strategie d`execution des travaux de saisie en 4 mois

CHAPITRE III
STRATEGIE D’EXECUTION DES TRAVAUX DE SAISIE EN 4 MOIS
3.1 Chaîne de traitement des questionnaires et création des fichiers
Les boîtes contenant les questionnaires ménages des différentes zones de
dénombrement (ZD) sont rangées de façon hiérarchique dans les rayons de la grande salle des
archives du BCR. Sur la base des dossiers relatifs à son domaine de travail, le contrôleur
adressera une requête au superviseur pour obtenir les questionnaires des ZD à traiter par son
équipe au cours d’une période donnée. Le superviseur vérifiera que la requête ainsi formulée
est conforme au plan établi et à son tour, il la transmet au responsable du centre des archives
au moyen de la fiche de transmission (fiche A). C’est cette fiche qui lui permettra de gérer
les commandes et la chaîne de circulation des questionnaires durant tout le processus de
traitement.
Chaque contrôleur disposera d’une chemise à rabat dans laquelle seront classées les
fiches A des dossiers reçus et traités pour un meilleur suivi du travail réalisé.
Après toutes les vérifications préalables du contenu des dossiers des questionnaires
ménage reçus, le contrôleur répartira les différents lots de questionnaires à ses agents à raison
d’1 ZD par agent et le travail de saisie commencera. Le contrôleur ouvrira l’écran batch et
entrera les données qui s’y rapportent avant de laisser la place à l’agent de saisie qui
poursuivra la saisie des données des questionnaires ménages, notamment en entrant les
données relatives à l’écran questionnaires et pour chaque écran questionnaire, les données
relatives à l’écran ménage et individu. Pendant la saisie, si les données d’un questionnaire
posent des problèmes particuliers, celui-ci sera retiré du processus de saisie et transmis à
l’équipe de vérification qui traitera le problème rencontré : (vérification et correction
éventuelle) et renvoiera le questionnaire corrigé à la saisie. A la fin de la saisie de tous les
questionnaires d’une même ZD, le contrôleur procèdera aux différents contrôles, fermera la
boucle de l’écran batch et créera ainsi automatiquement le fichier batch. De même à la fin de
la saisie des données relatives à 1 canton/centre urbain/zone restante de l’arrondissement, le
superviseur rassemblera tous les batch crées pour constituer le fichier « canton ». Les
différents fichiers « cantons » seront à leur tour fusionnés pour constituer le fichier
« arrondissement », puis le fichier « département ».
3.2 Normes de production et suivi
Malgré les retards enregistrés dans le démarrage des travaux de saisie, à cause de la
livraison tardive des équipements informatiques, l’obligation pour le Bureau Central du
Recensement (BCR) d’honorer les nouvelles échéances de production des résultats définitifs
du RGP/H-2001en décembre 2003, impose que ces travaux soient réalisés en 4 mois au
maximum, soit environ en 100 jours de travail effectif, au lieu de 7 mois comme cela avait été
prévu dans le plan initial. C’est le nouveau pari qu’il faut gagner, tout en produisant un travail
de qualité.
Pour atteindre cet objectif, le BCR a élaboré une stratégie efficace d’organisation du
travail qui consiste d’abord à réaliser une production très appréciable bien avant la phase de
démarrage des travaux de saisie proprement dits. En effet il est très important de mettre à
profit la phase de réalisation du test de la saisie et celle de son extension avec les moyens
disponibles (12 postes de saisie) en attendant la livraison des équipements informatiques, puis
celle de la formation des opérateurs de saisie, pour réaliser une production très appréciable.
Cette disposition va contribuer à alléger le volume de travail à exécuter au cours de la grande
1
saisie. Ainsi, pourra t-on espérer des délais assez raccourcis pour l’achèvement des travaux de
saisie.
3.2.1
Production à réaliser par les 12 opérateurs de saisie de décembre 2002 à
juillet 2004
Au cours des 3 premiers mois du test de saisie, de décembre 2002 à février 2003, les
12 opérateurs de saisie ont réalisé une production totale de 423.918 personnes saisies
correspondant à 60.392 ménages. La production hebdomadaire moyenne réalisée au cours de
cette période est de 35.326 personnes par semaine. Le maximum de la production
hebdomadaire moyenne de l’équipe atteint au cours des 4 dernières semaines, est de 41.617
personnes saisies. Si on prend comme hypothèse de travail que les travaux de la grande saisie
débuteront le 1er Août 2003, alors le s 12 opérateurs de saisie devraient continuer à travailler
du 1er mars jusqu’au 31 juillet 2003, soit 20 semaines de travail. Ainsi, à la date du 1er Août
2003, ils auront réalisé au total, en admettant une production moyenne de 40.000
personnes/semaine : de mars à juillet 2003, une production de : 423.918 personnes + (20
semaines x 40.000 personnes/semaine) = 1.223.918 personnes saisies. Pour ce faire avant le
démarrage des travaux le 1er Août 2003 de la grande saisie, les 12 opérateurs de saisie
pourront réaliser une production de 1.223.918 personnes saisies, si l’encadrement de cette
équipe reste, comme elle l’a été au cours du 3ème mois de travail de test de la saisie.
3.2.2 Production à réaliser lors de la phase de formation des opérateurs de saisie
Il est prévu d’organiser en 4 semaines la formation de 186 candidats sélectionnés pour
les postes d’opérateurs de saisie. Etant donné les contraintes du parc informatique le BCR a
retenu d’assurer une formation théorique intensive de ces postulants durant la 1ère semaine, et
une formation très pratique au cours des 3 autres semaines. Il a été constitué 4 équipes de
formation, chacune composée de : 1 superviseur, 6 à 7 contrôleurs et 46 à 47 candidats
opérateurs de saisie. Etant donné les contraintes liées à la taille du parc de micro ordinateurs,
cette formation s’est déroulé en 4 vacations journalières fonctionnant selon les horaires ciaprès :
a) du lundi au jeudi :
1ère vacation
2ème vacation
3ème vacation
4ème vacation
:
:
:
:
07h30 – 10h30
11h00 – 14h00
14h30 – 18h00
18h30 – 21h00
b) vendredi
:
1ère vacation :
2ème vacation :
07h30 – 12h30
14h30 – 20h00
c) samedi
:
3ème vacation :
4ème vacation :
07h30 – 12h30
14h30 – 20h00
Ces horaires de travail doivent être scrupuleusement respectés par tous. D’une semaine
à une autre, il y aura une alternance des équipes entre les quatre vacations, de sorte qu’au
bout des 4 semaines, chaque équipe puisse avoir expérimenté chacune des 4 vacations
définies. Plus cette configuration du programme de formation, les journées du vendredi et
samedi sont consacrées à des travaux pratiques de saisie des données réelles du 3ème RGP/H,
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avec un objectif de production prédéfinis. Au cours de la phase de formation, il sera demandé
à chaque opérateur de saisie de donner le meilleur de lui- même pour réaliser les performances
minimales de production, requises. Ces performances minimales ont été déterminées à partir
des productions hebdomadaires des opérateurs de saisie les moins performants au cours des 4
premières semaines du test de la saisie. Les résultats obtenus sont présentés dans le tableau
n°7 ci-après. En principe, le recrutement des 174 opérateurs de saisie sur les 186 postulants
ayant subi la formation devrait se faire sur la base des performances individuelles réalisées au
cours de cette phase.
Tableau n°7 : Vitesses horaires minimales observées lors du test de la saisie et vitesses
acceptables lors de la formation des opérateurs de saisie
Période
1ère semaine
2ème semaine
3ème semaine
4ème semaine
Test de la saisie
48 pers/heure
63 pers/heure
77pers/heure
72 pers/heure
formation
30/pers/heure
60/pers/heure
70 pers/heure
80 pers/heure
Dés lors si les conditions de réalisation de la formation des opérateurs de saisie cidessus énoncées sont respectées, chaque opérateur de saisie devrait réaliser une production
individuelle minimale de 2.940 personnes saisies lors de toute de la phase de formation. On
peut donc espérer à l’issue de cette phase que les 186 postulants réaliseront une production
minimale de 546.840 personnes saisies, obtenue comme suit :
1ère semaine
2ème semaine
3ème semaine
4ème semaine
:
:
:
:
186 agents x 30 pers/h/agt x 3,5 h
186 agents x 60 pers/h/agt x 13,5 h
186 agents x 70 pers/h/agt x 13,5 h
186 agents x 80 pers/h/agt x 13,5 h
Total
=
=
=
=
=
19.530
150.660
175.770
200.880
_______
546.840
3.2.3 Production à réaliser lors de la grande saisie : Août – Novembre 2005
La taille de l’échantillon constitué pour le test de saisie est passée de 243.991 (CT/AR)
à 255.113 (test de saisie). En se fondant sur ce résultat, on peut projeter que la taille de
l’univers à saisir sera de 10.174.500 individus. Lors de la grande saisie, tenant compte des
personnes déjà saisies, soit : 1.223.918 + 546.840 = 1.997.598, la taille de l’univers qui reste à
saisir est de : 10.174.500 – 1.997598 = 8.176.902 que l’on va arrondir pour des raisons de
double saisie et autres imprévus à 9.000.000 personnes. Il est d’ores et déjà acquis qu’il sera
recruté 174 opérateurs de saisie. Pour que les travaux de la grande saisie soient réalisés
effectivement en 4 mois, il faut que chaque opérateur de saisie produise en moyenne :
9.000.000 pers/(174 agents x 16 semaines) = 3.233 pers/sem. Cette norme de production
calque sur les résultats de la saisie test, cas réaliste.
Toutefois, au regard au regard des résultats obtenus par les agents de saisie lors du
test de la saisie, on peut raisonnablement formuler trois hypothèses de travail relatives aux
normes de production d’un agent de saisie lors de la phase de la grande saisie. L’indicateur de
référence retenu est le nombre de personnes saisies par heure et par agent de saisie ; il
exprime la vitesse horaire d’un agent de saisie.
Le tableau n°8 ci-dessous, comporte les données sur la vitesse horaire d’un agent de
saisie relatives à chacune des trois hypothèses retenues. L’hypothèse 3, qui est certes une
hypothèse forte, est tout simplement la réplique des vitesses de production réalisées au cours
3
des quatre premiers mois de la saisie test. Il ne s’agit pas d’une simple vue de l’esprit,mais
bien des résultats concrets obtenus par des agents travaillant sur les données du RGP/H-2001
et dans les mêmes conditions que celles de la grande saisie. Sur cette base, on a défini deux
hypothèses de production plus faible : hypothèse 2 et hypothèse 1. L’hypothèse 1 devrait
correspondre à une situation particulièrement défavorable où les agents de saisie recrutés sont
peu performants : elle correspond à des normes minimales acceptables de production.
L’hypothèse 2 est une situation intermédiaire entre ces deux cas extrêmes qui correspond à la
vitesse souhaitable.
Tableau n°8 :
Vitesses horaires d’un agent de saisie par mois de production selon
l’hypothèse de travail retenue
Hypothèses de travail
Hypothèse 1
Hypothèse 2
Hypothèse 3
1er mois
75
81
96,7
2ème mois
95
108
115
3ème mois
110
118
125
4ème mois
115
128
130
La mise en œuvre de chacune de ces différentes hypothèses conduit, après 4 mois de
saisie, aux résultats suivants :
a) Hypothèse de travail n°1 : Production totale = 8 524 920
1èr mois : 75 pers./h x 58 agts (32h + 31h +30h) /sem. x 4 sem.
2ème mois : 95 pers./h x 58 agts (32h + 31h +30h) /sem. x 4 sem.
3ème mois : 110 pers./h x 58 agts (32h + 31h +30h) /sem. x 4 sem.
4ème mois : 115 pers./h x 58 agts (32h + 31h +30h) /sem. x 4 sem.
=
=
=
=
1.620.600
2.049.720
2.373.360
2.481.240
b) Hypothèse de travail n°2 : Production totale : 9 385 560
1èr mois : 81 pers./h x 58 agts (32h + 31h +30h) /sem. x 4 sem.
2ème mois : 108 pers./h x 58 agts (32h + 31h +30h) /sem. x 4 sem.
3ème mois : 118 pers./h x 58 agts (32h + 31h +30h) /sem. x 4 sem.
4ème mois : 128 pers./h x 58 agts (32h + 31h +30h) /sem. x 4 sem.
=
=
=
=
1.747.656
2.330.208
2.545.968
2.761.728
c) Hypothèse de travail n°3 : Production totale = 10 069 519
1èr mois : 96,7 pers./h x 58 agts (32h + 31h +30h) /sem. x 4 sem. =
2ème mois : 115 pers./h x 58 agts (32h + 31h +30h) /sem. x 4 sem. =
3ème mois : 125 pers./h x 58 agts (32h + 31h +30h) /sem. x 4 sem. =
4ème mois : 130 pers./h x 58 agts (32h + 31h +30h) /sem. x 4 sem. =
2.086.399
2.481.240
2.697.000
2.804.880
Comme on peut le constater, il est possible de réaliser la saisie des données du
RGP/H-2001, dans les conditions décrites ci-dessus, en 4 mois (hypothèse 1, hypothèse 2 ou
hypothèse 3). Pour parvenir à ces résultats, il a été mis en œuvre d’une part, des mécanismes
clairs qui vont d’une part, garantir le respect des temps effectifs de saisie et des normes de
production tels que le BCR les a définis, et d’autre part, régler correctement et à temps les
questions administratives, budgétaires, matérielles et logistiques.
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