gestion centralisée des feuilles de temps - Integra-Co

ÉTUDE DE CAS
GESTION CENTRALISÉE DES FEUILLES DE TEMPS
PROBLÉMATIQUE
Nous devons capturer les feuilles de temps de nos employés administratifs, de nos techniciens sur la chaine
de montage, de nos inspecteurs qualité toujours en mouvement, de nos consultants, de nos sous-traitants
et de certaines ressources de nos partenaires. Ces feuilles de temps de différents formats doivent être
intégrées dans notre système d’entreprise SAP. Pour ce faire, nous saisissons de nouveau à la main le temps
acquis depuis les multiples systèmes. Les données de temps de ressources participantes à des projets
doivent elles aussi être saisies de nouveau dans les plans de projet MS Project. Dans ce cas, ce sera ou bien
le gestionnaire de projet ou les ressources elles-mêmes qui saisiront de nouveau leur temps dans MS
Project. Toutes ces manipulations causent des soucis énormes de gestion, créent des frustrations pour tout
le personnel impliqué, et sont à la source de nombreuses erreurs de manipulation suite à la saisie multiple.
SOLUTION
Après une analyse et une rapide intégration des
nombreux processus de gestion du temps en place,
Integra-co a dirigé le développement et le
déploiement d’un système intégré de gestion et de
saisie des feuilles de temps. Un système fédérateur
offrant de multiples interfaces de saisie du temps
(portail web, application pour tablettes et téléphones
intelligents), chacun étant adapté aux besoins
spécifiques des intervenants et certains synchronisant
l’information de projet depuis les données du ERP.
Plus important encore, toutes les données capturées
sont automatiquement pré-qualifiées et intégrées, à
notre système d’entreprise pour une comptabilisation
et un traitement centralisé. L’information ainsi validée
remonte aussi vers notre système de gestion de
portefeuille de projet.
GAINS
Notre contrôleur n’a plus à ressaisir dans notre ERP les feuilles de temps des techniciens de la chaine de
montage ou sur la route ou celles des consultants obtenues depuis leurs factures.
Résultat : Une économie mensuelle de 8 jour/homme s’est concrétisée simplement en ressaisie. Beaucoup
moins de frustration car fini la double-saisie du temps; terminés les casse-têtes, les erreurs de traitement
de paie et la perte de temps dû aux erreurs de saisie. Bref, un allègement important dans nos façons de
faire et un gain de productivité et de la qualité significatif.