gestion centralisée des feuilles de temps - Integra-Co
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gestion centralisée des feuilles de temps - Integra-Co
ÉTUDE DE CAS GESTION CENTRALISÉE DES FEUILLES DE TEMPS PROBLÉMATIQUE Nous devons capturer les feuilles de temps de nos employés administratifs, de nos techniciens sur la chaine de montage, de nos inspecteurs qualité toujours en mouvement, de nos consultants, de nos sous-traitants et de certaines ressources de nos partenaires. Ces feuilles de temps de différents formats doivent être intégrées dans notre système d’entreprise SAP. Pour ce faire, nous saisissons de nouveau à la main le temps acquis depuis les multiples systèmes. Les données de temps de ressources participantes à des projets doivent elles aussi être saisies de nouveau dans les plans de projet MS Project. Dans ce cas, ce sera ou bien le gestionnaire de projet ou les ressources elles-mêmes qui saisiront de nouveau leur temps dans MS Project. Toutes ces manipulations causent des soucis énormes de gestion, créent des frustrations pour tout le personnel impliqué, et sont à la source de nombreuses erreurs de manipulation suite à la saisie multiple. SOLUTION Après une analyse et une rapide intégration des nombreux processus de gestion du temps en place, Integra-co a dirigé le développement et le déploiement d’un système intégré de gestion et de saisie des feuilles de temps. Un système fédérateur offrant de multiples interfaces de saisie du temps (portail web, application pour tablettes et téléphones intelligents), chacun étant adapté aux besoins spécifiques des intervenants et certains synchronisant l’information de projet depuis les données du ERP. Plus important encore, toutes les données capturées sont automatiquement pré-qualifiées et intégrées, à notre système d’entreprise pour une comptabilisation et un traitement centralisé. L’information ainsi validée remonte aussi vers notre système de gestion de portefeuille de projet. GAINS Notre contrôleur n’a plus à ressaisir dans notre ERP les feuilles de temps des techniciens de la chaine de montage ou sur la route ou celles des consultants obtenues depuis leurs factures. Résultat : Une économie mensuelle de 8 jour/homme s’est concrétisée simplement en ressaisie. Beaucoup moins de frustration car fini la double-saisie du temps; terminés les casse-têtes, les erreurs de traitement de paie et la perte de temps dû aux erreurs de saisie. Bref, un allègement important dans nos façons de faire et un gain de productivité et de la qualité significatif.