, échanger, budgéter
 Participer à l’étude et à la mise en œuvre d’aménagements et de constructions,
et faire le lien avec le maître d’œuvre et tout intervenant concerné par l’opération
(travail en collaboration avec un architecte ressource)
E. Suivre la gestion des équipements informatiques et multimédia :
 Gestion du parc informatique et du parc technique (systèmes de communication,
de reprographie,…) : organiser et superviser les tâches de l’étudiant en
alternance, faire le lien avec le prestataire de maintenance
 Déploiement et évolution des parcs techniques et informatiques : en lien avec
des prestataires, faire évoluer l’équipement
 Négocier et suivre les contrats des prestataires
F.
Participer à la vie éducative de l’établissement :
 Participer aux préparations d’évènements internes (fêtes, célébrations,…)
6)
CHIFFRES SIGNIFICATIFS


Environ 2,7 millions d’euros de budget annuel
990 élèves - 22 ETP salariés OGEC
II. DEFINITION DU PROFIL REQUIS
1)
CONNAISSANCES ET COMPETENCES REQUISES




2)
Connaissances et compétences en matière de gestion (finance, RH)
Connaissances en matière de sécurité et de maintenance
Expérience de suivi de projets techniques
Expérience de management d’équipes diverses
CARACTERISTIQUES PERSONNELLES





Sens du travail en équipe et finesse relationnelle
Sens développé de la négociation
Rigueur et sens de l’organisation personnelle permettant de gérer les priorités
Discrétion et disponibilité
Aptitude à comprendre et servir le projet d’établissement
III. REMUNERATION :
 Niveau de rémunération : 45 – 50 K€ brut annuel
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