GESTION PROFESSIONNELLE

GESTION PROFESSIONNELLE
L’objectif des Lignes directrices n’est pas de remplacer le jugement
professionnel d’une avocate ou d’un avocat ou d’élaborer une méthode
fourre-tout de l’exercice du droit. Sous réserve des dispositions de
certaines Lignes directrices qui mettent d’avant des exigences juridiques,
réglementaires ou relatives au Code de déontologie, la décision d’un
juriste de ne pas se conformer aux Lignes directrices ne constitue pas en
soi une indication qu’elle ou il a manqué à son devoir d’offrir un service de
qualité. Parallèlement, la conformité auxdites Lignes directrices ne garantit
en rien la prestation d’un service de qualité par une avocate ou un avocat.
La prestation d’un service de qualité sera assujettie aux circonstances
uniques de chaque dossier.
Introduction
Loi sur le Barreau, art. 41
Règlement admin. no 24
Règle 2.01
Puisque le paysage juridique se transforme à un rythme effréné, il est crucial que
l’avocate ou l’avocat puisse se mettre à jour sur les normes professionnelles
complexes et s’y adapter. La Ligne directrice sur la gestion professionnelle met
en relief le vaste champ d’activités, de projets et de politiques que les avocates
et avocats devraient examiner afin de garantir le professionnalisme sous tous
ses angles. Ainsi, les avocates et avocats doivent se conformer aux exigences
réglementaires qui régissent les divers aménagements de cabinets, leur relation
avec les stagiaires, le personnel et les tiers. Les avocates et avocats pourraient
examiner la possibilité de mettre en place divers projets de perfectionnement
professionnel, tant individuel qu’à l’échelle du cabinet. La Ligne directrice sur la
gestion professionnelle trouve son application dans la planification ou l’examen
des projets actuels de gestion du professionnalisme.
Perfectionnement professionnel
L’avocate ou l’avocat devrait régulièrement évaluer son niveau de
compétence afin de déceler les lacunes potentielles en matière :
• de connaissances, de compétences ou de jugement;
• d’attention portée aux intérêts du client ou de la cliente;
• de registres, de systèmes ou de procédures du cabinet;
• de tout autre aspect de l’exercice du droit dont les lacunes pourraient
soulever un doute raisonnable et laisser craindre que la qualité des
services offerts pourrait nuire aux intérêts des clients.
Pour de plus amples renseignements, les avocates et avocats peuvent
consulter les lignes directrices suivantes : « Service à la clientèle et
communications », « Gestion de dossiers », « Gestion financière »,
« Gestion personnelle », « Gestion du temps », « Technologies » et
« Fermeture d’un cabinet juridique ».
L’avocate ou l’avocat doit prendre les mesures nécessaires ou
entreprendre des activités ou des projets visant à assurer que ses
activités juridiques répondent aux normes minimales de professionnalisme
et de compétence.
Mise en œuvre de projets de perfectionnement professionnel et de
formation
L’avocat et le perfectionnement professionnel
Pour maintenir à jour et améliorer ses connaissances et son niveau de
professionnalisme, l’avocate ou l’avocat pourrait examiner la possibilité de
suivre régulièrement des cours de perfectionnement professionnel ou
diverses activités de formation :
• à titre personnel;
• s’il ou elle collabore avec autrui, à l’intention de tous les membres du
cabinet, y compris les associés principaux, les avocates et avocats du
cabinet et les stagiaires.
Selon les circonstances uniques ou les champs principaux d’activités dans
lesquels se trouve l’avocate ou l’avocat, elle ou il pourrait examiner la
possibilité de suivre des cours de perfectionnement professionnel ou de
formation pour améliorer :
• ses connaissances des règles juridiques de fond et des règles de
procédure des champs d’activités juridiques actuels ou envisagés;
• ses habiletés et techniques en matière d’entrevue des clients et des
témoins;
• ses habiletés et sa méthodologie en matière de recherche juridique, y
compris les recherches de documents papier, sur ordinateur ou sur
Internet;
• ses capacités de résolution de problèmes et d’analyse;
• ses compétences à appliquer les règles juridiques aux faits en
question;
• ses compétences de rédaction au sens large dans le but d’améliorer la
justesse et la précision des termes employés;
• ses compétences de négociation;
• ses connaissances et compétences en matière de règlement
extrajudiciaire de différends;
• sa capacité à enquêter sur les faits;
• sa capacité à défendre les intérêts de ses clients;
• ses aptitudes à servir sa clientèle et à communiquer avec elle;
• sa capacité à gérer un cabinet et ses procédures internes, y compris :
$
la gestion du temps;
$
la gestion des dossiers;
$
la gestion financière;
• ses aptitudes à gérer soi-même sa santé psychologique, émotive et
physique;
• sa capacité à gérer le stress;
• ses connaissances des technologies en usage dans son cabinet;
• ses connaissances des exigences propres à la responsabilité
professionnelle mentionnées dans le Code de déontologie.
Formation du personnel de soutien
L’avocate ou l’avocat pourrait examiner la possibilité de mettre en place
des programmes de formation à l’intention du personnel de soutien,
notamment les administrateurs et administratrices, les secrétaires et les
techniciens et techniciennes juridiques. Ainsi armés de nouvelles
compétences, ils et elles pourront étayer les efforts de l'avocate ou de
l'avocat à répondre aux exigences, normes, techniques et procédures
changeantes du domaine juridique. Les avocates et les avocats peuvent
offrir des cours de formation au personnel de soutien de leur cabinet pour
rehausser leurs connaissances :
• des exigences procédurales du champ d’activités juridiques du
cabinet, de l’avocate ou de l’avocat;
• relatives à l’utilisation de la technologie;
• des aptitudes propres au service à la clientèle et aux communications;
• sur la gestion du temps;
• sur la gestion financière et
• des procédures internes.
Apprentissage autodidacte et cours de formation permanente
L’avocate ou l’avocat pourrait examiner la possibilité de suivre divers
cours de perfectionnement professionnel ou de participer à des activités
de formation, selon ses besoins précis.
Comité sur le
perfectionnement
professionnel, rapport
déposé auprès du Conseil,
le 24 janvier 2002 (ANG)
Les activités liées au travail d’un avocat ou d’une avocate et qui visent à
améliorer ses compétences peuvent prendre la forme d’un apprentissage
autodidacte ou de cours de formation permanente.
Formation autodidacte
•
•
•
Lire ou effectuer des recherches précises sur un dossier ou reliées au
travail, notamment dans :
$
des revues juridiques;
$
la jurisprudence;
$
les lois et les règlements;
$
des documents interdisciplinaires pertinents;
$
des documents du cours de formation juridique permanente;
$
des ressources en ligne;
$
divers textes;
écouter des cassettes du cours de formation juridique permanente ou
d’autres cours interdisciplinaires;
visionner individuellement les vidéocassettes du cours de formation
permanente.
Activités et programmes de formation juridique permanente
•
Participation aux programmes, ateliers, conférences et programmes
internes de la formation permanente;
•
•
•
•
•
•
•
formation permanente par téléphone;
formation permanente interactive en ligne;
programmes de reprise-vidéo en groupe;
discussions de groupes;
participation à des programmes d’études supérieures en droit;
préparation et enseignement du programme de formation permanente,
du cours de formation professionnelle du Barreau ou des programmes
de la faculté de droit à titre de membre auxiliaire du corps professoral;
rédaction ou publication de textes, de documents ou d’autre matériel
pédagogique du domaine de la formation permanente.
Les avocates et avocats devraient, conformément aux Attentes
minimales concernant le perfectionnement professionnel, effectuer le
suivi du nombre d’heures vouées à leur perfectionnement professionnel
ou à leur formation, qu’elle soit autodidacte ou dans le cadre d’activités de
la formation permanente.
Les avocates et avocats devraient examiner la possibilité de mettre en
place des projets de perfectionnement professionnel ou de formation qui
consistent en un minimum de :
• 50 heures de formation autodidacte par année;
• 12 heures de formation permanente par année.
Joindre des organismes professionnels
L’avocate ou l’avocat pourrait examiner la possibilité de joindre diverses
organisations professionnelles qui offrent de la formation et des
programmes de formation juridique ou de participer à une vaste gamme
de projets qui pourraient l’aider dans le cadre du perfectionnement
professionnel et lui permettre d’établir des contacts avec les membres de
l’association juridique régionale.
Accès aux outils de recherche
Si l’avocate ou l’avocat possède une bibliothèque à l’interne, elle ou il
devrait veiller à la maintenir à jour.
En l’absence d’une bibliothèque, elle ou il devrait songer à joindre les
rangs d’une association juridique régionale lui permettant d’avoir accès à
de l’information juridique à jour ou à des outils de recherche en ligne
disponibles par l’intermédiaire de divers prestataires de services
juridiques.
Gestion du cabinet et maintien du professionnalisme dans un
environnement en évolution
Selon le profil du cabinet ou les circonstances uniques de chacun, l’avocat
ou l’avocate pourrait évaluer si il ou elle possède les qualités de
leadership et de planification requises pour s’adapter aux environnements
juridiques et économiques en constante évolution.
Leadership
LPIC Practice Pro
Selon le profil du cabinet ou les circonstances uniques de chacun,
l’avocate ou l’avocat pourrait examiner la possibilité de mettre en œuvre
des activités en vue :
• d’établir un climat de confiance entre les membres du cabinet;
• d’édifier un sentiment de fierté;
• de démontrer des qualités de leadership;
• de mener des rencontres axées sur les résultats;
• de surmonter les obstacles communs au règlement de différends;
• de déléguer l’autorité et les responsabilités;
• de préciser les rôles;
• de mettre en place des réseaux de soutien par le biais d’équipes
internes.
Planification
Pour permettre aux avocats et aux avocates de bien gérer et planifier
l’évolution de leur milieu de travail, ils ou elles pourraient approfondir leurs
connaissances et faire usage :
• des principes courants de planification liés au domaine éconojuridique;
• de la planification stratégique pour tracer les grandes lignes de l’avenir
du cabinet;
• de plans d’affaires pour stimuler la rentabilité du cabinet;
• de la planification budgétaire des points de vue fiscaux et stratégiques;
• de la planification de projet visant à gérer les projets touchant le
cabinet dans son ensemble et l’exercice du droit.
Encadrement et mentorat
Lorsqu’une avocate ou un avocat est chargé du rendement d’autres
membres du cabinet, il ou elle pourrait examiner la possibilité de mettre en
œuvre des stratégies visant à améliorer ses responsabilités et projets face
à l’encadrement et au mentorat. Par « stratégies d’encadrement » on
entend :
• montrer la voie d’excellence à suivre;
• reconnaître le succès d’autrui;
• offrir des mots d’encouragement;
• faire usage d’éloges à bon escient;
• émettre des commentaires constructifs.
Rencontres des membres du cabinet
Lignes directrices
sur la gestion personnelle
L’avocate ou l’avocat devrait examiner la possibilité de tenir des
rencontres régulières avec ses collègues et le personnel du cabinet afin
de :
• les tenir au courant des nouvelles affectant le cabinet;
• prendre le pouls du niveau de santé émotive et de satisfaction des
membres du cabinet;
• réfléchir sur les besoins en perfectionnement ou en avancement
professionnel des membres du cabinet;
• susciter la camaraderie entre collègues.
Selon les circonstances, l’avocate ou l’avocat pourrait désirer examiner la
possibilité d’organiser régulièrement des :
• rencontres entre associés et associées;
• rencontres à l’intention du personnel en général;
• sorties d’affaires;
• rencontres sociales de tous les membres du cabinet.
Les juristes exerçant seuls le droit et les cabinets de petite taille pourraient
examiner la possibilité d’organiser des rencontres régulières avec d’autres
collègues de cabinets de taille similaire, de façon formelle ou informelle,
afin :
• d’informer les membres des dernières nouvelles de la communauté
juridique;
• de prendre le pouls de la santé émotive des collègues d’autres
cabinets;
• d’explorer le besoin en projets de perfectionnement professionnel à
l’intention des membres des cabinets de petite taille;
• de susciter la camaraderie entre les avocats et avocates de la
communauté juridique régionale.
Conformité à la Règle 3
L’avocate ou l’avocat devrait veiller à ce que les activités de son cabinet
se conforment à la Règle 3 du Code de déontologie.
Elle ou il devrait plus précisément veiller à ce que :
• les services juridiques soient accessibles au public d’une manière
convenable et efficace qui inspire le respect et la confiance et par des
moyens compatibles avec l’intégrité, l’indépendance et l’efficacité
requises des membres de la profession, conformément à la Règle
3.01;
• la raison sociale du cabinet se conforme à la Règle 3.02;
• les en-têtes du cabinet soient conformes à la Règle 3.03;
• la publicité des services juridiques offerts se conforme à la Règle 3.04,
à la Règle 3.05 et à la Règle 3.06.
Cotisations, registres, assurance et compte en fiducie
Lignes directrices
sur la gestion financière
L’avocate ou l’avocat devrait veiller à répondre à l’ensemble des
exigences légales et réglementaires. Il lui incombe plus précisément de :
• se conformer aux exigences actuelles de versement des cotisations,
de tenue de registres et de reddition de comptes, y compris le
versement des cotisations au Barreau du Haut-Canada conformément
au Règlement administratif no 15;
•
effectuer le dépôt des formulaires, y compris son rapport annuel,
conformément au Règlement administratif no 17;
•
conserver les registres conformément au Règlement administratif
no 18;
•
conserver un compte en fiducie si elle ou il reçoit des fonds ou des
biens détenus au nom de sa cliente ou de son client, conformément au
Règlement administratif no 19;
• conserver les biens de ses clients conformément à la Règle 2.07 du
Code de déontologie :
•
l’avocate ou l’avocat apporte aux biens de ses clients le soin
qu’un propriétaire avisé et prudent prendrait de biens semblables
et observe les lois et règlements pertinents concernant la
conservation des biens que les clients confient aux avocats,
conformément à la Règle 2.07 et
• veiller à souscrire une assurance-responsabilité professionnelle
conformément au Règlement administratif no 16.
Ententes de partenariat
En sus des exigences législatives et réglementaires qui s’appliquent à
tous les avocats et à toutes les avocates à titre personnel, l’avocate ou
l’avocat devrait veiller également à se conformer aux exigences
législatives et réglementaires régissant son type de cabinet.
L’avocate ou l’avocat peut inclure dans les ententes de partenariat de son
cabinet, les conventions des actionnaires ou les contrats de travail, des
dispositions visant à garantir le maintien du professionnalisme, de la
courtoisie et de la bonne foi conformément à la Règle 6.01 du Code de
déontologie, plus précisément le respect des affaires des clients lorsque :
• les ententes de partenariat sont modifiées;
• le cabinet ferme ses portes;
• des problèmes qui découlent de la conduite réprouvée d’un des
membres du cabinet;
• un des membres quitte son cabinet.
Les quelques paramètres qui suivent trouveront leur application dans le
cadre de diverses ententes de partenariat :
Juristes exerçant seuls le droit et ententes de partage des coûts
Les juristes qui exercent seuls le droit dans divers cabinets ou qui sont
partie à des ententes de partage des coûts :
• doivent conserver des comptes en fiducie distincts;
• doivent préserver la confidentialité du client ou de la cliente à l’intérieur
des bureaux faisant l’objet du partage à moins que le client y renonce;
• doivent préciser et gérer les conflits d’intérêts présents ou éventuels
découlant des ententes reliées aux bureaux ou aux frais communs.
Juristes exerçant seuls le droit et retenant les services d’associés
Les juristes qui exercent seuls le droit et qui retiennent les services
d’associés ou d’associées pourraient examiner la possibilité de rédiger un
contrat de travail avec ceux-ci ou celles-ci.
Partenariats et sociétés à responsabilité limitée
L’avocate ou l’avocat qui exerce le droit en collaboration avec d’autres
avocats ou avocates pourrait examiner la possibilité de consigner par écrit
les dispositions du partenariat dans le cadre d’une entente de partenariat.
S’il s’agit d’une société à responsabilité limitée, les avocates et avocats se
conforment aux exigences législatives et réglementaires applicables, plus
précisément au Règlement administratif no 26.
Associations professionnelles
L’avocate ou l’avocat qui exerce le droit au sein d’une association
professionnelle veille à respecter les dispositions législatives et
réglementaires applicables, plus précisément celles du Règlement
administratif no 23. L’avocate ou l’avocat pourrait examiner la possibilité
de rédiger une convention écrite d’actionnaires.
Cabinets ou partenariats multidisciplinaires
Relativement à l’exercice du droit ou dans le cadre d’un partenariat ou
d’une association, un membre du Barreau ne peut offrir à sa clientèle que
les services d’un non-membre qui exerce une profession ou un métier qui
sert les intérêts de l’exercice du droit. [Règlement administratif no 25,
art. 3]
Dans l’éventualité où le cabinet d’un avocat ou d’une avocate est
multidisciplinaire, elle ou il veille à ce que :
• conformément à la Règle 2.04 (13) du Code de déontologie, les
associés et les professionnels salariés non juristes se conforment à la
Règle 2.04 sur les conflits d’intérêts relativement aux cabinets
juridiques et à tout autre partenariat d’affaires ou professionnel conclu
par eux à l’extérieur du cabinet;
•
ils se conforment au Règlement administratif no 25 sur les cabinets
multidisciplinaires.
Affiliations
Une entité affiliée est une personne ou un groupe de personnes autre
qu’une personne ou un groupe autorisé à exercer le droit en Ontario ou
ailleurs. Règle 1.02 du Code de déontologie.
Une affiliation consiste en la collaboration fréquente entre un avocat, une
avocate ou un groupe d’avocats et une entité affiliée dans la prestation ou
la promotion et la prestation de services juridiques de un et des services
non juridiques de l’autre.
Dans l’éventualité où l’avocate ou l’avocat participerait à une affiliation
telle que définie au Code de déontologie, elle ou il se conforme :
• à la Règle 2.04 (10.1) du Code de déontologie;
• au Règlement administratif no 32 sur les affiliations à des nonmembres.
Cabinets interprovinciaux
L’avocate ou l’avocat qui exerce le droit au sein de cabinets
interprovinciaux veille à se conformer au Règlement administratif no 33.
Relations avec les stagiaires, le personnel de soutien et autres
Stagiaires et étudiants occupant un emploi d’été
Si un avocat ou une avocate retient les services d’un étudiant ou d’une
étudiante désirant occuper un emploi d’été ou d’un stagiaire, il ou elle :
• se conforme à la Règle 5.01 sur les rapports avec les étudiants,
employés et autres personnes, y compris :
$
Règle 5.01(2) : la surveillance directe exige qu’un avocat ou une
avocate assume la responsabilité professionnelle entière des
affaires qui lui sont confiées et supervise directement le personnel
et le personnel adjoint à qui les tâches particulières sont
déléguées;
$
Règle 5.02(1) : les méthodes de recrutement stipulent qu’un
avocat ou une avocate observe les procédures du Barreau du
Haut-Canada relatives au recrutement de stagiaires et l’embauche
d’étudiants ou d’étudiantes désirant occuper un emploi d’été;
$
Règle 5.02(2) : les obligations des responsables de stage exigent
qu’un avocat ou une avocate agissant à titre de maître de stage
offre au stagiaire une formation et une exposition juridiques
valables et la chance de participer activement à la vie du cabinet
afin d’acquérir une connaissance et une expérience pratiques du
droit, ainsi qu’une bonne compréhension des usages et de la
déontologie propres à la profession juridique;
•
devrait répondre aux critères du Cours de formation professionnelle du
Barreau, du Guide du stage à l’intention des responsables et des
stagiaires du Barreau du Haut-Canada et des Lignes directrices sur la
délégation de tâches aux étudiantes et étudiants en droit occupant un
emploi d’été.
Supervision du personnel et du personnel adjoint
Conformément au Code de déontologie :
•
•
•
•
l’avocate ou l’avocat assume la responsabilité professionnelle entière
des affaires qui lui sont confiées et supervise directement le personnel
de soutien et le personnel adjoint [Règle 5.01(2)];
l’avocate ou l’avocat interdit à une personne non juriste d’effectuer les
fonctions énumérées à la Règle 5.01(3)(4);
aucune lettre de recouvrement portant la signature de l’avocat ou de
l’avocate ne doit être envoyée à moins qu’elle porte l’en-tête de
l’avocat ou de l’avocate, qu’elle soit préparée sous sa surveillance et
qu’elle soit expédiée du cabinet [Règle 5.01(5)];
évite de déléguer à une entité affiliée ou à son personnel des fonctions
reliées à la prestation de services juridiques sans avoir obtenu le
consentement éclairé du client ou de la cliente. [Règle 5.01(6)]