SECRETARIAT JURIDIQUE Le rôle de l`assistant juridique

SECRETARIAT JURIDIQUE
Le rôle de l'assistant juridique
I – Les qualités de l'assistant juridique
Un assistant effectue toutes les tâches d'un secrétaire professionnel mais aussi un professionnel très
qualifié et spécialisé.
Il acquiert des notions de droit, une connaissance des institutions juridiques (quel tribunal saisir),
compétences territoriales (zone géographique dans laquelle l'affaire va être traitée) et d'attribution
(savoir quel tribunal saisir) (pour les tribunaux et cours d'appel).
Il doit avoir une connaissance de tous les acteurs juridiques qui interviennent dans le domaine
judiciaire.
Il doit maîtriser parfaitement le vocabulaire juridique.
Une organisation excellente. Savoir jauger ce qui est urgent et ce qui l'est moins.
Pour le secret professionnel, il se traduit par l'interdiction de dévoiler toute information à quiconque
concernant une affaire.
Rigueur professionnelle : dans la tenue, l'expression, l'accueil. Travailler avec exactitude et
travailler avec les mots qu'il faut. Sérieux. Honnêteté.
II – Les tâches de l'assistant juridiques
A- Accueil téléphonique
Première personne à qui on s'adresse. Image polie et courtoise (genre « bonjour cabinet de maitre X,
que puis je pour vous ? »).
Ne plus dire :
Ne quittez pas = Veuillez patienter s'il vous plait
Ne raccrochez pas = Merci de rester en ligne
Ne coupez pas = un instant s'il vous plait
C'est de la part de qui ? = vous êtes ? Qui le demande ? Puis je avoir votre nom ?
C'est pourquoi ? = C'est à quel sujet, quel est l'objet de votre appel ?
Je vais voir si il est là = Un instant, j'essaie de le joindre – il est en rendez vous
Je vous le passe = je vous mets en relation avec maitre X, je vous mets en communication
Je ne peux pas le déranger = je vais voir si il est disponible, il est en audience, il est en consultatin
avec un client
Il est pas là, il est absent, il n'est pas à son poste, pas rentré déjeuner = il est en rendez vous, en
audience, en expertise, laissez moi vos coordonnées, souhaitez vous lui laisser un message
Si l'appelant ne s'identifie pas et dit que son appel est personnel :
Il est en rendez vous, vous pouvez laisser un message, laissez moi vos coordonnées
La personne est mise en attente après écoute de sa demande :
Ne pas dire « je vous mets en attente, veuillez patienter », mais « je vous demande un instant »
Ne pas dire « je prends note » mais « je vais prendre votre message »
ne pas dire « peut etre, je ne sais pas, je crois bien », « je me renseigne et je vous rappelle, je reviens
vers vous, je préfère que maitre X vous réponde »
Pour une prise de rendez vous ne pas dire « et le 20 janvier ça vous va pas ? » mais plutot « pouvez
vous vous libérer à telle date, quelles sont vos disponibilités ? »
Lors de la demande du nom ou adresse ne pas dire « comment ça s'écrit » mais « merci de m'épeler
votre nom »
En fin d'appel ne pas dire « aurevoir » mais « aurevoir monsieur, madame »
Le contenu de la conversation :
Poser les questions percutantes visant à connaître l'objet de l'appel. Etre à l'écoute tout en essayant
de venir à l'essentiel.
Avoir un ton rassurant tout en évitant de donner des conseils par téléphone surtout si il s'agit d'un
nouveau client (demander quel est le litige, donner un rendez vous).
Ne jamais transmettre les noms, adresse et numéro de téléphone dans les dossiers
B- Accueil physique :
Rigueur dans la tenue vestimentaire. Attitude, maintien, air dynamique. Sobriété.
C- Ouverture des dossiers et leur classement
Le plus simple est le classement par ordre alphabétique.
Pour un nouveau client, lui faire remplir une fiche client (si rien n'est prévu dans le cabinet)
Si personne physique :
Nom
Prénoms
date et lieu de naissance
nationalité
profession
adresse
numéro ss
situation familiale
coordonnées téléphoniques
fax
mail
rubrique autre
conseil de la partie adverse (avocat)
Pour une personne morale :
raison sociale
nom commercial de l'enseigne
nom du représentant
date de création
capital social
numéro registre commerce RCS et code APE
Siege social
Coordonnées télé fax mail
ligne autre
conseil de la partie adverse.
Le client a été reçu, on ouvre un dossier et sur cette chemise mettre le nom de l'affaire y mettre la
fiche client, et mettre des sous chemises.
correspondance
Procédure
Pieces
Pieces adverses
divers
honoraires
Prévoir toujours dans la journée, un moment pour le rangement.
D- Archivage des dossiers
Lorsque le dossier est juridiquement terminé : on peut archiver le dossier.
On prend le soin d'écrire au client.
« Cher monsieur
Je vous prie de bien vouloir trouver sous ce pli, une copie du certificat de non appel du jugement
rendu dans cette affaire le 12 aout 2012.
Mon rôle étant aujourd'hui terminé dans cette affaire, je procède au classement de votre dossier et
demeure à votre disposition pour tout renseignement complémentaire que vous pourriez désirer.
Je vous prie de croire ... »
Exemple d'archivage : tenir un répertoire alphabétique sur lequel vous indiquerez nom, prénom de
notre client, son adresse et téléphone, type de l'affaire, décision intervenue et la juridiction. Date et
numéro d'archivage du dossier (en ordre chronologique par année genre 2012-1)
E- La gestion de l'agenda et du planning
FAIRE PREUVE DE BEAUCOUP DE RIGUEUR ET ORGANISATION : toutes les dates doivent
être notées.
noter toutes les audiences : prendre l'initiative de tout de suite noter la date sur les agendas
lors de dépouillement du courrier
les rendez vous
délais de recours afin de ne pas les laisser passer (a chaque signification retournée, compter
1 mois et un jour avant la fin du délai dans le cas d'un jugement).Il faut absolument attendre le délai
pour demander un acte de non recours.
En matière pénal le délai du jugement court dès le prononcé de la décision (donc le jour
même)
En matière civile le délai du jugement court dès la signification ou de la notification. C’est le
greffe qui fait la notification (c’est lorsque le greffe reçoit en retour le recommandé avec A.R.)
Pour savoir à quelle date le délai court, il faut appeler le greffe et lui demander quand il a reçut le
recommandé.
F- La maîtrise du langage juridique
La compréhension du droit nécessite avant tout la connaissance du vocabulaire juridique
très spécifique.
Un mot dans la vie courante peut avoir un ou même plusieurs sens dans le droit. Si nous ne
comprenons pas un mot il faut absolument demander la signification.