Bureau des Festivités Compte-rendu de la cinquième réunion d`A12

Bureau des Festivités
Compte-rendu de la cinquième réunion d’A12
Lundi 1er octobre 2012
Etaient présents : Natal (présidente), Vross (trésorière), Naney (responsable foyer), Dygne
(responsable MDE), Smoi (responsable grandes soirées), DBB (responsable snack), Aski
(secrétaire), Piké (resp’ relations extérieures), Rell (resp’ com), Alpa (responsable Gomette).
Etait absent : personne !
Ordre du jour
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Oktoberfest
Soirée du 11/10
Montbé
Trésorerie
Lieux de vie
Oktoberfest
13 personnes dont 2 qui ont le permis. Donc si on fait, c’est un seul van. ON ANNULE
Soirée du 11 octobre
Thèmes :
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Norvégienne, Canadienne, Savoyarde : mieux quand il fera plus froid (6 décembre)
Bretagne : problème car ce n’est pas la saison des moules, bière au Chouchen
Moines : bières et fromages d’Abbayes, biscuits, … ? Bouteilles de 75 ?
On refait le point par mail dans 2 jours pour se mettre d’accord et commencer l’affiche.
Montbéliard
Machine à café pas reçue ! =( (Nous n’avons pas la même notion de la livraison en 24h…)
Inauguration demain : on ramène la machine à café de Belfort. On ouvre le lieu de vie sans machine,
en espérant la recevoir le plus rapidement possible.
On va acheter des dosettes de capuccino plein de variétés. On en prend aussi pour foyer + MDE.
Trésorerie
FCBS n’a pas encore encaissé le premier chèque (mais c’est en cours), le deuxième est fixé au 10
octobre.
Voire factures Super U s’il y a des problèmes. CROUS : on n’ pas payé le mois de juin (car on ne l’a
jamais vue).
Il reste des polos à revendre (12€), gdoc toujours actif pour avoir les tailles dispo.
ASSIDU
Intervention de Mouman.
Modifications des étiquettes à faire pour demain.
Cocktail du midi : soft uniquement, gobelets en plastique (150-200 personnes) fournis par le BdF. Le
BdF doit aussi acheter/prévoir ce qu’on met dans les cocktails (classes). Cocktails : on peut prendre
de la marque repère ; soft « simples » : acheter marque style Granini. Prévoir eau plate + pétillante.
Le BdF avance le prix des affiches, et on verra si elles seront remboursées.
Casquette : faire un logo en monochrome AE + BdF en noir sur blanc qu’on mettra sur le côté, à la
place de l’année (fusionner les deux logos en un seul fichier)
Crémant vendu pendant le repas. Stock BdF pour complément (30 bouteilles) qui sera vendu au
même prix (Youhou les bénéfices !). 4€ de frais de bouchon à prendre en compte.
Cocktail du soir : au foyer. Avec de l’alcool mais léger. Prévoir 30-40 L de rosé pamplemousse par
exemple ou kir, etc. On peut demander un acompte (200-300€).
Faire de la propagande BdF pour le midi et le soir.
Réservation :
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40 places étudiantes, limité jusqu’au 10 octobre
20 bénévoles avec repas gratuit (7 BdF + 7 AE + son)
20€ cotisant AE  on se présente le matin, on récupère un ticket, ils nous offrent le midi si
on cotise pour le soir
Code créé par Dorsa
Penser à créer un post sur le forum après les réservations pour prévenir du menu
Récap’ :
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Midi : gérer 150 personnes au soft.
Soir : foyer 180 personnes, 2 vers maxi. Soirée normale (on peut vendre crémant et bières).
Préparer propagande. Prévoir liste de bénévoles.
URGENT : logo et crémant
Lieux de vie
Belfort
Il faut vraiment détartrer la machine à café (merci Dygne).
Planning barman : reste une place pour un ancien mercredi midi, sinon bcp entre 14h et 16h
Formation barman : mercredi 19h30, deuxième créneau à venir (juste petit speech pour les anciens)
Problème soirée Ski’UT : il faut que les barmen soient cotisants !!! Les aider s’ils galèrent trop.
Les cheeseburgers ne sont plus dans les formules !
Sevenans
Problème de machine à café aussi ! (décidément…) Pas cher mais pour le moment on ne le fais pas,
on ne peut pas. On récupère l’ancienne de Belfort.
Planning barman : il manque des 14h-16h
Formation barman : à faire bientôt, avant la fin de semaine.
Tour de table
Vross
Carte bleue : 30€ par an. Mais mauvaise idée car pas si pratique que ça (juste pour les petites
courses), et moins de traces que le talon du chéquier, et problème du code aussi…
DBB
Il a faim. Les petits pains se vendent bien (merci DBB). Il a oublié de demander les prix. Boulet. En
plus il dit qu’il est un mauvais garçon, et il a insisté pour que je le note. Voilà.
Aski
Problème relevé par Texa en réunion integ’ sur le nettoyage de la MDE : réglé en privé. On n’en parle
plus !
Alpa
Demande une formation barman (demain entre 12h et 13h). Le lieu de vie sera ouvert à partir de
demain. Il faut demander la clé de l’armoire à machine à café.
Naney
Déjeun’Pouce : légué à Smoi. On ne le fait pas tout de suite.
Dygne
Jeudi aprèm : PCash avec qui veut/peut