appel d`offres / soumission pour contrats d`approvisionnement < 22

APPEL D’OFFRES / SOUMISSION
POUR CONTRATS D’APPROVISIONNEMENT < 22 500$
ANNEXE 1
INSTRUCTIONS AU SOUMISSIONNAIRE ET CONDITIONS GÉNÉRALES
1. DÉFINITIONS
Dans les documents d’appel d’offres ainsi que dans le bon de commande, les mots ou expressions suivantes signifient :
x Acquéreur : le ministère des Transports du Québec;
x Bon de commande : document certifiant l’acceptation de la soumission du fournisseur par l’émetteur;
x Contrat ferme : un contrat d’approvisionnement dont les quantités et les prix sont fixes et dans lequel la ou les
dates de livraison sont stipulées.
x Contrat à commandes : un contrat d’approvisionnement pour des besoins récurrents et que la quantité de biens,
le rythme ou la fréquence de leur acquisition sont incertains;
x Documents d’appel d’offres : tous les documents compris dans un appel d’offres, notamment : l’Appel
d’offres/Soumission incluant les instructions au soumissionnaire et les conditions générales et particulières, les
plans et devis, s’il y a lieu. Les documents d’appel d’offres font partie intégrante du contrat;
x Émetteur : le ministère des Transports du Québec;
x Fournisseur : une corporation, une société, une coopérative ou une personne physique faisant affaires ;
x Soumissionnaire : corporation, société, coopérative ou personne agissant sous une raison sociale ou sous son
propre nom et qui soumet une offre.
2. EXAMEN DES DOCUMENTS
2.1
2.2
Si le soumissionnaire estime qu’il y a des ambiguïtés, des oublis, des contradictions ou des doutes sur la
signification des plans, devis et autres documents d’appel d’offres, il doit soumettre ses questions à la personne
mentionnée sur le document Appel d’offres/Soumission;
Les addendas expédiés par l’émetteur aux fins de clarification ou de modification font partie intégrante des
documents d’appel d’offres.
3. AVERTISSEMENT
Tout fournisseur qui est inscrit au registre des entreprises non admissibles aux contrats publics (RENA) ne peut présenter
une soumission pour obtenir un contrat public en vertu de l’article 21.4.1 de la Loi sur les contrats des organismes
publics. Ce registre peut être consulté sur le site Internet du Secrétariat du Conseil du trésor à l’adresse suivante :
www.rena.tresor.gouv.qc.ca. Pour tout renseignement complémentaire concernant le RENA, veuillez communiquer au
1 855 883-7362 (RENA) ou par courriel au [email protected]. Le fournisseur qui, dans le cadre de l’exécution d’un
contrat avec un organisme public ou avec un organisme public visé à l’article 7 de la Loi sur les contrats des organismes
publics, conclut un sous-contrat avec un contractant inscrit au registre des entreprises non admissibles (RENA), commet
une infraction et est passible d’une amende de 1 000 $ à 10 000 $ dans le cas d’un individu et de 2 000 $ à 20 000 $
dans le cas d’une personne morale.
4. ATTESTATION RELATIVE À LA PROBITÉ DU SOUMISSIONNAIRE
Par le dépôt du formulaire « Attestation relative à la probité du soumissionnaire » dûment signé, le soumissionnaire
déclare notamment, avoir établi la présente soumission sans collusion et sans avoir établi d’entente ou d’arrangement
avec un concurrent allant à l’encontre de la Loi sur la concurrence (L.R.C. 1985, c. C-34) édictée par le gouvernement
fédéral, entre autres quant aux prix, aux méthodes, aux facteurs ou aux formules utilisés pour établir les prix, à la décision
de présenter, de ne pas présenter ou de retirer une soumission ainsi qu’à la présentation d’une soumission qui,
volontairement, ne répond pas aux spécifications de l’appel d’offres. Le soumissionnaire déclare également que ni lui, ni
une personne qui lui est liée, n’ont été déclarés coupables dans les cinq années, précédant la date de présentation de la
soumission, d’un acte criminel ou d’une infraction énoncés au point 9 de l’Attestation.
5. DÉCLARATION CONCERNANT LES ACTIVITÉS DE LOBBYISME EXERCÉÉS AUPRÈS DU MINISTÈRE DES
TRANSPORTS DU QUÉBEC RELATIVEMENT À L’APPEL D’OFFRES
Par le dépôt de la « Déclaration concernant les activités de lobbyisme exercées auprès du ministère des Transports
relativement à l’appel d’offres » joint en annexe, dûment remplie et signée, le soumissionnaire déclare notamment qu’au
sens de la Loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyisme (L.R.Q., c. T-11. 011) et des avis émis par le
Commissaire au lobbyisme :
x
x
Soit que personne n’a exercé pour son compte, que ce soit à titre de lobbyiste d’entreprises ou de lobbyiste-conseil,
des activités de lobbysme, préalablement à la déclaration;
Ou que des activités de lobbyisme ont été exercées pour son compte et qu’elles l’ont été en conformité avec cette
loi, avec ces avis ainsi qu’avec le Code de déontologie des lobbyistes (c. T-11, 011, r.2).
De plus, le soumissionnaire reconnaît que, si le Ministre a des motifs raisonnables de croire que des communications
d’influence non conformes à la Loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyisme et au Code de déontologie
des lobbyistes ont eu lieu pour obtenir un contrat, une copie de la déclaration pourra être transmise au Commissaire au
lobbyisme par le Ministre.
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POUR CONTRATS D’APPROVISIONNEMENT < 22 500$
ANNEXE 1
INSTRUCTIONS AU SOUMISSIONNAIRE ET CONDITIONS GÉNÉRALES
6. PRÉPARATION ET PRÉSENTATION DES SOUMISSIONS
6.1
6.2
6.3
6.4
6.5
Le soumissionnaire certifie que la présente offre est préparée de bonne foi, sans aucune communication ni
entente avec un autre soumissionnaire ou autre concurrent possible, soit directement, soit par l’entremise d’un
tiers.
La soumission doit être présentée sur le document officiel de l’émetteur ou toute photocopie intégrale de celui-ci.
La soumission doit être signée à l’endroit indiqué sur le document Appel d’offres/Soumission.
Toute rature ou correction apportée au prix soumis doit être paraphée par la personne autorisée.
La soumission doit être retournée de façon à ce qu’elle parvienne avant la date et l’heure limites fixées pour la
réception des soumissions.
7. PRODUIT ÉQUIVALENT
Si un produit équivalent est stipulé acceptable dans les documents d’appel d’offres, il incombe au soumissionnaire, dans
sa soumission, d’annexer aux documents requis les pièces justificatives visant à établir la preuve complète de
l’équivalence, laquelle est soumise à l’approbation de l’émetteur.
8. POLITIQUE GOUVERNEMENTALE RELATIVE À L'EMPLOI ET À LA QUALITÉ DE LA LANGUE FRANÇAISE DANS
L'ADMINISTRATION
8.1
Tout fournisseur qui a eu à son emploi plus de cinquante (50) personnes au Québec pendant une période de six
(6) mois, doit, avant que ne lui soit adjugé un contrat, fournir :
x Soit
une
attestation
d'inscription
délivrée
par
l'Office
de
la
langue
française
(www.oqlf.gouv.qc.ca/francisation/entreprises) depuis moins de trente (30) mois;
x Soit une attestation d'application à un programme de francisation;
x Soit un certificat de francisation conforme.
Si les documents requis ne sont pas fournis avec sa soumission ou au plus tard dans un délai de cinq (5) jours
ouvrables suivant une demande écrite du Ministre à cet effet, la soumission sera déclarée non conforme.
8.2
Le soumissionnaire doit produire sa soumission en français. Le fournisseur est tenu, sous réserve des exceptions
mentionnées à l'appel d'offres, de fournir en français : l'étiquette, la facture, la documentation, le mode d'emploi,
l'emballage et le certificat de garantie relatif à un bien et doit satisfaire à toutes exigences linguistiques spécifiées
dans l'appel d'offres.
9. DÉLAI DE VALIDITÉ DES SOUMISSIONS
Les pris soumis sont valides pour une période de quarante-cinq (45) jours à compter de la date limite de réception des
soumissions.
10. RETRAIT DE SOUMISSION
Le soumissionnaire peut retirer sa soumission en personne ou par lettre recommandée en tout temps, avant la date et
l’heure limites de réception des soumissions, et il peut en présenter une nouvelle avant l’expiration de ce même délai.
11. ANALYSE DES SOUMISSIONS
11.1
11.2
11.3
11.4
La détermination du plus bas soumissionnaire se fait à partir des prix soumis ou selon les modalités de calcul
prévues;
En cas d’erreur de calcul, le prix unitaire net de chacun des articles prévaut;
L’émetteur ne s’engage à accepter ni la plus basse ni aucune des soumissions;
Aucun travail en vue de l’exécution du contrat ne doit être commencé avant l’émission du bon de commande et
l’émetteur n’assumera aucune responsabilité pour de tels travaux.
12. CONDITIONS D’ADMISSIBILITÉ DES FOURNISSEURS
12.1
12.2
12.3
12.4
12.5
Le fournisseur doit posséder les qualifications, les autorisations les permis, les licences, les enregistrements, les
certificats, les accréditations et les attestations nécessaires décrites aux documents d’appel d’offres;
Le fournisseur ne doit pas avoir fait l’objet d’une évaluation de rendement insatisfaisant de la part du ministère
des Transports pour un contrat de même nature, au cours des deux années précédant la date limite fixée pour la
réception des soumissions;
Le fournisseur ne doit pas présenter directement ou indirectement, de quelque manière que ce soit, plus d’une
soumission. Sont réputés présenter plus d’une soumission, deux fournisseurs affiliés;
Le fournisseur doit satisfaire à tout autre condition d’admissibilité prévue dans les documents d’appels d’offres;
Le fournisseur ne doit pas être inscrit au registre des entreprises non admissibles aux contrats publics (RENA).
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13. CONDITIONS DE CONFORMITÉ DES SOUMISSIONS
L’un ou l’autre des éléments mentionnés ci-dessous entraîne le rejet automatique d’une soumission.
13.1
13.2
13.3
13.4
13.5
13.6
13.7
13.8
13.9
Le non-respect de l’endroit, de la date et de l’heure limites fixés pour la réception des soumissions;
Un document identifié ci-après n’est pas déposé avec la soumission du fournisseur, n’est pas dûment rempli et
signé par la ou les personnes autorisées, le cas échéant, ou n’est pas conforme aux exigences des présentes
instructions.
a)
Formulaire de soumission de l’émetteur joint dans les documents d’appel d’offres;
b)
Formulaire « Attestation relative à la probité du soumissionnaire »;
c)
Déclaration concernant les activités de lobbyisme exercées auprès du ministère des Transports
relativement à l’appel d’offres.
Malgré ce qui précède (article 13.2), le défaut de joindre le document suivant lors de la présentation de la
soumission n’entraînera pas le rejet automatique de la soumission si le fournisseur présente ce document dans
un délai de cinq (5) jours ouvrables suivant une demande écrite du Ministre à cet effet.
x Attestation relative à la probité du soumissionnaire ;
x Déclaration concernant les activités de lobbyisme exercées auprès du ministère des Transports relativement
à l’appel d’offres.
Passé ce délai, la soumission sera automatiquement rejetée.
Une soumission comportant des ratures ou des corrections aux prix soumis et non paraphées par la personne
autorisée;
Une soumission conditionnelle ou restrictive;
La soumission ou les prix soumis sont jugés disproportionnés ou débalancés;
La soumission comporte une fausse déclaration ou une déclaration inexacte sur un point important;
La soumission n’est pas rédigée en français;
Un document indiqué comme requis au moment du dépôt de la soumission est absent;
Le non-respect de toute autre condition mentionnée par l’émetteur dans les documents d’appel d’offres et
indiquée comme obligatoire.
Toute omission ou erreur relativement à une condition de conformité autre que celles visées au présent article en regard
de la soumission n’entraînera pas de rejet de cette soumission, à la condition que le fournisseur la corrige à la satisfaction
du Ministre dans le délai accordé par celui-ci. Sous réserve de l’article 11 « Analyse des soumissions », cette correction
ne peut entraîner une modification du montant total.
Le Ministre se réserve le droit, à son entière discrétion, de passer outre à tout vice de forme de la soumission et des
documents qui doivent l’accompagner qu’il juge mineur.
14. SOUS-TRAITANCE
Le fournisseur doit, avant de conclure tout sous-contrat requis pour l’exécution du contrat, s’assurer que chacun de ses
sous-traitants n’est pas inscrit au registre des entreprises non admissibles aux contrats publics (RENA) ou, s’il y est
inscrit, que sa période d’inadmissibilité aux contrats publics est terminée. Il doit transmettre à l’organisme public, avant
que l’exécution du contrat ne débute, une liste indiquant, le cas échéant, pour chaque sous-contrat, les informations
suivantes :
x
x
Le nom et l’adresse du principal établissement du sous-traitant;
Le montant et la date du contrat de sous-traitance.
Le fournisseur qui omet de transmettre un renseignement en vertu de la présente clause commet une infraction et est
passible, pour chaque jour que dure l’infraction, d’une amende de 100 $ à 200 $ dans le cas d’un individu et de 200 $ à
400 $ dans le cas d’une personne morale pour chacun des cinq premiers jours de retard et d’une amende de 200 $ à
400 $ dans le cas d’un individu et de 400 $ à 800 $ dans le cas d’une personne morale pour chaque jour subséquent.
15. RESPONSABILITÉS DU FOURNISSEUR
15.1
15.2
Le fournisseur est le seul et unique responsable vis-à-vis l’émetteur de la fabrication et de la livraison des biens
prévus au contrat, en parfaite conformité avec les documents d’appel d’offres et d’après les règles de l’art;
Le fournisseur se porte garant envers l’émetteur de l’indemniser de toute réclamation, perte, dommage, action ou
autre procédure découlant de sa faute, négligence, omission ou de celle de ses préposés ou sous-traitants dans
l’exécution du contrat.
16. LOIS, RÈGLEMENTS ET PERMIS
Conformément à l’article 31.1.1 de la Loi sur le ministère du Revenu (L.R.Q., c. M-31), lorsque le fournisseur est
redevable d’un montant exigible en vertu d’une loi fiscale, le ministère pourra, s’il en est requis par le ministre du Revenu,
transmettre à celui-ci tout ou partie du montant payable en vertu du présent contrat afin que le ministre puisse affecter en
tout ou en partie ce montant au paiement de cette dette.
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17. CESSION DE CONTRAT
Le contrat ne peut être cédé, en tout ou en partie, sans l’autorisation écrite préalable de l’émetteur.
18. RECOURS DE L’ÉMETTEUR
Advenant que le fournisseur cesse ses activités de quelque façon que ce soit, y compris en raison de faillite, de
liquidation ou de cession de biens, ou advenant que le fournisseur fasse défaut de remplir l’une ou l’autre des obligations
ou conditions qui lui incombent, en vertu du contrat, l’émetteur peut, sans préjudice aux autres recours, exercer, le
recours suivant, soit : la résolution de plein droit du contrat.
19. RÉSILIATION DU CONTRAT
x
x
x
x
Le ministre peut en tout temps résilier le contrat unilatéralement, au moyen d’un avis écrit adressé au fournisseur et,
le cas échéant, à la caution. S’il se prévaut de ce droit, il indemnise le fournisseur de la valeur des dépenses
engagées, à l’exception de toute mise de capital en vue de l’exécution du contrat;
Le ministre et le fournisseur peuvent résilier le contrat par entente et convenir alors des conditions de résiliation;
Le ministre se réverse le droit de résilier le contrat si le fournisseur a présenté des renseignements faux ou trompeurs
ou a fait des fausses déclarations;
Le ministre se réserve également le droit de résilier le contrat si le fournisseur est déclaré coupable d’une infraction à
la Loi sur la concurrence relativement à un appel d’offres public ou à un contrat conclu avec une administration
publique au Canada sans toutefois avoir encore été inscrit au registre des entreprises non admissibles aux contrats
publics (RENA).
20. CONDITIONS DE PAIEMENT
Tout paiement est effectué dans les trente (30) jours suivant la date la plus tardive entre la date de réception d’une
facture et la date d’acceptation du bien, laquelle acceptation se traduit soit par l’émission d’un avis daté reconnaissant
que le bien a été livré, soit par la prise de possession du bien ou soit par l’utilisation du bien. S’il y a un retard de
paiement, le gouvernement n’est tenu de payer de l’intérêt qu’à partir de la trente et unième (31e) journée, selon les
dispositions de la réglementation en vigueur. L’intérêt payable est calculé d’après le taux prévu par la Loi sur le ministère
du Revenu (L.R.Q., c. M-31).
Les
taxes de vente applicables devront apparaître séparément sur les factures.
21. APPLICATION DE LA TPS ET DE LA TVQ
À compter du 1er avril 2013, les biens requis et payés par le Ministère des transports avec les deniers publics pour son
utilisation propre seront assujettis aux taxes de ventes applicables (taxe de vente du Québec (TVQ) et taxe sur les
produits et services (TPS) ou, le cas échéant, taxe de vente harmonisée (TVH) et, par conséquent, ces taxes devront être
facturées.
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