HOMERE Logiciel de gestion RH et paye Terrains

HOMERE
Logiciel de gestion RH et paye
Terrains - Siège
1. Pourquoi Homère ?
Ce logiciel à été développé pour répondre directement aux besoins rencontrés sur le
terrain par les ONG humanitaires. Ils concernent d’une part les difficultés à récolter
les données concernant le personnel local, et d’autre part l’édition des documents
administratifs liés à la paye.
Bien souvent au siège des ONG il est extrêmement difficile d’avoir des informations
exhaustives sur le personnel local employé sur le terrain. Combien sont-ils, quel est
leur profil, quel est leur salaire, comment évoluent-ils, quelles formations reçoiventils, y a-t-il des échanges entre missions qui donnent à ces personnels des perspectives
d’évolution etc.
Dans le même temps, il y a aussi le besoin de maîtriser les processus de paye sur
l’ensemble des terrains, c’est à dire en pratique, de ne pas avoir autant de fichier Excel
qu’il y a de terrain. Cette duplication, en dehors d’être source de disparités qui ne sont
pas toujours justifiées, entraine des erreurs fréquentes souvent liées aux changements
de coordinateurs.
Il n'est pas non plus facile d’éditer dans des délais courts une grande quantité de
bulletins de paye à partir de fichiers Excel pas toujours bien automatisés.
Enfin cette situation rend extrêmement difficile, voir impossible les analyses globales.
Il existe donc un réel besoin de standardisation des pratiques afin d’avoir une remonté
fiable des données au siège et ainsi avoir une visibilité sur l’ensemble de l’activité
d'une ONG.
Dans notre approche de développement, nous avons privilégié la simplicité
d’utilisation pour une prise en main rapide de l’outil car c’est un point qui est essentiel
sur le terrain. Les utilisateurs ne sont pas toujours formés et/ou familiers avec l’outil
informatique. Le travail sur le terrain se fait souvent dans des situations précaires où le
maître mot est l’efficacité. De même, une maintenance très simple et des possibilités
d’installation/re-installation et sauvegarde/restauration facile étaient indispensables.
2. Qu’est ce qu’Homère ?
Homère essaye donc de répondre au mieux à l’ensemble de ces besoins. C’est un
logiciel de gestion des Ressources Humaines pour les ONG adapté à une utilisation sur
le terrain. Ce logiciel a deux fonctions principales :
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la création et le suivi d'une base de données RH.
l'établissement et l'impression des bulletins de salaire.
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Il a été développé par Epiconcept sur l’initiative de Médecin Sans Frontière France et
est disponible depuis avril 2005.
Homère est utilisé pour gérer les employés sur une mission. Un système d’échange de
fichiers permet de faire remonter l’information de niveau en niveau jusqu’au siège de
l’ONG. En général, il y a trois niveaux : terrain, capitale, siège. Ce découpage n’est
pas restrictif et peut comporter autant de niveau que souhaité.
Homère peut être utilisé en installation monoposte (sur le terrain) ou en réseau (au
siège). L’installation monoposte se fait très simplement et automatiquement en
quelques minutes. Le logiciel a été conçu pour fonctionner en mode déconnecté et sur
tout ordinateur de type standard.
En général, une base Homère sur le terrain abrite uniquement les données du terrain
géré. En capitale, plusieurs terrains peuvent être gérés correspondant à toutes les
missions ouvertes dans le pays. Au siège, la base Homère peut centraliser l’ensemble
des missions.
La remontée d’information vers le siège est réalisée grâce à des échanges de fichiers
très légers pour permettre l’utilisation de moyens de transmission à bas débit. La
transmission des données ne peut se faire qu’après « clôture » des données envoyées
afin de permettre une synchronisation entre les différents niveaux. Les données
« clôturées » ne sont plus modifiables par l’utilisateur.
Enfin, afin de rester proche des utilisateurs et être réactif fasse aux nouveaux besoins,
un Wiki (site web collaboratif) est à la disposition de tous en français et anglais. Ce
site permet une mise à disposition de ressources et documentations ainsi qu'une foire
aux questions (FAQ). Il existe une interface web de recueil des demandes utilisateurs
(Mantis) qui permet un suivi en direct des évolutions et interventions.
3. Les avantages
√ Un déploiement très facile : logiciel sous forme d'un exécutable simple ne nécessitant
pas d'administration et pouvant s'installer sur tout poste informatique standard de type
PC. Pour éviter tout problème à ce niveau, nos logiciels sont dépourvus de protections
contre la copie.
√ Une interface et une ergonomie adaptée pour minimiser la formation nécessaire à
l'utilisation.
√ Utilisation de dictionnaires utilisateurs permettant un ajustement précis de l’interface.
√ Multilingues : français, anglais, espagnol.
√ Une remontée de l'information jusqu'au siège de l'association par envoi de fichiers de
transfert très légers pouvant être envoyés via un téléphone cellulaire par exemple.
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√ Un système de clôture et une authentification des écritures permettant de garantir la
cohérence de la base de données gérée par le système.
√ Un module d’exportation de données pour une intégration automatique dans votre
système d’information.
√ Un module d’analyse permettant la mise en place de tableaux de bord.
√ Pour les utilisateurs de SAGA : un module d’échange vers notre logiciel de
Comptabilité.
√ Pour les utilisateurs d’autres logiciels de comptabilité : possibilité de développements
complémentaires à la demande (nous contacter pour plus de renseignements).
Homère a donc été conçu en réponse à une demande de terrain forte sortant du cadre
classique des outils de gestion de RH existants. L’élaboration du logiciel s’est faite de
manière progressive et pragmatique, en privilégiant le partenariat avec MSF.
Aujourd’hui, son utilisation dans un grand nombre de pays est l’illustration de son
aboutissement tant au niveau de son adaptabilité aux différentes législations, qu’au
niveau de sa prise en main rapide et intuitive pour une utilisation quotidienne.
4. Les références
Médecin Sans Frontière – France
Médecin Sans Frontière – Belgique
Médecin Sans Frontière – Hollande
Médecin Sans Frontière – Suisse
Médecin Sans Frontière – Espagne
Terre Des Hommes - Suisse
Solidarités
5. Site web collaboratif
Pour plus d’informations et pour télécharger une version de démonstration, veuillez
consulter notre Wiki à l’adresse suivante :
www.info.epiconcept.fr/ngo
6. Contact
Téléphone : +33.(0)1.53.02.40.60
Email : [email protected]
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Annexe technique
Descriptions des principales fonctionnalités
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Le paramétrage nécessaire à l’édition des bulletins de payes :
La définition d’un ou plusieurs employeurs, en général le terrain utilise l’adresse de l’ONG en
capitale.
La grille de salaire contient l’évolution des salaires d’années en années pour chaque niveau de
fonction. L’ancienneté est ainsi gérée automatiquement dans le processus de paye.
La grille de fonction permet de saisir la définition des différents postes occupés par les staffs.
Cette grille peut être complétée au fur et à mesure ou importée. Chaque fonction est liée à un
niveau de salaire.
La définitions des organismes de collecte des taxes permet un calcul précis des montant à payer.
La définition de sous projets permet de répartir les employés suivant des axes définis pour
simplifier le pilotage de la mission. Par exemple, il peut être commode de définir le sous projet
des « incentives » afin de gérer séparément la paye de cette catégorie particulière de personnel.
La définition des codes comptables est nécessaire pour exporter vers le logiciel de comptabilité.
La subdivision monnaie permet de fournir le détail de la monnaie nécessaire à la paye (nombre
de billets et de pièces)
Les principaux paramétrages sont exportables et importables afin par exemple de diffuser (et
donc standardiser) une grille de fonction.
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Le paramétrage des plans de paye : Le plan de paye contient la description de chaque rubrique de la
fiche de paye. Chaque rubrique est détaillée suivant des formules qui permettent de s’adapter à la
plupart des législations.
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La gestion de la liste des employés :
Le dossier d’un employé regroupe toutes les information RH et paye (centralisation de
l’information).
Un module de recherche puissant permet de retrouver efficacement une personne ou un groupe
de personnes dans la base de données.
La gestion des personnes à charge permet leur prise en compte dans le calcul des charges
sociales. Il peut aussi permettre la mise en place d’une couverture santé organisée par l’ONG.
La gestion de compétences permet de faire appel aux personnes les mieux qualifiées pour un
type d’intervention. Il peut permettre également de s’assurer de la possession d’un diplôme
obligatoire pour l’exercice de certaines professions (infirmier, médecin….).
On appelle événements les faits marquant d’une carrière se rapportant aux formations (suivies ou
à suivre), aux évaluations, aux mesures disciplinaires, aux accidents professionnels, à l’évolution
du profil de l’employé… Ce module permet une historisation et une anticipation des actions à
mener (par exemple, un rapport permet l’impression sur une période des évaluations à faire pour
un administrateur).
La gestion des contrats de travail est le cœur de ce logiciel. C’est ici que sont saisies les données
relatives à la fonction exercée, le salaire de base en fonction de la grille salariale.
Il est possible d’attacher tout type de fichier (Word, Excel, Pdf, Images…) au dossier d’un
employé comme par exemple la copie d’une pièce d’identité ou d’un diplôme.
Le publipostage permet la création automatique de documents personnalisés en fonction des
données de l’employé et de modèles de publipostage. Par exemple, chaque ONG peut créer et
diffuser via Homère des modèles de contrat type. Des modèles peuvent être facilement ajoutés
ou modifiés.
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La paye :
Les congés sont gérés en fonction de leur type (congés payés, congés maternité…). Un
récapitulatif de la balance des congés est automatiquement imprimé sur chaque bulletin de paye.
Les acomptes peuvent être gérés de façon individuelle à partir de la fiche d’un employé ou de
manière collective par l’intermédiaire d’une interface de saisie.
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De la même manière, les bulletins de paye peuvent être générés individuellement ou
collectivement.
L’impression des bulletins peut être réalisée pour un sous projet particulier. Une liste
récapitulative ou une liste d’émargement peut également être imprimée.
Une procédure de solde de tout compte génère automatiquement un dernier bulletin de paye pour
un employé. Cette procédure s’accompagne de la clôture du contrat en cours ainsi que de la prise
en compte de rubriques spéciales du plan de paye (du type montant de l’indemnité à verser).
La clôture d’un mois de paye permet de figer les données s’y rapportant. Une fois clôturée, les
données du mois de paye sont non modifiables.
Les charges sociales sont imprimables via un rapport récapitulatif ou via un export Excel.
L’export peut être réalisé sous forme de liste pour chaque organisme ou sous forme de
récapitulatif pour un employé sur une période.
Il est possible de gérer des bulletins de paye avec une traduction autre que celle fournie par
défaut. Par exemple, si l’expression « bulletin de paye » imprimée par défaut en haut du bulletin
ne convient pas, il est possible de la remplacer par « feuille de paye » ou par toute autre
expression. Ceci est valable pour tout les langages supportés.
La gestion des fichiers :
Une sauvegarde globale des données peut être lancée directement dans l’interface. Le fichier est
compressé sous forme de fichier zip. Il existe trois options de sauvegarde qui peuvent être
sélectionnées indépendamment l’une de l’autre : base de données, fichiers attachés, modèles de
publipostage. La restauration est aussi directement accessible dans l’interface, elle permet de
restituer l’état des données au moment de la sauvegarde.
Afin de faire remonter l’information d’un niveau à un autre, un système d’envoi/réception de
fichiers permet chaque mois d’envoyer au niveau supérieur les données mise à jour. Une clôture
est nécessaire avant cette opération.
Il est également possible de diffuser des paramètres généraux qui comportent les mises à jours
des modèles de publipostage et des dictionnaires.
EpiConcept
47, rue de Charenton
75012 Paris
SARL au capital de 150 000 euros
RCS Paris B 403 931 553 / SIRET 40393155300024
Code APE722C
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